XX单位职工WPS办公软件培训课件(PPT 126页).pptx

1、WPS Office 办公软件（个人版）XX单位XXX第1页，共126页。选择wps的理由：1、不输于微软office的强大功能，操作简单；2、正版、个人版永久免费；3、兼容微软office2003和2007文件格式；4、安装文件包小，繁琐的插件少，硬盘占用量少；前言2安全风险安全风险侵犯著作权无售后服务不良社会风气第2页，共126页。一一培训目标培训目标二二WPS OfficeWPS Office简介简介1.1.与与MS OfficeMS Office的版本对比的版本对比2.2.文件的格式及建立方式文件的格式及建立方式三三WPSWPS实用功能与技巧实用功能与技巧1.1.WPSWPS之之W W

2、文字：功能介绍与在工作中的实际运用文字：功能介绍与在工作中的实际运用2.2.WPSWPS之之S S表格：功能介绍与在工作中的实际运用表格：功能介绍与在工作中的实际运用3.3.WPSWPS之之P P幻灯：演示简介幻灯：演示简介一一W WP PS S之之S S表表格格功功能能介介绍绍等等3第3页，共126页。一、培训目标一、培训目标熟悉熟悉WPS OfficeWPS Office的界面和功能的界面和功能提高日常办公效率提高日常办公效率解决日常工作中一些常见的解决日常工作中一些常见的WPSWPS应用问题应用问题4第4页，共126页。二、WPS Office简介 1.与MS Office对比5WPSW

3、PS文字文字WPSWPS演示演示WPSWPS表格表格WordWordPowerpointPowerpointExcelExcel2、文件格式的兼容性n双向兼容、历史数据无缝转换n三大组件对应关系第5页，共126页。软件格式软件格式功能功能WPS Office文件格式文件格式MS Office文件格式文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ett（也包含微软格式）Excel表格文件*.xlsExcel表格文件*.xlsxExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wpt（也包含微软格式）Word文字文件*.docWord文字文件*.docxW

4、ord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dpt（也包含微软格式）PowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示文件*.pptxPowerPoint演示模板文件*.pot2.2.文件的格式及建立方式文件的格式及建立方式6第6页，共126页。office 2003和office 2007的格式存在兼容性问题，要解决这个问题，只需要打开现有文件，进行另存为即可解决。例如：03格式不兼容07格式，这时就可以将03格式另存为07格式，再打开使用。07格式无法用03的软件打开，但是03格式可以在07的软件中打开。wps则不存在这个格式兼容的情况。7第7

5、页，共126页。细节上的差异n点击相应对象，突出显示该对象设置区域office2003office2007WPS20168第8页，共126页。文件管理-定时备份n自动调整备份时间间隔n工具-选项-常规和保存9第9页，共126页。文件管理-临时备份位置n工具-备份与恢复n备份管理n数据恢复（自选，需安装数据恢复软件）10备份功能自动生成的临时文件，在文档完成后可以直接删除。第10页，共126页。WPS全面支持生成PDFn快速的创建文档及文档间切换、移动变的更方便大大提高办公效率11第11页，共126页。WPS全面支持生成PDFn在转化为PDF的过程中可实现基于密码的文件权限管理，并且可与Adob

6、e Reader等PDF阅读软件实现兼容12第12页，共126页。WW文字WPSWPS13第13页，共126页。wps 文字的窗口界面文字的窗口界面标题栏标题栏常用工具栏常用工具栏菜单栏菜单栏标尺标尺滚动条滚动条文本区文本区视图切换视图切换状态栏状态栏显示比例显示比例14第14页，共126页。常用工具栏删除线删除线着重符号着重符号上、下标上、下标拼音指南拼音指南更改大小写更改大小写带圈字符带圈字符字符边框字符边框突出显示突出显示对齐方式对齐方式项目符号项目符号缩进量缩进量15第15页，共126页。新建文档新建文档常用工具栏常用工具栏/新建按钮新建按钮右键右键/新建新建/word/word文档文

