日常事务性公文课件.ppt

1、第一节第一节 讲话稿概述讲话稿概述 一、讲话稿的概念 讲话稿也称“发言稿”，是讲话人在各种会议、集会、仪式上发表讲话而准备的发言文稿。二、话稿的特点（一）贴近性 拟制讲话稿一定要先弄清讲话的场合、对象，做到有的放矢，抓住受众最关心的问题，予以切合实际的解答。(二)鼓动性 讲话的目的一般是宣传和发表个人的观点，或是借个人名义发表国家、集体的意见，因此常采用富有鼓动性的语言去煽情，让听众信服真理和正义就在讲话者一边，甘心情愿地听从他的安排和调动。(四)政论性 讲话稿是机关领导班子或领导针对具体的某个问题所作的发言的蓝本，它的内容或阐述党和国家的路线方针政策，或申明领导核心的主张、决策，或分析形势以

2、统一认识，或总结成绩阐述经验教训以鼓舞士气，都有较强的政治色彩。三、讲话稿的分类 讲话稿的应；用范围非常广泛，种类非常丰富，从事务性公文的角度可以将讲话稿分为两类政论性讲话稿和社交礼仪性讲话稿 (三)通俗性 为了最大限度地适应受众的听觉需要，讲话稿要尽可能少采用书面语，而要突出口语色彩。第二节第二节 讲话稿的格式讲话稿的格式 一、标题（一）公文式标题 公文式标题，即“机关名称+事由+文种”。（二）会议名称+事由+文种，有的还在题前加上报告人的姓名。（三）新闻式双标题，正题突出报告内容，副题说明会议名称、文种，有的还写明报告人和时间。二、称谓 讲话是面对听众的，所以要根据对象选择用何种称谓，如“

3、各位代表”、“同志们”、“朋友们”等。三、正文 正文包括开头、主体和结尾三部分。第三节第三节 讲话稿的写作讲话稿的写作 一、正文开头与结尾的写作（一）开头的写作 开头的方式多种多样。（二）结尾的写作 结尾不是对开头和正文的重复，而是对整个讲话的总结。二、正文主体的写作 主体部分应根据讲话内容的不同而选择不同的写法。三、写作要求（一）要准确领会领导意图（二）要体现领导个人特色（三）要弄清不同种类的讲话在语言等方面的差异（四）要善于搞好前后衔接（五）重要的讲话稿要由领导人亲自动手或主持起草 第四节第四节 例文例文 山与海的情谊山与海的情谊 -山大校长展涛在海大山大校长展涛在海大80年校庆上的致辞年

4、校庆上的致辞 我非常高兴代表山东大学应邀出席这样隆重而盛大的庆典，分享你们的成就和喜悦。在这激动人心的时刻，作为国内高校的一位代表致辞，更是莫大的荣幸，请接受来自国内高校朋友们和山东大学六万余名师生员工最热烈的祝贺、最崇高的敬意和最美好的祝福！n 作为山大的一员，前来参加海大的校庆庆典，心中最深切的感受就是亲切。因为山大、海大46年前，山海相依，山中有海，我们原本是一家。上个世纪中叶，我们离海而去，向着泰山的方向，西进济南，从此山大不再以海为伴，山大近山，从此山海相望，海大、山大成为分处两地、遥相牵挂的兄弟，成为相互支持，共同发展的挚友和伙伴。我们总是怀着关切和羡慕的心情，怀着一份特殊的情感，

5、遥望大海，注视海大，你们取得的每一个辉煌，都让我们同样欣喜和骄傲。从学院到大学，从青岛海洋学院到山东海洋大学再到中国海洋大学，你们的名气和影响与日俱增。在我们至今还在为学校如何形成特色而苦苦追寻和徘徊的时候，你们以鲜明的海洋特色，在国内独树一帜。当我们为趵突泉的复涌欢呼雀跃的时候，你们却从不用担忧大海和这座美丽城市的永恒魅力。今天的海大，以它浓厚的文化底蕴、鲜明的学科特色和地域优势，成为中国大学中一颗耀眼的明星。我们对尊敬的管华诗校长和海大的朋友们钦佩和羡慕不已。n 我们羡慕海大，我们向往大海，我们虽然近山，依然有大海一样的胸怀；你们伴海，同样有高山一样的气质与品格。在培育民族中坚、服务社会发

6、展、探求科学真理、引领民族时步的共同追求中，在实现中华民族复兴的伟大事业中，我们愿与海大的朋友一起加强合作与交流，让我们的友谊结出更加丰硕的果实，祝愿中国海洋大学明天更加灿烂更加辉煌！第一节第一节 会议记录概述会议记录概述 一、会议记录的含义 会议记录是在开会的过程中由专人如实记录会议基本情况和内容的书面材料，是一种没有正式打印和盖章的特殊文件。二、会议记录的特点 原始性原始性 凭据性凭据性 信息性信息性 三、会议记录的分类 按照会议的不同性质，会议记录可分为：党委会议记录、政府机关会议记录、群众团体会议记录、企事业单位行政会议记录、单位会议记录、工作会议记录、座谈会会议记录等。第二节第二节

