企业常用公文写作技巧：企业公文写作课件.pptx

1、简介简介 1党政机关公文处理工作条例（中办发党政机关公文处理工作条例（中办发【20122012】1414号号 2012年年7月月1日起实施日起实施,其他机关单位可参照执行）其他机关单位可参照执行）2 2党政机关公文格式（党政机关公文格式（GB/T 9704-2012 GB/T 9704-2012,2012年年7月月1日起实施日起实施,其其他机关单位可参照执行）他机关单位可参照执行）3.3.标点符号用法（标点符号用法（GB/T 15834GB/T 158342011,20122011,2012年年6 6月月1 1日起实施）日起实施）4 4出版物上数字用法（出版物上数字用法（GB/T 15835-

2、2011,2012GB/T 15835-2011,2012年年1111月月1 1日起实施）日起实施）5.其他其他 案例案例:中央企业公文报送办法中央企业公文报送办法 四川省行政规范性文件四川省行政规范性文件 公文有狭义和广义之分。公文有狭义和广义之分。n 广义的公文，在公务活动中形成的具有法定或广义的公文，在公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范体式表达的文书。特定效力，以规范体式表达的文书。涵盖了全部通用公文和专用公文。涵盖了全部通用公文和专用公文。n 狭义的公文，特指狭义的公文，特指1515种党政机关公文处理工作种党政机关公文处理工作条例中规定的主要公文条例中规定的主要公文。企业公文是

3、企业运营的最有效的载体，是其执企业公文是企业运营的最有效的载体，是其执行行为的书面化，是传递企业信息以及规范并行行为的书面化，是传递企业信息以及规范并记录其行为的唯一依据。任何企业的决策和执记录其行为的唯一依据。任何企业的决策和执行行动都离不开公文，公文管理的效率在很大行行动都离不开公文，公文管理的效率在很大程度上决定了企业运营的效率。程度上决定了企业运营的效率。企业公文管理，与会务、提案、会展活动和总企业公文管理，与会务、提案、会展活动和总务后勤福利等管理一样，是企业事务管理种最务后勤福利等管理一样，是企业事务管理种最常见、最重要的部分，与企业运营的执行流程常见、最重要的部分，与企业运营的执

4、行流程和战略决策流程紧密相连和战略决策流程紧密相连。文件文件（广义）（广义）公务公务文书文书（广义（广义公文公文、公务文公务文件件）通用公务通用公务文书文书文书文书私私人人文文书书专专用用公公务务文文件件机关主要公文机关主要公文（狭义文件）（狭义文件）规范性文件规范性文件会议文件会议文件计 划 总 结 信计 划 总 结 信息文件息文件其他事务性礼其他事务性礼仪性文件仪性文件(一一)具有法定作者具有法定作者 依法成立并能以自己的名义依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其行使权利和承担义务的企业及其法定代表人可制发法定代表人可制发正式公文正式公文。1.1.正式行文包括三种形式：正式行

5、文包括三种形式：企业名义企业名义对外行具有法律效力的正对外行具有法律效力的正式文件（独立民事行为能力主体）式文件（独立民事行为能力主体）“集团公司文件集团公司文件”发往政府相关部门的文件发往政府相关部门的文件 向系统内上级单位的行文向系统内上级单位的行文 影响重大、涉及全面工作的文件影响重大、涉及全面工作的文件企业所属的组织单位名义企业所属的组织单位名义 集团公司所辖集团公司所辖2222个子公司、个子公司、7 7个分公个分公司、司、3 3个托管单位的名义行文个托管单位的名义行文法定代表人名义法定代表人名义以公司董事长、总经以公司董事长、总经理的名义签署行文理的名义签署行文(1)(1)正式行文正

6、式行文非正式行文非正式行文 公司关于开展公司关于开展活动的通知活动的通知 公司人力资源部关于布置公司人力资源部关于布置工作的通知工作的通知（2 2）对对内行文内行文对对外行文外行文 集团公司集团公司WTOWTO规则学习培训计划规则学习培训计划 集团公司关于印发集团公司关于印发WTOWTO规则学习培训计划的规则学习培训计划的通知通知2.2.作者的多元化产生不同作者的多元化产生不同主要行文形式主要行文形式（3 3）直接行文）直接行文间接行文间接行文关于拨款修建关于拨款修建中心的请示中心的请示 集团公司转发四川省建设银行关于集团公司转发四川省建设银行关于的意见的通知的意见的通知（4 4）单独行文）单

