商务礼仪教程：商务会议礼仪课件.pptx

1、商务商务会议礼仪会议礼仪任 务 一任 务 一 会 议 流 程会 议 流 程会议是领导组织商讨处理重要事务的活动，是现会议是领导组织商讨处理重要事务的活动，是现代管理的一种重要手段，所有管理者都不免召集代管理的一种重要手段，所有管理者都不免召集会议和参加各种各样的会议会议和参加各种各样的会议。往往往往一个会议长达几个小时，参会人员要高度集一个会议长达几个小时，参会人员要高度集中精神，所以做好服务工作尤为重要。中精神，所以做好服务工作尤为重要。（一）会 议 场 所 的 选 择010102020303大小要适中“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”地点要合理一两个小时即散会的；超过一天的

2、会议附属设施要齐全会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全要有停车场单车、摩托、汽车都要有停放处，会议才会顺利进行。0404一.会 议 准 备 工 作根据需要，具体分析各种情况并且做出最合适根据需要，具体分析各种情况并且做出最合适的策划方案的策划方案；根据根据会议的级别，选择会议的举办地会议的级别，选择会议的举办地；根据根据会议对周边环境的要求，确定具体的举办会议对周边环境的要求，确定具体的举办地点地点；根据根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并且提前预几个分会场，选择分会场的地点，并且提前预约。

3、约。（二）会场预约舞台式圆桌式指挥式（三）会议布局及设备安装调试U型式型式回字型回字型课桌式课桌式鸡尾酒会式鸡尾酒会式鱼骨式鱼骨式董事会董事会根据会议的具体要求，设计印刷品的样式、根据会议的具体要求，设计印刷品的样式、内容、图案，并提前把印刷品送到会场或指内容、图案，并提前把印刷品送到会场或指定定位置。位置。（四）印刷材料的设计制作文 具 用 品 印 刷 设 备视 听 器 材会场装饰用品会场基本设施（五）会议用品准备通 信 设 施接 待 用 品其 他 用 品服务用品专门用品根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆的车辆；专车专车应该提前在指定位置等

4、待参会人员，将参应该提前在指定位置等待参会人员，将参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。（六）参会者的确定和接送名单确定后即可向与会人员发出邀请函，便于名单确定后即可向与会人员发出邀请函，便于他们做好准备工作他们做好准备工作。邀请函邀请函一般采用书面一般采用书面形式形式,包括包括会议的背景、目会议的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。式以及其他需要说明的事项。（七）发出通知会议组织者应该不厌其烦地查

5、看和落实每一餐的菜单由服务人员送餐由服务人员送餐或以自助餐方式或以自助餐方式进行进行餐饮场所的大小和环境是否符合需求是否是否自自带酒水带酒水（八）参会者的餐饮会议的餐饮安排通常有三种会议的餐饮安排通常有三种形式形式便当、自助餐及围桌便当、自助餐及围桌餐餐根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式，根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式，设计专门的旅游线路。设计专门的旅游线路。（九）参会者业余时间的安排会议开始前会议开始前1小时，迎宾人小时，迎宾人员应在会议室门口立岗迎员应在会议室门口立岗迎候 参 加 会 议 的 客 人候 参 加 会 议 的 客 人以亲切的微笑、饱满的以亲切的微笑、饱满的姿 态 在

6、 门 口 站 立 迎 候姿 态 在 门 口 站 立 迎 候迎接来宾入座迎接来宾入座会议签到会议签到示意来宾在签到簿适示意来宾在签到簿适当位置签到当位置签到（一）会议迎宾服务（一）会议迎宾服务二.商务会议程序冬季，对进入会场的来宾冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员要脱下的衣帽，服务人员要及时接下，并挂至衣帽架及时接下，并挂至衣帽架上。上。文件材料，会议工作人文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发员应及时、准确地分发到 每 位 与 会 者 手 中到 每 位 与 会 者 手 中倒入矿泉水倒入矿泉水时，时，倒至倒至八分满即可八分满即可添加茶水时，添加茶水时，以七分满为宜以七分满为宜提供茶水服

