秘书实务第六章-差旅安排-PPT课件.ppt

1、第六章第六章 差旅安排差旅安排第一节 国内商务旅行的准备第二节 出国商务旅行的准备第三节 出国商务旅行的礼节一、需要了解的情况一、需要了解的情况当秘书得知近期上司要有商务旅行的当秘书得知近期上司要有商务旅行的信息以后，要了解下述内容：信息以后，要了解下述内容：（一）商务旅行的目的（一）商务旅行的目的 （二）地点（二）地点 （三）时间（三）时间 （四）人员安排（四）人员安排 （一）选择、预定交通工具（一）选择、预定交通工具根据上司的要求和工作的需要选择交通工具，可根据上司的要求和工作的需要选择交通工具，可以采用电话预定、上网预订等方法。以采用电话预定、上网预订等方法。1.1.预定车票预定车票 2

2、.2.预定飞机票预定飞机票 3.3.索要报销单据索要报销单据 4.4.明确接送工具明确接送工具给上司预定什么等级的旅馆和房间，首先要根据给上司预定什么等级的旅馆和房间，首先要根据公司的规定，然后还要照顾到上司的习惯。公司的规定，然后还要照顾到上司的习惯。1.1.预定途径预定途径可以通过旅行社、各旅游网、目的地的商会或当地与我方可以通过旅行社、各旅游网、目的地的商会或当地与我方有合作关系的公司预定。某些航空公司也有旅馆预订业务。有合作关系的公司预定。某些航空公司也有旅馆预订业务。2.2.预定方法预定方法告诉旅馆客人姓名、性别、到达和离开的时间，预定房间告诉旅馆客人姓名、性别、到达和离开的时间，预

3、定房间的类型、朝向以及其他要求。有时需要提前几个月预订的类型、朝向以及其他要求。有时需要提前几个月预订。（三）预支差旅费三）预支差旅费有些公司采取预支差旅费制度，秘书事先要写申请有些公司采取预支差旅费制度，秘书事先要写申请才能预支差旅费。支付差旅费可以采用现金、旅行才能预支差旅费。支付差旅费可以采用现金、旅行支票、信用卡等方式都可以。支票、信用卡等方式都可以。（四）准备资料和行装（四）准备资料和行装1.1.根据商务活动内容选择所需资料根据商务活动内容选择所需资料2.2.办公用品办公用品3.3.旅行资料旅行资料4.4.个人用品个人用品（五）制定商务旅行计划和日程表（五）制定商务旅行计划和日程表1

4、.1.商务旅行计划商务旅行计划商务旅行计划要比日程安排更全面，涉及的内容更多。秘书商务旅行计划要比日程安排更全面，涉及的内容更多。秘书应把计划复制三份，一份给上司及其家属，一份存档，一份应把计划复制三份，一份给上司及其家属，一份存档，一份留给自己留给自己。2.2.日程表日程表日程表不是出访者一方就能制定的，实际操作过程一般是双日程表不是出访者一方就能制定的，实际操作过程一般是双方先商议出访的时间、会谈的主要内容、考察的重点对象等方先商议出访的时间、会谈的主要内容、考察的重点对象等事宜，然后由接待方一方拟定日程表，发给出访一方，看是事宜，然后由接待方一方拟定日程表，发给出访一方，看是否需要增减，

5、经过出访方的认可，日程表才正式定下来。否需要增减，经过出访方的认可，日程表才正式定下来。商务旅行商务旅行计划示例计划示例日程表日程表示例示例第二节第二节 出国商务旅行的准备出国商务旅行的准备 一、出国手续一、出国手续当秘书得知上司要出国商务旅行时，除了了解基本当秘书得知上司要出国商务旅行时，除了了解基本情况、做与国内商务旅行一样的准备工作之外，还情况、做与国内商务旅行一样的准备工作之外，还要进行如下准备工作：要进行如下准备工作：（一）办理护照（一）办理护照 护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居住护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居住时，由本国发给的，证明该公民身份的合法证件

6、。凡出时，由本国发给的，证明该公民身份的合法证件。凡出国人员均应持有本国政府颁发的护照。国人员均应持有本国政府颁发的护照。1.1.撰写出国申请撰写出国申请2.2.办理护照手续办理护照手续（二）办理签证（二）办理签证要由出国人员本人亲自持护照、对方公司邀请信和其他要由出国人员本人亲自持护照、对方公司邀请信和其他申请签证的材料，到所去国驻我国大使馆或领事馆申办申请签证的材料，到所去国驻我国大使馆或领事馆申办签证；或是委托可靠的签证代办机构代办；也可以委托签证；或是委托可靠的签证代办机构代办；也可以委托发出邀请的公司在其所在国的有关部门办理。发出邀请的公司在其所在国的有关部门办理。（三）办理（三）办