7、独行文联合行文联合行文 公司关于表彰现场工程师公司关于表彰现场工程师的通报的通报锦城区城市规划局锦城区城市规划局 锦城区公安局关于红星锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告路扩建工程搬迁工作的通告 （5）职权行文与授权行文）职权行文与授权行文 授权其办公厅（室）行文。授权其办公厅（室）行文。授权其部门行文授权其部门行文多为答复下级机关的请示。多为答复下级机关的请示。【例例】XX公司公司 “经经XX同意同意(批准批准)”谁授权、谁签发。谁授权、谁签发。二、三级单位二、三级单位 公司某部门公司某部门 在国外商务文件写作中，认为行文前在国外商务文件写作中，认为行文前”决定决定行文的正式性程度行

8、文的正式性程度”问题很重要。因为社会一直问题很重要。因为社会一直在淘汰繁文缛节在淘汰繁文缛节,人们之间的往来变得越来越非人们之间的往来变得越来越非正式化正式化,为文件选择一个最适合的正式性程度为文件选择一个最适合的正式性程度,决决定着文件的语气、帮助树立作者的形象，并且可定着文件的语气、帮助树立作者的形象，并且可能密切你和阅文者的关系。同时也可以起到节约能密切你和阅文者的关系。同时也可以起到节约行文成本的作用。行文成本的作用。l 以以“形式形式”为例为例最正式的企业文件（媒介）形式最正式的企业文件（媒介）形式 带文头的标准文件（信笺）带文头的标准文件（信笺）建议书（策划书、预案、方案）建议书（

9、策划书、预案、方案）法律文件（规章制度）法律文件（规章制度）宣传小册子宣传小册子 行文正式的电子邮件的附件行文正式的电子邮件的附件最不正式的企业文件（媒介）形式最不正式的企业文件（媒介）形式 电子邮件电子邮件 广告传单广告传单 时事通讯时事通讯 手写便笺手写便笺 旁注（承办人的批注旁注（承办人的批注/领导的原件批回）领导的原件批回）可粘贴便条可粘贴便条 1.1.公文的现实执行效用、现行效用、时效公文的现实执行效用、现行效用、时效 2.2.空间（地域、职权）效力范围空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况：超越职权范围行文的几种情况：一是制发者超出职权范围行文一是制发者超出职权范围

10、行文:工商局行公工商局行公安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文 二是公文内容超出职权范围二是公文内容超出职权范围:下级越权制定下级越权制定实施细则实施细则 3.3.时间效力范围时间效力范围 （1 1）公文生效时间）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【案例案例】“文到之日起执行文到之日起执行”;“自发布之日起执自发布之日起执行行”。定时生效（一般规范性文件）定时生效（一般规范性文件）【案例案例】行政法规按规定一个月以后生效。行政法规按规定一个月以后生效。（2 2）公文终止生效时间及条件（变

11、为历史文件）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）新机关接替其职能）4 4.公文的溯及力公文的溯及力 公文溯及既往的效力公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制指公文可否适用于制发以前的事件或行为。发以前的事件或行为。一般公文可以规定溯及力一般公文可以规定溯及力规范性文件比照规范性文件比照 “法律不溯及既往法律不溯及既往”原则原则不应该规定溯及力。不应该

12、规定溯及力。(三三)具备特定体式具备特定体式体式体式 文体文体：文件的表达形式：文件的表达形式 格式格式 约定俗成的格式约定俗成的格式 法定的标准格式法定的标准格式公文语体 语体是语言的功能风格，是人们在不同的社会生活领域内语体是语言的功能风格，是人们在不同的社会生活领域内进行交际时由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言进行交际时由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言材料特点的综合。材料特点的综合。可以分为说话语体和书面语体两大类。可以分为说话语体和书面语体两大类。书面语体又分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语书面语体又分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语体。体。公文语体是事务语体

13、的分体之一。以使用为目的，决定其公文语体是事务语体的分体之一。以使用为目的，决定其语体风格是：平实（明确表意）、简明（加快交流速度）语体风格是：平实（明确表意）、简明（加快交流速度）、庄重（权威性、保证办文效力）。、庄重（权威性、保证办文效力）。n 公文语体公文语体更重程式、更求明晰、更少文饰。更重程式、更求明晰、更少文饰。公文体现程式性 惯用格式：法定或约定俗成的格式，正文的写作模版）写作层次：指公文篇章结构上一系列技术性要求。如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。转述来文的方式：批转、转发、印发 语言表达习惯 工作报告（总结）案例/其他公文案例(四四)经过特定的处理程序经过

