Excel与数据处理第3版电子教案课件.ppt

1、Excel与数据处理与数据处理 第第3版版本章学习目标 认识EXCEL的工作界面，窗口组成元素；了解工作薄、工作表、单元格等基本概念；掌握不同类型的数据输入方法；理解相对引用和绝对引用；掌握公式输入方法；掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作 掌握单元格、行、列常用操作；掌握sumcountif等简单函数的应用方法1.1 Excel操作基础1启动Excel的方法 通过Windows任务栏选择“开始”按钮 通过Excel 快捷方式 双击xcel文件的名字或图标、退出xcel的方法 单击Excel 窗口右上角的关闭按钮 选择“文件”菜单中的“退出”菜单项。按快捷键Alt+F4。1.1 Excel

2、操作基础3、Excel界面界面功能区功能区工作表区工作表区1.1 Excel操作基础 功能区的主要控件 Excel 2007用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。功能区的主要控件 Office 按钮 取代了早期版本中的“文件”菜单，单击时，将弹出与Excel早期版本“文件”菜单相似的菜单项，它是Excel 2007中唯一的菜单，提供了常用的Excel文件操作功能，包括的菜单命令有“新建、打开、保存、另存为、打印、准备、发送、发布、关闭”。选项卡 功能区由“开始、插入、页面布局、公式、数据”等选项卡组成。各选项卡是面向任务的，每个选项卡以特定任务或方案

3、为主题组织其中的功能控件。能区中的选项卡是动态的，为了减少屏幕混乱，某些选项卡平时是隐藏的，在执行相应的操作时，它们会自动显示出来。组 Excel 2007将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能，以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中，每个逻辑组能够完成某种类型的子任务。快速访问工具栏 其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令，无论用户选择哪个选项卡，它将一直显示，为用户提供操作的便利。用户可以根据需要设置其 中的工具按钮.1.1 Excel操作基础 工作表区的主要对象1.1 Excel操作基础 工作表 就是人们常说的电子表格，是Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。由一些横向

4、和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列。Excel 2007的一个工作表最多可有1,048,576 行、16,384 列数据（而Excel 2003的工作表最多有65 536行、256列）。当前正在使用的工作表称为活动工作表。工作表标签 每个工作表有一个名称，体现在工作表标签上。单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表，双击工作表标签按钮可改变它们的名称。插入工作表标签按钮 在默认情况下，Excel 只打开3个工作表：Sheet1，Sheet2，Sheet.单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表sheet4，再单击一次就会插入新工作表sheet51.1 Excel操作基础

5、行号、列标题 工作表由1048576行组成，每行的编号称为行号 工作表的每列用英文字母标志，称为列标题 单元格 工作表中的网格，它用列标题和行号定位。如A1就表示列第行对应的单元格 单元格区域 是指多个连续单元格的组合。表示形式如下：左上角单元格:右下角单元格 例如A2:B3代表一个单元格区域，包括A2、B2、A3、B3 只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列。如，1:1表示第一行的全部单元格组成的区域，1:5则表示由第1到5行全部单元格组成的区域；A:A表示第一列全部单元格组成的区域，A:D则表由A、B、C、D四列的全部单元格组成的区域。1.1 Excel操作基础 编辑栏 用于显示、修改

6、活动单元格的内容 全选按钮 用于选定整个工作表所有的单元格。工作表查看方式 工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式 工作表缩放1.2构造第一个工作表【例1.1】某单位的工资数据如下表所示，计算每个职工的总工资。假设个人所得税的税率为：收入1600以下，所得税率为0%；收入16002500，所得税率为5%；收入25003500，所得税率为8%；收入35004500，所得税率为12%；收入4500以上，所得税率为15%。计算各位职工应缴纳的所得税，以及缴税后的实际收入。姓名职称日期基本工资水费电费气费奖金张贴民高工2009-3-12389244.3291.2210.9871李虎高

