教学课件·《Excel在财会管理中的应用》1.ppt

1、第1章 Excel在财会管理中的应用基础 本章学习目标本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容：各种数据的输入 工作表的格式设置 公式的输入与编辑 函数的使用第1章 Excel在财会管理中的应用基础 1.1 数据编辑 12 公式和语法公式和语法 13 函数的应用函数的应用1.1 数据编辑 1.1.1数据输入 1.1.2工作表的格式设置1.1.1数据输入 输入文本 输入数字 输入日期和时间 输入公式 同时在多个单元格中输入相同数据 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 提高输入速度1输入文本 文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符

2、号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。1.输入文本 如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。2输入数字 在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其

3、置于括号()中。Excel2000只保留15位的数字精度。3输入日期和时间 Excel将日期和时间视为数字处理。如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。4输入公式 Excel2000最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单

4、元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。5同时在多个单元格中输入相同数据（1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。（2）在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。6同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据（1）选定需要输入数据的工作表。（2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。（3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。（4）然后按ENTER键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。6同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 如果已经在某张

5、工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。7提高输入速度记忆式输入 如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。7提高输

6、入速度选择列表 在输入数据时，按ALT+键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。7提高输入速度自动更正在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图1-4所示的对话框。选定“键入时自动替换”选项。在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串全部内容。单击“添加”按钮。7提高输入速度序列填充填充数字、日期或其他序列 选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将

7、决定该序列的增长步长。选定包含初始值的单元格。用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。7提高输入速度自定义序列 如果已经在工作表输入了将要作用填充序列的数据清单，要选定工作表中相应的数据区域。打开“工具”菜单，单击“选项”命令，在对话框中再单击“自定义序列”选项卡，打开“自定义序列”对话框。单击“导入”按钮，即可使用选定的数据清单。如果要键入新的序列列表，要选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按EN

8、TER键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。单击“确定”。1.1.2工作表的格式设置 1设置文本格式 2设置数字格式 3设置日期和时间的格式 4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据 5复制选定单元格或单元格区域的格式 6对单元格设置边框 7突出显示符合指定条件的单元格1设置文本格式 单击“格式”工具栏中的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者使用“格式”菜单中“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文本进行进一步的格式设置。2设置数字格式使用“单元格格式”对话框 选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对

9、话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。2设置数字格式创建自定义数字格式 打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。2设置数字格式创建自定义数字格式常用的数字位置标识符#：只显示有意义的数字而不显示无意义的零。0：如果数字位数少于格式中的零的个数，则不足位置将显示无意义的零。?：当设置为等宽字体（例如：Courier New）时，为无意义的零在小数点两边添加空格，以便使小数点对齐。2设置数字格式创建自定义

10、数字格式 颜色：要设置格式中某一部分的颜色，要在该部分对应位置用方括号键入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八种颜色名称之一，并且颜色代码必须为该部分的第一项。条件：要设置满足指定条件数字的格式，格式代码中应加入带中括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。3设置日期和时间的格式 Excel提供了许多内置的日期、时间格式，如果想改变Excel2000显示日期和时间的方式，可以打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“日期”或“时间”选项，在“类型”框中选择要使用的格式代码，最

11、后单击确定。用户也可以自已定义所需的日期和时间格式。自定义日期和时间格式时，需要使用相应的格式代码。4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（1）在整个工作表中显示或隐藏零值选择“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡。如果要在单元格中显示零值（0），则选定“窗口选项”下的“零值”复选框；如果要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（2）隐藏选定单元格中的零值选择包含要隐藏的零值的单元格。打开“格式”菜单选择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。在“分类”列表中，单击“自定义”选项。在“类型”框中，输入代码0;-0;。隐藏的数值只会出

12、现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会打印。4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（3）隐藏单元格中的所有值选择要隐藏数值的单元格。打开“格式”菜单选择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。单击“分类”列表中的“自定义”选项。在“类型”框中，选择已有代码，并按Backspace键。在“类型”框中键入代码“;”（三个分号）。5复制选定单元格或单元格区域的格式 选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮。选择要设置新格式的单元格或单元格区域。如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。6对单元格设置