7、档文件文件/新建（可以使用模板）新建（可以使用模板）快捷方式：Ctrl+N16第16页，共126页。回到上次编辑的位置文字可以在退出（意外退出）的时候保留当前编辑的位置（类似书签）保存文档保存文档u点击保存按钮点击保存按钮u设置打开文件密码：设置打开文件密码：文件文件/另存为，另存为，u工具工具/加密选项加密选项17该功能对于正在写文字材料时候突然停电很有帮助。第17页，共126页。检查拼写和语法检查拼写和语法设置拼写检查：工具/拼音检查/使用拼写检查：选中文本，工具/拼写检查（用于个别写不全的单词）审阅/拼音检查选定错误字符，点击右键选择拼写检查。提示：此处还有繁简转换功能，翻译功能等18第

8、18页，共126页。支持查找、替换特定格式的文档n快捷键Ctrl+F,点击图标n可以按照格式查找，替换n查找文档中红色加粗的文字内容；替换文档中底纹的文字内容19第19页，共126页。该功能是查找文档中带有字体格式的“文字”20第20页，共126页。设置字间距例如：要设置字距，那么我们只需要选择前面5个字，最后一个字可以不选，然后设置如红线勾划出来的部分。字间距根据实际文档内容进行调整，也可以用空格，但是空格调整的距离不一定准确21注：这里还有个更简单的设置方法，见后面格式设置第21页，共126页。文档结构图浏览长文档n支持快速跳转长文档（在没有目录的时候相当于目录作用）n注意:满足以下任一条

9、件：1.文档内设定有目录2.需要对文档设置统一的标题样式22第22页，共126页。文档排版好帮手n快速删除空行n段首快速缩进2字符n智能整理文档n更多开始工具栏-文字工具23第23页，共126页。段落设置行距行距：用于控制每行之间的间距：用于控制每行之间的间距间距间距：用于控制段落之间的最大间距：用于控制段落之间的最大间距最小值最小值：默认值为默认值为12磅磅 能自动调整高度容纳较大的字体能自动调整高度容纳较大的字体 同一行内字体大小不 一样的情况固定值固定值：不能自动调整文本高度不能自动调整文本高度24第24页，共126页。使用标尺功能使用标尺功能:（示例见后图）（示例见后图）首行缩进首行缩

10、进右缩进右缩进左缩进左缩进悬挂缩进悬挂缩进左边距左边距示例图纸张方向：纸张方向：多页模式视图：（示例见后图）多页模式视图：（示例见后图）25第25页，共126页。悬挂缩进悬挂缩进首行首行缩进缩进右缩右缩进进左缩进左缩进26第26页，共126页。分页显示示例：除了选择多页模式浏览我们也可以通过收缩比例来实现。48%比例对应现在的三页浏览模式。27第27页，共126页。格式工具栏格式工具栏两端两端对齐对齐中间中间对齐对齐右右对对齐齐分散对分散对齐齐行行间间距距左对左对齐齐28设置字间距的快速方法第28页，共126页。长文档多级编号n正确选择多级编号n修改标题样式n新增标题样式29第29页，共126

11、页。添加项目符号和编号添加项目符号和编号选定要添加项目符号的内容；选定要添加项目符号的内容；选择：格式选择：格式/项目符号或编号；项目符号或编号；选择一种编号或项目符号；选择一种编号或项目符号；单击单击，添加完成。，添加完成。30第30页，共126页。单击单击/，打开，打开“项目符号和编号项目符号和编号”对话框对话框 选择一个要被替换的选择一个要被替换的“项目符号项目符号”或或“编号编号”，单击，单击“自定义自定义”按鈕按鈕选择一个要使用的选择一个要使用的“项目符号项目符号”或或“编号编号”单击单击“确定确定”自定义项目符号和编号自定义项目符号和编号31第31页，共126页。边框和底纹边框和底

12、纹32第32页，共126页。1 1、段落边框（格式、段落边框（格式/边框和底纹）边框和底纹）格式格式/边框和底纹边框和底纹选择选择“边框边框”选项卡选项卡添加边框和底纹后的效果示例：33第33页，共126页。格式格式/边框和底纹边框和底纹 或者在工具栏点击选择或者在工具栏点击选择选择选择“底纹底纹”选项卡选项卡2 2、段落底纹（底纹）、段落底纹（底纹）工具栏点击位置：工具栏点击位置：34第34页，共126页。格式格式/边框和底纹边框和底纹选择选择“页面边框页面边框”选项卡选项卡3 3、页面边框（页面边框）、页面边框（页面边框）35第35页，共126页。36文档的修订和比较文档的修订和比较1、工

