金字塔写作原理(美芭芭拉.明托)课件.ppt

1、All Rights Reserved by SinoTrac商务写作中常见的错误商务写作中常见的错误缺乏清楚的要点缺乏清楚的要点没有说出读者的利益所在没有说出读者的利益所在缺少一个清楚、流畅的叙述结构缺少一个清楚、流畅的叙述结构缺乏足够的论据缺乏足够的论据All Rights Reserved by SinoTrac运用金字塔原理产生效果运用金字塔原理产生效果 减少完成最终一稿通常所需的时间；减少完成最终一稿通常所需的时间；增加文章的条理性；增加文章的条理性；减少文章的长度；减少文章的长度；在最短的时间内写出简明扼要、思路清晰在最短的时间内写出简明扼要、思路清晰的文章。的文章。All Rig

2、hts Reserved by SinoTrac结构结构思想思想修辞修辞思想呈现的三要素思想呈现的三要素All Rights Reserved by SinoTrac诸葛亮传诸葛亮传-（南宋）郑樵（南宋）郑樵 初，亮在荆州，与元直及汝南初，亮在荆州，与元直及汝南孟公威、颖川石广元游学，三人务孟公威、颖川石广元游学，三人务于精通，于精通，而亮独观其大略而亮独观其大略。All Rights Reserved by SinoTrac商务写作的目的商务写作的目的让读者想读让读者想读-解答了读者想了解的问题解答了读者想了解的问题让读者读懂让读者读懂-符合读者的思考习惯符合读者的思考习惯让读者接受让读者接

3、受-逻辑严谨，思维缜密，立意逻辑严谨，思维缜密，立意深刻深刻All Rights Reserved by SinoTrac课程内容课程内容第一部分：清晰的金字塔结构第一部分：清晰的金字塔结构n为什么使用金字塔结构n金字塔写作结构的四个基本特点n金字塔结构的子结构第二部分：纵向的疑问第二部分：纵向的疑问/回答式结构回答式结构n自上而下写作n自下而上思考第三部分：横向的演绎或归纳逻辑结构第三部分：横向的演绎或归纳逻辑结构n演绎推理n归纳推理第四部分：序言的讲故事结构第四部分：序言的讲故事结构n序言结构的基本要素n商业文章中常见的序言模式All Rights Reserved by SinoTrac

4、第一部分：清晰的金字塔结构第一部分：清晰的金字塔结构n 为什么使用金字塔结构n 金字塔写作结构的四个基本特点n 金字塔结构的子结构All Rights Reserved by SinoTrac写作的目的是要读者理解自己的思想读者的理解过程是一个组建金字塔的过程因此，我们需要通过金字塔结构表达思想因此，我们需要通过金字塔结构表达思想组织成金字塔结构的思想将容易被理解我们需要容易被理解的表达方法为什么选择金字塔结构为什么选择金字塔结构All Rights Reserved by SinoTrac读者之所以会在阅读时在头脑中组建金字塔是因读者之所以会在阅读时在头脑中组建金字塔是因为金字塔结构满足大脑

5、处理信息的基本要求。为金字塔结构满足大脑处理信息的基本要求。大脑最多仅记忆大脑最多仅记忆7个思想个思想因此需要将过多的思想分类和分组因此需要将过多的思想分类和分组经过分组的思想之间需要建立逻辑关系经过分组的思想之间需要建立逻辑关系可选择的逻辑关系有向上、向下和横向三种可选择的逻辑关系有向上、向下和横向三种All Rights Reserved by SinoTrac金字塔的四个基本特征金字塔的四个基本特征A1A2A3B1B2B3C1C2C3特征二：特征二：任何一个层次上的思想都必须是其下一层次思想的概括。特征三：特征三：每组中的思想必须属于同一个范畴。特征四：特征四：每组中的思想都必须按照逻辑

6、顺序组织。特征一：特征一：一篇文章的结构必定只支持一个思想，并出现在文章的开头。（结论先行）All Rights Reserved by SinoTrac金字塔写作结构的四个基本特点金字塔写作结构的四个基本特点一篇文章的结构必定只支持一个思想，并一篇文章的结构必定只支持一个思想，并结论先行。结论先行。任何一个层次上的思想都必须是其下一层任何一个层次上的思想都必须是其下一层次思想的概括。次思想的概括。每组中的思想必须属于同一个范畴。每组中的思想必须属于同一个范畴。每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。All Rights Reserved by SinoTrac