14、特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：续：会签会签 公布公布 签发或法定会议签发或法定会议(机构机构)批准通过等批准通过等 收收文文发发文文登登记记初初审审、退退文文签签收收分分发、发、加加工工拟拟办办批批办办承承办办注注办办答答复复起起草草会会商商审审核核签签发发复复核核登登记记用用印印签签署署印印制制核核发发 传传 阅阅对内催办对内催办查办、查办、对外催办对外催办信信息息反反馈馈办毕办毕文件文件处置处置归归档档清清退退暂暂存存销销毁毁【重点重点】（1）企业内设机构不得对外正式行文。企业内设机构不得对外正式行文。（2）企业综合职能部门（

15、行政办公室、总经理办）企业综合职能部门（行政办公室、总经理办公室、董事会办公室）的授权行文和职权行文公室、董事会办公室）的授权行文和职权行文:授权行文依据授权行文依据“经经同意（批准）同意（批准）”授权手续：谁授权，谁签发或由受权机关主授权手续：谁授权，谁签发或由受权机关主要负责人签发。要负责人签发。（3）签署和签发的区别签署和签发的区别 三、企业常用公文分类三、企业常用公文分类 从不同角度了解公文写作从不同角度了解公文写作与处理与处理（一）（一）按形成、使用领域，分为通用公文按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内正式、内部部)和专用公文。和专用公文。1 1正式通用公文正式通用公文 各机关单

16、位在公务活动中普遍使各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。（1）条例条例规定的正式公文文种规定的正式公文文种15种，如通知、种，如通知、请示、报告等；请示、报告等；（2）有的正式通用文种在企业不能使用，如命令、）有的正式通用文种在企业不能使用，如命令、公告公告、议案等议案等。2 2内部通用公文内部通用公文 企业内部通行使用，具有复企业内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括杂性、内部性和灵活性。包括（1 1）规章制度类文件（规范性文件）：办法、）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程

17、、守规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等则、准则、标准等（2 2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等案、会议记录、会议指南、日程、议程等（3 3）计划与信息反馈类文件：计划）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简类、调查报告、签报、信息、简报、总结等报、总结等（4 4）ISO9000ISO9000国际质量管理体系产国际质量管理体系产生的四个层次的文件生的四个层次的文件(质量手册、质量手册、程序文件、工作指导书、质量记程序文件、工作指导书、质量记录）录）（5 5）其他事务类文件：各类书信

18、、）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。条据、礼仪文书等。3 3专用公文专用公文 企业在专门业务工作范围内使企业在专门业务工作范围内使用的公文，具有专门性和限制性。用的公文，具有专门性和限制性。财务文件（发票、帐簿、报表）财务文件（发票、帐簿、报表）保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）等件（各类登记表）等外事文件（外事函件、外事专用批文）外事文件（外事函件、外事专用批文）纪检监察文件纪检监察文件上行文上行文下级组织向上级组织报送的公下级组织向上级组织报

19、送的公文。文。某公司向上级领导机关报送的公文；某公司向上级领导机关报送的公文；该公司下属的单位向公司报送的公文；该公司下属的单位向公司报送的公文；公司下属单位按要求向地方政府等报送公司下属单位按要求向地方政府等报送的公文的公文。平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公平级组织或不相隶属组织之间的公文。文。下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。某公司向所属的下级单位行文；某公司向所属的下级单位行文；公司各部门下发的公文；公司各部门下发的公文；公司所属的各单位、公司各部门向本单位、公司所属的各单位、公司各部门向本单位、本部门下发的公文。本部门下发的公文。同一系统

20、的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务指导与被指导业务指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.非同一系统的机关非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系4.根据工作关系产生的行文关系根据工作关系产生的行文关系 1 1、2 2 是上行文是上行文或下行文关系；或下行文关系；3 3、4 4是平行文关系。是平行文关系。除此之外，社会组织之间（政府及其部除此之外，社会组织之间（政府及其部门与企业）有时还需要按照综合管理与被管门与企业）有时还需要按照综