7、务时要注提供茶水服务时要注意主次顺序意主次顺序（一）会议迎宾服务（一）会议迎宾服务会议开始后，会议服务人员应站立在会场周围，观察所负责区域是否需要提供服务有的会议在分组讨论的基础上，还要组织大会发言会议室门口挂上“请勿打扰”的牌子会议服务按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面（二）会场服务做好会议记录处理临时事项许多问题往往需要在小组中进行讨论会议服务人员一般不能随意出入会议室会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门的礼仪小姐引领会议结束时，服务员在门口立岗送客，面带微笑道别内外联络工作每隔20分钟加一次茶水 5 7 6 8（三）会议结束摆放桌椅，恢复原样，进行保洁清扫清理会议桌上的资料、茶杯、毛

8、巾、矿泉水等物品.关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略下降关闭会议室 1 3 2 4送别时根据情况安排好与会者的交通工具组织活动会议结束后，有时还会安排一些其他活动清理会议文件时需注意以下五点检查会议室内是否有电气设备损坏任务二任务二 会议座次安排会议座次安排国际交往中的礼宾次序非常重要。在国际礼仪活动中，礼宾次序如安排不当或不符合国际惯例，就会招致非议，甚至会引起争议和交涉，影响国与国之间的关系。在礼宾次序安排时，既要做到大体上平等，又要考虑到国家关系，同时也要考虑到活动的性质、内容、参加活动成员的威望、资历、年龄、甚至其宗教信仰、所从事的专业以及当地风俗等。礼宾次序不是教条，不能生搬硬套，

9、要灵活运用，见机行事。有时由于时间紧迫，无法从容安排，只能照顾到主要人员。面门设坐依景设座一.小型会议座次安排发言者席位主席台人数为奇数主席台人数为奇数主席台人数为偶数主席台人数为偶数（一）主席台排座二.大型会议座次安排1.自由式择座自由式择座即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。2.按单位就座按单位就座它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后，也可以是的汉字笔划的多少、汉语

10、拼音字母的前后，也可以是其平时约定俗成序列。按单位就座时，若分为前排后其平时约定俗成序列。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。在同一楼层排座时，又有则楼层越高，排序便越低。在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排；二是以面对主席台为基准，自左而前往后进行横排；二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。右进行竖排。（二）群众席排座任务三任务三 国际会议礼仪国际会议礼仪国际上一般将会见称为接见或拜会。凡

11、身份高的人士国际上一般将会见称为接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的人士，或是主人会见客人，一般称为接会见身份低的人士，或是主人会见客人，一般称为接见或召见。凡身份低的人事会见身份高的人士，或是见或召见。凡身份低的人事会见身份高的人士，或是客人会见主人，一般称为拜见或拜会。客人会见主人，一般称为拜见或拜会。会见就其内容来讲，有礼节性的、政治性的和事务性的，会见就其内容来讲，有礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。礼节性的会见时间较短，话题较为广泛。或兼而有之。礼节性的会见时间较短，话题较为广泛。政治性的会见一般涉及双边关系，国际局势等重大问题。政治性的会见一般涉及双边关系，国际局势等重大

12、问题。事务性会见则有一般外交交涉，业务商谈等。绝大多数事务性会见则有一般外交交涉，业务商谈等。绝大多数会见活动都是在两方之间进行的。只有少数礼节性的会会见活动都是在两方之间进行的。只有少数礼节性的会见，如国家元首同时会见离任或新到任的数国大使，是见，如国家元首同时会见离任或新到任的数国大使，是在多方进行的。若会见内容较为正式，又涉及专业问题，在多方进行的。若会见内容较为正式，又涉及专业问题，则需要双方或多方进行相应的正式会谈。则需要双方或多方进行相应的正式会谈。（一）会见一.会见和会谈 主、宾会见座次排法主、宾会见座次排法会谈是指双方或多方就经济、文化、军事等重大问题以及其他共同关心的问题交换

