1、公文寫作講習主講人:高素卿日期:97年7月23日註:點選畫底線文字將展開wod檔之範例供參在寫主旨主旨時,應注意什麼?內容力求具體扼要敘述不分項不分項,一段完成,以說明行文目的與期望。1應空格而未空格的常見錯誤寫法?(1)請查照請請 查照查照。(2)請同意惠復請請 同意惠復同意惠復。(3)請惠示卓見請請 惠示卓見惠示卓見。(4)請 鑑核請請 鑒鑒核核。(5)請查照辦理見復請請 查照辦理見復查照辦理見復。(6)請查照會允請請 查照查照惠惠允允。(7)請 同意查照惠復請請 查照同意惠復查照同意惠復。2在行文教育部教育部時,文中所須注意之直接稱謂用語及結尾期望語各是什麼?1 1文中提到上級機關單位(
2、有隸屬關係之單 位)應用鈞部鈞部,鈞字前要空一格鈞字前要空一格,2 2而主旨段後之期望詞語要用以下方式來套 用:請 鑒核或請 鑒准惠復、敬請 鑒准核銷,敬請 鑒核示復3在說明說明段內應注意那些事項?(1)若說明段內沒有項目說明段內沒有項目可分,就不必起另外一行,直直 接從段名冒號後開始敘述。接從段名冒號後開始敘述。(2)說明段中,其分項內容過於繁雜如審查意見補充 說明、或含有表格型態時,則應編列為附件。(3)說明段內容可分幾項來說明,其順序順序應按照一、二、三(一)、(二)1、2、3(1)、(2)、(3)等等。其位置要隔行在明之隔行在明之 下方下方開始標示起,最多3至5項;宜摘述重點,不宜長篇
3、大論。4應如何表示有隸屬關係有隸屬關係之上、下行機關之直接稱謂直接稱謂用語?(1)上級對下級稱貴上級對下級稱貴,例如:貴部(財 政部、經濟部.),貴校。(2)下級對上級稱鈞下級對上級稱鈞,例如:鈞部(教 育部),鈞院(行政院)(3)自稱本。5要如何表示無隸屬關係無隸屬關係之上、平行機關之直接稱謂語?(1)對上級機關稱大對上級機關稱大,如大部(銓敘 部)、大院(立法院)(2)對平行機關稱貴對平行機關稱貴,如貴部、貴會 (行政院青年輔導委員會)(3)自稱本。6在擬稿時,如遇貴鈞台端等字其位置應如何擺放?(一)貴字如在一行中間一行中間,應空一格空一格。(二)貴字如出現在一行之首一行之首,則不必空格不
4、必空格。(三)貴字如出現在標點符號之後標點符號之後也不用空不用空 格格。(四)上述原則鈞與台端等尊稱均適用。7 公文中經常出現的統一用字公文中為能順利發出電子公文,一些少見字、古字、符號等應避免使用。如:詧、&8數字使用規則數字使用規則:以以阿拉伯數字阿拉伯數字來書寫之來書寫之狀況一狀況一(一)日期、時間日期、時間:95年度、21世紀、延後3週辦理(二)序數序數:第2會議室、第6會期、第1階段、第1優先(三)發文字號、編號發文字號、編號:校人字第097001230、附件1(四)計量單位、統計數據計量單位、統計數據(百分比、金額、人數、比數等):80%、3,951萬2,456元、60人、1:3
5、(五)地址地址、電話電話(六)法規內容之引述或摘述法規內容之引述或摘述:依依某某施行細則第1515條 規定辦理。9數字使用規則數字使用規則:以以阿拉伯數字阿拉伯數字來書寫之來書寫之狀況二狀況二(七)錢幣全名新臺幣、金額金額應以阿拉伯數字寫法,要注意最後一定要加上元字。如:要注意最後一定要加上元字。如:新臺幣新臺幣 6 6億億3,9443,944萬萬2,7892,789元元。(八)9595年度年度提昇精密手術發展計畫(九)文中提及支票壹紙、領據參紙等一 律改由阿拉伯數字表達。如:支票支票1 1紙,領紙,領 據據3 3紙紙。10數字使用規則數字使用規則:以以中文數字中文數字來書寫之狀來書寫之狀況一
6、況一(一)凡屬描述性用語描述性用語。一次補助;一次退休金;三大討論主題;前一年;一分子;第三部門;公正第三人;國小三年級;會計系二年級;第二專長;每一位同仁;一套規範。11數字使用規則數字使用規則:以以中文數字中文數字來書寫之狀來書寫之狀況二況二(二)慣用語慣用語(如星期、比例、概數、約數星期、比例、概數、約數):如:7月21日(一)7 7月月2121日日(星期一或週一星期一或週一)正月初五;三軍部隊;三讀通過;約三、四天;二三百架次;幾千萬分之一;七千餘人;二百多人;12數字使用規則數字使用規則:以以中文數字中文數字來書寫之狀來書寫之狀況三況三(三)法規制定、修正及廢止案之法制作業公文法規制
7、定、修正及廢止案之法制作業公文 書書:修正事務管理手冊財產管理 第五十點,並自公文發布日生效。前述條文有關法規之作業時,其內容數字部分就 不宜更動。(四)專有名詞專有名詞:三國演義、恩史瓦第三世、五南書局13 正、副本受文者(行文單位)的寫法?(一)(一)校外機關應寫全銜校外機關應寫全銜。如:國科會行政院國家科學委員會行政院國家科學委員會 行政院農委會防疫局行政院農業委員會行政院農業委員會 動物植物防疫檢疫局動物植物防疫檢疫局 衛生署疾管局行政院衛生署疾病管制局行政院衛生署疾病管制局 環保署行政院環境保護署行政院環境保護署(二)中央機關先寫中央機關先寫,地方機關其次地方機關其次,個人再次之個人
8、再次之。如:內政部、臺北市政府工業局、王吉利博士14正、副本受文者(行文單位)的寫法?(二)(三)校內單位列最後校內單位列最後,但應稱本校本校,不用再寫全 銜;而第1個校內單位必定要寫本校二字,以後單位可不再寫本校。如:國立臺灣大學管理學院、國立臺灣大學公共 衛生學系本校管理學院、公共衛生學系(四)副本不能排列副本不能排列123123 副本:1出納組 2外文系 3語文中心 副本:本校出納組、外文系、語文中心15正、副本受文者(行文單位)的寫法?(三)(五)行文正本給教育部、副本教育部高教司或教 育部顧問室等,此種寫法會造成一案多文,將造成受文機關內部分文時間拖延與資源浪費。舉例:正本:教育部
9、副本:教育部高教司、教育部文教處 正本:教育部正本:教育部16承辦人員辦稿時,處理附件應注意之事項?(一)附件請檢點清楚,隨稿附送。(二)附件有2種以上時,請分別標以附件1、附件2、(三)附件如係隨文附送,辦稿時要用檢送檢附 等字樣。(四)如有附件,得在文內敘述附件名稱及份數。(五)來文過長無法摘敘時,應列為附件。(六)附件以正本為限附件以正本為限,副本機關或單位如需附件,應在 副本項內之機關或單位名稱右側註明(含附件)17附件的表示法(一)如主旨、如說明、如說明一。(二)直接註明附件名稱及數量註明附件名稱及數量。(三)附件如不及或不能隨稿附送時,請註 明發文時附件請洽承辦人洽取字樣。(四)有時間性之公文,其附件不及隨文送出 者,請註明文先發,附件另送,並 與發文單位聯繫,洽知發文號碼,備於 補送附件時註明。附件另寄亦類此。(五)無無 18
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