公文的制发和收文-课件.ppt

1、公文的制发和收文公文的制发和收文一、公文的制发程序一、公文的制发程序公文的制发又叫发文办理。公文的制发又叫发文办理。主要有草拟、审核、签发、复核、主要有草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。誊印、用印、登记、分发等程序。（一）（一）交拟交拟 领导将撰写公文的任务交给领导将撰写公文的任务交给相关撰写人员。相关撰写人员。（二）拟稿（二）拟稿 公文的公文的“拟稿拟稿”，就是起草文件，就是起草文件，也称也称“撰稿撰稿”。拟稿一般应掌握下列基本要求：拟稿一般应掌握下列基本要求：一是重要的文件应由领导人亲自一是重要的文件应由领导人亲自撰写，一般日常文件则由秘书部门或撰写，一般日常文件则由秘

2、书部门或业务部门拟稿，通常是业务部门拟稿，通常是“谁主管，谁谁主管，谁拟稿拟稿”。二是拟稿的总要求就是毛泽东在二是拟稿的总要求就是毛泽东在工作方法六十条工作方法六十条中指出的：中指出的：“文文章和文件都应当具有这样三种性质：章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性、鲜明性、生动性。”（三）核稿（三）核稿 核稿，主要审核下列七个方面：核稿，主要审核下列七个方面：1是否需要制发文件。是否需要制发文件。2是否符合国家法制要求。是否符合国家法制要求。3是否体现了党和国家的方针、政策是否体现了党和国家的方针、政策和机关领导的要求，有无矛盾抵触之处。和机关领导的要求，有无矛盾抵触之处

3、。4措施是否妥当，办法是否行之有效。措施是否妥当，办法是否行之有效。5结论是否正确，论理是否符合逻辑。结论是否正确，论理是否符合逻辑。6结构是否合理，语言是否符合语法结构是否合理，语言是否符合语法和公文的特点。和公文的特点。7公文的体式是否合体，特别是行文公文的体式是否合体，特别是行文格式是否符合党和国家的有关规定。格式是否符合党和国家的有关规定。（四）把口（四）把口 “把口把口”是指对公文文稿进行把是指对公文文稿进行把关。关。“把口把口”是由办公室主任（或秘是由办公室主任（或秘书人员）对机关各职能部门拟写的以书人员）对机关各职能部门拟写的以机关名义外发文件的文稿，从政策、机关名义外发文件的文

4、稿，从政策、措施、手续及体式、文字、提法等方措施、手续及体式、文字、提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在商得拟稿单位同意或问题的文稿，在商得拟稿单位同意或者请示领导以后可以根据情况采取退、者请示领导以后可以根据情况采取退、补、改三种办法加以处理。补、改三种办法加以处理。（五）签发（五）签发 “签发签发”是文件定稿的最后一个是文件定稿的最后一个关键环节。文件经过领导人签发即成关键环节。文件经过领导人签发即成定稿，产生效力。定稿，产生效力。会议讨论通过的文稿，可以由办会议讨论通过的文稿，可以由办公部门负责人签注什么时间、什么会公部门负责人签注什么时

5、间、什么会议通过的，代为签发；议通过的，代为签发；涉及整个单位带有全局性的文件，涉及整个单位带有全局性的文件，应由主管负责人或者授权主持日常工应由主管负责人或者授权主持日常工作的副职领导人签发；作的副职领导人签发；在党政机关，对某些重要的工作，在党政机关，对某些重要的工作，常常由几个负责人共同签署同意，最后，常常由几个负责人共同签署同意，最后，由主要负责人（如由主要负责人（如“书记书记”）签发。）签发。有的文件要核签和加签，即属于以有的文件要核签和加签，即属于以某一部门（如市科委、市城建工委等）某一部门（如市科委、市城建工委等）名义制发文件，由于文件涉及的问题比名义制发文件，由于文件涉及的问题

6、比较重要，为慎重起见，部门负责人签批较重要，为慎重起见，部门负责人签批后再经上一级（如市委、市政府）分管后再经上一级（如市委、市政府）分管负责同志核签和加签后再打印发出。负责同志核签和加签后再打印发出。签发文件人应写上自己的姓名，不签发文件人应写上自己的姓名，不能只写姓而不注名，并应注明签发的时能只写姓而不注名，并应注明签发的时间，以示负责，便于查考。被主要负责间，以示负责，便于查考。被主要负责同志授权代行签发的文件，应在签发人同志授权代行签发的文件，应在签发人姓名右侧注明姓名右侧注明“代代”字。字。（六）印制（六）印制 文件经领导人签发后即送交印制部文件经领导人签发后即送交印制部门印制，进入

7、制发阶段。门印制，进入制发阶段。通过缮印、校对，才能成为正式文通过缮印、校对，才能成为正式文件。文稿送印前要注明缓急和密级标记，件。文稿送印前要注明缓急和密级标记，确定印制份数，编好发文字号，以便一确定印制份数，编好发文字号，以便一并缮印。并缮印。缮印和校对工作，是文书处理工作缮印和校对工作，是文书处理工作的重要组成部分。这些工作做得好坏，的重要组成部分。这些工作做得好坏，直接关系到文件的处理速度和准确性。直接关系到文件的处理速度和准确性。在具体印校时要求做到：在具体印校时要求做到：文件印制好以后，一般还需盖上文件印制好以后，一般还需盖上机关印章，这是代表机关的标记。加机关印章，这是代表机关的