7、主题子主题子主题子结构一：子结构一：主题和子主题之间的纵向关系子结构二：子结构二：子主题之间的横向关系序言子结构三：子结构三：序言的讲故事结构金字塔的子结构金字塔的子结构All Rights Reserved by SinoTrac第二部分：纵向的疑问第二部分：纵向的疑问/回答式结构回答式结构n一篇只支持一个思想，并结论先行。n上一层次思想是下一层次思想的概括All Rights Reserved by SinoTrac金字塔的纵向结构金字塔的纵向结构猪应当被当作宠物来养猪很漂亮猪很肥使别人显得更苗条使肥胖者更谦虚同大地相互联系说明权力可与仁慈相容符合英国特征猪可以培育出很多品种性格功能尺寸种

8、类具有典型英国特征为什么？为什么？哪些品种？为什么？纵向的疑问纵向的疑问/回答式对话示例：回答式对话示例：All Rights Reserved by SinoTrac自上而下法自上而下法画出主题方框画出主题方框确定主要问题确定主要问题写出对该问题的回答写出对该问题的回答说明情境说明情境指出冲突指出冲突检查主要问题和回答检查主要问题和回答All Rights Reserved by SinoTrac自上而下法构建金字塔结构自上而下法构建金字塔结构在最顶部方框填入在最顶部方框填入1.你准备讨论的主题2.你准备回答的读者头脑中已存在的 关于该主题的问题3.对该问题的回答将回答与序言部分对照将回答与

9、序言部分对照4.列出“情境”5.列出“冲突”6.以上问题及回答是否仍成立确定关键句确定关键句7.以上回答会引起的新问题8.确定以演绎法或归纳法回答新问题9.如采用归纳法，需确定可用于概括 的附属名词组织支持以上观点的思想组织支持以上观点的思想10.在此层次上重复以上的疑问/回答 式对话过程11 3主语主语/谓语谓语6 新问题新问题78S=4C=5Q=2All Rights Reserved by SinoTrac自下而上法自下而上法列出所有想要表达的所有思想要点列出所有想要表达的所有思想要点找出各个要点之间的逻辑关系找出各个要点之间的逻辑关系得出结论得出结论All Rights Reserve

10、d by SinoTrac适当概括：避免使用适当概括：避免使用“缺乏思想缺乏思想”的语句的语句例如：例如：该公司应当确立三个目标。该公司存在两个问题。我们建议进行五项改革。评析：评析：这些句子没有概括其下一个层次的精华，而只是说 明了将要讨论的思想属于哪一种思想。这种句子会 掩盖思考不完整的事实。All Rights Reserved by SinoTrac文章结构中任一层次上的思想都必须是对其文章结构中任一层次上的思想都必须是对其下面一个层次思想的概括下面一个层次思想的概括概括论证演绎推理结果类别结果论证归纳推理概括行动性思想概括行动性思想概括描述性思想概括描述性思想All Rights R

11、eserved by SinoTrac明确说明每一行动所导致的最终结果明确说明每一行动所导致的最终结果把导致同样最终结果的思想组织在一起把导致同样最终结果的思想组织在一起确定该组思想的分组基础，并依此进行排序确定该组思想的分组基础，并依此进行排序检查是否遗漏任何步骤检查是否遗漏任何步骤 All Rights Reserved by SinoTrac为了提高在伦敦市场上的股票销售量，我们应当：为了提高在伦敦市场上的股票销售量，我们应当：按地区对客户的收入潜力进行排序。按地区对客户的收入潜力进行排序。确定希望在各地区达到的市场渗透程度。确定希望在各地区达到的市场渗透程度。相应地调整销售力量的分配。

12、相应地调整销售力量的分配。修改后：为了提高伦敦市场上的股票销售量，我们需要将资源重点集中在具为了提高伦敦市场上的股票销售量，我们需要将资源重点集中在具有高潜力的客户身上。有高潜力的客户身上。（怎样做到这一点呢？（即：我们在上面提到的可以迫使读者提出“怎么样做到？”的疑问）概括行动性例子概括行动性例子All Rights Reserved by SinoTrac把说明类似事物的观点组织在一起把说明类似事物的观点组织在一起确定该组思想的分组基础确定该组思想的分组基础把所有思想转换成完整的句子，并决定其顺序把所有思想转换成完整的句子，并决定其顺序检查是否遗漏任何步骤检查是否遗漏任何步骤 All Ri