7、理国际预防接种证书国际预防接种证书因为该证书是黄色封皮，所以俗称因为该证书是黄色封皮，所以俗称“黄皮书黄皮书”。它是世。它是世界卫生组织为了保障出入国境人员的身体健康、避免流界卫生组织为了保障出入国境人员的身体健康、避免流行病的传播而采取的卫生检疫措施。行病的传播而采取的卫生检疫措施。（四）办理出境登记卡（四）办理出境登记卡 办理完上述手续后，需携带出国人员的护照、签证、户口办理完上述手续后，需携带出国人员的护照、签证、户口本、身份证等证件办理临时出国登记手续。本、身份证等证件办理临时出国登记手续。（五）预定机票（五）预定机票可到国内各航空公司和可靠的售票代理点办理订票手续，也可到国内各航空公

8、司和可靠的售票代理点办理订票手续，也可到国外航空公司驻我国办事处订票。可到国外航空公司驻我国办事处订票。（六）办理保险（六）办理保险通过代理人由保险公司办理出国人员有关保险，以便在发生通过代理人由保险公司办理出国人员有关保险，以便在发生意外事故、疾病、行李丢失等问题时，把损失降到最少。还意外事故、疾病、行李丢失等问题时，把损失降到最少。还应购买航空意外保险，如果订票时没有此项内容，可在登机应购买航空意外保险，如果订票时没有此项内容，可在登机前到机场有关窗口办理。前到机场有关窗口办理。二、出入境手续二、出入境手续（一）边防检查（一）边防检查出入境者要填写出入境登记卡，卡片的内容有姓名、性别、国籍

9、、出入境者要填写出入境登记卡，卡片的内容有姓名、性别、国籍、护照种类和号码、有效期限等，还要交验护照和签证。护照种类和号码、有效期限等，还要交验护照和签证。（二）海关检查（二）海关检查海关有权检查出境者的行李物品，但不是对所有旅客的行李都一一海关有权检查出境者的行李物品，但不是对所有旅客的行李都一一检查。有的国家要求出入境者填写携带物品申报单。检查。有的国家要求出入境者填写携带物品申报单。（三）安全检查（三）安全检查自自“911”事件以来，各国都更加严格了安全检查制事件以来，各国都更加严格了安全检查制 度。登机旅度。登机旅客绝不可以携带武器、凶器、爆炸物、剧毒品等登机。客绝不可以携带武器、凶器

10、、爆炸物、剧毒品等登机。（四）检疫（四）检疫检疫就是交验黄皮书。对来自疫区的旅客，检查特别严格。对未进检疫就是交验黄皮书。对来自疫区的旅客，检查特别严格。对未进行必要接种的旅客，有时会采取强制隔离、强制接种等措施。行必要接种的旅客，有时会采取强制隔离、强制接种等措施。三、其他准备三、其他准备其他准备与在国内商务旅行的准备内容基本相同。其他准备与在国内商务旅行的准备内容基本相同。但需特别注意以下几点：但需特别注意以下几点：（一）掌握时差换算（一）掌握时差换算秘书要清楚各国之间的时差换算方法。国际上按经线把地球表面秘书要清楚各国之间的时差换算方法。国际上按经线把地球表面平分为平分为24时区。每一区

11、跨时区。每一区跨15度，叫做一个标准时区。度，叫做一个标准时区。飞机航班时刻表，一般注有两种时间，当地时间和标准时间。而飞机航班时刻表，一般注有两种时间，当地时间和标准时间。而机场标出的飞机起飞和降落的时间都是当地时间。机场标出的飞机起飞和降落的时间都是当地时间。（二）兑换外币（二）兑换外币要根据国家规定的数额兑换外币。如果能换一点零钱更好，因为要根据国家规定的数额兑换外币。如果能换一点零钱更好，因为到达目的地后有零钱会比较方便，比如在街上打电话、去洗手间、到达目的地后有零钱会比较方便，比如在街上打电话、去洗手间、乘坐公共汽车或地铁等。乘坐公共汽车或地铁等。商务活动不比送贵重礼品，国际商务活动