13、边框（1）利用“边框”按钮设置单元格的边框 选择要添加边框的所有单元格。如果要应用最近使用过的边框样式，直接单击“格式”工具栏上的“边框”按钮。如果要应用其他的边框样式，可单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所提供的其他边框样式。6对单元格设置边框（2）利用“单元格格式”对话框 选择要设置边框的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单选择“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡 在“样式”列表框中选择需要的线条样式。如果需要设置颜色，可单击“颜色”列表框右边的下拉箭头，从下拉选项中选择所需的颜色。在“预置”框中单击指示边框位置的按钮，如“外边框”、“上边框”等，也可以

14、直接单击预览窗口中相应的单元格边框。单击“确定”按钮。7突出显示符合指定条件的单元格设置条件格式选择要设置格式的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单选择“条件格式”命令。如果要将选定单元格中的值作为格式条件，单击“单元格数值”选项，接着选定比较词组，然后在相应的框中输入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式。单击“格式”按钮。选择要应用的字体样式、字体颜色等。如果要加入其他条件，单击“添加”按钮，然后重复步骤到。用户最多可以指定三个条件。单击“确定”按钮。7突出显示符合指定条件的单元格更改、添加和删除条件格式选择含有要更改或删除的条件格式的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单选择“条件格式”

15、命令。如果要更改格式，可单击相应条件的“格式”按钮。如果要在“单元格格式”对话框中重新选择格式，可单击“清除”按钮后重新设置。要添加一个新的条件，可单击“添加”。要删除一个或多个条件，可单击“删除”，然后选中要删除条件的复选框。12 公式和语法 1 12 21 1构造公式构造公式 122在公式中引用单元格121构造公式 1输入公式 2构造公式 3公式中的运算符 1输入公式（1）单击将要在其中输入公式的单元格。（2）键入（等号）。（3）输入公式内容。（4）按Enter键。2构造公式 公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。Excel中的公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是等号（=），后面是

16、参与计算的元素（运算数），这些参与计算的元素又是通过运算符隔开的。每个运算数可以是不改变的数值（常量数值）、单元格或引用单元格区域、标志、名称、或工作表函数。Excel从等号开始（=）从左到右执行计算（根据运算符优先次序）。可以使用括号组合运算来控制计算的顺序，括号括起来的部分将先执行计算。3公式中的运算符（1）算术运算符：完成基本的数学运算。（2）比较操作符：比较运算符用于比较两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。（3）文本运算符：使用和号（&）可以将文本连接起来。3公式中的运算符（4）引用操作符：引用运算符的作用是确定在公式中需要参与运算的数据在工作

17、表中所处的位置，可以使用三个运算符：冒号、逗号和空格。：（冒号）：区域运算符，对两个单元格之间，包括两个单元格在内的所有单元格参与运算。，（逗号）：联合运算符，可将多个引用合并为一个引用。空格：交叉运算符，它是将同时属于两个引用的单元格区域进行引用，即两个单元格引用相重叠的区域。122在公式中引用单元格 1相对引用和绝对引用的区别 2相对引用与绝对引用之间的切换 3三维引用1相对引用和绝对引用的区别 包括绝对引用单元格的公式，无论将其复制到什么位置，总是引用特定的单元格。如果需要绝对引用某一单元格或单元格区域，需要在单元格列或行标志前加一美元符号。在输入公式时，用户如果是通过单击单元格的方法来

18、确定公式中所包括的单元格，这时的单元格引用就是相对引用。如果用户将该公式进行复制操作，那么，随公式位置的改变，其引用的单元格也会相应发生变化。相对引用单元格无需在单元格行或列标志前加$符号。2相对引用与绝对引用之间的切换 如果创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用（反之亦然），有一种简便的方法，可先选定包含该公式的单元格，然后在编辑栏中选择要更改的引用并按F4键。每次按F4键时，Excel会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（例如，$A$1）；相对列与绝对行(A$1)；绝对列与相对行($A1)以及相对列与相对行(A1)，当切换到用户所需的引用时，按回车键确认即可。3三维引用 三维引用包含单

