Excel应用培训-1.ppt

1、培 训 目 的如何准确而高效地工作如何准确而高效地工作学习使用更为复杂的公式及函数学习使用更为复杂的公式及函数设计简洁美观的数据表格设计简洁美观的数据表格提高会计数据处理技能提高会计数据处理技能发挥个人创造能力发挥个人创造能力第1页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他目录目录提高效率快捷键格式设计公式和函数数据处理其他：时间、文本、工具栏叼虫小技第2页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他提高效率提高效率快捷键快捷键看看我们的键盘看看我们的键盘在工作表或工作簿中移动和滚动的按键在工作表

2、或工作簿中移动和滚动的按键用于输入数据的按键用于输入数据的按键设置数据格式的按键设置数据格式的按键编编 辑辑 数数 据据选择单元格、列或行的按键选择单元格、列或行的按键(1)、(2)分级显示数据的按键分级显示数据的按键窗口、对话框和编辑框中的按键窗口、对话框和编辑框中的按键(1)、(2)第3页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他格格 式式 设设 计计页页 面面 设设 置置数据有效性数据有效性条条 件件 格格 式式单元格格式单元格格式第4页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他公式函数公

3、式函数基本公式基本公式工作表函数工作表函数错误跟踪错误跟踪录入原则：永远不用鼠标录入原则：永远不用鼠标第5页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他数据处理数据处理排 序筛 选数据透视表使用名称使用数组分 列第6页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他其他其他时间处理文本处理工具栏调整关于安全共享工作簿第7页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他看看我们的键盘+E 打开资源管理器打开资源管理器+D(或或M)清屏清屏+F 搜索搜索Alt+

4、F4 关闭关闭windows任务任务Alt+Tab 清屏清屏第8页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他在工作表或工作簿中移动和滚动的按键按下按下完成完成箭头键向上、下、左或右移动单元格CTRL+箭头键移动到当前数据区域的边缘CTRL+HOME移动到工作表的开头CTRL+END移动到工作表的最后一个单元格（右下角）ALT+PAGE DOWN向右移动一屏ALT+PAGE UP向左移动一屏CTRL+PAGE DOWN移动到工作簿中下一个工作表CTRL+PAGE UP移动到工作簿中前一个工作表CTRL+F6 或 CTRL+TAB移动到下一工作簿或

5、窗口CTRL+SHIFT+F6 或 移动到前一工作簿或窗口CTRL+SHIFT+TABF5显示“定位”对话框SHIFT+F5或CTRL+F显示“查找”对话框SHIFT+F4重复上一次“查找”操作（等同于“查找下一个”）TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动第9页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他用于输入数据的按键请请 按按如果要如果要ALT+ENTER在单元格中折行CTRL+ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域TAB完成单元格输入并在选定区域中右移CTRL+DELETE删除插入点到行末的文本F4 或 CTRL+Y重复最后一次操

6、作F2 (SHIFT+F2)编辑单元格(编辑单元格批注)CTRL+D(CTRL+R)向下填充(向右填充)CTRL+F3 (F3)定义名称 (将定义的名称粘贴到公式中)CTRL+SHIFT+ENTER以数组公式形式输入公式CTRL+A在公式中键入函数名后显示公式选项板 CTRL+K插入超级链接SHIFT+F3将函数粘贴到公式中F9 (CTRL+ALT+F9)计算所有打开(活动)工作簿中的所有工作表SHIFT+F9 计算活动工作表ALT+=（等号）插入“自动求和”公式CTRL+;（分号）输入日期 CTRL+SHIFT+:（冒号）输入时间CTRL+SHIFT+“（双引号）将上方单元格中数值复制到当前

7、单元格CTRL+（左单引号）在显示单元格值和显示单元格公式间转换CTRL+（撇号）将上方单元格中公式复制到当前单元格ALT+下箭头键显示“记忆式键入”列表第10页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他设置数据格式的按键请按请按如果要如果要ALT+（撇号）显示“样式”对话框CTRL+1显示“单元格格式”对话框CTRL+SHIFT+应用“常规”数字格式CTRL+SHIFT+$应用带两个小数位的“贷币”格式,括号为负数CTRL+SHIFT+%应用不带小数位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+应用带两个小数位的“科学记数”数字格式CTRL+SH

8、IFT+#应用年月日“日期”格式CTRL+SHIFT+应用小时和分钟“时间”格式，标明上午下午CTRL+SHIFT+!应用这样的数字格式：-3,000,000.00CTRL+SHIFT+&应用外边框CTRL+SHIFT+_删除外边框CTRL+B应用或取消字体加粗格式CTRL+I应用或取消字体倾斜格式CTRL+U应用或取消下划线格式CTRL+5应用或取消删除线格式CTRL+9隐藏行CTRL+SHIFT+(（左括号）取消隐藏行CTRL+0（零）隐藏列CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏列第11页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他编 辑