13、ghts Reserved by SinoTrac法军坦克抵法军坦克抵达波兰边境达波兰边境德军坦克抵德军坦克抵达波兰边境达波兰边境俄军坦克抵俄军坦克抵达波兰边境达波兰边境波兰将遭到（多国）坦克入侵波兰将遭到（多国）坦克入侵法军坦克抵达波兰边境法军坦克抵达波兰边境德军坦克抵达波兰边境德军坦克抵达波兰边境俄军坦克抵达波兰边境俄军坦克抵达波兰边境概括描述性例子概括描述性例子All Rights Reserved by SinoTrac通过说明采取行动的直接结果来概括行动性思想通过说明采取行动的直接结果来概括行动性思想通过说明它们包含的相似性来概括描述性思想通过说明它们包含的相似性来概括描述性思想 A

14、ll Rights Reserved by SinoTrac第三部分：横向的演绎或归纳逻辑结构第三部分：横向的演绎或归纳逻辑结构n每组中的思想必须属于同一个范畴。n每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。All Rights Reserved by SinoTrac演绎性的思想组演绎推理结构顺序大前提、小前提、结论大前提、小前提、结论归纳性归纳性的思想组的思想组时间顺序结构顺序重要性顺序确定前因后果关系确定前因后果关系将整体分隔为部分将整体分隔为部分将类似事物归为一组将类似事物归为一组组织思想只有四种可能的逻辑顺序以供选择组织思想只有四种可能的逻辑顺序以供选择All Rights Reserved

15、 by SinoTrac2727鸟会飞鸟会飞 我是一只鸟我是一只鸟因此我会飞因此我会飞所有人都会死所有人都会死 苏格拉底是人苏格拉底是人因此苏格拉底会因此苏格拉底会死死任何一家符合这三任何一家符合这三个标准的公司都值个标准的公司都值得收购得收购 A公司符合这三公司符合这三个标准个标准A公司值得收购公司值得收购演绎推理举例演绎推理举例All Rights Reserved by SinoTrac主要理由主要理由 以无可争议的说法来陈述情况 对情况的评论 情况所代表的 涵义及评论(因此 )演绎逻辑演绎逻辑中心思想中心思想 All Rights Reserved by SinoTrac主要理由主要理

16、由 中心思想中心思想 演绎逻辑的利弊演绎逻辑的利弊 以无可争议的说法 来陈述情况 对情况的评论意见 情况所代表的涵义 及评论(因此 )利利 弊弊 l 证明内容的必然走向证明内容的必然走向(没有第二条路可走没有第二条路可走)l 对有拒绝心理的听众尤为有效对有拒绝心理的听众尤为有效 l 如听众对情况或意见有异议，该论证即失去了说服力如听众对情况或意见有异议，该论证即失去了说服力 l 听众在听到最后的所以结论时，先要记忆大量信息听众在听到最后的所以结论时，先要记忆大量信息 All Rights Reserved by SinoTrac演绎性的思想组演绎推理结构顺序大前提、小前提、结论大前提、小前提、

17、结论归纳性归纳性的思想组的思想组时间顺序结构顺序重要性顺序确定前因后果关系确定前因后果关系将整体分隔为部分将整体分隔为部分将类似事物归为一组将类似事物归为一组组织思想只有四种可能的逻辑顺序以供选择组织思想只有四种可能的逻辑顺序以供选择All Rights Reserved by SinoTracv 时间顺序：确定前因后果关系，通过设想某一流时间顺序：确定前因后果关系，通过设想某一流程得出的思想观点程得出的思想观点v 结构顺序：将整体分为部分，通过评论某一结构结构顺序：将整体分为部分，通过评论某一结构得出的思想观点得出的思想观点v 重要性顺序：将类似的事物归为一组，通过划分重要性顺序：将类似的事

