民营企业档案管理教材1课件.ppt

1、1主讲内容企业管理档案经济合同管理档案2企业管理档案3v企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。企业档案的含义4民营企业档案的分类56n企业档案分类原则：以全部档案为对象以全部档案为对象依据企业管理职能依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点结合档案内容和形成特点7生产技术管理类v归档内容：指生产准备、组织、调度工作、质量管理、检测、控制工作，能源管理，科技管理、生产安全8v保持档案材料的内部有机联系方便管理与利用方便管理与利用协调统一、不随便改动协调统一、不随便改动9二、件的含义v单份文件

2、，每份文件为一件；v各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；10v正本与定稿为一件；v正件与附件为一件；v正文与文件处理单为一件；v原件与复制件为一件；v转发件与被转发件为一件；11v来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。v“为一件”是指文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。归档文件整理原则v：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。13v民营企业档案分类及归档类目140 党群工作类v归档类目：指党务、党的组织、宣传、纪检等方面，工会、共青团、职代会、行业协会、学会等群众团体工作中形的各种文件材料。1

3、51 行政管理类v归档类目：企业行政事务、安全保卫、法律事务、教育培训、医疗卫生、计划生育、后勤、房地产、审计、处理纠纷、信访、外事活动、重要会议等工作中形的各种文件材料。162 经营管理类v归档类目：指企业董事会（或办公会议）对企业生产经营的重要决策、企业发展规划（计划）、企业改革改制、企业综合统计分析，产品销售、招商引资、物资供应和管理、财务管理、考核奖惩、合同管理、房地产及设备租赁、市场信息和预测，企业商标、知识产权和商业秘密，企业信用管理、广告及用户反映等方面的文件材料。173 生产技术管理类v归档类目：生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作、能源管理，科技管理，生产安全，

4、消防工作，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等184 产品生产或业务开发类v归档类目：产品设计协议书、任务书、合同、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和全套底图、蓝图等；产品制造工艺，各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等；产品检测和管理等方面形成的文件材料，名、优、特产品及获奖产品的有关文件和资料。195 科学技术研究类v归档类目：科研项目的调研、申报立项、研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用的方面的文件材料。206 基本建设类v归档类目：征用土地、协议及批准文件；工程项目的可行性研究，工程建设合同、计划任务书，审批文件；勘测设计、施工、工程监

5、理、竣工验收及有关维修、改建、扩建等方面的文件、资料、图纸。217 设备仪器管理类v归档类目：设备仪器全套随机文件、资料、开箱记录；安装调试、检查维修记录及改装、报废的文件材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录及设备台帐的文件材料。228 会计工作类v归档类目：会计凭证、账簿、报表等。239 劳动人事管理类v归档类目：劳动工资、劳保福利、职称评定、奖惩情况、个人履历等。24其它具有保存价值的不同载体的文件材料v凡归档的文件材料，应使用碳素墨水、蓝黑墨水的耐久的书写材料书写，做到字迹工整、签字手续完备，不应使用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。25文件材料的归档时间v党群工作、行政管理、经营管理、

6、生产技术、工作形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；v产品生产文件材料一般应在产品研制成功，通过鉴定后归档；v基建档案应在工程竣工验收后归档；v科研文件材料在科研成果评审、鉴定后归档；26v会计档案由财务部门整理立卷，保管一年后向企业档案室移交归档；v职工个人的材料，由形成职工材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，按要求把应归档的材料移交职工档案管理部门归档。27v归档文件材料应齐全完整，要能够完整、准确反映本企业生产、经营、管理活动的历史面貌。v归档的电子文件，应与相应的纸质文件材料一并归档保存。28A 企业管理性档案一、档案与文件的区别v尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文

7、书处理过程中的文件，都不能归档。v对日后没有查考价值的文件不是档案。29三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为11个步骤：301、收集文件v把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。（见归档范围）31v对不需归档的文件要进行剔除。v要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。322、区分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。33v一般的文件材料，放在其形成的年度归档。v计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。34v长远规划，放在文件内容针对的头一

8、年。v多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。35v跨年度的案件，放在结案的一年。v跨年度的会议，放在闭幕年。363、划分期限v准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期（1650年）、短期（15年以下）。（见保管期限表）374、文件装订v修裱破损或页幅过小的文件v复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。38v超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠39v去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针

9、等装订用品）。40v如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。41v装订：采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订。42 不锈钢钉43 三点一线装订445、文件排列v由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构时间”或时间先后排列。45v由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的

10、文件材料排列在一起。46v统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。47v同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。486、文件编号v归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。49全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）50类别号：区别不同门类的档案，如管理性档案为文书51期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期52年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。53机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档

11、号的单位此栏可空）。54件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。55不分机构编件号56分机构编件号57v在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。587、文件著录 把归档文件的有关项目录入档案管理系统。v著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。59v必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）60归档文件目录件号：以年度为

12、界限，一个保管期限编一个流水号。61归档文件目录责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。62归档文件目录文号：文件的发文字号，如“石政发2010X号”63归档文件目录题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“”号64归档文件目录日期：指文件形成日期。65归档文件目录页数：指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。66归档文件目录备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。678、填写备考表 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、

13、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。68v整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。v检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。v日期：填写归档的年、月、日。卷内备考表样709、文件装盒v将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。档案盒标准图样72v在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）73档案盒背脊式样已填好的档案背脊事例7410、打印目录v按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式二份。v“档案目录”由“归档情况登记

