文书档案归档及整理规范PPT幻灯片课件.ppt

1、文书档案归档文书档案归档及整理规范及整理规范站质管办站质管办 20182018年年7 7月月一、整理原则 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。便于保管和利用。参照参照归档文件整理规则归档文件整理规则（DA/T22-DA/T22-20152015）22022-7-22二、归档文件的范围 会议文件材料会议文件材料 职能业务文件材料职能业务文件材料 机构编制、干部人事、党、团、纪检、工机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作文件材料会工作文件材料 行政、财务行政、财务 、基建

2、、住房工作文件材料、基建、住房工作文件材料32022-7-22三、分类 年度年度问题分类法问题分类法 把文件材料先按年度分开，每个年度的文把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按问题分类，如：件材料再按问题分类，如：党务类党务类 2018 2018年年 行政类行政类 人事类人事类42022-7-22四、保管期限 按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：永久永久（通知、意见及批复；领导的重要讲话、会（通知、意见及批复；领导的重要讲话、会议纪要、会议总结、公报、文件汇编；机构议纪要、会议总结、公报、文件汇编；机构设置、人事任免、表彰决定；年度财务报告、

3、设置、人事任免、表彰决定；年度财务报告、审计报告等。）审计报告等。）定期定期3030年（重要的）年（重要的）（规章制度、工作计划、工作总结、调研报（规章制度、工作计划、工作总结、调研报告、大事记；会议相关文件材料；会计凭证、告、大事记；会议相关文件材料；会计凭证、会计账簿、预、决算报告及执行情况等。）会计账簿、预、决算报告及执行情况等。）52022-7-22四、保管期限 定期定期1010年（一般的）年（一般的）（培训相关文件材料、宣传材料、杂志报（培训相关文件材料、宣传材料、杂志报道；月度、季度、半年度财务会计报告、道；月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、纳税申报表等。）银行对账单、纳

4、税申报表等。）62022-7-22五、文件分件 以以“件件”为单位进行整理，一般每份文件为为单位进行整理，一般每份文件为一件。一件。正文、附件为一件；正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页码；码；转发文与被转发文为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复印件为一件；原件与复印件为一件；72022-7-22五、文件分件 简报、周报等材料一期为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议记录一次会议为一件，会议记录一年会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；

5、一本，一本为一件；来文与复文（如请示与批复、报告与批示、来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件，也可两者合为一函与复函等）独立成件，也可两者合为一件；件；82022-7-22六、排列（一）每（一）每“件件”不同稿本的排列不同稿本的排列 正文在前、附件在后；正文在前、附件在后；正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复印件在后；原件在前，复印件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，

6、收文在后；收文在后；正文在前，发文稿纸、定稿在后。正文在前，发文稿纸、定稿在后。92022-7-22六、排列（二）（二）“件件”与与“件件”之间的排列之间的排列 前提：同类别前提：同类别同年度同年度相同的保管期限相同的保管期限 成套性的文件集中排列；成套性的文件集中排列；同一事由的一组文件材料，一般按照成文时同一事由的一组文件材料，一般按照成文时间（或形成时间）的先后顺序进行排列；间（或形成时间）的先后顺序进行排列；信息、简报类的，可按其已有的期数编号进信息、简报类的，可按其已有的期数编号进行排列。行排列。102022-7-22七、拟写题名 三要素：责任者、文件内容、文种三要素：责任者、文件内

7、容、文种 责任者责任者制发文件的组织或个人制发文件的组织或个人,发文机关或署名者发文机关或署名者（3 3个以内，一一标明个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔；且两个责任者间用顿号相隔；3 3个以上，标出主要三个，后边加个以上，标出主要三个，后边加 等等 字）字）文件内容文件内容对文件具体内容的概况对文件具体内容的概况（一般文件的标题都会注明清楚）（一般文件的标题都会注明清楚）文种文种指文件类型指文件类型 如：如：XXXX的通知、讲话、方案、文件、材料等的通知、讲话、方案、文件、材料等112022-7-22七、拟写题名 注意要点：注意要点：第一，没有提名的文件应拟写题名；第一，没有提名的文

8、件应拟写题名；第二，有题名但无实质内容的应重新填写；第二，有题名但无实质内容的应重新填写；第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化；第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化；第四，会议记录应拟写提要式题名；第四，会议记录应拟写提要式题名；第五，凡未照抄原文标题的，应在自拟内容的前第五，凡未照抄原文标题的，应在自拟内容的前后加上后加上“”,以表明该题名是重拟或经过更改以表明该题名是重拟或经过更改和简化。和简化。122022-7-22七、拟写题名 例子：例子：XXXX市人民政府、市人民政府、XXXX县人民政府关于防汛、抗洪县人民政府关于防汛、抗洪救灾工作的通知救灾工作的通知 XXXX单位二单位

9、二O O一八年工作总结一八年工作总结 张三、李四、王五张三、李四、王五 等等 领导同志在领导同志在XXXX会议上的讲会议上的讲话话 XXXX单位第一届党员代表大会文件单位第一届党员代表大会文件132022-7-22八、编号（一）编页号（一）编页号 文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编写页号；写页号；文件材料有连续页码时，则无需重复编写；文件材料有连续页码时，则无需重复编写；无页码或无连续页码时，需要编流水页号；无页码或无连续页码时，需要编流水页号；空白页不编号；空白页不编号；编写位置：正页面右上角，反页面左上角空白处；编写位置：正页面右上角，反页

10、面左上角空白处；请用黑色铅笔编写；请用黑色铅笔编写；142022-7-22八、编号（二）编件号（二）编件号 按照件与件之间的排列顺序，将文件排列好后，按照件与件之间的排列顺序，将文件排列好后，逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；件号从件号从“00010001”开始，使用阿拉伯数字编流水件开始，使用阿拉伯数字编流水件号；号；编写位置：文件封面的左上角空白处；编写位置：文件封面的左上角空白处；请用黑色铅笔编写请用黑色铅笔编写152022-7-22九、归档文件目录（式样）序号序号 文号文号责任者责任者题名题名日期日期页数页数备注备注文号：文件的发文号，

11、若没有，不用标识；文号：文件的发文号，若没有，不用标识；日期：文件材料的形成时间，如：日期：文件材料的形成时间，如：2018040820180408；日期不全的，且考证不出；日期不全的，且考证不出来的，用来的，用“0 0”填充，如：填充，如：2018000020180000；页数：填写每件文件的总页数；页数：填写每件文件的总页数；备注：填写需要说明的事项。备注：填写需要说明的事项。162022-7-22十、备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；补充、移出、销毁等情况；整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章；整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章；整理日期：归档文件整理完成日期；整理日期：归档文件整理完成日期；检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。或签章。检查日期：归档文件检查完毕的日期。检查日期：归档文件检查完毕的日期。172022-7-22