7、工2009-3-12389155.4859.88218.9900王景工程师2009-3-11579244.89201171.35291.2构造第一个工作表 在EXCEL中可以轻松制作出例1-1的报表，如图所示输入输入A1：H9中中的原始档案数据的原始档案数据1、在、在I2中输入工资中输入工资计算公式：计算公式：=D2-E2-F2-G2+H22、向下复制此公式、向下复制此公式到到I91、在、在H2中输入计中输入计算公式：算公式：=I2-K2、向下复制此公式到向下复制此公式到H91、在、在K2中输入工资中输入工资计算公式：计算公式：=I2*J22、向下复制此公式、向下复制此公式到到K9输入输入J列

8、的列的税率税率1.3 工作薄和Excel文件管理1.3.1 工作薄与工作表的关系 工作簿 在Excel中创建的文件叫做工作簿，扩展名是.xlsx 工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表。但可以根据需要增加，个数不限。新建第一个工作薄的默认名：book1.xlsx。工作表 由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有1,048,576行、16,384列。工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet21.3.1 工作薄与工作表的关系 工作薄与工作表的关系1.3.2 创建新工作薄1、工作薄与模板 模板模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中设计好了许多

9、功能，如单元格中的字体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算，学生成绩统计，会议安排等。工作薄创建 Excel总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模板结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下，Excel会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在默认情况下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表。1.3.2 创建新工作薄2、新建默认的空工作薄，三种方法 启动Excel，Excel就会自动建立一个名为Boolk1.xlsx;在已启动Excel的情况下，按Ctrl+N；单击功能区左上角的Office 按钮，然后从弹出的文件菜单中选择“新建”；1.3.2 创建新工作薄3、根据旧

10、工作薄建立工作薄（1）单击Office 按钮，从弹出的文件菜单中选择“新建”。Excel 将弹出“新建工作薄”对话框。（2）单击“根据已有内容新建”，然后在弹出的“根据现有工作薄新建”对话框找到并选择已有工作薄的名称，单击该对话框中的“新建”按钮。1.3.2 创建新工作薄4、根据模板建立工作薄 Excel 2007模板类型 已安装的模板：安装Excel时安装在本地计算机中的模板；我的模板：用户自已创建的模板；在线模板：微软公司网站上的在线工作薄模板，在用这类模板创建新工作薄时，Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是用户计算机与Inter

11、net网络相连接（即Online，在线）。1.3.2 创建新工作薄5、在线模板示例下面的图表是用Microsoft Office Online”中的“预算”模板类中的“商务旅行预算”模板建立的工作薄。在该工作薄中，只需要输入D列的费用和F列的数字，Excel就会自动计算出H列的费用，这一功能是由“商务旅行模板”提供的。1.3.2 创建新工作薄5、在线模板示例下图是用“Microsoft Office Online”中的“库存控制”模板类中的“设备资产清单”模板建立的工作薄。在该工作薄中预设了许多功能，在L、N、P、Q、R列中都预设了计算公式，只要填定了其余列的数据，Excel就会自动计算出这些

12、列的数据。1.3.2 创建新工作薄5、在线模板的建立方法(1)确定计算机已连接上了Internet网络(2)单击“Office按钮”新建Microsoft Office Online.将连接到微软的在线模板网站。(3)从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板，就会从网站中将选择的模板下载到本机中，同时将应用。1.3.3 保存和打开工作薄文件1、保存文件 方法一单击“快速访问工具栏”中的 按钮保存文件。方法二单击Office 按钮，从弹出的文件菜单，选择“另存为”菜单项，然后在“另存为”对话框中输入文件名。2、打开文件 单击Office 按钮，从弹出的文件菜单，选择“打开”菜单项，然后在“打开”

13、对话框中选择要打开文件的名称。1.3.4 文件格式与兼容性1、Excel 2007的文件格式 Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格式：Microsoft Office Open XML Formats，适用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。Office XML Formats有许多优点：其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小 75%其二，Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构，是如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打开 其三，更强的安全性。Office XML Formats格式支持以保密

14、方式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。其四，更好的业务数据集成性和互操作性。在 Office 中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个 ZIP 工具和 XML 编辑器就可打开和编辑 Office 文件。1.3.4 文件格式与兼容性2、Excel 2007的文件扩展名和文件兼容性格式扩展名说明Excel 工作簿.xlsxExcel 2007默认的基于XML的文件格式。不能存储 VBA 宏代码。Excel 工作簿（代码）.xlsmExcel 2007 基于 XML 且启用宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)。Excel 二进制工作簿.xl