14、表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。75（1）目录本封面 案 卷 目 录76（2）目录夹背脊77（3）填写归档情况登记表单位名称：公司归档情况登记表78（4）拟写归档说明，内容包括：l本年度立档单位主要工作概况，l本年度内设机构及单位领导人变化情况l本年度管理性档案（文书）归档情况 79公司二三年归档说明一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（、.）共有职工人。2、领导人变化情况 任总经理 任财务总监 任技术总监三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时

15、归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长期100件，编号1100件；短期100件，编号1100。二一年月80归档文件目录（4）打印归档文件目录81v装订“归档文件目录”如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。82v具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。8311、入库装箱柜 室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。84v一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度

16、、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。档案排列编号示意图（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从1开始编制）86G 企业经济合同管理类v经济合同档案是本企业对各类企业和客户授信活动中形成的，反映信用业务工作情况并且有保存价值的文件材料的总称。主要指企业的生产经营、销售合同及客户管理档案。87v根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。88合同材料的分类整理1可按合同形成的地区排列。2可按合同形成的时间顺序进行排列。893可按合同形成的内容种类进行排列。90类目标识编制：（1）适用中小型企业、合同材料不多：v G 1

17、1 案卷号（顺序号）目录号（第1本目录）大类代字 （企业经济合同管理 类）91v根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可增可减。92 4.合同档案保管期限分为长期（1650年）和短期（115年）。935、合同档案的整理（1）单份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法 a.卷内文件排列 b.编页码 c.拟写案卷标题 94卷内文件目录d.填写卷内目录95案卷封面e.编制封面9697 f.案卷装订 g.入盒 h.编制“档案目录”98案卷目录案卷目录式样99“档案目录”封面式样100“档案目录”背脊式样101谢 谢102工档案特殊载体档案室库管理104一、一、什什么么叫叫制制发发的的会会计计

18、档档案案管管理理办办法法规规定，定，会会计计档档案案是是指：指：会会计计凭凭证、证、会会计计账账簿簿和和财财务务报报告告等等会会计计核核算算材材料。料。105二、二、企企业业会会计计档档证，证，记记账账凭凭证，证，汇汇总总凭凭证、证、其其他他会会计计凭凭证；证；106细细账，账，日日记记账，账，固固定定资资产产卡卡片，片，辅辅助助账账簿，簿，其其他他会会计计账账簿。簿。107度、度、年年度度财财务务报报告，告，包包括括会会计计表、表、附附表、表、附附注注及及文文字字说说明，明，其其他他财财务务报报告。告。108109三、三、会会计计档档计计档档案，案，应应当当由由会会计计部部门门负负责责整整理

19、理立立卷，卷，装装订订成成册，册，编编制制会会计计档档案案保保管管清清册；册；110全、全、完完整。整。111112113114七、企业会115116117会计档案目录顺序号：同一本目录内流水编号118会计档案目录类别：案卷所属类别119会计档案目录卷（册、袋）标题：概括案卷的内容，例：公司2003年财务报告120会计档案目录起止时间：121会计档案目录保管期限：根据会计档案保管期限表确定122会计档案目录卷内张数：案卷内的张数123125一、一、企企业业员员工工指指一一般般意意义义上上的的企企业业职职工工档档案，案，也也不不是是指指流流动动人人员员档档案，案，而而是是民民营营企企业业为为了了

20、管管理理企企业业聘聘用用的的员员工工而而建建立立的的有有关关员员工工个个人人情情况况的的档档案。案。126式式录录用用后，后，企企业业人人力力资资源源管管理理部部门门应应及及时时建建立立有有关关的的员员工工档档案。案。127128实，实，文文字字清清楚；楚；（三）三）企企业业员员工工档档案案实实行行一一人人一一档档的的立立卷卷方方法。法。129三、三、企企业业员员工工130131132133工工分分开开管管理，理，即即在在大大类类代代号号后后直直接接跟跟案案卷卷号；号；职职工工人人数数多多的的可可先先区区分分部部门门或或年年度，度，即即大大类类代代号号后后跟跟部部门门或或年年度度代代号，号，最

21、最后后加加案案卷卷号。号。134企业员工档案目录卷号：1135企业员工档案目录题名：员工档案136企业员工档案目录卷内页数：10137企业员工档案目录保管期限：定期139一、一、特特殊殊载载体体照照片片，2 底底片片，3 录录音音带带，4 录录像像带，带，5 磁磁盘盘，6 光光盘。盘。140奖奖旗旗，2 奖奖杯杯，3 奖奖状状，4 牌牌匾，匾，5 证证书书等。等。141142143144145146147148149150151四、四、特特殊殊载载152一一个个分分组组说说明，明，简简明明扼扼要要地地写写在在这这组组照照片片的的上上方，方，然然后后在在每每张张照照片片的的下下端端写写上上具具体

22、体的的补补充充说说明。明。153154实实物物档档案案按按件件进进行行编编号号和和编编制制目目录。录。156一、一、档档案案工工157尘，尘，3 防防光，光，4 防防高高温温5 防防潮潮，6 防防火，火，7 防防虫，虫，8 防防有有害害气气体体158铁铁窗，窗，3 铁铁柜柜159二、二、建建立立各各鉴鉴定定销销毁、毁、档档案案员员岗岗位位责责任任制制档案的管理制度档案的管理制度v1 1、立卷归档制度立卷归档制度，主要包括归，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。档范围、归档时间和归档要求。v2 2、档案保管制度档案保管制度，主要包括档，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理案的安全保护和库房、设备管理措施。措施。v3 3、档案保密制度档案保密制度，主要包括档，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保案的保密措施和对档案人员的保密要求。密要求。4、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。5、机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案的管理制度162