办公室文秘培训.ppt

1、办公室文秘岗位技能培训教程第1页，共37页。第一章 办公室文秘概述o第一节 文秘的角色第2页，共37页。办公室是访客最先到达和最后达到的地方，给人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。如果文秘部门环境优雅、关系融洽，文秘人员态度友好、办事认真，就会给访客留下良好的印象，进而增进与本单位的业务往来。第3页，共37页。一、文秘人员的特点o1、塑造良好的角色形象，依法办事。o2、有清醒的配角意识。o3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此作为自己的角色追求。o4、要尽力使自己的行为跟文秘角色相称。第4页，共37页。二、文秘工作的特性o1、文秘工作的中介性 办公室处于领导与职能部门、职能部门与职能部门

2、、上级单位与下属单位的之间，有着承上启下、联系左右、连结内外的作用。第5页，共37页。o2、文秘工作的政策性和综合性 *办公室必须认真贯彻执行公司政策。*办公室必须了解方方面面的情况，研究问题，向领导汇报，并提供意见。各职能部门管不到的问题，难以归口的问题，办公室都要管起来。这是文秘工作综合性的表现。第6页，共37页。o3、文秘工作的辅助性和服务性 *文秘工作人员在处理任何问题时，都要以领导意见为根据，而不能代替领导做决定，可以提出意见、建议以至方案，但只有被领导采纳并成为决定后，才能贯彻执行。*文秘工作的出发点和归宿点都是为领导者的领导活动服务，以提高领导活动的效率和质量。与此同时，文秘工作

3、也为各职能部门服务。第7页，共37页。o4、文秘工作的机要性和潜隐性 *文秘紧靠领导，接触领导的机会最好，经常参与研究各种机密问题，负责机密文件的起草和保管，所以文秘人员要严守保密规定、纪律。*文秘工作的潜隐性体现在：（1）文秘不能显示自己的劳动成果；（2）文秘人员不得对外表现自己。第8页，共37页。o5、文秘工作与处理信息 *文秘工作的基本职能在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。*文秘要善于在日常的阅读文件中发现新精神、新动向、新政策、新经验，即发现文件的“新鲜信息”。*对信息的深刻理解、综合处理及合理利用是文秘工作的基本职能。第9页，共37页。第二节 文秘与领导的关系o文秘与领导的

4、本质关系是组织关系和工作关系；文秘是领导者的直接助手和参谋。第10页，共37页。o一、文秘与领导的特别关系 1、就政治本色而言，文秘与领导是同志关系。2、就精神道德方面而言，文秘与领导是诤友关系。第11页，共37页。o二、文秘是领导的时间安排者 文秘要为领导安排一天、一周乃至一个阶段参加重大活动的时间表。文秘要为领导事先安排好时间，可保证领导活动有节奏、高效率，也使领导有适当的休息时间。第12页，共37页。o三、文秘对领导起辅助作用 1、精力辅助。如提供经过处理的信息、撰写文稿、挡驾等；2、智力辅助。如在制定决策过程中参与论证，在执行决策过程中跟踪调查和及时反馈，平时为领导提供咨询等；3、心理

5、辅助。第13页，共37页。第三节 文秘的职责o文秘的主要职能有；辅助决策，沟通信息，协调关系，保守秘密，办文办会和管理事务等。第14页，共37页。o一、辅助决策职责 二、协调关系职责 三、处理事务职责 四、组织会议职责 五、撰写文稿职责 六、管理文书职责 七、保守机密职责 八、信访工作职责 九、督促检查职责第15页，共37页。第四节 文秘人员必备素质o一、政治和道德素质要求 良好的政治素质，高尚的道德风貌，是文秘素质的首要内容。政治素质，是指政治方向、政治立场、政治品德和思想作风的总和；道德素质是文秘人员在从事自己的职业中应遵循的道德，包括职业所要求的道德观念、情操、品质等。第16页，共37页

6、。o1、坚定正确的政治方向 办公室文秘人员必须坚持社会主义政治方向，时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事、政治，认真学习、深刻理解党和政府的重大决策，并尽可能通过对时事政治的研究，预测未来发展的趋势，主动做好工作。第17页，共37页。o2、敏捷高效的工作作风 办公室文秘人员必须具有强烈的时间观念和效益观念，养成雷厉风行的工作作风。遇事反应敏捷，办事干净利落，抓紧时间，讲求效率。同时，高效必须优质，从辅助决策到办理事务，从理性分析到见诸文字，都要周密细致，各种数据一定要仔细核实，避免出错。第18页，共37页。o3、忠诚可信的个人品行 忠诚是做人的根本之道，也是办公室文秘人员的必备品质。细心

7、周到、认真负责地为领导服务，为其他职能部门服务，决不当面一套，背后一套，或者把为领导服务作为捞取私利的筹码。第19页，共37页。o4、恪守机密的职业道德 办公室文秘人员从工作、资料、电话、会议、谈话中，知道很多重要的情报，必须慎之又慎，在日常工作中坚持做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说、不该做的不做，养成保守机密的好习惯。第20页，共37页。o二、知识素质要求 文秘工作的广泛性和综合性，科学技术的不断发展和商务管理的复杂性，要求办公室文秘人员必须具备广博的知识，不仅要有良好的文化素质，而且必须建立适应形势发展需要的知识结构。第21页，共37页。o1、扎实的基础知识 基础知识是指在办公