21、合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系律关系以及其他法律关系如合同关系 行业管行业管理关系等行文理关系等行文。（三）按涉密程度（三）按涉密程度GB/T 7156-2003文献保密等级代码与标识文献保密等级代码与标识分为五分为五种种 国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级绝密级 内容涉及最重要的国家秘密的公文。内容涉及最重要的国家秘密的公文。机密级机密级 内容涉及重要国家秘密的公文。内容涉及重要国家秘密的公文。秘密级秘密级 内容涉及一般国家秘密的公文。内容

22、涉及一般国家秘密的公文。限制级限制级 内容不涉及国家秘密内容不涉及国家秘密,但在一定时间内限制其但在一定时间内限制其 交流和使用范围的公文交流和使用范围的公文.公开级公开级 可在国外公布、发行和交换的公文。可在国外公布、发行和交换的公文。l 案例案例国家秘密与商业秘密、工作秘密的国家秘密与商业秘密、工作秘密的区区 别别 立法意图不同立法意图不同 法律特征不同法律特征不同 权利主体不同权利主体不同 确定程序不同确定程序不同 标志不同标志不同 一旦泄露危害的对象不同一旦泄露危害的对象不同 一旦泄露所承担的法律责任不同一旦泄露所承担的法律责任不同 什么是商业秘密？什么是商业秘密？第二百一十九条第二百

23、一十九条 本条所称本条所称商业秘密商业秘密，是指不为公众，是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。采取保密措施的技术信息和经营信息。浙江省技术秘密保护办法浙江省技术秘密保护办法2005年年9月月30日日本办法所称的本办法所称的技术秘密技术秘密，是指能为权利人带来利益、权利人，是指能为权利人带来利益、权利人已采取严格的保密措施、不为公众所知悉的技术信息，包括已采取严格的保密措施、不为公众所知悉的技术信息，包括设计、程序、配方、工艺、方法、诀窍及其他形式的技术信设计、程序、配方、工艺、方法

24、、诀窍及其他形式的技术信息息,属于属于商业秘密。商业秘密。（四）按办理时限分为特急件、加急件、平（四）按办理时限分为特急件、加急件、平件。件。中国科学院中国科学院公文处理公文处理标准规定：标准规定：限时件在规定时限内审批，限时件在规定时限内审批，特急件当日完成审批，特急件当日完成审批，加急件加急件3 3个工作日内完成审批，个工作日内完成审批，一般件一般件5 5个工作日内完成审批。个工作日内完成审批。l （五）按来源分类五）按来源分类 分为收文、发文（内部、对外）。分为收文、发文（内部、对外）。（六）按处理方式分类（六）按处理方式分类 分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）。分为阅知件（阅件）、阅办

25、件（办件）。分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）阅件：需要阅件人阅知的公文阅件：需要阅件人阅知的公文。办件：需要阅件人审批的公文。办件：需要阅件人审批的公文。（七）（七）按性质和作用分为规范性公文、领按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。件等。按制发机关的性质，分为人大公文、按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文企事业公文 、群团行业组织公文、法院、群团行业组

26、织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。机关公文、检察院机关公文等。基基本本法法律律一一般般法法律律行行政政法法规规规规章章国务院部国务院部门规章门规章地方政地方政府规章府规章地方性法地方性法规规行行政政措措施施其其他他规规章章制制度度宪宪法法民族自治条民族自治条例、单行条例、单行条例例【重点重点】制发公文不能违反国家法律法规规章以制发公文不能违反国家法律法规规章以及其他规范性文件的有关规定。及其他规范性文件的有关规定。“条例条例”只能用于法规只能用于法规(党内的条例例党内的条例例外外)“办法办法”和和“规定规定”既可用于法规，又既可用于法规，又可用于规章。可用于规章。一般公文和规范性文件的区

27、别（名称、一般公文和规范性文件的区别（名称、制发程序、效力等）制发程序、效力等）其他社会组织所制定的规章制度。为满足社会管理其他社会组织所制定的规章制度。为满足社会管理和内部管理的双重需要，在其自身范围内制定发布和内部管理的双重需要，在其自身范围内制定发布的规范类公文。如的规范类公文。如公司秘密文件、资料和其公司秘密文件、资料和其他物品的保密规定他物品的保密规定、公司员工年度考核办公司员工年度考核办法法等。等。案例案例1 1某公司安全管理办法某公司安全管理办法/目前规范性文件的制定和发布存在不少问题目前规范性文件的制定和发布存在不少问题 一是制定的法律依据不足。一是制定的法律依据不足。二是越权