19、元格或区域引用，前面加上工作表名称的范围，其格式一般为“工作表标签！单元格引用”。如果需要使用三维引用来引用多个工作表上的同一单元格或区域，可按以下步骤进行操作：（1）单击需要输入公式的单元格。（2）输入（等号），如果需要使用函数，再输入函数名称，接着再键入左圆括号。（3）单击需要引用的第一个工作表标签。（4）按住Shift键，单击需要引用的最后一个工作表标签。（5）选定需要引用的单元格或单元格区域。（6）完成公式，按回车键键确认。13 函数的应用 131函数的基本构成 132Excel2000提供的函数 1.3.3公式和函数运算常见错误及分析131函数的基本构成 1函数的结构 2函数的嵌套1

20、函数的结构 函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数是以公式的形式出现，需在函数名称前面输入等号（=）。函数处理数据的方式与公式处理数据的方式是相同的，函数通过引用参数接收数据，并返回结果。大多数情况下返回的是计算的结果，也可以返回文本、引用、逻辑值、数值或工作表的信息。在函数中使用参数可以是数字、文本、逻辑值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。1函数的结构在创建包含函数的公式时，如果用户不清楚该函数的基本语法，可使用公式选项板的帮助输入正确的函数，操作步骤为：（1）单击需要输入函数的单元格。（2）单击编辑栏中“编

21、辑公式”按钮。（3）单击“函数”下拉列表框右端的下拉箭头。（4）单击选定需要添加到公式中的函数。如果函数没有出现在列表中，可单击“其它函数”查看其它函数列表。当选定某一函数后，会打开公式选项板。（5）输入参数。如果用户不清楚函数中各参数的含义，可通过单击各参数右侧的文本后查阅公式选项板下方的提示。（6）完成输入公式后，按Enter键。2函数的嵌套 在某些情况下，用户可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。这就是函数的嵌套。当嵌套函数作为参数使用时，它返回的数值类型必须与参数使用的数值类型相同。否则，Excel将显示#VALUE!错误值。公式中最多可以包含七级嵌套函数。当函数B作为函数A的参数时

22、，函数B称为第二级函数。132Excel2000提供的函数 1数学函数 2文本函数 3子字符串函数 4逻辑函数 5查找和引用函数 6财务函数1.3.3公式和函数运算常见错误及分析 1#出现此错误的原因是因为公式产生结果太长，超出了单元格的宽度，单元格容纳不下。只要适当增加单元格的宽度就可解决此问题。2#NIV/0出现此错误的原因是用户在除法运算中，将除数设为0，或者是在公式中所引用的单元格为空白单元格或是包含0值的单元格。解决的办法是修改除数，使其不为0，或是修改单元格引用，以使所引用的单元格指向不为0值的单元格。1.3.3公式和函数运算常见错误及分析3#N/A此信息表示在函数和公式中没有可用

23、的数值可以引用。当公式中引用某单元格数据时，如该单元格暂时没有数据，就会出现该错误信息。解决的办法是仔细检查函数或公式中引用的单元格，确认已在其中正确地输入了数据。4#NAME?如果用户在操作中删除了公式中所使用的以名称表示的单元格，或者使用了不存在的名称以及拼写错误，就会显示该错误信息。解决此问题的方法首先是确认函数或公式中引用的名称确实存在，如果所需的名称事先并没有被确定，用户需要添加相应的名称。其次在输入公式过程中要保证引用名称输入的正确性。1.3.3公式和函数运算常见错误及分析5#NULL!出错原因是在函数或公式中使用了不正确的区域运算符或者不正确的单元格引用。解决这个问题的方法是：如