8、室文秘人员知识结构中起基础性作用的知识。一般来说，文秘人员应具有中等水平的文、史、地、哲、数、理、化、生物等方面的基本知识。第22页，共37页。o2、必要的相关知识 相关知识是指与办公室文秘工作有密切联系的知识。这部分知识有助于办公室文秘人员整体素质的提高，也有助于办公室文秘人员更有效地开展工作。*经济学知识 *法学知识 *心理学知识 *公共学知识第23页，共37页。o3、精深的专业知识 办公室文秘人员的专业知识，主要包括档案学、应用写作、调查研究、会务工作、信访工作、机要保密、组织协调，以及现代办公等方面的知识。第24页，共37页。o三、能力素质要求 办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优秀

9、的品质修养、合理的知识结构，而且还要具备过硬的实际能力。办公室文秘人员的能力，一般分为基础能力和专业能力。基础能力包括观察力、记忆力、注意力、想象力、思维力等，这是办公室文秘人员从事秘书活动所需要的基本能力，也是从事其他工作的人员都应具备的能力。第25页，共37页。o1、写作能力 指应用写作能力，即要能写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、符合公文格式的各类应用性文件。写好应用文，就应熟悉其程式，对应用文语体有透彻的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。另外，办公室文秘应当写得一手好字，虽然不一定要成为书法家，但一定要把字写得正确、端正、匀称，给人以实用美感。第26页，共37页

10、。o2、说话能力 即口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。办公室文秘经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作，能说会道是办公室文秘人员的一个起码要求。口齿清晰、条理分明、不紧不慢、不卑不亢、言词文雅、简练生动，则是办公室文秘人员说话的基本要求。第27页，共37页。o3、阅读能力 阅读能力是表达能力的基础，也是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，才能获得知识和有价值的信息，才能有效地办理公文和处理事务。对于办公室文秘来说，阅读一是要准确，即能准确地把握文章的整体结构及中心思想，并能用自己的语言进行概括；二要快速，办公室文秘每天有大量的材料阅读，因此必须提高阅读效率。第28

11、页，共37页。o四、心理素质要求 1、动机 要成为一个合格的秘书，就应该培养和确立为民族振兴、为国富民强，同时实现个人价值、追求个人幸福的正确动机。有了崇高的追求目标和正确的行为动机，就能够不计个人名利得失，不畏工作艰难险阻，就会产生巨大而持久的工作动力。第29页，共37页。o2、兴趣 兴趣能引起人们持久而稳定的注意，使感知清晰，启发思维和想象，产生愉快的情绪。良好的兴趣，可以使人眼界开阔，热爱本职工作，不断追求新的知识，丰富其精神世界。第30页，共37页。o办公室文秘只有真正培养起对本职工作的兴趣，才能自觉克服工作中的各种困难，克服某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌倦心理。对事务性的工作

12、具有持续而稳定的兴趣，是一个优秀文秘人员应具有的心理品质。同时，文秘活动涉及面广，除了本专业的兴趣外，还要培养外围兴趣，如音乐、绘画、书法、摄影、旅游等，以丰富知识、陶冶性情、提高素养。第31页，共37页。o3、意志 办公室文秘在培养自己的意志品质时要注意以下几个方面：1）、自觉 要有远大的理想和信念，勇于进取，既不盲目陶醉，也不嫌工作琐细。2）、果断 遇事要能准确估计情况，当机立断，果敢行动，采取坚决措施，处理复杂、紧急情况。第32页，共37页。o3）、自制 每做一件事都必须认真审慎，在任何情况下都能控制自己的情感、欲望，节制行动，约束言论，避免冲动急燥。o4）、坚韧 工作中要有为实现目标而

13、不怕困难、锲而不舍、百折不挠的精神，避免一遇困难即改弦更张，也不能时冷时热，时紧时松。第33页，共37页。o4、意识 办公室文秘要加强以下几种意识：1）、创新意识，善于接受新事物，捕捉新信息，研究新问题，在工作职权范围内，大胆发挥主观能动性；2）、参与意识，把工作重点放在为领导服务上，想领导之所想，急单位之所急，当好参谋和助手；第34页，共37页。o3）、竞争意识，将竞争机制引入文秘工作中，不断增强时间观念、效益观念，争取工作的主动性、超前性。o4）、经济意识，把工作的出发点和立脚点放在改善经营管理和提高经济效益上。第35页，共37页。o5、性格 办公室文秘性格有多方面良好的特征，如乐观热情而不轻佻，敏捷灵活而不冒失，稳健从容而不矜持，坚毅执着而不固执，风趣幽默而不刻薄，自制自律而不拘谨。第36页，共37页。演讲完毕，谢谢观看！第37页，共37页。