18、物归为一组，通过划分不同的重要性或程度得出的思想观点不同的重要性或程度得出的思想观点 归纳性的思想组归纳性的思想组All Rights Reserved by SinoTrac同同 类类 想想 法法 原原 因因 例例 子子 行行 动动 归纳逻辑归纳逻辑中心思想中心思想 主要理由主要理由 All Rights Reserved by SinoTrac确实找出高优先性的客户群及其需求 发展针对目标客户设计的促销活动及工具 建立合宜的客户 联系及追踪制度 贵公司必须立即采取行动，研拟并实行对贵公司必须立即采取行动，研拟并实行对象明确的营销计划以改善象明确的营销计划以改善 LX20 LX20 产品的销

19、产品的销售售 归纳逻辑举例归纳逻辑举例All Rights Reserved by SinoTracl 便于记住要点便于记住要点 l 对注重具体措施的听众极为有效对注重具体措施的听众极为有效 l 一点被否定，其余各点仍具说服力一点被否定，其余各点仍具说服力 l 对一些听众可能有勉强之嫌对一些听众可能有勉强之嫌 中心思想中心思想 主要理由主要理由 利利 弊弊 归纳逻辑的利弊归纳逻辑的利弊 All Rights Reserved by SinoTrac行动的行动的先后顺序先后顺序因果关系因果关系非因果关系非因果关系 时间顺序时间顺序即行动的先后顺序，是人们最习惯的阅读顺序，最易被接受即行动的先后顺

20、序，是人们最习惯的阅读顺序，最易被接受实际的行动步骤实际的行动步骤或行动性的思想或行动性的思想All Rights Reserved by SinoTrac结构顺序结构顺序l 结构顺序就是当你使用示意图、地图、图表或照片想象某事物时的顺序顺序。l 这个“某事物”必须被合理合理划分为不同的部分。All Rights Reserved by SinoTrac结构顺序混乱的情况极易在日常写作中发生结构顺序混乱的情况极易在日常写作中发生XXXXXX咨询的服务领域具体包括：咨询的服务领域具体包括：发展战略核心竞争力企业改制企业文化绩效管理营销战略资本运作流程再造企业信息化业务多元化组织管理企业并购人力资

21、源高层长期激励计划销售管理财务制度成本控制XXXXXX咨询服务涵概了企业管理的主要方面：咨询服务涵概了企业管理的主要方面：q战略管理发展战略核心竞争力资本运作企业并购？业务多元化？q组织管理企业改制？q市场营销营销战略销售管理？q人力资源管理绩效管理高层长期激励计划企业文化？q财务管理财务制度成本控制？q生产运作管理流程再造？q信息管理信息规化？All Rights Reserved by SinoTrac将整体划分为不同部分时，将整体划分为不同部分时，你必须保证划分后的各部分符合以下两个要求你必须保证划分后的各部分符合以下两个要求相互独立相互独立完全穷尽完全穷尽MECE原则原则All Rig

22、hts Reserved by SinoTrac50岁以上人男人女人30-50之间30岁以下20岁以上20岁以下已婚未婚50岁以上30-50之间30岁以下符合符合MECEMECE原则的结构顺序原则的结构顺序All Rights Reserved by SinoTrac重要性顺序重要性顺序1.1.创建适当创建适当分组分组2.2.识别不适当识别不适当的分组的分组All Rights Reserved by SinoTrac该公司存在该公司存在3000个问题个问题其中其中3个问题个问题其他其他2997个问题个问题创建适当分组创建适当分组 具有某具有某共同特征共同特征All Rights Reserv

23、ed by SinoTrac确定该组思想确定该组思想的几种主要类的几种主要类型型将同一类型的将同一类型的思想归为一类思想归为一类找出各类思想找出各类思想 之间的顺序之间的顺序对不适当的分组思想进行修改，一般先要归类，然后是排序对不适当的分组思想进行修改，一般先要归类，然后是排序识别不适当的分组识别不适当的分组All Rights Reserved by SinoTrac意意 见见问题种类问题种类1、提交报告的周期不恰当；、提交报告的周期不恰当；2、库存数据不可靠；、库存数据不可靠；3、获得库存数据的时间太迟；、获得库存数据的时间太迟；4、库存数据与销售数据不吻合；、库存数据与销售数据不吻合；5