13、具栏：审阅2、要开启使用修订功能，请点击“修订”，使文档在修订状态下进行编辑和修改3、修订前可以进行修订选项设置，以满足个人习惯第36页，共126页。37修订选项该功能主要用于设置修订的各项内容，如：修改标记、插入标记、删除标记等等用户信息主要用于显示修订者为谁，便于知晓修订者信息第37页，共126页。38比较文档功能：比较修订前和修订后的文档内容有了修订功能和比较文档功能，方便协作办公，修改文字内容较多的文档。第38页，共126页。39比较文档的示例比较文档的示例修改的内容（修订选项设置前均是默认的颜色）删除的内容第39页，共126页。分栏：文本多栏显示分栏：文本多栏显示 首字下沉首字下沉

14、特殊格式的设置特殊格式的设置高级排版技巧40第40页，共126页。一、分栏一、分栏(效果效果)分栏方法分栏方法1、利用、利用“页面布局页面布局”工具栏工具栏2、利用、利用”格式格式“菜单菜单 选择要分栏的段落选择要分栏的段落单击单击“分栏分栏”按钮按钮选择要分栏的段落选择要分栏的段落通过通过“格式格式|分栏分栏”命令菜单命令菜单41第41页，共126页。2 2、格式、格式/分栏分栏42第42页，共126页。二、首字下沉（效果）二、首字下沉（效果）注意：首字下沉设置的时候行间距不能设置固定值！示例如下：43第43页，共126页。将光标插入点定位在段落中将光标插入点定位在段落中选择选择“格式格式/

15、首字下沉首字下沉”命令命令在在“首字下沉首字下沉”对话诓中设置对话诓中设置或者在工具栏中选择：插入或者在工具栏中选择：插入-首首字下沉字下沉设置方法44第44页，共126页。表格的制作表格的制作使用使用“插入插入/表格表格”菜单：菜单：1.拉选格子；2.绘制表格45第45页，共126页。绘制表格边框斜线设计表格的时候我们会经常遇到，需要斜线表头。设置斜线表头方法，同时了解和斜线边框的不同设置斜线表头这里斜线边框和斜线表头是不一样的！46第46页，共126页。二、二、表格编辑表格编辑选定表格编辑对象选定表格编辑对象插入单元格、行、列和表格插入单元格、行、列和表格删除单元格、行、列和表格删除单元格

16、、行、列和表格 改变表格的行高和列宽改变表格的行高和列宽 合并和拆分单元格合并和拆分单元格47第47页，共126页。选定一个单元格选定一个单元格 选定一整行选定一整行 选定一整列选定一整列 选定整个表格选定整个表格 选定多个单元格选定多个单元格1 1、选定表格编辑对象、选定表格编辑对象方法：使用鼠标选中表格中的一个单元格，然后拖动鼠标选择要进行操作的单元格，点击鼠标右键选择操作项即可。48第48页，共126页。2 2、插入单元格、行、列和表格、插入单元格、行、列和表格选中已建立的表格后，点击菜单栏上“表格工具”和“表格样式”选择绘制斜线表头示例：49第49页，共126页。50延伸：在wps文档

17、中绘制了斜线表头，那么我们会想到wps表格里又是怎么操作的呢？wps表格中的操作要繁杂一点，需要对单元格设置宽和高，之后插入线条、文本框来实现。大家可根据自身的工作需要和习惯选择使用哪种方式绘制斜线表头。注意：表格里面插入方式绘制的斜线表头，不能完全复制粘贴到文档里面来。这里不再赘述！第50页，共126页。选定要删除的对象选定要删除的对象 执行执行“表格表格|删除删除”命令命令3 3、删除单元格、行、列和表格、删除单元格、行、列和表格步骤步骤:用鼠标调整（鼠标变成双向箭头）用鼠标调整（鼠标变成双向箭头）使用使用“表格表格”菜单：菜单：表格表格|表格属性表格属性 自动调整行高和列宽自动调整行高和