24、果要引用两个并不交叉的区域，应该使用联合运算符即逗号；如果确实是需要使用交叉运算符，用户需重新选择函数或公式中的区域引用，并保证两个区域有交叉的区域。6#NUM!当用户在需要数字参数的函数中使用了不能被Excel2000接受的参数或公式产生的数字太大或太小，Excel2000不能表示，就会显示信息。用户在计算过程中如果能够首先检查数字是否会超出相应的限定区域，并确认函数内使用的参数都是正确的，就可以避免出现此类错误。1.3.3公式和函数运算常见错误及分析7#REF！出现该错误的原因是由于删除了在公式中引用的单元格或者是将要移动的单元格粘贴到了由其他公式引用的单元格中。另外，如果在引用某个程序而

25、该程序并未启动时，也会出现信息。解决的方法是检查函数或公式中引用的单元格是否被删除，或者启动相应的应用程序。8#VALUE!出现该错误的原因是因为在需要引用数字或逻辑值的单元格时，错误地引用了包含文本的单元格，Excel2000不能将文本转换为正确的数据类型。确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值，就会解决此问题。第2章 Excel在会计凭证中的应用本章学习目标 本章主要讲解会计凭证的相关知识以及如何利用Excel填制会计凭证。通过本章的学习，应掌握以下内容：会计凭证的概念、意义、种类和格式 记账凭证模板的设计和修改方法 记账凭证的填制方法2.1 会计凭证概

26、述 2.1.1 会计凭证的意义 2.1.2 会计凭证的种类2.1.1 会计凭证的意义（1）填制会计凭证，可以及时、正确地反映各项经济业务的完成情况。（2）审核会计凭证，可以发挥会计的监督作用。（3）通过会计凭证的填制和审核，可以分清经济责任，强化经济责任制。此外，会计凭证记录的内容还是一种反映经济情况的可靠的档案资料，通过填制和审核会计凭证就为企业、行政、事业等单位准备了一套如实记录经济活动情况的档案资料，以供日后的查阅、分析和利用。2.1.2 会计凭证的种类（1）原始凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成时，由经办人员取得或填制的，用以记录、证明经济业务的发生或完成情况的会计凭证，是具有法律效

27、力的原始书面证据，是编制记账凭证的依据，是会计核算的原始资料。对于那些不能用来证明经济业务事项已经实际发生或完成的文件和单据，不能作为原始凭证，如对账单、请购单、合同等。原始凭证按其取得的来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。2.1.2 会计凭证的种类（2）记账凭证。记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证及有关资料，按照经济业务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分录，作为登记会计账簿依据的会计凭证。记账凭证的基本内容一般包括以下几个方面：记账凭证名称及填制记账凭证单位名称；凭证的填制日期和编号；经济业务的摘要；会计分录；记账标记；附件张数；有关人员签章。2.2 记账凭证的填制 2.

28、2.1 记账凭证的填制程序 2.2.2 记账凭证模板的设计 2.2.3 记账凭证的填制2.2.1 记账凭证的填制程序 首先审核原始凭证的真实性、合法性、正确性和完整性；其次，根据原始凭证或原始凭证汇总表中所记录的经济业务内容，按照会计制度的规定，运用复式记账原理，确定应借、应贷的会计科目和金额；再次，按照记账凭证的内容、格式及填制方法，填制记账凭证；最后，将填制好的记账凭证交由审核人员进行审核，审核通过后作为登记账簿的依据。2.2.2 记账凭证模板的设计（1）启动Excel，打开一个新工作簿，输入记账凭证的有关项目，并完成相应单元格公式的设置设置记账凭证的格式。（2）在“文件”菜单中选择“另存

29、为”命令，在“另存为”对话框中的“文件名”处输入“记账凭证模板”，单击“保存类型”框右边的下拉箭头，并从弹出的下拉列表中选择“模板”类型，此时“保存位置”框自动切换到“Templates”文件夹。2.2.2 记账凭证模板的设计 生成后的模板格式可以进行修改，但特别要注意确保打开的是模板文件本身，而不是复件。打开模板文件本身的方法是：先确定模板文件的保存位置，然后单击工具栏上的“打开”按钮，弹出“打开”对话框，单击“查找范围”右边的下拉按钮，使查找范围为C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹，并选取“记账凭证模板”文件，再单击“打开”按钮，即