12、中准备一商务活动不比送贵重礼品，国际商务活动中准备一些有公司标志的小礼物和有地方特色的工艺品比较些有公司标志的小礼物和有地方特色的工艺品比较常见。常见。要对所有国家的文化、风俗、礼仪、基本国情有所要对所有国家的文化、风俗、礼仪、基本国情有所了解，使我们在国际交往中既不失尊严，又彬彬有了解，使我们在国际交往中既不失尊严，又彬彬有礼，不卑不亢，有泱泱大国之风。礼，不卑不亢，有泱泱大国之风。（五）准备资料和各种证件（五）准备资料和各种证件（六）准备行装（六）准备行装（七）制定用品行装一览表（七）制定用品行装一览表为了保证不落下重要的东西，秘书应该把应带的东为了保证不落下重要的东西，秘书应该把应带的东

13、西分类并列表打印出来，发给每个出国人员一份，西分类并列表打印出来，发给每个出国人员一份，自己留一份。自己留一份。国内商务旅行的准备国内商务旅行的准备视频连接视频连接 一、乘飞机的礼节一、乘飞机的礼节 （一）侯机时的礼节（一）侯机时的礼节不要和同伴大声谈笑。当座椅不够用时，不要让自不要和同伴大声谈笑。当座椅不够用时，不要让自己的行李占据座位。要把食品残余物、包装袋、看己的行李占据座位。要把食品残余物、包装袋、看过不要的报纸放进垃圾箱里。过不要的报纸放进垃圾箱里。（二）在飞机上的礼节（二）在飞机上的礼节（一）接待来访的客人（一）接待来访的客人在宾馆接待来访的客人，最好的地方是在大厅或咖在宾馆接待来

14、访的客人，最好的地方是在大厅或咖啡厅啡厅。（二）住宿礼节（二）住宿礼节（三）正确使用设备（三）正确使用设备（四）注意事项（四）注意事项三、公共场合的礼节三、公共场合的礼节（一）与他人保持适当距离（一）与他人保持适当距离在人口较少的国家，在公共场所，人与人保持的在人口较少的国家，在公共场所，人与人保持的距离经常在三米。距离经常在三米。（二）靠右行走（二）靠右行走（三）在一切公共场合都要保持安静（三）在一切公共场合都要保持安静 四、关于小费四、关于小费（一）正确认识小费（一）正确认识小费（二）具体付费情况（二）具体付费情况 在这一章里，我们介绍了进行国内、国际商务在这一章里，我们介绍了进行国内、国

15、际商务旅行的种种准备工作，以及国外旅行的一些礼节。旅行的种种准备工作，以及国外旅行的一些礼节。通过介绍，我们可以体会到，商务旅行的目的是否通过介绍，我们可以体会到，商务旅行的目的是否能顺利达到，上司的业务水平固然重要，秘书的准能顺利达到，上司的业务水平固然重要，秘书的准备工作也不可忽视。一个细节没有做好，可能就会备工作也不可忽视。一个细节没有做好，可能就会影响全局。做国际商务旅行的准备工作需要更多的影响全局。做国际商务旅行的准备工作需要更多的专业知识和清醒的头脑。学会做一些表格将能帮助专业知识和清醒的头脑。学会做一些表格将能帮助你理清纷繁的头绪，使工作有条不紊地进行。国外你理清纷繁的头绪，使工

16、作有条不紊地进行。国外旅行的礼节是不可不知的，没有这些常识，就做不旅行的礼节是不可不知的，没有这些常识，就做不了受人欢迎的客人。了受人欢迎的客人。v你认为国内商务旅行准备工作中最重要的是什么？你认为国内商务旅行准备工作中最重要的是什么？v秘书应怎样管理上司的行装？秘书应怎样管理上司的行装？v怎样让上司知道重要资料放于何处？怎样让上司知道重要资料放于何处？v在得知上司要做一次出国商务旅行时，秘书的首要在得知上司要做一次出国商务旅行时，秘书的首要工作是什么？工作是什么？v办理出国手续的程序是怎样的？办理出国手续的程序是怎样的？v可以穿着睡衣去前台吗？可以穿着睡衣去前台吗？课堂课堂练习题练习题v国内商务旅行需准备哪些资料？国内商务旅行需准备哪些资料？v国际商务旅行需要哪些证件？国际商务旅行需要哪些证件？v申请因公护照需要哪些材料？申请因公护照需要哪些材料？v办理签证需要哪些材料？办理签证需要哪些材料？v北京时间正午北京时间正午1212点是新加坡的几点？是美国点是新加坡的几点？是美国东部几点？是法国几点？东部几点？是法国几点？v在宾馆大厅接待客人礼貌吗？在宾馆大厅接待客人礼貌吗？为上司去巴黎进行贸易谈判的商务旅为上司去巴黎进行贸易谈判的商务旅行制定一份旅行计划表、一份日程表。行制定一份旅行计划表、一份日程表。