18、列宽4 4、改变表格的行高和列宽、改变表格的行高和列宽使用使用“表格表格”菜单菜单 表格工具表格工具 表格属性表格属性51第51页，共126页。“表格表格”“自动调整自动调整”自动调整列宽和均匀分布自动调整列宽和均匀分布5 5、合并和拆分单元格、合并和拆分单元格合并方法合并方法选择选择“表格工具表格工具|合并单元格合并单元格”命令命令拆分方法拆分方法选择选择“表格工具表格工具|拆分单元格拆分单元格”命令命令52第52页，共126页。例：利用表格编辑功能，将例例：利用表格编辑功能，将例2 2的表格进行合的表格进行合并，并设置行高和列宽，形成如图所示样式。并，并设置行高和列宽，形成如图所示样式。5

19、3第53页，共126页。表格的对齐和定位表格的对齐和定位表格内容的对齐表格内容的对齐设置表格边框和底纹设置表格边框和底纹三、格式化表格三、格式化表格54第54页，共126页。直接用鼠标直接用鼠标拖曳拖曳 利用利用“表格表格工具工具|表格属表格属性性”命令命令1 1、表格的对齐和定位、表格的对齐和定位表格靠左表格靠左表格靠右表格靠右表格居中表格居中55第55页，共126页。利用利用“表格表格”工具栏工具栏 表格工具表格工具/表格属性，单元格选项表格属性，单元格选项2 2、表格内容的对齐、表格内容的对齐56第56页，共126页。利用利用“表格表格”工具栏工具栏 利用利用“格式格式|边框和底纹边框和

20、底纹”命令命令3 3、设置表格框线和底纹、设置表格框线和底纹57第57页，共126页。表格中的其他工具介绍：表格中的其他工具介绍：公式、快速计算、表格和文本的公式、快速计算、表格和文本的转换转换58第58页，共126页。文档中的表格进行公式运算的操作文档中的表格进行公式运算的操作方法：选中表格-点击工具栏中“表格工具”-选择“fx公式”以求和为例：打开“公式”对话框，在“公式”栏中输入公式（左侧求和：=SUM(LEFT)），然后单击“确定”。说明：右侧求和：=SUM(RIGHT)上方求和：=SUM(ABOVE)下方求和：=SUM(BELOW)以上不需要记，只需要按照公式中的“辅助”功能进行选择

21、即可操作。常用函数：求和(SUM)、求均值(AVERAGE)更多函数有兴趣的可以下来自行学习如图所示59第59页，共126页。表格和文本之间相互转换表格和文本之间相互转换v文本转换为表格文本转换为表格 表格转换为文本表格转换为文本 60第60页，共126页。61选择转换后的分隔符转换的表和转换之后的对比把文字再转成表格在文本和表格转换的时候注意选择好分隔符，以便电脑自动进行转换时进行识别（一般情况下软件自动识别）第61页，共126页。四、四、图文混排图文混排 插入图片插入图片 图片格式的设置图片格式的设置 其他图形对象其他图形对象62在插入图片后，点击图片，在工具栏上选择“图片工具”选择“文字

22、环绕”进行混排图片和文字。第62页，共126页。1、图片的插入、图片的插入1.1.插入图片插入图片2.2.插入艺术字插入艺术字3.3.插入自选图形插入自选图形注意：也可以对图片进行拖拽，放进文档中63除开常用的以上三种，我们还可以插入：截屏、图表，可使文档在阅读的时候内容更丰富。第63页，共126页。2、设置图片格式、设置图片格式64常用的功能：1、压缩图片；2、进行裁剪压缩步骤不能省，否则将使整个文档特别大。很多网站把上传文章的图片限制大小为100K内。其他功能根据情况使用。第64页，共126页。修改图片大小适应文档：压缩、裁剪图片修改后还可以另存为，以导出图片，达到处理图片的效果65第65

23、页，共126页。3、其他图形简介、其他图形简介插入公式插入公式 插入插入/公式公式 插入文本框插入文本框 插入插入/文本框文本框/插入符号插入符号 插入插入/符号符号66第66页，共126页。文档排版和打印文档排版和打印 页面设置页面设置 打印预览和打印打印预览和打印 页面排版页面排版67第67页，共126页。一、页面设置一、页面设置设置页边距：上、下、左、右设置页边距：上、下、左、右纸张大小：纸张大小：A4A4、A3A3、自定义、自定义文档网格：文档网格：设置每页行数设置每页行数 设置每行字数设置每行字数68第68页，共126页。文件文件/页面设置（页边距、纸张）页面设置（页边距、纸张）69