7、会议记录格式会议记录格式 一、标题 标题，即会议名称，一般由机关名称、会议事由加上记录构成，有的可省略机关名称。二、正文 正文分为开头和主体两部分。三、落款 做完会议记录之后，由会议主持人和记录人签名。最后署上年、月、日。第三节第三节 会议记录的写作会议记录的写作 一、标题和落款的写作 标题和落款的写作都要按照格式，规范记录。二、正文的写作 正文的写作是会议记录的重点，包括开头和主体的写作。三、写作的基本要求 写会议记录的基本要求：会议记录要求准确、真实、清楚、完整。第四节第四节 例文例文 例文：例文：某某市政府工作会议记录某某市政府工作会议记录（略）（略）第一节第一节 调查报告概述调查报告概

8、述 一、调查报告的含义 调查报告是根据某种特定的需要，有计划地对典型事物、社会问题或工作情况等，进行认真调查研究后形成的书面报告形式的公文。二、调查报告的特点（一）针对性 调查报告是为了解决工作中急需解决的某些问题而写作的，因此，应及时反映情况，揭露存在的问题，提出迫切需要解决的问题，回答人们最关心的问题，做到有的放矢。（二）用事实揭示事物的本质和规律 调查报告不论是研究新事物、总结新经验，还是揭示问题的真相，都必须反映事物的本质特征和客观规律。(三）指导性 由于调查报告有着明确的针对性，所以它也同时有着很强的指导性。第一节第一节 调查报告概述调查报告概述三、调查报告的分类（一）按调查的范围、

9、内容分，调查报告可分为 1.综合调查报告。即围绕一个中心问题，从多方面进行普遍调查，对取得的材料进行分析研究，综合整理而写出的关于这一问题的总体情况的调查报告。2.专题调查报告。即对某项工作、某个典型事件、某项业务或某个问题进行系统调查和分析研究后而写出的调查报告，它包括重点调查、典型调查和抽样调查等，这种报告内容单一，范围较小。（二）按作用分，调查报告可分为 1.反映基本情况的调查报告。2.介绍新思想、新作风、新事物的调查报告。3.典型经验调查报告。4.考查历史事实调查报告。第二节第二节 调查报告的格式调查报告的格式 一、标题（一）公文式标题 公文式标题有两种：一是由事由+文种组成。二是由机

10、关名称+事由组成。（二）新闻式标题新闻式标题 新闻式标题有两种：一是单式，用一句话或一两个短语概括调查报告的主题或要回答的问题。二是双式，即正标题加副标题的形式，正标题写明调查的主题或中心，副标题揭示调查的范围、对象及文种。二、正文 正文包括前言、主体和结尾三部分。三、落款 落款应署上调查者（单位、调查组织或个人）和调查报告完成的日期（年、月、日）。第三节第三节 调查报告的写作调查报告的写作 一、标题和落款的写作（一）标题的写作 标题的写作比较灵活，采用何种格式应根据调查报告的主题来定。有的调查报告为节省标题文字，还可以不用“关于的”这个介词结构。（二）落款的写作落款的写作 调查报告落款的写作

11、内外有别。二、正文的写作（一）前言的写作前言的写作 前言是调查报告的开头，用来简要叙述为什么对这个问题进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。第三节第三节 调查报告的写作调查报告的写作（二）主体的写作主体的写作 主体是调查报告的主干和核心。（三）结尾的写作结尾的写作 调查报告结尾的写法形式多样，采用何种方式结尾应根据调查报告的内容来确定。三、写作的基本要求 1.深入实际，详尽地占有材料 2.实事求是，如实反映情况 3.认真分析，科学概括 4.夹叙夹议、叙议结合第一节第一节 简报概述简报概述 一、简报的含义 简报是机关内部向

12、上级反映情况或向下级、平级机关沟通情况、交流信息、指导工作的一种简短灵活的事务性公文。二、简报的特点 无论哪一类简报，其特点都可以归纳为五个字：“简”、“快”、“新”、“实”、“密”。三、简报的分类（一）情况简报。（二）动态简报。（三）专题简报。（四）会议简报。（五）信息简报。（六）综合性简报。第二节第二节 简报的格式简报的格式 一、报头（一）名称。位于报头中央，一般用红色大号字，粗体字写出。（二）期数，在简报名称的正下方，一般按年度依次排列序号，也可以是统编的累计期号，由年度期数加总期数组成。（三）编印单位。在期数左下侧顶格写，一般写全称，如“北京市人民政府办公厅编”。（四）印发日期。印发日

