（培训教材）高效会议-会议主持人技能提升 课件.ppt

1、高效会议会议主持人技能提升docin/sundae_mengdocin/sundae_meng你会开会吗？你会开会吗？“会议主持能力”自测docin/sundae_meng生意回顾周会月会怎么开？开些什么内容呢？讨论docin/sundae_meng 掌握成功会议主持人应具备的素质；运用会议技巧，组织召开高效的会议；达成会议目标，提高会议效率。课程目标docin/sundae_meng会议主持人的职责与主持技巧2会议中的常见问题及解决对策3 主持会议和与会发言的原则4什么是成功的会议1课程内容课程内容docin/sundae_meng会议是学习型组织的修炼场会议是学习型组织的修炼场 深度会谈的

2、艺术深度会谈的艺术会议的能力是现代人必备的团队工作能力。一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事。会议正是团队合作最常用的沟通协调方式。前 言docin/sundae_meng会议主题会议目的议程决议会议内容会议内容docin/sundae_meng有效有效藉蓍团队的集思广益藉蓍团队的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。有效达到会议目标。和谐营造和谐的气氛营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认使成员对团队有安全感、信任感、认同感同感,展露个人才能。展露个人才能。参与参与的人用心关注参与的人用心关注,才能让会议得

3、到健全发展。才能让会议得到健全发展。效率当一个会议成功的要素具备后当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成能在预定的时间内完成开会开会,这就是效率。这就是效率。学习学习在参与开会的同时有更多学习的机会。在参与开会的同时有更多学习的机会。成功的会议成功的会议docin/sundae_meng会议的管理会议的管理会议的成本会议的成本 会议召开的时机会议召开的时机 重要的、紧急的议题重要的、紧急的议题 需要集思广益的需要集思广益的 无法私下协商的无法私下协商的docin/sundae_meng了解实际情况的人了解实际情况的人 有权做决定的人有权做决定的人 重大关系的人重大关系的人(执行者或关

4、心此会执行者或关心此会议的人议的人)与会的资格docin/sundae_meng 要守时要守时,坚持到底坚持到底 要做事前准备要做事前准备 针对主题主动发言针对主题主动发言,简短扼要简短扼要 对事不对人对事不对人,不做人身攻击不做人身攻击 予以真诚的肯定及赞美予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言倾听他人发言 用积极的话代替消极发言用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断以探询、谦虚代替主观论断与会规则docin/sundae_meng会议名称会议名称:明确点出主题明确点出主题,使人一目了然使人一目了然(如如E_MAILE_MAIL主题主题)目的目的:应详尽说明应详尽说明,方便成员们做相关

5、的资料搜集方便成员们做相关的资料搜集 时间时间 地点地点 议程议程:应包含开会预定结束时间应包含开会预定结束时间 准备资料准备资料与会人员与会人员 主办单位主办单位会议通知需知docin/sundae_meng会议通知范例会议通知范例会议名称:业务会议 目 的:公司本季营业额严重衰退,本次会议将讨论 营业额下降原因,并提出改善对策。时 间:2019.03.18 AM10:00 地 点:大会议室 议 程:1.现况说明 2.各部门报告 3.未来趋势分析 4.振兴方案 准备资料:与会各单位相关报表、资料与会人员:客服主管、MTQC、MT制程、MT技转、设计人员 主办单位:销售部docin/sunda

6、e_meng由重要到不重要由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。议程设计docin/sundae_meng WhatWhat-什么事？什么事？WhenWhen-什么时候完成？什么时候完成？WhoWho-什么人负责？什么人负责？WhenWhen-什么时候报告？什么时候报告？HowHow-如何报告？如何报告？决议追踪docin/sundae_meng主持人注意事项主持人注意事

7、项 独占发言独占发言避免冗长的发言避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间。占用大家交流意见的时间。火爆浪子火爆浪子要能容纳他人的发言要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突。不可情绪化与他人发生冲突。优柔寡断优柔寡断要思路清晰要思路清晰,对决议事项要果断、明确。对决议事项要果断、明确。加入冲突加入冲突应站在中立的立场来化解冲突。应站在中立的立场来化解冲突。操控议程操控议程应依照流程引导会议的进行应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会不可一人操控整个会议的议程。议的议程。docin/sundae_meng视频视频 东方卫视“头脑风暴”节目这个节目主持人做得好的地方有哪些？docin/s

8、undae_meng 背景背景:除了会议召开的背景除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介也可让与会人员自我介 绍绍,并说明对会议的期待并说明对会议的期待,以促进与会人员及会以促进与会人员及会 议气氛的融洽议气氛的融洽 会议目的会议目的 议程议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。会议期待会议期待如何开场docin/sundae_meng 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。首先将由销售部周厚坤经理为我们说明目前