24、第69页，共126页。70第70页，共126页。“稿纸设置”为我们提供了设置稿纸的功能，在排版中可以为我们设计自制的练习本等71第71页，共126页。文件文件/页面设置（文档网格）页面设置（文档网格）72第72页，共126页。二、打印预览和打印二、打印预览和打印 常用工具栏，打印预览按钮常用工具栏，打印预览按钮 文件文件/打印预览打印预览 文件文件/打印：设置打印的页码范围打印：设置打印的页码范围 预览打印效果预览打印效果73第73页，共126页。全部全部当前页当前页页码范围页码范围 例如页码范例如页码范围围:2,5,8-10:2,5,8-10打印设置打印设置74第74页，共126页。三、页面

25、排版三、页面排版 插入页眉和页脚插入页眉和页脚 使用水印使用水印 设置文档背景设置文档背景75第75页，共126页。1 1、插入页眉和页脚、插入页眉和页脚插入插入/页眉和页脚页眉和页脚 插入当前日期和时间插入当前日期和时间 插入文档的名字和路径插入文档的名字和路径 插入页码（插入插入页码（插入/页码）页码）76第76页，共126页。“页眉页眉/页脚页脚”工具栏工具栏77第77页，共126页。奇偶页插入不同的页眉和页脚奇偶页插入不同的页眉和页脚插入（视图）插入（视图）/页眉页眉和页脚和页脚/选项选项选择选择“页面设置页面设置”按钮按钮“版式版式”选项选项选择选择“奇偶页不同奇偶页不同”78第78

26、页，共126页。2 2、使用分隔符、使用分隔符分页符：对文档进行分页分页符：对文档进行分页分节符：对文档进行分节分节符：对文档进行分节79第79页，共126页。插入插入/分隔符分隔符分页符：插入之后直接到下一页分栏符：如果没有分栏，则直接到下一页；如果分栏，则倒下一栏换行符：直接到下一行“”80第80页，共126页。3 3、设置文档背景、设置文档背景 设置背景（设置背景（格式格式/背景背景/填充效果填充效果）：设置背景，）：设置背景，web版式显示，打印时不显示版式显示，打印时不显示 设置水印（设置水印（插入插入/水印水印）：）：文字和图案水印，打印时显示文字和图案水印，打印时显示81第81页

27、，共126页。82水印可以让我们的文档具有更多的属性，比如防盗版文档背景的使用可以让我们自己制作明信片。第82页，共126页。设置水印设置水印文字水印文字水印 图片水印图片水印83第83页，共126页。S S表格WPSWPS84第84页，共126页。认识界面认识界面85第85页，共126页。认识工具栏：开始、插入、页面布局、公式、数据等86第86页，共126页。1.新建工作簿新建工作簿 启动启动wps时，不会自动新建一个空白的工作簿。时，不会自动新建一个空白的工作簿。选择【文件】选择【文件】【新建】命令；【新建】命令；单击右键单击右键【新建】快捷按钮；【新建】快捷按钮；或者选择界面上的 2.输

28、入工作表数据输入工作表数据 向单元格中输入数据，主要有以下向单元格中输入数据，主要有以下3种方法：种方法：a.单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。b.双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。据。c.单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。这和表格中的文本格这和表格中的文本

29、格式有关。式有关。3.插入符号和特殊字插入符号和特殊字符符选择【插入】选择【插入】【符号】命令。【符号】命令。87第87页，共126页。4.自动填充自动填充 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】择【编辑】【填充】【填充】【序列】命令，可在【序列】命令，可在E工作表工作表中快速填充多种类型的数据序列。中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄（单元格右下填充柄（单元格右下角角“十十”字形符号）字形符号）即可；即可；填充一系列数字、日期等，通过拖动，填充一系列数字、日期等，通过拖

30、动，wps可自动延续可自动延续此系列数字、日期或时间段等。此系列数字、日期或时间段等。技巧技巧 按按Ctrl+D组合键，可向下填充；组合键，可向下填充；按按Ctrl+R组合键，可向右填充。组合键，可向右填充。88第88页，共126页。自动填充序列（带规律）自动填充序列（带规律）初始选择初始选择扩展序列扩展序列1，2，34，5，69：0010：00，11：00，12：00MonTue，Wed，Thu星期一星期二，星期三，星期四JanFeb，Mar，Apr一月，四月七月，十月，一月1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日1999，20002001，2002，2003Text1，textATe