15、sbExcel 2007 二进制文件格式(BIFF12)。模板.xltxExcel 2007模板的默认文件格式。不能存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)。模板（代码）.xltxmExcel 2007模板的启用了宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)。Excel 97-2003 工作簿.xlsExcel 97-Excel 2003 二进制文件格式(BIFF8)。Excel 97-2003 模板.xltExcel 97-Excel 2003 模板的二进制文件格式。XML 电子表格 2003.xmlXML 电子表格 2003 文件格

16、式(XMLSS)。XML 数据.xmlXML 数据格式。Excel 加载宏.xlamExcel 2007 基于 XML 且启用宏的加载项，支持 VBA 项目和 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)的使用。1.4 公式和单元格引用、公式的概念 Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。例如：=10+4*6/2+(2+1)*50 就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中1.4

17、公式2、运算符 在xcel公式中可以使用运算符。运算符运算功能优先级()括号1-负号2%百分号3乘方4*与/乘、除法5+与-加、减法6&文本连接7=、=、等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于81.4 公式3、说明、说明 括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。例如，ABC&DEF的结果为“ABCDEF”，财务&经济的结果为“财务经济”。1.4.2 引引用用1、引用的概念 引用即在公式中用到了其他单元

18、格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格位置。引用不同工作簿中的单元格称为链接。2、引用的类型 A1引用 R1C1引用1.4.2 引引用用3、相对引用 相对引用也称为相对地址引用，是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。1.4.2 引引用用 相对引用的例子【例1.2】某班某次期末考试成绩如图1.13所示，计算各同学的总分，即F列的数据。在在F2计算公式计算公式=C2+D2+E2然后向下复制该然后向下复制该公式！公式！1.4.2 引引用用4、绝对引用 绝对引用总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变

19、，绝对引用保持不变。绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加“$”符号。比如，$A$1就是对A1单元格的绝对引用。1.4.2 引引用用 绝对引用案例【例1.3】某品牌皮鞋批发商3月份的销售数据如图所示，每双皮鞋的单价相同，计算各皮鞋代销商场应支付的总金额，。在在D6输入公式：输入公式：=$c$3*C6然后向下复制此公式！然后向下复制此公式！1.4.2 引引用用5、混合引用 混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，$A1、$B1 案例1.4.2 引引用用6、三维引用 4、三维引用 对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用。引用形式为：Sheet1

20、:Sheetn!单元格（区域）例如，Sheet1:sheet8!C5和Sheet1:Sheet8!B2:D6都是三维引用，前者包括Sheet1sheet8这8个工作表中每个工作表的C5单元格，后者包括此8个工作表中每个工作表的B2:D6区域。1.4.2 引用6、内部引用与外部引用 1）引用相同工作表中的单元格，例：=G3+G5+G10*102）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E273）引用已打开的不同工作簿中的单元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$74）引用未打开的不同工作薄中的单元格，例如

21、：=C:dkBook1.xlsxSheet2!$B$4+C:dkBook1.xlsxSheet1!$C$65）同一公式中存在几中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F91.5 函数简介 1、函数的概念 函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。2、Excel函数类型 工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。1.6.1 常用工作表函数1、SUM和Average用法：sum(x1,x2,x3x255)Average(x1,

22、x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：sum求所有参数x1,x2 x255的总和Average求所有参数x1,x2 x255的平均值1.6.1 常用工作表函数 Sum和Average的应用案例 某单位的工资数据如下图所示，已知基本工资、奖金、水费、电费，计算总额、总计与平均数 1.6.1 常用工作表函数、max和min用法：max(x1,x2,x3x255)min(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：max求所有参数x1,x2 x255的最大值min求

23、所有参数x1,x2 x255的最小值1.6.1 常用工作表函数、count用法：count(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：统计x1,x2 x255中数字的个数4、countif 用法：COUNTIF(单元格区域,“条件”)其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“90”，“2,“right”,“error”)”的结果是“right”，而IF(32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而389,“A”,IF(A279,“B”)，如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；如果A2等于80，则函