8、标记。加盖印章的文件才能生效，这是我国长盖印章的文件才能生效，这是我国长期以来的传统习惯。期以来的传统习惯。党的机关在颁布一些普发性的文党的机关在颁布一些普发性的文件时，由于是在指定地点印制的，一件时，由于是在指定地点印制的，一般都不盖章；般都不盖章；而政府机关发出的公文一般都要而政府机关发出的公文一般都要盖章；盖章；按一定规格铅印的文件，在印刷按一定规格铅印的文件，在印刷时即加套机关印章；时即加套机关印章；外交文件多数只签字不盖章。外交文件多数只签字不盖章。（七）封发（七）封发 1发文登记。发文登记。发文主要是向外发出，有些亦要发文主要是向外发出，有些亦要同时发给机关领导同志和各直属部门。同

9、时发给机关领导同志和各直属部门。一切发出的文件，均需经严格的登记。一切发出的文件，均需经严格的登记。登记的形式，主要用簿册式，登登记的形式，主要用簿册式，登记的项目主要有：顺序号、发文日期、记的项目主要有：顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、签发人、归卷日期、份数、发往机关、签发人、归卷日期、归入卷号、备注等。归入卷号、备注等。登记后便可装封发送受文单位。登记后便可装封发送受文单位。2封发。封发。除除“亲启亲启”件以外，一般要写受文的机件以外，一般要写受文的机关或办公室收，以便对方及时处理。关或办公室收，以便对方及时处理。受文机关的

10、地点、名称要写准确、清楚；受文机关的地点、名称要写准确、清楚；如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套上加盖密件戳、明的，须分别注明，并在封套上加盖密件戳、急件戳，写明亲启。急件戳，写明亲启。凡是应当收回的文件，要注明收回日期，凡是应当收回的文件，要注明收回日期，按期收回。按期收回。需要回执的文件，应预先在封套背面贴需要回执的文件，应预先在封套背面贴上回执单，注明发文编号。上回执单，注明发文编号。（八）归档（八）归档 公文加盖公章后即为正本。凡本公文加盖公章后即为正本。凡本机关主办制发的公文，形成正本之后，机关主办制发的公文，形成正

11、本之后，都要留出一式二至三份，连同原稿一都要留出一式二至三份，连同原稿一起归卷（原稿也应加盖公章，公章一起归卷（原稿也应加盖公章，公章一般盖在拟稿纸的制发机关名称处）。般盖在拟稿纸的制发机关名称处）。从拟稿形成文件至归档，是制发从拟稿形成文件至归档，是制发全过程，任何一个环节上稍有疏忽都全过程，任何一个环节上稍有疏忽都会造成不良后果。为体现负责精神，会造成不良后果。为体现负责精神，在文件的末尾最下端还可分别注明撰在文件的末尾最下端还可分别注明撰稿、校对、打字等人员的姓名。稿、校对、打字等人员的姓名。国务院发布的国务院发布的国家行政机关公国家行政机关公文处理办法文处理办法第三十八条、第五十二第三

12、十八条、第五十二条规定：条规定：“个人不得保存应当归档的个人不得保存应当归档的公文公文”、“工作人员调离工作岗位时，工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退关规定移交、清退”。中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例第三十二条、第三十三条都十分严格第三十二条、第三十三条都十分严格地作出了规定：地作出了规定：“工作人员调离工作工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、使用的公文岗位时，应将本人保管、使用的公文按照有关规定移交、清退按照有关规定移交、清退”、“个人个人不得保存应当归档的公文不得保存应当归档的公文”。二、公文的收

13、文处理二、公文的收文处理（一）收文处理（一）收文处理 1、签收、签收 2、登记、登记 3、分发、分发（二）收文的办理（二）收文的办理 1、拟办、拟办 即由综合办公部门或业务部门负即由综合办公部门或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建议性意见，供有关领导者办理提出建议性意见，供有关领导者批办时参考的活动。批办时参考的活动。2、批办、批办 即由组织的领导人或部门负即由组织的领导人或部门负责人对公文办理提出批示意见的责人对公文办理提出批示意见的决策性活动。决策性活动。批办工作具有权威性。批办工作具有权威性。3、承办、承办 承办是公文处理工作的中心环节和

14、核承办是公文处理工作的中心环节和核心部分，直接关系发文的质量和文书处理的心部分，直接关系发文的质量和文书处理的效率。效率。（1）承办的工作范围）承办的工作范围 针对上级组织对本单位的指示，有的需针对上级组织对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；上级领导交代的事项或需要办复的公文；上级领导交代的事项或需要办复的公文；来自下级组织的请示及重要的报告；来自下级组织的请示及重要的报告；平行单位或其他不相隶属单位要求协作平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等；的函电、合同等；人大代表的建议、议案和政协委员的提人大代表的建议、议案和政协委员

15、的提案。案。（2）承办的方式）承办的方式 领导明确批示要本单位综合办公室（秘书部门）自办的公文，由办公室（秘书部门）直接承担办理。领导批示不再办理的公文，由秘书注明办结情况，作为办毕文书处置。需要转交有关部门办理的公文，要及时登记转出，即转办。4、催办、催办 即根据承办时限和内容要求对部即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动。催办是文书处理程序防积压的活动。催办是文书处理程序中具有监督、反馈功能的环节。中具有监督、反馈功能的环节。5、注办注办 即承办人在公文办理完毕之后，即承办人在公文办理完毕之后，简要签注承办经过和结果以备查考的简要签注承办经过和结果以备查考的活动。注办标志着收文办理过程结束。活动。注办标志着收文办理过程结束。注办后，该收文应归入办毕文书。注办后，该收文应归入办毕文书。