31、xt2，textA，Text3，textA产品1产品2，产品389示例：第89页，共126页。技巧技巧：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；如：输入如：输入“1/2”1月月2日日 输入输入“0空格空格1/2”显示为显示为1/2（也可以设置格式）（也可以设置格式）技巧：技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如“”(英文状态下的前半个单引号英文状态下的前半个单引号)。提示：提示：在在WPS中，日期和时间均按数字处理；中，日期和时间均按数字处理；对于输入的数字对于输入的数字WPS可识别时

32、，靠右侧对齐。如可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5；对于对于WPS不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如2006.6.5。4.保存工作簿保存工作簿 快捷键快捷键ctrl+s a.直接保存工作簿直接保存工作簿;b.以新文件名保存工作簿。以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿关闭工作簿90第90页，共126页。表格样式表格样式有设置好的格式，可根据个人的需要选择，选择后可以再设计修改有设置好的格式，可根据个人的需要选择，选择后可以再设计修改有了表格样式，在看表格时候就不容易看花眼。同时，也对表格是一种美化。91第91页，共126页。格

33、式化工作表格式化工作表 1.设置设置单元格字体单元格字体 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【字体】标签单击【字体】标签 2.设置设置单元格对齐方式单元格对齐方式 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【对齐】标签或者再工具栏设置单击【对齐】标签或者再工具栏设置（首选）（首选）3.设置设置单元格边框单元格边框 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【边框】标签单击【边框】标签 或者再工具栏设置（首选或者再工具栏设置（首选）4.设置设置单元格数字格式单元格数字格式 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】,单击【数字】标

34、签单击【数字】标签92第92页，共126页。5.添加图形、图片、剪贴画和艺术字添加图形、图片、剪贴画和艺术字 选择【插入】选择【插入】【图片】，再做选择。【图片】，再做选择。6.给工作表标签加颜色给工作表标签加颜色 为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。加颜色。选择【选择【Sheet1】【右键】【右键】【工作表标签工作表标签颜颜色】，在出现的色】，在出现的“设置工作表标签颜色设置工作表标签颜色”对话框中选对话框中选择喜爱的颜色。择喜爱的颜色。93第93页，共126页。条件格式条件格式 一个工作表中可能有许多一个工作表中可能有许多数据，有

35、些数据是需要特别标数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用记的。可以利用WPS的条件的条件格式功能。点击【格式】格式功能。点击【格式】【条件格式】命令，然后进行【条件格式】命令，然后进行选择。选择。如在右表中将如在右表中将9月月24日以日以前出生的作黄色标记。前出生的作黄色标记。公式中“=$B$6”代表B列第6行的值94第94页，共126页。常用公式之插入函数：常用公式之插入函数：选择“公式”菜单-“插入函数”-选择要用的函数或者常用公式-选择如下按照图形界面提示操作即可实现用身份证号码提取性别、生日等功能通过鼠标拖动右下角“十字标志”实现下拉列表运用公式，或者双击“十字标志”95第95页，共

36、126页。一些经常用到的简单函数直接选取要用的函数即可，如求和、求均值等如右图所示：96第96页，共126页。在表格的数据操作中，我们经常都要遇到大批量数据的复制和粘贴等操作。在表格的数据操作中，我们经常都要遇到大批量数据的复制和粘贴等操作。那么如果遇到那么如果遇到EXCEL和WPS表格表格提示：表格提示：excel和wps表格依然是现在流行的表格处理软件，我们很多数据分析、汇总、财务等工作都需要用到，各种公式更是让表格更为强大，但是，我们在粘贴数据的时候，经常会遇到：“表格无法粘贴信息,原因是复制区域与粘贴区域形状不同”的提示，那么如何解决这个问题呢？无法粘贴大批量数据的原因和解决方法无法粘