9、 数 据请按请按完成完成F2编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾F3将定义的名称粘贴到公式中CTRL+SHIFT+ENTER将公式作为数组公式输入CTRL+A在公式中键入函数名之后，显示公式选项板 CTRL+SHIFT+A在公式中键入函数名之后，为该函数插入变量名和括号CTRL+C复制选定区域CTRL+X剪切选定区域CTRL+V粘贴选定区域CTRL+连字符删除选定区域CTRL+Z撤消最后一次操作CTRL+SHIFT+加号插入空白单元格ENTER（SHIFT+ENTER）在选定区域内由上往下移动TAB（SHIFT+TAB）在选定区域内由左往右移动CTRL+PERIOD按顺时针方向移动到选定区域

10、的下一个角。CTRL+ALT+右箭头键右移到非相邻的选定区域CTRL+ALT+左箭头键左移到非相邻的选定区域第12页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他选择单元格、列或行的按键(1)按按 下下完完 成成CTRL+SHIFT+*（星号）选定当前单元格周围的区域SHIFT+箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度CTRL+SHIFT+箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格SHIFT+HOME将选定区域扩展到行首CTRL+SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表的开始CTRL+SHIFT+END将选定区域扩展到表的最

11、后一个使用单元格CTRL+SPACEBAR选定整列SHIFT+SPACEBAR选定整行CTRL+A选定整个工作表SHIFT+BACKSPACE如果已经选定了多个单元格，则只选定其中的活动单元格SHIFT+PAGE DOWN将选定区域向下扩展一屏SHIFT+PAGE UP将选定区域向上扩展一屏CTRL+SHIFT+SPACEBAR在选定了一个对象的情况下，选定工作表上的所有对象CTRL+6在隐藏对象,显示对象与对象占位符之间切换CTRL+7显示或隐藏“常用”工具栏F8使用箭头键启动扩展选中区域的功能第13页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其

12、他选择单元格、列或行的按键(2)处于 End 模式时展开选中区域的按键END打开或关闭 END 模式END,SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格（右下角）END,SHIFT+ENTER 将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格。CTRL+/选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组CTRL+SHIFT+O(字母 O)选定所有带批注的单元格CTRL+选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的行。CTRL+SHIFT+|选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的列。CTRL+（左方括号）选定当前选定区

13、域中公式的直接引用单元格CTRL+SHIFT+（左大括号）选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格CTRL+（右方括号）只选定直接引用当前单元格公式所在的单元格CTRL+SHIFT+（右大括号）选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格ALT+;（分号）只选定当前选定区域中的可视单元格第14页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他分级显示数据的按键请按请按如果要如果要ALT+SHIFT+右箭头键对行或列分组ALT+SHIFT+左箭头键取消行或列分组CTRL+8显示或隐藏分级显示符号CTRL+9隐藏选定行CTRL+SH

14、IFT+(（左括号）取消隐藏选定行CTRL+0（零）隐藏选定列CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏选定列第15页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他窗口、对话框和编辑框中的按键（1）在窗口中按下在窗口中按下完成完成ALT+TAB切换到下一个程序ALT+SHIFT+TAB切换到上一个程序CTRL+ESC显示 Windows“开始”菜单CTRL+W 或 CTRL+F4关闭活动工作簿窗口CTRL+F5恢复活动工作簿窗口的大小F6移动到已拆分工作簿的下一窗格SHIFT+F6移动到已拆分工作簿的上一窗格CTRL+F6切换到下一个工作簿窗口CT

15、RL+SHIFT+F6切换到上一个工作簿窗口CTRL+F7 执行“移动”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键移动窗口CTRL+F8执行“大小”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键调整窗口的大小CTRL+F9将工作簿窗口最小化为图标CTRL+F10最大化或恢复工作簿窗口PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中ALT+PRINT SCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中第16页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他单元格格式单元格格式概述单元格格式数字单元格格式对齐单元格格式字体单元格格式边框单元格格式保护对任何选定的单元格区

16、域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括：第17页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他数据格式数字此处只对“自定义数字格式”进行说明：设定常用数字格式：Crtl+Shift+!如：-12,345d天，m 月，y 年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：今天是m月d日为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。第18页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处

17、理数据处理其他其他数据格式对齐对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中”对竖向合并，可以改变文字方向对备注单元格，可以使用“缩小字体填充”对大单元格应在“垂直对齐”上选“居中”第19页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他数据格式字体只有一句建议只有一句建议对表格正文部分，大多数时候都不需要改变字体大小，只需要按缩放打印即可实现第20页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他数据格式边框表格框内线一般用单线，外框一般用双线，当然可以选择任意一种线型第21页，共41页