28、设定应当通过立法加以规范的内容。二是越权设定应当通过立法加以规范的内容。三是文件技术上有重要疏漏。三是文件技术上有重要疏漏。四是未及时清理。四是未及时清理。五是发布渠道不统一，无法查询。五是发布渠道不统一，无法查询。1.1.纸质文书纸质文书2.2.感光介质文件感光介质文件3.3.磁介质文件磁介质文件4.4.电子文件电子文件-分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.（试行本、暂行本）（试行本、暂行本）（草案）（草案）（不同文字文本）（不同文字文本）（复制件）（复制件）草草 稿稿 定定 稿稿 正正 本本 副副 本本 副副 本（复本）本（复本）1.1.草稿草稿非正式

29、、无效力。（征求意见非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）2.2.定稿定稿履行法定生效程序的最后完成履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用稿，具有正式公文的法定效用,具有签发具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）或会议批准标志。（原稿、底稿）3.3.正本正本 具有法定效用的正式具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有文本，主送件。格式规范，具有生效标志。生效标志。(试行本、暂行本、试行本、暂行本、修订本、不同文字文本修订本、不同文字文本 ）4.4.副本副本 正本的复份或复制正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）

30、本（抄送件、传阅件、存本）四、企业公文文种使用规范四、企业公文文种使用规范 （一）公文文种选用规则一）公文文种选用规则 1.1.什么是文种什么是文种每一种文件固定的名称即文种。每一种文件固定的名称即文种。所有公文都必须在标题中标明文所有公文都必须在标题中标明文种。种。2.2.正确标明文种的作用正确标明文种的作用 有利于维护公文的严肃性、规范有利于维护公文的严肃性、规范性；性；为公文的撰写和处理提供方便。为公文的撰写和处理提供方便。行文目的和要求；行文目的和要求；作者（发文机关）的权限；作者（发文机关）的权限；作者与主要受文者的工作关系；作者与主要受文者的工作关系；依据国家有关部门现有的统一依据

31、国家有关部门现有的统一规定规定（二）公文文种适用范围（二）公文文种适用范围企业适用公文主要有：企业适用公文主要有：1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级不适当的决定事项。销下级不适当的决定事项。3.通告。适用于在一定范围内公布应当周知的事项。通告。适用于在一定范围内公布应当周知的事项。4.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。5.通知。适用于发布、传达要求下级

32、机关执行和有关单位周知或者执行的事项，通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。批转、转发公文。6.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。7.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。8.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示。适用于向上级机关请求指示、批准。9.批复。适用于答复下级机关请示事项。批复。适用于答复下级机关请示事项。10.函。函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问

33、题、请求批准和答复适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。审批事项。11.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。(三三)文种选用上存在的问题文种选用上存在的问题u缺少文种缺少文种u使用非法定文种使用非法定文种u文种重叠文种重叠u生造文种生造文种u文种作为公文标题文种作为公文标题u文种混用文种混用u同类公文使用不同文种同类公文使用不同文种u错用文种案例错用文种案例 五、企业公文格式五、企业公文格式（一）公文格式的涵义及分类（一）公文格式的涵义及分类1.1.公文格式公文格式指组成公文的各部分文字符号指组成公文的各部分文字符号

34、在载体（纸张等）上排列的规定。在载体（纸张等）上排列的规定。2.公文文面格式分类公文文面格式分类公文式文面格式公文式文面格式：按国家标准分为：按国家标准分为 （1 1）公文一般格式）公文一般格式 （2 2）公文特定格式）公文特定格式 专业规范文本式文面格式：专业规范文本式文面格式：如合同示范文本如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式格式、保险文书、司法文书等的格式 一般文章文面格式一般文章文面格式(二二)公文格式规范化、标准化的意义公文格式规范化、标准化的意义GB/T9704GB/T97042012党政机关公文格式党政机关公文格式适用范围：其他机关和单位可参照执行适用范围：其他机关和单

35、位可参照执行.保证公文的完整、正确、庄重和权威性、保证公文的完整、正确、庄重和权威性、有效性。有效性。有利于公文的简化。有利于公文的简化。有利于办公自动化，实现公文信息共享。有利于办公自动化，实现公文信息共享。有利于公文的管理和检索利用。有利于公文的管理和检索利用。包括版头、主体、版记的格式和项目包括版头、主体、版记的格式和项目公文格式技术标准公文格式技术标准公文用纸主要技术指标公文用纸主要技术指标公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面及版面尺寸公文中图文的颜色公文中图文的颜色排版规格与印制装订要求排版规格与印制装订要求公文中各要素标识规则公文中各要素标识规则公文中的表格公文中的表格公文的特定格式