30、可打开模板文件本身。修改模板文件后，单击工具栏的“保存”按钮，模板文件将以同名存盘。2.2.2 记账凭证模板的设计 为了防止模板中有些单元格的内容（、格式被破坏，可利用Excel的保护功能。方法是，在保存被修改的模板之前，先选定不需要保护的单元区域，然后右击，弹出一个快捷方式，单击快捷菜单上的“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，单击该对话框中的“保护”标签，单击“锁定”前的复选框，撤消其选定，并单击“确定”按钮。接着单击“工具”菜单中的“保护”、“保护工作表”命令，弹出“保护工作表”对话框，单击“确定”按钮，这样就设定了相关的单元格内容的保护。最后，单击工具栏中的保存按钮，修改模

31、板就完成了。2.2.3 记账凭证的填制 要填制记账凭证时，单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出“新建”对话框，从中选取“记账凭证模板”。基于凭证模板产生的文件被赋予一个临时名称，由原来的模板名加上一个数字组成，即“记账凭证模板1”。单击“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”，弹出“移动或复制工作表”对话框，选择将选定工作表移至的位置，并单击“建立副本”，最后单击“确定”按钮。在其中填制有关业务的会计分录。所有记账凭证填制完成后，单击工具栏中的“保存”按钮，在“另存为”对话框，在其中选择保存位置，输入文件名并单击“保存”按钮。第3章 Excel在会计账簿中的应用本章学习目标 本章主要讲解会计账簿

32、的相关知识以及如何利用Excel设置和登记会计账簿。通过本章的学习，掌握以下内容：会计账簿的概念、意义、种类和格式 明细账的格式设置和登记方法 总账的格式设置和登记方法3.1 会计账簿概述 3.1.1 会计账簿的意义 3.1.2 会计账簿的种类3.1.1 会计账簿的意义会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍，它是编制会计报表的重要依据。它是由具有一定格式、相互连结的账页所组成，账页一旦标上会计科目，它就成为用来记录和反映该科目所规定核算内容的账户。3.1.1 会计账簿的意义通过设置和登记会计账簿：（1）能够把大量的、分散的会计

33、核算资料系统化，为加强经济核算提供资料。（2）可以为正确计算成本、经营成果和收益分配等提供必要的会计核算资料。（3）利用会计账簿所提供的核算资料，既可以为编制会计报表提供主要的依据，也可以为会计分析和会计检查提供必要的依据。（4）既有利于会计核算资料的保存和利用，也有利于会计核算工作的分工。3.1.2 会计账簿的种类1会计账簿按用途的分类 会计账簿按其用途，可以分为序时账簿、分类账簿和备查（辅助）账簿。2会计账簿按外表形式的分类 会计账簿按其外表形式，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。3会计账簿按格式的分类 会计账簿按其格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。3.2 会计账

34、簿的登记 3.2.1 明细账的格式和登记 3.2.2 总账的格式和登记3.2.1 明细账的格式和登记 1明细账的格式 明细账是按照明细分类账户开设的，连续、分类登记某一类经济业务，提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况，对总分类账起辅助和补充作用，同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等，但最基本的格式是有“借方”、“贷方”、“余额”三栏的三栏式。3.2.1 明细账的格式和登记数据库 2数据库 数据库是一种有组织、动态地存储有密切联系的数据的集合。一个数据库就是一个数据清单，它将反映客观事物的大量信息进行记录、分类、整理等定量化、