18、。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他数据格式保护锁定即对单元格内容进行锁定，不允许修改（只有工作表被保护时才会生效）隐藏即在保护工作表时，隐藏工作表中的公式第22页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他页面设置可以在工具栏添加页面设置快捷键任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等垂直居中视情况选择页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚工作表：顶端标题行和左端标题列第23页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数

19、据处理其他其他数据有效性可以任意定义序列或范围并通过菜单选择第24页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他条件格式可以输入公式或数值最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式第25页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他基本公式1、原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度和准确性2、在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式3、对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格4、例如：输入 VLOOK

20、UP 或者连接两个单元格6、单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用 F4 切换7、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用第26页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他工作表函数IFSUMSUMIFCOUNTCOUNTIFVLOOKUPLEFTRIGHTMID&ABSMAXMINDATEYEARMONTHDAYTODAYOFFSETTEXTRANKLENISERRORANDOR关于盘点表隐藏空行：=SUM(ABS(B2:B1000)截取产品型号部分长度：=LEFT(B2,10)键盘SUM客户销售排名：=RANK(C2，B2:B150,0

21、)举例：第27页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他工作表函数SUMIF功能：根据指定条件对若干单元格求和语法：SUMIF(range,criteria,sum_range)SUMIF(条件区域,判断条件,求和区域)示例：=sumif(c2:c100,”北京”,e2:e100)第28页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他工作表函数VLOOKUP功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。语法：VLOOKUP(lookup_value,tab

22、le_array,col_index_num,range_lookup)VLOOKUP(要找的值,寻找区域,在第几列,是否精确查找)Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value

23、为FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。例：VLOOKUP(c5,d2:g100,5,true)第29页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他工作表函数TEXTTEXT(value,format_text)Value 为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。Format_text 为“单元格格式”对话框中“数字”选项卡上“分类”框中的文本形式的数字格式。说明说明Format_text 不能包含星号(*)。通过“格式”菜单调用“单元格”命令，然后在“数字”选项卡上设置单元格

24、的格式，只会更改单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数 TEXT 可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。示例示例A1=2006-5-1TEXT(A1,”今天是今天是YY年年MM月月”)显示显示:今天是今天是05年年05月月第30页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他大表格操作大表格操作快速切换到表头或表的末尾工作表之间的切换多个EXCEL工作簿之间切换（ctrl+pgup）快速选中某区域，如选中可见单元格定位到某一指定单元格工作表折分第31页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数

25、据处理数据处理其他其他排序排序1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序2、对于有较复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户4、可以按行排序第32页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他筛选筛选1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮2、使用自动筛选；第33页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他图表分析图表分析制作标准图表制作自定义图表如何制作图表模板如何将他人的图表变为模板第34页，共41页。目录目录提高效率

26、提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他时间处理对于时间，系统保存的实际上是数字，只是格式不同罢了比如昨天和今天的时间差就是1，1900年1月1日是系统的第1天1、定义时间格式：yeary,month m,day d，如：使用函数定义格式，b2单元格内容是：2003年5月31日text(b2,”今天是yy年mm月dd日”），显示：今天是03年05月31日2、计算两个时间单元格之间的天数差，直接相减3、计算A1和A2两个时间单元格之间的月份差：MONTH(A1)-MONTH(A2)+(YEAR(A1)-YEAR(A2)*124、在数据透视表中，时间可以按月和按年进行组合第

27、35页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他文本处理1、测试长度：=len(b2)2、截取左边三个字：=left(b2,3)3、截取右边三个字：=right(b2,3)4、截取第X个字开始起N个字：=MID(b2,X,N)5、连接三个单元格：=b2&c2&e2第36页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他关于安全(工具)保护工作表允许用户编辑区域(工具)保护工作簿(工具)保护并共享工作簿(另存为)保护文件第37页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理

28、数据处理其他其他小小 技技 巧巧多工作表同时录入技巧 首先要按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起，進行錄入 不用格式刷，照样快速复制单元格格式 对于紧挨在一起的单元格如果想批量复制单元格格式，最简单的方法就是使用单元格填充柄进行格式填充(選中單元格右擊選擇即可)数据输入，菜单选擇分数的输入 解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数。第38页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他小小 技技 巧巧在工具欄中增加快捷按鈕知不知道EXCEL中的照相机是做什么用的?增加水印效果公式混用透由EXCEL鏈接ACCESS或數據庫分析活用ACCESS第39页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他END！第40页，共41页。目录目录提高效率提高效率格式设计格式设计公式函数公式函数数据处理数据处理其他其他演讲完毕，谢谢观看！第41页，共41页。