36、公文的特定格式A4A4型纸，型纸，210mm210mm297mm297mm天头（上白边）为天头（上白边）为37mm37mm1mm1mm公文用纸订口（左白边）为公文用纸订口（左白边）为28mm28mmlmmlmm，版心尺寸为版心尺寸为156mrn156mrn225mm225mm 一般使用纸张定量为一般使用纸张定量为60g/60g/80g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度纸张白度80%80%90%90%，横向耐折度横向耐折度1515次，次，不透明度不透明度85%85%，pHpH值为值为7.59.57.59.5；如无特殊说明，各要素一般采用如无特殊说明，各要素一般采用3

37、3号号仿宋体字。特定情况可作适当调整；仿宋体字。特定情况可作适当调整；每面排每面排2222行，每行排行，每行排2828个字，并撑个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整；满版心，特定情况可以作适当调整；如无特殊说明，公文中文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色均为黑色 即函件。用于处理日常事务的平即函件。用于处理日常事务的平行文或下行文行文或下行文,如函、一般事项的通如函、一般事项的通知、批复等知、批复等,而且使用频率很高。而且使用频率很高。公司办公会议纪要公司办公会议纪要第第 10 10 号号公司办公室公司办公室 20022002年年1111月月1010日日 纪要格式可以根据实际制

38、定 纪要不加纪要不加盖印章。盖印章。纪要不分主送、纪要不分主送、抄送，而用抄送，而用“分分送送”这一特定形这一特定形式。式。(四四)版头、主体、版记格式项目的规范标注版头、主体、版记格式项目的规范标注版头部分版头部分1 1公文份数序号公文份数序号 涉密公文应标明份数序号。涉密公文应标明份数序号。2 2密级密级 涉及国家秘密的公文标注绝密、机密、秘涉及国家秘密的公文标注绝密、机密、秘密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。3 3紧急程度紧急程度 紧急公文标注特急、加急件；紧急电紧急公文标注特急、加急件；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。报分别标明特提

39、、特急、加急、平急。大版头大版头 机关全称或规范性简称机关全称或规范性简称-文件文件小版头小版头 函件版头函件版头联合行文，主办单位排列在前。（党政联合联合行文，主办单位排列在前。（党政联合行文版头）行文版头）首页必须显示正文。首页必须显示正文。包括发文机关代字、年份、序号包括发文机关代字、年份、序号发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能代字、文类代字等）代字、文类代字等）联合行文，应标主办机关发文字号。联合行文，应标主办机关发文字号。标注位置（上行文、下行文平行文、函件）标注位置（上行文、下行文平行文、函件）【例文例文】发文字号案例：发文字号案例：（

40、1 1）绵府发）绵府发200420041010号号（2 2）20042004绵工商广字第绵工商广字第005005号号（3 3）苏农发）苏农发20042004人字第人字第3 3号号（4 4）师大函）师大函200420041818号号（5 5）川投办（）川投办（20042004）1212号号6.6.签发人签发人 上行文须标明签发人或会签人姓上行文须标明签发人或会签人姓名，并在附注处标明联系人和电话。名，并在附注处标明联系人和电话。作用（作用（1 1）强化公文质量；）强化公文质量；（2 2）便于上下级机关领导直接联系工）便于上下级机关领导直接联系工作。作。7 7标题标题 （1 1）公文式标题）公文式

41、标题 发文机关发文机关事由事由文种文种n 除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。n“关于关于”：（）四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单位职工工资的通知业单位职工工资的通知标题案例标题案例 n()()国家经委印发国家经委印发 关于贯彻关于贯彻中华人民共中华人民共和国优质产品奖励条例和国优质产品奖励条例的补充规定的补充规定的通知的通知 n（）县司法局批转县司法局批转司法部关于报送信司法部关于报送信访工作统计表的通知访工作统计表的通知n（）县司法局转发司法部县司法局转发司法部发发200420041212号