37、贴大批量数据的原因和解决方法:97第97页，共126页。1、先看下你现在所处的行数，Excel2003版最大行数是65536行。Excel2007开始的版本最大行数是1048576行，如果你的数据超过了这个限制，那么无论你怎么设置，都是不可能粘贴上的。（wps对数据行数的限制和office一样）2003版表格的文件格式：.xls2007版以上的文件格式：.xlsx98第98页，共126页。打开另存为后，选择要保存的文件类型99第99页，共126页。选择表格文件格式后点击保存即可对百万级数据进行复制粘贴操作。同时，还可以使用加密功能对文件进行密码保护。如果不使用2007版本格式，也可以复制粘贴数

38、据，但是只能一条一条数据的粘贴，影响工作效率。100第100页，共126页。加密功能：在相应的密码输入框输入你的密码即可实现对数据文件进行加密保护。这种方法可以让我们的文件更安全。101第101页，共126页。2、以上文件格式对了，但是还不能粘贴的情况，那么请确定你的工作表是不是都在锁定状态，如果是锁定状态，是粘贴不上的。解决方法很简单，只要单击其中之一，即可解除锁定状态。除了刚说的格式限制和最大数据行限制外，还有以下情况可导致数据无法粘贴除了刚说的格式限制和最大数据行限制外，还有以下情况可导致数据无法粘贴以及解决方法以及解决方法102第102页，共126页。3、你粘贴的时候是否选中了一个表格

39、？如果是，请看下一步。4、不选中一个单元格，而是选中多行，注意是整行，然后粘贴。也是可以的方法：鼠标左键点击表格上左边坐标上的数字“48028”5、此外还有粘贴源单元格锁定的情况，解决方法：右键设置单元格格式保护，那里有个“锁定”的勾，去掉。103第103页，共126页。函数公式体验优化n输入公式可以自动联想n中文参数，便于理解函数104第104页，共126页。插入常用公式n内置常用公式，通过快速输入参数，直接套用105第105页，共126页。WPS内置公式应用n常用公式n快速提取出生日期n快速提取个人性别n快速计算个税106第106页，共126页。格式化数据表n特殊分类n设置人民币大写n常用

40、快捷键介绍n规范录入信息n根据职位排序n筛选有价值的信息107第107页，共126页。数据录入技巧-数据有效性n输入一次数据，每次进行选择，既能提高输入速度，又统一数据n收集数据的时候减少乱输入的情况108第108页，共126页。数据有效性使用方法：1、设置功能109第109页，共126页。2、输入信息110第110页，共126页。3、出错警告通过设置出错警告信息可以避免在表中胡乱填写数据，减少后期在数据校验的工作量，提高工作效率111第111页，共126页。按颜色筛选n按照单元格的填充颜色做筛选112第112页，共126页。图表的应用n图表的种类及用途 113n更直观的数据呈现第113页，共

41、126页。n全选整个工作表 n格式菜单-单元格-保护选项卡-去掉“锁定”勾选n选中“允许编辑区域”勾选“锁定”n 工具菜单-保护-保护工作表n设置完成后工作表将在限定的范围内可操作数据报表的安全-设置可编辑区域和不可编辑区域114第114页，共126页。115分页预览模式适合比较大的数据表，可预判打印页面显示情况第115页，共126页。116打印预览：此时我们发现页面并没有完全在一张纸上，那么可以点击页面缩放使打印在一张纸上第116页，共126页。117阅读模式阅读模式可以帮助我们能更为清晰的浏览整个大数据表第117页，共126页。P P简介WPSWPS118第118页，共126页。多样化艺术

42、字n可以根据排版需要制作专业艺术字119第119页，共126页。等尺寸对齐n可以将多个对象的宽度，高度，或宽与高，调成一致大小120第120页，共126页。文字处理的技巧n文字的升降级n降级：TABn升级：SHIFT+TABn按比例放大缩小文字n减少字号：Ctrl+n增大字号：Ctrl+121第121页，共126页。图形使用技巧n单图形快捷键使用nCtrl：复制nShift：“正”的图形nShift：同比例放大缩小nShift：平行/垂直移动n图形对齐工具122第122页，共126页。双击放映n双击幻灯片缩略图直接放映123第123页，共126页。支持文件打包n将演示文件打包成n压缩文件n文件夹124第124页，共126页。PPT放映-PPT也能做黑板边画边讲n放映过程中可以通过左下角图标或者快捷键进行重点的注释、提醒nCtrl+P 荧光笔nCtrl+E 橡皮125第125页，共126页。126第126页，共126页。