24、数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”；如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,B)不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF(A279,B)没有给出A279不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。2.7 利用公式与函数进行查找输入利用公式与函数进行查找输入 3、IF函数查找转换案例【例2.10】某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：是500元。在F3输入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(

25、E3=讲师,1000,IF(E3=助教,500)2.7 利用公式与函数进行查找输入 公式含义分析2.7 利用公式与函数进行查找输入4、Vlookup函数查找 Vlookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。VLOOKUP函数的用法如下：VLOOKUP（x,table,n,r）其中，x是要查找的值，table是一个单元格区域（即由工作表的1列或多列组成）。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值（只在table的第1列查找有无x）n是table中待返回的匹配值的列序号。r可以取0或1，当r为0时，该函数将进行精确匹配查找；当r=1时，table的第一

26、列应按升序排列，否则找到的结果可能不正确，r=1表示Excel实行的是近似值查找2.7 利用公式与函数进行查找输入5、Vlookup函数查找案例（1）问题描述：某移动公司更换了新系统，使原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的电话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案 2.7 利用公式与函数进行查找输入E列是从旧列是从旧帐号的帐号的B列列找到的数据，找到的数据，#N/A表示表示D列的帐号列的帐号在在A列不存列不存在在2.7 利用公式与函数进行查找输入 在实际工作中，不同类型的数

27、据往往存储在不同的工作表中，这就需要在不同工作表中进行跨表数据查找。【例2.12】某超市将其产品单价和产品销售汇总表分别保存在两个工作表中，如图2.21所示。在产品的单价表中包括有该商场大约几百种产品的单价，销售汇总表每月统计一次，现在要计算每种产品的销售总额。2.7 利用公式与函数进行查找输入在在C3单元格中输入公式：单元格中输入公式：=VLOOKUP(A3,产品产品!$B$3:$D$16,3,0)然后向下复制此公式到然后向下复制此公式到C列其他单元格列其他单元格2.8 利用填充序列输入数据1、数据序列的含义 序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出

28、现。2、Excel内置序列 对于经常使用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，Excel已经将它们内置在系统中，在输入这些数据时，只需要输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生。2.8 利用填充序列输入数据3、自定义序列 用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中，该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，其后各项都可以通过填充复制产生。案例【例2.14】某大学有“计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，中药学院，电子技术学完”等多所学院，学校办公室经常要用到这些学院名称。现以此为例说明Excel自定义序列的建立方法。2

29、.8 利用填充序列输入数据建立方法（1）单击Office按钮“Excel选项”“常用”“编辑自定义列表”。弹出图示的“自定义序列”对话框。（2）在“输入序列”中依次输入序列内容。（3）建立输入）建立输入序列后，输入第序列后，输入第一项，即一项，即“计算计算机学院机学院”后，通后，通过填充复制就能过填充复制就能产生其它各项内产生其它各项内容。容。2.9行列转置输入 某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入，或将列数据作为新表的行数据。这样的工作表数据可通过行列转置快捷生成。【例2.15】某品牌电视2008年的销售统计数据如图2.25所示。其中的A、B两列数据是以前输入在工作表中的各省销售排名，

30、在A列中包括有中国全部省份的名称。现在要构造D1：AA16的统计表 2.9行列转置输入1、选中、选中A列的省份名称所在的单元格区域列的省份名称所在的单元格区域A4:A34。2、在、在“开始开始”选项卡上的选项卡上的“剪贴板剪贴板”组中，单击组中，单击“复制复制”按按钮。钮。3、单击、单击E4单元格单元格4、在、在“开始开始”选项卡上的选项卡上的“剪贴板剪贴板”组中，单击下面的三角组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置转置”，这样就完成了，这样就完成了E4:AA4中的省份名称的输入。中的省份名称的输入。2.9行列转置输入【例【例2.16】矩阵涉及到

31、较多的数据，它由紧密相连的一组单元格区域构成，矩】矩阵涉及到较多的数据，它由紧密相连的一组单元格区域构成，矩阵的运算比较复杂，阵的运算比较复杂，Excel提供了一组矩阵运算的函数。建立图提供了一组矩阵运算的函数。建立图2.26中中A2:D8区区域的行列转换矩阵。域的行列转换矩阵。1、选中、选中A2:D8。2、在、在“开始开始”选项卡上的选项卡上的“剪贴板剪贴板”组中，单击组中，单击“复制复制”按按钮。钮。3、单击、单击G3单元格单元格4、在、在“开始开始”选项卡上的选项卡上的“剪贴板剪贴板”组中，单击下面的三角组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转