35、规范化的处理，并以记录为单位存储于数据库中。在Excel中，数据清单中的列对应于数据库中的字段，数据清单中的列标题对应于数据库中的字段名称，数据清单中的行对应于数据库中的一个记录。3.2.1 明细账的格式和登记数据库 在设置数据清单和输入数据时必须遵循一定规则，这些规则包括：（1）数据清单的字段名占一行，且必须是第一行（不一定是工作表中的第一行）；（2）每个字段的名称必须惟一；（3）每一列必须有相同的数据类型和格式，且每一列必须相邻；（4）每条记录占一行，且必须连续，中间不能有空行；（5）每个单元格输入的数据前面不能有空格；（6）如果工作表内除数据清单外还有其他数据，则数据清单和其他数据之间必

36、须有至少一行或一列的空白单元格；（7）避免在一个工作表上建立多个数据清单。3.2.1 明细账的格式和登记数据库的生成 3数据库的生成 利用数据库生成明细账的基本思路是：首先设置数据库的结构，其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中，最后对数据库中的数据进行筛选，生成明细账。设置数据库结构的方法是将记账凭证中的所有项目填写到工作表中，且数据库中的字段名与记账凭证中的项目名一致。将记账凭证的内容输入到“记账凭证数据库”的最常用的方法是在录入记账凭证的同时打开“记账凭证数据库”，在该数据库中将记账凭证的所有数据填写到工作表里。要生成一个明细账，应先设置一个明细账的格式。生成“应付账款明

37、细账”的步骤（1）设置条件区域。（2）设置筛选结果输出的字段。（3）选择数据区域。（4）执行“高级筛选”命令。（5）复制筛选结果。（6）粘贴筛选结果。（7）设置余额计算公式。（8）设置余额方向。（9）计算本期发生额和期末余额。3.2.2 总账的格式和登记 1记账凭证数据库生成法（1）打开事先已经设置好基本格式的“银行存款总账”，输入期初余额及方向。（2）设置筛选结果输出的字段。（3）单击数据清单中的任何一个单元格。（4）执行高级筛选命令。（6）复制和粘贴筛选结果。（7）设置余额计算公式和方向。（8）设置本期发生额和期末余额。3.2.2 总账的格式和登记 2明细账汇总法（1）设置“应付账款总账”

38、的基本格式。（2）打开“应付账款明细账”工作簿。（3）汇总各明细账的月结，形成总分类账的本月发生额。第4章 Excel在财务报告中的应用本章学习目标 本章主要讲解财务报告的相关知识以及如何利用Excel编制财务报告和进行财务报告的分析。通过本章的学习，掌握以下内容：财务报告的概念、内容、编制目的和要求 会计报表的格式、编制原理、模板设置和生成方法 财务报告的分析方法、模板设置和有关分析表的生成方法4.1 财务报告概述 4.1.1 财务报告的意义 4.1.2 财务报告的内容 4.1.3 财务报告的编制要求4.1.1 财务报告的意义 财务报告是综合反映企业某一特定时期的财务状况，以及某一特定时期的

39、经营成果和现金流量情况的书面文件，它是企业将日常的会计核算资料进行归集、加工和汇总后形成的最终会计核算成果。编制财务报告的主要目的就是为财务报告使用人，如投资者、债权人、政府及相关机构、企业管理人员、职工和社会公众等，进行决策提供有用的会计信息。4.1.2 财务报告的内容 财务报告主要包括会计报表和会计报表附注等。会计报表是财务报告的主要组成部分，它以报表的形式向财务报告使用人提供财务信息。会计报表附注主要包括两个方面：一是对会计报表要素的补充说明；二是会计报表中无法描述，而又需要说明的其他财务信息。另外，财务报告还包括管理当局对企业财务状况的说明。按照我国有关法律和制度的规定，企业的会计报表

40、主要由资产负债表、利润表、现金流量表和各种附表等组成。4.1.2 财务报告的内容 会计报表附表是对会计报表正式项目以外的经济内容进行补充说明的报表。会计报表附注是为便于会计报表使用者理解会计报表的内容而对会计报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法等所作的解释。财务情况说明书是为会计报表使用者更全面、透彻地了解会计主体的财务状况和经营成果，在编制会计报表的同时编写的对会计报表进行补充说明的书面文字。4.1.3 财务报告的编制要求（1）数字要真实。（2）计算要准确。（3）内容要完整。（4）编报及时。（5）指标要一致。（6）便于理解。4.2 会计报表的编制 4.2.1 会计报表的编制方法 4.2.