24、、客户希望能改进报告的格式；、客户希望能改进报告的格式；6、客户希望除去无意义的数据；、客户希望除去无意义的数据；7、客户希望突出说明特殊情况；、客户希望突出说明特殊情况；8、客户希望减少手工计算。、客户希望减少手工计算。客户认为我们提交的报告不解决库存管理中的问题客户认为我们提交的报告不解决库存管理中的问题案例分析案例分析All Rights Reserved by SinoTrac演绎逻辑与归纳逻辑的应用演绎逻辑与归纳逻辑的应用l通常人们在思维时会更多地采用演绎推理的通常人们在思维时会更多地采用演绎推理的方法。方法。l归纳推理比演绎推理难得多，因为归纳推理归纳推理比演绎推理难得多，因为归纳

25、推理更需要创造性的思维。更需要创造性的思维。l在关键句层次应该尽量使用归纳推理，因为在关键句层次应该尽量使用归纳推理，因为归纳推理更容易被读者所理解。归纳推理更容易被读者所理解。All Rights Reserved by SinoTrac关于治理民意河水质污染问题的报告书关于治理民意河水质污染问题的报告书请画出此篇文章的演绎推理结构请画出此篇文章的演绎推理结构请将文章按照归纳推理的结构请将文章按照归纳推理的结构进行表达进行表达案例练习案例练习All Rights Reserved by SinoTrac第四部分：序言的讲故事结构第四部分：序言的讲故事结构n 序言的基本结构n 商业文章常见的序

26、言模式All Rights Reserved by SinoTrac 随着经济的发展和科技的进步，人群结构中的随着经济的发展和科技的进步，人群结构中的“老老龄化龄化”已经呈现明显的趋势。然而记者在调查中发已经呈现明显的趋势。然而记者在调查中发现，虽然老年人越来越多，然而他们在服装购买方现，虽然老年人越来越多，然而他们在服装购买方面却存在着各种各样的困难，在商场中很难找到老面却存在着各种各样的困难，在商场中很难找到老年人专柜，老年人也没有自己的年人专柜，老年人也没有自己的“名牌名牌”。如何如何满足老年人的服装购买需要，这一问题引起了嗅觉满足老年人的服装购买需要，这一问题引起了嗅觉敏捷的商家的注意

27、。敏捷的商家的注意。All Rights Reserved by SinoTrac 随着经济的发展和科技的进步，人群结构中的随着经济的发展和科技的进步，人群结构中的“老龄化老龄化”已经呈现明显的趋势。已经呈现明显的趋势。如何满足老年人的服装购买需要如何满足老年人的服装购买需要然而记者在调查中发现，虽然老年人越来越多，然而记者在调查中发现，虽然老年人越来越多，然而他们在服装购买方面却存在着各种各样的困然而他们在服装购买方面却存在着各种各样的困难，在商场中很难找到老年人专柜，老年人也没难，在商场中很难找到老年人专柜，老年人也没有自己的有自己的“名牌名牌”。这一问题引起了嗅觉敏捷的商家的注意。这一问

28、题引起了嗅觉敏捷的商家的注意。All Rights Reserved by SinoTrac序言标准结构及变化序言标准结构及变化All Rights Reserved by SinoTrac商业性文章序言部分常见模式商业性文章序言部分常见模式常见模式常见模式回答的疑问回答的疑问序言格式序言格式发号施令式我们应该做什么？我们应该如何做？S=你做XC=必须以Y方式进行Q=什么是Y方式寻求支持式我们是否应该这样做？S=我们遇到了一个问题C=我们的解决方案需要_美元经费Q=(我应该同意吗)解释方法式我们应该如何做？S=必须做XC=还未做好做X的准备Q=如何做好准备比较选择式我们应该做什么？S=我们希望做XC=我们有一些不同的做X的方案Q=哪一种方案最合理All Rights Reserved by SinoTrac序言的写法要点提示序言的写法要点提示一一二二三三序言是提示而不是告诉读者某些信息序言部分必须具备“情境、冲突、解决方案”三项要素序言部分的长度取决于读者和主题的需要All Rights Reserved by SinoTrac初学者注意事项初学者注意事项一二三四五一定先尝试自上而下法将情境作为序言部分的起点不要省略对序言部分的思考将历史背景放到序言部分序言部分要仅涉及到读者不会对其真实性提出怀疑的内容六如果可以选择，在关键句层次上更宜选择归纳法而不是演绎法