32、置转置”，这样就完成了，这样就完成了G3:M6中的矩阵输入。中的矩阵输入。2.9 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息 对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，比如限制小数位数、日期和时间的范围、字符的个数等。当输入的数据不符合限定规则时，Excel就显示一些警告信息，并且不接受输入的数据。如果工作表的数据是由其他人输入的，则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，或对数据输入的规则作些说明 2.10 限定输入数据的长度显示提示和出错信息【例2.17】图2.27左图是某俱乐部的会员档案表，A列的用户编号不超过4个字符，希望对此限制，当用户输入此列数据时，为他显示编号的规则和限制说明，

33、如图2.27左图所示。2.11利用RAND和INT函数产生大批量的仿真数据1、Rand 函数 又称为随机函数，它产生一个介于01之间小数。对Rand函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：RAND()*100：可以产生0100之间的数据 RAND()*50+50：可以产生50100之间的数据。2、Int函数 又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。比如：INT(8.9)的结果是8 INT(-8.9)的结果 是-9 2.10用RAND和INT函数产生仿真数据 案例【例2.18】建立如图2.29所示的仿真成绩表，A列数据可以通过填充复制产生，B列数据需要输入，第1行数据需要输入，但其中

34、的成绩却不必逐个输入，可以用INT函数和RAND函数产生。(1)选中 C2:G11区域(2)输入公式：=10+int(rand()*90(3)按Ctrl+Enter说明：说明：用用rand产生的数据会随时发生变化，可将它产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：（1）选中用随机函数产生的数据区域，如图）选中用随机函数产生的数据区域，如图2.28中中的的C2:J11。然后单击。然后单击“开始开始”选项卡中选项卡中“剪贴板剪贴板”组中的复制按钮。组中的复制按钮。（2）在）在“开始开始”选项卡上的选项卡上的“剪贴板剪贴板”组中

35、，单击组中，单击下面的三角形，从弹出的快捷菜单中选择下面的三角形，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴粘贴值值”。The EndExcel与数据处理 第3版本章学习目标 掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作 掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作 掌握为单元格添加批注的方法 掌握查看工作表数据的不同方式 设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和 工作表打印3.1 最小化功能区1、Excel 2007功能区的利与弊 好处是直接、功能按钮操作方便 缺点是功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初

36、学者造成功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。2、最小化功能区 小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区，在熟悉功能区各控件的分布后，最小化后不影响EXCEL的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面，选择相能的功能后，又会返回到最小化功能区状态。3.1 最小化功能区右击功能区中的右击功能区中的任一选项卡将弹任一选项卡将弹出此快捷菜单出此快捷菜单选择选择“功功能区域最能区域最小化小化”最小化功能最小化功能区后的操作区后的操作界面界面3.2工作表操作 3.2.1 工作表常见操作 1工作表的切换 2工作表选择 3插入工作表 4删除工

37、作表 5移动工作表 6修改工作表标签的名字 7复制工作表 8 修改新工作簿的默认工作表个数3.2工作表操作3.2.2 工作表行、列操作选择行、列 选择单行：用鼠标单击要选择的行号连接多行：按住Shift，然后单击第1和最后两个行号不连接多行：按住Ctrl，依次单击要选择的行号列的选择方法同行的选择法。按住按住Shift单单击行号击行号2、3就选中了！就选中了！3.2工作表操作 删除行、列 插入行、列 调整行高 调整列宽把鼠标移到行号把鼠标移到行号3的的下边线上，当指针变下边线上，当指针变成一个黑色成一个黑色“十字架十字架”时，按下并拖动鼠标时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该左键，就可增、减该