41、2 会计报表的生成 4.2.3 现金流量表的编制和生成4.2.1 会计报表的编制方法资产负债表 资产负债表是反映企业某一特定日期财务状况的会计报表，属于静态报表。它根据资产、负债和所有者权益之间的相互关系，按照一定的分类标准和一定的顺序，把企业一定日期的资产、负债和所有者权益各项目予以适当排列，并对日常工作中形成的大量数据进行高度浓缩整理后编制而成的。资产负债表表明企业在某一特定日期所拥有或控制的经济资源、所承担的现有义务和所有者对净资产的要求权。资产负债表中的“年初数”栏各项目数字应根据上年末资产负债表“期末数”栏内所列的数字填列。如果本年度资产负债表规定的各个项目的名称和内容与上年度不一致

42、，应对上年年末资产负债表各项目的名称和数字按照本年度的规定进行调整，并填入报表中的“年初数”栏内。资产负债表的“期末数”栏内各项目主要根据有关科目的记录编制。4.2.1 会计报表的编制方法资产负债表 在Excel中，为了方便编制和生成资产负债表，需要设置一个科目余额表和资产负债表模板，其方法是：打开Excel，新建一个工作簿，将第一张工作表建成科目余额表的格式。同时打开各总分类账所在的工作簿，并通过工作簿之间的来回切换设置科目余额表各科目和各栏目的取数公式；也可在本模板制作阶段不设取数公式，只设会计科目和栏目名，待编制科目余额表时，直接输入有关数据。设置好格式后，将sheet1工作表名改为“科

43、目余额表”。为防止公式被破坏，可对输入的公式加以保护。设置好科目余额表后，进入“sheet2”工作表，设置资产负债表格式。将科目余额表和各种财务报告的格式和取数公式设置好，并进行保护。4.2.1 会计报表的编制方法利润表 利润表是反映企业在一定期间生产经营成果的会计报表。该表把一定期间的营业收入与其同一期间相关的营业费用进行配比，以计算出企业一定时期的净利润（或净亏损）。通过利润表能够反映企业生产经营的收益和成本耗费情况，表明企业的生产经营成果，同时通过利润表提供的不同时期的比较数字，可以分析企业今后利润的发展趋势和获利能力，了解投资者投入资本的完整性。4.2.1 会计报表的编制方法利润表 利

44、润表中的“本月数”栏反映各项目的本月实际发生数，在编制中期报告时，填列上年同期累计实际发生数，并将“本月数”栏改成“上年数”栏；在编制年度财务报告时，填列上年全年累计实际发生数，并将“本月数”栏改成“上年数”栏。如果上年度利润表项目的名称和内容与本年度利润表不一致，应对上年度报表项目的名称和数字按本年度的规定进行调整，填入报表的“上年数”栏。报表中的“本年累计数”栏各项目反映自年初起至本月末止的累计实际发生数。4.2.2 会计报表的生成（1）单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出“新建”对话框，从中选择“会计报表模板”，再单击“确定”按钮，并选择“科目余额表”工作表。（2）在“科目余额表”工作

45、表中输入单位名称、年、月、日，以及有关科目的期初余额、借方发生额、贷方发生额和期末余额。（3）接着单击“资产负债表”工作表，输入单位名称、年、月、日，自动得到当期的资产负债表。（4）单击“利润表”工作表，输入单位名称、年、月，自动得到当期的损益表。4.2.3 现金流量表的编制和生成 1现金流量表概述 现金流量表是反映企业在一定期间内现金的流入和流出，表明企业获得现金和现金等价物能力的会计报表。现金流量表是以现金为基础编制的财务报表。现金流量是指企业一定时期内现金和现金等价物流入和流出的数量。现金流量是衡量企业经营状况是否良好、是否有足够的现金偿还债务、资产的变现能力等非常重要的指标。企业日常经