9、市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油开场举例说明docin/sundae_meng 宣达决议宣达决议 激励动机激励动机 评估目标达成评估目标达成 过程回顾过程回顾 悬念事项悬念事项会议总结如何总结docin/sundae_meng如何让大家愿意发言如何让大家愿意发言塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。

10、主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。docin/sundae_meng开放与封闭 空投与指定发问发问?发问的技巧发问的技巧docin/sundae_meng注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪倾听的技巧倾听的技巧docin/sundae_meng活用活用5W2H:5W2H:即即whatwhat、wherewhere、whenwhen、whowho、whywhy、howhow、how much.how much.掌握主词、动词、形容词掌握主词、动词、形容词 明确数字明确数字 运用运用key word key word 列点说明列点

11、说明:可了解发言重点可了解发言重点,归纳出主题方向归纳出主题方向一言以蔽之一言以蔽之记录的技巧记录的技巧docin/sundae_meng小练习小练习-速记速记docin/sundae_meng发言的促动发言的促动:让大家想发言让大家想发言,并说出想表达的意见。并说出想表达的意见。工作分配的促动工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作鼓励大家主动认领工作,掌握成功的机会。掌握成功的机会。创意的促动创意的促动:提出一些其他产品的优点提出一些其他产品的优点,激发大家的创意激发大家的创意,将将别人的优点用于我们的产品上。别人的优点用于我们的产品上。问题的促动问题的促动:主持人应提出一些问题让与会人员了解

12、问题主持人应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。的状况。感情的促动感情的促动:主持人除了要让与会者体会到你的关怀、感主持人除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自责、包容、肯定外恩、自责、包容、肯定外,还要让与会者自动自发创造和谐还要让与会者自动自发创造和谐的气氛。的气氛。会议主持人的工作-促动docin/sundae_meng思考思考会而不议会而不议 议而不决议而不决决而不行决而不行 行而无果行而无果回忆一下，常见的会议问题有哪些？docin/sundae_meng会议中的问题会议中的问题人身攻击 对策:对双方进行安抚 重申议事规则 重提主题进行讨论docin/sundae_meng离题 对

13、策:兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论。请他做归纳或替他做归纳。事先请将规则讲清楚 发言限定时间。会议中的问题会议中的问题docin/sundae_meng争议不下对策:暂停会议休会20分钟以上。参与第三者的意见。将双方意见列表比较。进行不记名投票。重整双方意见提出新的方案。重申共同利益。会议中的问题会议中的问题docin/sundae_meng抱怨 对策对策:同情其不满的情绪。归纳其不满的原因。寻求解决的方法。上级领导发言过于投入对策对策:装傻发问 重新提出问题 幽默有技巧的提醒长官会议中的问题会议中的问题docin/sundae_meng短话长说 对策对策:适

14、时的制止发言。梳理其具体的想法。时间不足 对策对策:选择重要的议题进行讨论。限制发言人数(可事先登记)。限制发言时间。时间时间 TIME会议中的问题会议中的问题docin/sundae_meng争功诿过 对策对策:主持人应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。为反对而反对 对策:请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周到。会议中的问题会议中的问题docin/sundae_meng独占发言 对策:主持人制止其行为。说明规则并强制执行。消极的话 对策:对发言者的情绪表示理解。提振士气,拟定共同目标。呼喊精神口号。会议中的问题会议中的问题do

15、cin/sundae_meng主持会议的原则主持会议的原则以人为本主持人应尊重、肯定与会人员,让每 位与会人员受尊重且能够自我发展。停止操控应在会议中集思广益、促成组织 学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议。目标与过程兼得目标与过程兼得在过程中达到目标,让每 个人享受到学习的过程。对事不对人 感觉与理性兼顾 解决问题也处理情绪docin/sundae_meng 积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题如何发言docin/sundae_mengl 会议内容会议内容l 什么是成功的会议？什么是成功的会议？l 与会规则与会规则l 会议通知需知会议通知需知l 决议追踪决议追踪l 主持人如何开场、如何总结、如何让大家发言？主持人如何开场、如何总结、如何让大家发言？l 主持人如何发问、如何倾听、如何做好会议记录？主持人如何发问、如何倾听、如何做好会议记录？l 会议中常见的问题及对策会议中常见的问题及对策l 主持会议的原则主持会议的原则回顾与总结docin/sundae_meng周会月会月会各小组任意选择一个会议主题进行练习（备注：会议主题即培训开场时各小组讨论的结果）学以致用-角色演练角色演练docin/sundae_mengTHE END!docin/sundae_meng