13、期包括年、月、日，以领导签发的日期为准，位于期数右下侧，与编印单位相对称。（五）密级。根据简报的机密程度，在简报名称左上方，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”或“内部刊物，注意保存”等字样。（六）编号。位于简报名称的右上方。保密简报印多少就有多少号，一份一号，以便保存、查找。一般性简报不必编号。二、报体 报体是简报的中心部分，一般由目录、标题、编者按、正文、署名等五个项目组成。三、报尾（一）发送范围。上级机关称“报”，不相隶属机关称“送”，下级机关称“发”。如果发送机关较多，可用同类型机关的统称。发送范围上下各用一横线为界。(二)印制份数。在发送范围下界线右下方标明本期简报共印份数。n简报格

14、式要项的提示简报格式要项的提示n1、报头n（1）简报名称：n（2）期号：n（3）编者：n（4）日期：n（5）保密标识：n2、报核n（1）编者按：n（2）文稿目录：n（3）正文：n3、报尾n（1）发送对象、范围；n（2）印刷份数：第三节第三节 简报的写作简报的写作 一、标题的写作 简报的标题没有固定的写法，但无论什么标题都要力求准确，使读者能见题明义，一眼就能看出简报的主要思想，切忌文题不符；要简炼具体，以最少的文字概括出较多的信息；要讲究一点艺术性，增加读者的兴趣。二、正文的写作（一）开头和结尾的写作开头和结尾的写作 1.开头的写作。简报开头的写作与新闻一样，总体要求是开门见山，以简短的一段话

15、或一句话概括出简报的主要内容，给人一个总体印象。2.结尾的写作。结尾有时是最后一个自然段或最后一句话。好的结尾能使读者加强对全篇的感受，受到更多的启迪。（二）主体的写作 主体是简报的主要部分，它承接开头部分提出的观点，起着说明中心观点的作用。三、写作的要求（一）真实可靠。（二）实用。（三）内容新颖、及时快速。（四）简明扼要。（五）生动活泼。（六）注意保密。第四节第四节 例文例文 北京市统计局工作简报北京市统计局工作简报 （第5期 总第23期）北京市统计局办公室编 二一年七月二十日 编者按：北京市统计局局机关自去年初建立“日记事”制度以来，机关工作作风得到改变，办事效率极大提高，对监督、检查岗位

16、责任制的落实有很大作用，是加强机关建设的一项有效措施，值得在全局推广。“日记事日记事”制度收效显著制度收效显著北京市统计局为了加强机关建设，监督、检查岗位责任制的落实，提高办事效率，改进机关工作作风，于去年初建立了“日记事”制度。做法是：以科为单位，指定专人记录科内每人一天的工作、学习、劳动、出勤等情况，检查岗位责任制的执行情况，为月总结、季总结、半年初评、年终总评提供依据。建立“日记事”制度后，收到了好的效果。有效地促使每个人按照岗位工作标准衡量、要求自己，自觉做好工作。多数同志每天提早来到机关、打扫卫生、处理业务，埋头工作。有些同志为了及时完成报表任务经常值夜班，甚至连轴转。农业科有个参加

17、工作时间不长的青年同志，在汇总农业总产值年报时，为了搞准几个数字，骑自行车去公社核实产量，保证了报表的及时准确。大家的事业心、责任感增强了，人人争做细致的工作，创造良好的成绩。过去多数同志是坐在办公室里催报表，现在从局长到一般干部经常分头下去协助基层单位的同志共同填表，即保证了报表的及时，又指导了基层的统计工作。有些同志时常为了一个数、一张表，利用休息时间反复核实，按质量要求填报。他们在完成各项专业统计任务后，经常深入到工厂、农村、商店了解情况，搞专题调查。仅去年就提供了90篇统计分析资料，市委、市政府转发了9篇，北京日报、北京人民广播电台采用了14篇，为领导和有关部门提供了经济活动情况，对搞

18、好该市的经济工作起到了积极的作用。（通讯员王六一 供稿）送：国家统计局，北京市委办公厅，北京市政府办公厅 发：局领导、各处室，局属各单位，各区、县统计局 共印共印24份份第一节第一节 启事概述启事概述 一、启事的含义 启事是机关、企事业单位、社会团体或个人向社会公众说明情况、告知音讯或请求帮助时使用的一种事务性文书。二、启事的特点（一）公开性 启事主要用于向社会各界公开陈述或说明某些事项，目的是吸引和招徕公众参加。（二）广泛性 启事的内容很广泛，可涉及社会生活的方方面面；使用对象也很广泛，可以是国家行政机关，也可以是企事业单位、社会团体，还可以是个人。（四）自主性 启事不具有强制性和约束力，接