46、营业务是影响现金流量的重要因素，但并不是所有交易或事项都影响现金流量。4.2.3 现金流量表的编制和生成 2现金流量的分类（1）经营活动产生的现金流量（2）投资活动产生的现金流量（3）筹资活动产生的现金流量 3现金流量表各项目的填列方法4.2.3 现金流量表的编制和生成 4现金流量表的编制方法（1）新建一个工作簿，将Sheet1工作表作为现金流量表的工作底稿。现金流量表工作底稿的第一部分是资产负债表项目，第二部分是利润表项目，第三部分是现金流量表项目。进入Sheet2工作表，设置现金流量表格式。（2）在现金流量表工作底稿中输入资产负债表各项目的期初数和期末数，并将调整分录输入到现金流量工作底稿

47、中。输完调整分录后，进入现金流量表工作表，就可以看到自动生成的现金流量表。4.3 会计报表的分析 4.3.1 比率分析 4.3.2 趋势分析 4.3.3 综合分析4.3.1 比率分析 1比率分析的指标 2比率分析表的生成1比率分析的指标偿债能力比率分析 流动比率。流动比率是企业流动资产与流动负债之比。速动比率。速动资产是流动资产扣除存货后的资产，它与流动负债之比称为速动比率。现金比率。现金比率是企业现金类资产与流动负债之比，它可以反映企业直接的支付能力。资产负债率。资产负债率是企业负债总额与资产总额之比，它反映企业的资产总额中有多少是通过举债而得到的。1比率分析的指标偿债能力比率分析 股东权益

48、比率。股东权益比率是股东权益总额与资产总额之比，它反映企业的资产总额中有多少属于所有者。负债股权比率。负债股权比率是负债总额与股东权益总额之比，它反映了债权人所提供资金与股东所提供资金的对比关系，可以揭示企业的财务风险以及股东权益对债务的保障程度。利息保障倍数。利息保障倍数是税前利润加利息费用与利息费用之比，它反映企业经营所得支付债务利息的能力。1比率分析的指标营运能力比率分析 存货周转率。存货周转率是企业一定时期内销售成本与平均存货之比，该比率越高，说明存货周转得越快，企业的销售能力越强。应收账款周转率。应收账款周转率是企业一定时期内的赊销收入净额与应收账款平均余额之比，它反映企业应收账款的

49、周转速度。流动资产周转率。流动资产周转率是企业销售收入与流动资产平均余额之比，它反映企业全部流动资产的利用效率。1比率分析的指标营运能力比率分析 固定资产周转率。固定资产周转率是企业销售收入与固定资产平均净值之比，它反映企业固定资产的利用效率。总资产周转率。总资产周转率是企业销售收入与资产平均总额之比，它反映企业全部资产的利用效率。1比率分析的指标获利能力比率分析 资产报酬率。资产报酬率是企业在一定时期内的净利润与资产平均总额之比，它能衡量企业利用资产获取利润的能力，反映企业总资产的利用效率。股东权益报酬率。股东权益报酬率是企业在一定时期内取得的净利润与股东权益平均总额之比，它反映了企业股东获

50、取投资报酬的高低。销售毛利率。销售毛利率是企业的销售毛利与销售收入净额之比，它反映了企业销售收入净额中有多少是销售毛利。1比率分析的指标获利能力比率分析 销售净利率。销售净利率是企业净利润与销售收入净额之比，它反映了企业每元销售净收入可实现的净利润。成本费用净利率。成本净利率是企业净利润与成本费用总额之比，它反映了企业在生产经营过程中发生的耗费与获得的收益之间的关系。每股股利。每股股利是普通股分配的现金股利总额与发行在外普通股股数之比，它反映了普通股获取现金股利的能力。1比率分析的指标获利能力比率分析 每股净资产。每股净资产是股东权益总额与发行在外普通股股数之比。市盈率。市盈率是普通股每股市价