13、意见。会谈也可以是指洽谈公务，或就某项具体业务进行谈判，一般来说，会谈的内容较为正式，政治性或专业性较强。在涉外活动中，我国对外国来访者（包括外国常驻外交使节到任或离任），从礼节及两国关系上考虑，一般均根据双方身份及来访目的，安排相应领导人和部门负责人会见。来访者及外交使节，也可根据国家关系和本人身份以及业务的性质，主动要求拜会东道主某些领导人和部门负责人。礼节性拜会，身份低者见身份高者，来访者对东道主进行正式访问或专业访问时，则应该考虑安排相应的会谈。外交使节到任或者离任前，还应对与本国有外交关系的国家驻当地使节作礼节性拜会。外交使团间对同等级别者之间的到任礼节性拜会，按惯例均应回拜，身份高

14、者可以回拜身份低者，也可以不回拜。（二）会谈横横桌式商务谈判座次桌式商务谈判座次竖桌式排列法竖桌式排列法010102020303提出会见要求提出会见要求应将要求会见人的姓名、职务以及会见人、会见目的告知对方。接见一方应尽早给予回复，约妥时间。如因故不能接见，应婉言解释。”作为接见一方的安排者作为接见一方的安排者应主动将会见（会谈）时间、地点、主方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。作为前往会见一方的安排者，则应主动了解上述情况，并通知有关的出席人员。准确掌握会见或会谈的时间、地点和双方参加人员的名单准确掌握会见或会谈的时间、地点和双方参加人员的名单及早通知有关人员和有关单位作好必要安排。主

15、人应提前到达。（一）提出会见要求与答复（一）提出会见要求与答复二.会见和会谈的注意事项010102020303主人主人在大楼正门或会客厅门口迎接客人在大楼正门或会客厅门口迎接客人如果主人在会客厅门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅会面介绍，宾主握手会面介绍，宾主握手介绍时，应先将主人向客人介绍，随后将客人向主人介绍。如客人是贵宾（国家元首），或大家都熟悉的知名人物，就只将主人向客人介绍。介绍主人时要把姓名、职务说清楚。介绍到具体人时，应有礼貌地以手示意。会见会见、会谈结束、会谈结束主人送客人至车前或门口握手告别，目送客人返去后再退回室内（二）会见、会谈的程序二）会见、会谈的程序0

16、10102020303会见、会谈场所应安排足够的座位。会见、会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多，厅室面积大，主谈人说话声音低，宜安装扩音器。会谈如用长桌，事先排好座位图，现场放置中外文座位卡，卡片上的字体应清晰工整。如有合影，事先排好合影图，人数众多应准备架子。如有合影，事先排好合影图，人数众多应准备架子。合影图一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。会议物品的准备会议物品的准备就是根据这次会议的类型、目的，查看需要哪些物品。例如：纸、笔、笔记本、投影仪等，还应考虑是否需要准备咖啡、小点心等。（三）会场

17、安排（三）会场安排010102020303领导人之间的会谈、会见，除陪同人员和必要的翻译员、记录员外，其他工作人员领导人之间的会谈、会见，除陪同人员和必要的翻译员、记录员外，其他工作人员待安排就绪后均应退出。待安排就绪后均应退出。如果允许记者采访，也只是安排在正式谈话开始前几分钟，然后同时离开。谈话过程中，旁人不要随意进出。会谈结束后，主人应将客人送至门前或车前握手告别，目送客人远去后再返回室内。会见、会谈时备用的饮料，国际上没有统一的规定。会见、会谈时备用的饮料，国际上没有统一的规定。我国一般只用茶水，夏天加冷饮。如果会谈时间过长，可适当上咖啡或红茶。一般官员、民间人士的会见，安排上大致与前

18、相同。一般官员、民间人士的会见，安排上大致与前相同。事先也要申明来意，约妥时间、地点，通知来人身份和人数，准时赴约。礼节性会见一般不需逗留太久，半小时左右即可告辞。日常性交往，若客人来访，相隔一段时间后应予回访。（四）其他注意事项（四）其他注意事项涉外礼宾,是指在国际交往中，同时接待来自不同国家、地区和单位的外国团体、各国人士时，必须按国际惯例和本国的常规做法，来排定先后次序。主要是根据本国的对外方针政策,组织安排对外礼仪活动与交际活动,以礼待宾。三三.国际国际礼宾次序礼宾次序平衡、对等、惯例。（一）礼宾原则（一）礼宾原则 务实务实合作合作尊重他人尊重他人诚信守时诚信守时（二）礼宾要求（二）礼