19、受者可以自主决定参与不参与启事告之的事项。三、启事的分类 根据启事的用途和目的，启事可分为：寻人启事、寻物启事、招领启事、征订启事、开业启事、招聘启事、更名启事、庆典启事、租赁启事等种类。（三）回应性 启事需要接受者的回应，以达到自己告之社会的目的。第二节第二节 启事的格式及写作启事的格式及写作 一、标题 启事标题的格式有三种：一是“机关名称+事由+启事“构成；二是“机关名称+启事”构成；三是“事由+启事”构成；四是只有“启事”二字。二、正文 正文因启事所要说明的事项不同而有差异。总的要求是先用简练的文字说明情况，然后提出具体的要求或请求，写明联系地址、联系人，以达到发布启事的目的。三、落款

20、在正文的右下方，写上单位或个人的名称，下边再写明发布的日期。中英文日报导航站第三节第三节 例文例文 例文：例文：关于为黄帝陵征集祭文的启事关于为黄帝陵征集祭文的启事（略）（略）第一节第一节 感谢信感谢信一、感谢信的概念 感谢信是为了对某个单位或个人给过自己的帮助、关怀、祝贺或勉励表示答谢而写的信件类公文。二、感谢信的格式与写作（一）标题 第一行正中写“感谢信”或“致的感谢信”，字号要大于正文的3至5倍。（二）称谓 第二行顶格写明受信人的名称，受信人为个人的，要在名字前加“尊敬的”之类的敬语，名字后加“先生”、“女士”或职务等，并用冒号。（三）正文 第三行空两格之后是正文部分，一般先叙述写感谢信

21、的原因和得到被感谢方的帮助或关怀所带来的客观影响及社会效果。(四)致敬语 最后写上“此致敬礼”、“致以最诚挚的敬意”等致敬语。(五)署名、日期 在右下方署上单位名称或个人姓名，下一行写上发信的年、月、日。（一）内容要真实。感谢信的内容要真实而具体，人物、时间、地点、事件、结果等要素齐全准确，让人感觉到事实的确如此，合乎逻辑、合情合理。三、感谢信的写作要求（二）感情要真挚。表达谢意，给对方的评价，语言要中肯、平实，不能使人感到言过其实和虚伪造作。（三）格式要规范。感谢信篇幅要简短，语句要精炼，格式要符合一般书信的要求。四、例文（略）第二节第二节 慰问信（电）慰问信（电）一、慰问信(电)的概念 慰

22、问信(电)是向成绩突出或受到困难、挫折的地区、单位或个人表示关怀、问候、慰劳、致意和安慰的信件公文。二、慰问信(电)的格式与写作 （一）标题 第一行正中写“慰问信(电)”或“致的慰问信(电)”。（二）称谓 第二行顶格写受信人名称并加冒号。（三）正文（三）正文 第三行空两格起，写慰问的主要内容，要先用简练的文字交待慰问的原因，然后具体地叙述对方的感人事迹或遇到的困难和挫折，对取得成绩的要充分肯定，对遇到困难和挫折的要鼓励和安慰。（四）落款 在右下方署上发信(电)人的名称或个人姓名，下一行写上发信(电)的年、月、日。三、慰问信(电)的种类（一）表彰慰问 慰问在突发事件或自然灾害中做出重要贡献的单位

23、或个人，并表彰其先进事迹。（二）遇灾慰问 慰问在某种原因(如事故、灾害、疾病)遭受损失、受打击的广大群众或个人及单位，鼓励他们迎接挑战、战胜困难。（三）节日慰问 逢年过节，向有关人员表示慰问，祝贺他们节日快乐。第二节第二节 慰问信（电）慰问信（电）四、慰问信写作的基本要求（一）对象要明确 应根据不同的对象确定慰问内容和重点。如对死者家属：“为XXX的逝世，向你们致以最深切的悲悼。（二）感情要真挚 应以高度的政治热情，赞颂关怀或慰勉对方，使人受到鼓舞。（三）期待要殷切 如“望多休息，并注意以后在工作中节劳为盼。（四）语言要亲切 慰问信(电)的主题是向对方表示慰问，语言要精练、朴实、亲切、诚恳。五、例文（略）第三节第三节 贺信（电）贺信（电）一、贺信(电)的概念 表示祝贺赞颂的书信(电报)叫做贺信(电)。二、贺信(电)的格式与写作(一)标题 在第一行正中写上“贺信”(贺电)两字，也可以在“贺信”(贺电)前写上谁给谁的贺信(贺电)。(二)称谓 在标题的下行顶格写接受贺信(电)的单位或个人名称。(三)正文 简略交待发贺信(电)的原因，充分肯定和热情赞扬对方取得的成绩以及重要意义，还要有简要的评价性语言。(四)落款 在右下方署上单位名称或个人姓名，下一行写上发信(电)年、月、日。三、例文（略）三、例文（略）