42、文的通知号文的通知【例例】市政府关于转发市政府关于转发省政府省政府 关于转关于转发人事部关于为发人事部关于为同志恢复名誉后享受同志恢复名誉后享受级待遇的通知级待遇的通知的通知的通知 改为：改为：市政府转发人事部关于为市政府转发人事部关于为同志同志恢复名誉后享受恢复名誉后享受级待遇的通知的通知级待遇的通知的通知单标题单标题药品销售中回扣现象严重药品销售中回扣现象严重双标题双标题艰苦的拼搏艰苦的拼搏 丰硕的成果丰硕的成果XXXX公司公司20012001年工作总结年工作总结（3 3）四项式标题：发文机关四项式标题：发文机关时限时限事由事由文种文种XXXX保险公司保险公司20022002年宣传工作要点

43、年宣传工作要点XXXX市财政局市财政局20012001年干训工作总结年干训工作总结 适用范围（对象）适用范围（对象）事由事由文种文种国家行政机关国家行政机关公文处理公文处理办法办法某大学网络学院某大学网络学院20032003年秋季年秋季招生招生简章简章上海上海XXXX股份有限公司董事会股份有限公司董事会章程章程某省工业企业某省工业企业劳动卫生管理劳动卫生管理条例条例公文主要受理单位，对收文负主要办理和公文主要受理单位，对收文负主要办理和答复责任答复责任用全称或规范化简称、统称用全称或规范化简称、统称分普发文件和专发文件分普发文件和专发文件上行文一般不多头主送上行文一般不多头主送公布性文件不标主

44、送机关公布性文件不标主送机关以负责人签发日期为准以负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准期为准会议通过文件以批准通过日期为准会议通过文件以批准通过日期为准电报以发出日期为准电报以发出日期为准阿拉伯数字将年、月、日数字标全阿拉伯数字将年、月、日数字标全 9.9.正文正文 10.10.附件附件 主体式附件和补充说明式附件主体式附件和补充说明式附件由附件和附件说明组成由附件和附件说明组成标注位置标注位置带图的附件带图的附件1/1/新形式附件新形式附件包括生效章、校正章、鉴证章、密封章、骑边包括生效章、校正章、鉴证章、密封章、骑边（缝）章、钢印（缝

45、）章、钢印公文除会议纪要、电报、党内普发文件外均须公文除会议纪要、电报、党内普发文件外均须盖印章。盖印章。联合上行文，由主办单位盖章；联合下行文，联合上行文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应盖章。印章须与正文同在一页。发文机关都应盖章。印章须与正文同在一页。签署人为制发主体正职领导人的职衔和姓名。签署人为制发主体正职领导人的职衔和姓名。成文日期的下一行加括号标注成文日期的下一行加括号标注阅读范围阅读范围请示文件的联系人姓名和电话请示文件的联系人姓名和电话其他需要注明的内容其他需要注明的内容1414抄送机关抄送机关 除主送机关之外需要执行或知除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关

46、。晓公文内容的其他机关。不抄送本单位，不标不抄送本单位，不标“存档存档”一般不指名道姓抄送领导人个人一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件遵守行文规则规定的抄送条件1515印发机关和印发时间印发机关和印发时间一般不标打印者、校对者姓名一般不标打印者、校对者姓名印发日期的数字用阿拉伯数码印发日期的数字用阿拉伯数码 1.公文用纸主要技术指标公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为印纸。纸张白度为85%90%，横，横向耐折度向耐折度15次，不透明度次，不透明度85%，pH值为值为

47、7.59.5。（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准国际标准4型（型（210mm297mm）。）。（2）公文页边与版心尺寸：）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）（不含页码）3 3公文中图文的颜色公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。黑色。4 4排版规格与印制装订要求排版规格与印制装订要求 （1）排版规格：文字符号从上至下、）

48、排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排自左而右依次横写横排。正文用。正文用3号仿宋号仿宋字，一般每面排字，一般每面排22行，每行排行，每行排28个字。个字。（2）制版要求：版面干净无底灰，字）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过差不超过1mm。（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。字面不花、不白、无断划。（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或

49、平订的订位为两钉钉锯外订眼页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各距书芯上下各14处，允许误差处，允许误差4mm。平。平订钉锯与书脊间的距离为订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。5页码页码 用用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如号一字线，如“1”、“2”，一字线距离版心下边缘一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空单页码居右空1字，双页码居左空字，双页码居左空1字。字。空白页和空白页以后的页不标识页码。空白页和空白页以后的页不标识页码。6公文中表格公文中表格 公文如需附表

50、，对横排公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。边，双页码表头在切口一边。公文如需附公文如需附A3纸型表格（纸型表格（大表）大表），且当最，且当最后一页为后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。除了具体沟通