19、宾要求所谓礼宾次序,是指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的先后次序，它体现东道国对宾客所给与的礼遇。礼宾次序在国际性集会上还体现了各国的平等地位，礼宾次序安排不当或不符合国际礼仪，往往会引起不必要的误会与交涉，甚至影响国家关系。（三）礼宾次序（三）礼宾次序按大使到任时间排按大使到任时间排列列按来宾的姓氏顺序按来宾的姓氏顺序排列排列按身份与职务的高低排列按身份与职务的高低排列按字母顺序排列按字母顺序排列 任务四任务四 商务商务谈判谈判一一.谈判谈判的基本原则的基本原则010102020303知己知彼原则知己知彼原则 互惠互利原则互惠互利原则诚实守信原则诚实

20、守信原则平等协商原则平等协商原则人与事分开原则人与事分开原则 求同存异原则求同存异原则 0404050506060707礼敬对手的原则010102020303表情表情人的面部表情是内心心理活动的反映，因此在谈判过程中要学会控制自己的情绪，不燥不急，不喜不怒，争取表示出自然亲和的面部表情。手势手势手势是谈判时总会用的一种行为语言。适当得体的手势动作对谈判过程的顺利进行能够发挥很大的作用。坐姿坐姿谈判人员的坐姿要求做到端庄稳重、优雅得体。（一）仪态礼仪（一）仪态礼仪二二.商务商务谈判的礼仪谈判的礼仪谈判人员的仪容仪表能显示对谈判的郑重其事以及对谈判对象的尊重。出席正式谈判的商务人士在仪表上有严格的

21、要求和统一的规定，其中服装的选择最为重要。商务人士在这种正式场合，应穿着简约、高雅、正规的服装。男士最好穿深色西服、白衬衫、系单色领带、搭配深色袜子和黑色皮鞋，忌穿牛仔裤、夹克衫、短袖衬衫、T恤衫，搭配旅游鞋或凉鞋。女士应穿深色西服套裙、白衬衫，搭配肉色长筒连裤式丝袜和黑色高跟鞋，忌穿低胸装、紧身装、超短装、透视装、露背装，不要戴过多的首饰。谈判服务接待人员和礼仪人员，则可穿工作制服或旗袍等礼服。（二）仪表礼仪（二）仪表礼仪谈判的语言要谈判的语言要有针对性有针对性谈判的表达方式谈判的表达方式要婉转要婉转谈判中要会灵活应变谈判的语言以和谈判的语言以和为贵为贵谈判中的幽默诙谐（三）语言礼仪（三）语

22、言礼仪横横桌式商务谈判座次桌式商务谈判座次竖桌式排列法竖桌式排列法1.1.双边谈判双边谈判（四）座位礼仪（四）座位礼仪自由式自由式主席式主席式即各方人士在谈判时自由即各方人士在谈判时自由就座，无需事先安排座次就座，无需事先安排座次。是指谈判室内，面向正门是指谈判室内，面向正门设置一个主席位，由各方设置一个主席位，由各方代表发言时使用。代表发言时使用。2.多 方 谈 判多 方 谈 判010102020303合理选择谈判地点合理选择谈判地点谈判地点最好选择在自己熟悉的地点，因为，自己熟悉的环境有助于争取谈判的主动权。合理安排谈判室合理安排谈判室谈判最好能安排在两个房间，一间作为主谈判室，另一间作为备用室，有可能的话再配一间休息室。合理选择商务谈判时间合理选择商务谈判时间商务谈判时间不能由谈判一方单独做决定，需要双方商议决定，否则视为失礼。三三.商务商务谈判的准备工作谈判的准备工作040405050606合理选择谈判人员合理选择谈判人员商务谈判队伍一般由主谈判人、谈判助理、谈判专家和其他谈判人员组成。合理收集谈判资料信息合理收集谈判资料信息谈判人员要关注与谈判相关的任何情况，并提前进行调查研究，收集大量的资料信息。商务谈判的步骤商务谈判的步骤概说阶段；概说阶段；明示阶段；交锋阶段；妥协阶段；协议阶段Thank You