38、行的行高行的行高把鼠标移到把鼠标移到G列的右边列的右边线上，当指针变成一个线上，当指针变成一个黑色黑色“十字架十字架”时，双时，双击鼠标左键，击鼠标左键，G列的宽列的宽度就会自动进行调整以度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字显示出那些被遮住的字3.3单元格操作1、选择单元格单个、连续与不连续的多个单元格的选择2、清除单元格内容3、删除单元格注意单元格清除与删除的区别4、插入单元格5、移动单元格6、复制单元格7、单元格合并与取消3.4 编辑工作表数据3.3.1 使用快捷键操作操作EXCEL时时,按按ALT键键,就会显示出各选项就会显示出各选项卡的快捷键卡的快捷键按下某选项卡的快捷键字母按下某

39、选项卡的快捷键字母后后,就会显示出该选项卡中各就会显示出该选项卡中各命令按钮的快捷键命令按钮的快捷键3.3.1 使用快捷键 见Page57按键说明按键说明Ctrl+9隐藏行Ctrl+Shift+(取消隐藏的行Ctrl+0隐藏列Ctrl+Shift+)取消隐藏的列。Ctrl+B/Ctrl+I加粗/倾斜格式Ctrl+Shift+”常规“数字格式。Ctrl+切换显示单元格值和公式Ctrl+Shift+:/Ctrl+;输入当前时间/日期。Ctrl+1显示“单元格格式”对话框Ctrl+Shift+#带有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+A选择整个工作表。Ctrl+Shift+应用带有小时和分钟以及 A

40、M 或 PM 的“时间”格式。Ctrl+D/Ctrl+R使用“向下填充”/“向右填充”Ctrl+F/Ctrl+p“查找和替换”/“打印”对话框Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S打开/创建/保存工作簿Ctrl+W关闭选定的工作簿窗口Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V复制/剪切/粘贴单元格内容Ctrl+Y/Ctrl+Z重复/撤消上一个命令或操作F1显示Excel 帮助”Shift+F2添加或编辑单元格批注Ctrl+F1可显示或隐藏功能区Ctrl+F2显示“打印预览”窗口Alt+F1创建当前范围中数据的图表F9计算所有打开的工作簿中的所有工作表Shift+F9计算活动工作表F12显示“另

41、存为”对话框F11创建当前范围内数据的图表Alt+Enter单元格内换行3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复【例3.1】某商场在工作表中保存每天的销售记录，同一工作表中可能保存多天的销售记录，如Page 58图3.10所示。图中A1:E13是2009年4月18日的销售记录，H1:I13是2009年4月19日的销售记录。这些数据这些数据都可以通都可以通过复制产过复制产生生3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 1、复制和粘贴 2、剪切和移动 3、在剪贴板上收集多个复制项目 这些操作都在“开始”选项卡的“剪贴板”复制复制剪切剪切粘贴粘贴剪贴板剪贴板3.3.2 复制、剪切、移动、粘

42、贴、撤消、恢复 4、选择性粘贴 单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴，这项功能非常实用，也常用到！字型字型字体字体边框边框色彩色彩公式公式底纹底纹3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 1、粘贴值、字体、格式等单项内容D列的产品单价是用列的产品单价是用RANDBETWEEN随机函数生成随机函数生成的的20100之间的随机数；之间的随机数；C列是列是RANDBETWEEN产生的产生的20500之间的随机数；之间的随机数；当任一

43、单元格的数据有变化时，当任一单元格的数据有变化时，随机数都会发生变化！随机数都会发生变化！通过复制和粘贴值可将区域通过复制和粘贴值可将区域C3:D13粘贴为纯数字，这些数粘贴为纯数字，这些数值就不会变化了！值就不会变化了！3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复选择性粘贴 以粘贴上屏C3:D13区域中的随机数公式为值的例，方法如下：（1）选择C3:D13区域，再单击“开始”“剪贴板”复制工具按钮；（2）单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。应该注意，本对话框中的内容都是每个单元格具有的，可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中！3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消

44、、恢复2、粘贴运算1、复制、复制A2:I22、选中、选中A4:I43、“选择性粘贴选择性粘贴”运算中的运算中的“乘乘”运运算后，算后，A4：I4的结的结果果3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 3、粘贴链接 链接即连接，它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目标单元格或区域中，而是建立两者之间的链接，并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容。当链接源单元格或区域中的数据发生变化时，目标单格或区域中的数据也会发生变化。在企业数据的分析过程中，可能会涉及到多个用户或部门的提交的不同工作簿，需要对这些工作薄中的数据进行汇总，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中，应用链接

45、来实现这样的操作非常有效。因为通过链接形成的汇总报表，当源工作簿发生更改时，链接汇总工作簿中的数据会被Excel自动修改，使之与源工作薄中的数据同步。粘贴链接【例3.2】某电视机厂将2009年每个季度的销售数据保存在一个工作表中，如Page61图3.13（a）所示。在年末时需要制作汇总表，将每个季度的数据汇总在一个表中，并统计出年度销售总数，如图3.13（b）所示。链接链接链接链接链接链接链接链接链接链接3.3.3 编辑栏 编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据，实时显示活动单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式、修改字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。【例3.3】某学校按职

46、称为教师发放奖金，教授2000元，副教授1500元，讲师1000元，助教500元。3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换1、自动更正1、当在单元格中输入错、当在单元格中输入错误的符号、单词时，误的符号、单词时，Excel将按此处列出内容将按此处列出内容进行更正。进行更正。2、用户可将自定义更正、用户可将自定义更正方案添加到此对话框中。方案添加到此对话框中。3、显示出此对话框的方、显示出此对话框的方法：法：单击单击Office按钮按钮“Excel选项选项”“校对校对”“自动自动更正选项更正选项”3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换2、单词翻译(Page63)Excel2007可以实

47、现多种不同语言的词汇翻译。3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换3、汉字简繁转换3.3.5 斜线表头【例3.4】某茶叶公司将2000-2004年的茶叶销售数据存放在Excel工作表中，为了清晰地达表格数据的含义，需要绘制斜线表头，如Page64图3.18所示.3.3.5 斜线表头1、调整、调整单元格到单元格到合适大小合适大小2、选择、选择Excel2007“插插入入”形状形状”直线直线3、选择、选择Excel2007“插插入入”形状形状”文文本框，输入文本内本框，输入文本内容并旋转文本框。容并旋转文本框。4、结过前面操作之后，结过前面操作之后，单元格的大小和直单元格的大小和直线长短位置常

48、常还线长短位置常常还会重新调整。比较会重新调整。比较麻烦麻烦3.3.6 单元格批注 批注是为单元格添加注释，以便说明单元格数据或公式的意义。【例3.5】某班某次期末考试的成绩表如Page65图3.21所示，其中有三位同学没有成绩，为了避免时间长了忘记他们无成绩的原因，在其对应的单元格中添加了批注。3.5 查看工作表数据 3.5.1 全屏幕观察工作表数据全屏幕观察工作表数据选择选择“视图视图”选项卡中选项卡中“工工作薄视图作薄视图”组组中的中的”全屏显全屏显示示”按钮按钮,就就会见到全屏幕会见到全屏幕视图视图,如图示如图示3.5 查看工作表数据3.5.2 按比例查看工作表数据 在Excel 20

49、07中可以按任何比例查看工作表3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据【例3.6】某公司的订单保存在Excel 的工作表中，有几百行数据，如图3.24所示。对于这种类型的大型工作表，如果要将其打印在纸质报表中，在打印之前很有对于这种类型的大型工作表，如果要将其打印在纸质报表中，在打印之前很有必要在页面布局视图中调整纸张的边距、添加页眉（即每页的标题）及页脚必要在页面布局视图中调整纸张的边距、添加页眉（即每页的标题）及页脚（显示在每页底部的标识，如页码）等内容。如不作这些工作，很有可能打印（显示在每页底部的标识，如页码）等内容。如不作这些工作，很有可能打印出一大堆费纸（如将最右边的一列或最下边

50、的一行数据打印在一纸新的打印纸出一大堆费纸（如将最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸上，但通过页边距调整就能够在一张纸上打印出来）。上，但通过页边距调整就能够在一张纸上打印出来）。3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据 在Excel 2007的“页面布局”视图中见到的工作表近似于在打印纸中显示工作表。同时，“页面布局”视图提供了水平和竖直方向上的标尺，使用标尺可以测量数据的宽度和高度，快速调整工作表内容在打印输出时的纸张边距；在页面布局视图中还可以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题；更改数据的布局和格式。3.5.3 按打印的页面