化工集团物资供应标准业务模式精品课件.ppt

1、化工控股物资供应业务模式提纲n基础资料管理n整体业务流程n子业务流程n报表基础资料管理n物料分类管理n供应商分类管理n客户分类管理n编码管理n单据格式管理整体业务流程主要子流程n需求计划管理子流程 n采购计划管理子流程 n采购询价、比质比价流程n招投标管理子流程n委托加工管理子流程n采购订单管理子流程 n验收入库管理子流程 n采购付款管理子流程 n出库管理子流程需求计划管理子流程流程环节描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1生产计划生产部门人员提出年、季度、月生产计划，生产管理信息系统1通过BOM转化成原材料的需求计划生产部门该功能在未来规划的生

2、产管理信息系统中实现2储备定额管理子流程审批流、物料管理根据物料中储备定额中的最高库存量、最低库存量以及再订货点。当物资低于再订货点时由系统的消息中心向采购计划人员发送消息提醒编制需求计划子公司3设备台账及库存台账客户化开发根据设备台账及库存台账功能自动生成需求计划仓库4需求计划编制需求计划各分公司填写需求计划，并报送审批子公司5需求计划审批审批流各分公司填写的需求计划按照各分公司各自的规定完成工作流审批工作子公司6需求计划审批审批流按照预先的权限设定，需要由集团公司进行审批的需求计划，交由集团公司进行审批集团公司7需求计划变更需求计划需求计划提出人员及其他有权限的人员，可以对需求计划进行修改

3、，但系统会以日志或版本方式对修改进行记录。但是已关联生成采购计划的需求计划不允许修改子公司8需求计划需求计划经过审批的需求计划子公司9采购计划编制采购计划供应部门相关人员根据报送的需求计划关联生成采购计划供应部门采购计划管理子流程流程环节描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1需求计划需求计划系统可以将已经审批的需求计划关联生成采购计划，已关联生成采购计划的需求计划将处于关闭状态子公司供应部门对于有储备定额的物资也是先由子公司转化为需求计划，再由需求计划关联生成采购计划2采购计划编制采购计划采购人员对相同的需求计划进行合并，关联生成采购计划并将采购

4、计划单中的字段填写完整。采购人员针对不同类型的物料需求计划发起不同的采购流程供应部门3采购计划审批审批流根据预先设定的物料与物资类别以及采购组的绑定，按照工作流的设定进行流程审批。供应部门4采购计划变更审批流根据需求的变更情况或者因各种原因造成的采购计划的变更，采购员可以对自己有权限的采购计划进行变更处理，变更处理可以在系统中以日志或版本的形式进行记录并追述查询。供应部门5采购计划采购计划已审批的采购计划供应部门采购询价、比质比价流程流程环节描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1询价单采购询价单供应部门根据采购计划，将采购方式为简单采购、会审采购

5、的采购计划选择出来，形成询价单2供应商选择采购询价单采购业务员和审价员选择参与报价的供方，供应主管审批确认。供方只能出合格供方档案中选择3采购询价单采购询价单业务员将对应供应商的报价信息录入到对应的询价单中4采购比价单采购比价单采购业务员根据各个供方的报价单进行比质比价，形成采购比价单，选择最终供方招投标管理子流程流程环节描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1评委库管理供应部门根据具体评选结果作好评委库日常管理工作，形成评委库档案2招标信息确定招标小组根据采购计划单中采购方式为“招标采购”的计划，制定招标信息，形成招标书3招标信息审批相关领导审批

6、招标信息（招标书）4招标信息发布招标小组将生效的招标书发布，招标工作开始5选择供应商招标小组根据实际需要选择投标供方，只能在合格供应商档案中选择6发标招标小组通知入选供方准备投标流程环节描述7供应商投标书供方投标，传递标书。系统外处理8投标书上传招标小组将供方的投标书上传到系统中9选择评标小组招标小组根据实际情况在评委库档案中选择本次评标小组10评委评标评标小组对投标供方进行评分11中标及封标招标小组根据评分及排名结果确定中标供方，有中标者和候选者。并进行封标12发布中标结果招标小组发布中标结果委托加工管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对

7、象备注备注1选择委托加工单位预先按定点采购流程审批确定好可委托加工单位2定点采购审批子流程按照定点采购审批流程走委托加工审批流程3交货进度表由采购业务员综合使用单位的月需求计划、公司库存情况及供方的生产情况综合编制委托加工交货进度表4委外用领料单由受托加工单位提出，由采购业务员具体按移库程序组织办理5委外用领料单审批流程委外用领料单审批流程6发料出库委外用原材料出库业务7发料单仓库管理员办理发料单采购订单管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1需求计划审批流程需求计划需求计划单根据系统预先设定的审批流程进行审批，并将需求计划转化为

8、采购计划。生成的需求计划在需求计划单未关闭前（未关联生成采购计划单）可以对其进行修改，但修改后保存版本信息子公司、供应部门、集团公司2采购计划审批流程采购计划采购计划单根据系统预先设定的审批流程进行审批后关联生成采购合同。采购计划单在未关闭前可进行修改但保留版本信息子公司、供应部门、集团公司3合同及相关附件采购订单、采购合同由采购计划单关联生成采购订单和采购合同。在采购合同中对合同进度进行维护采购业务员4合同管理采购合同采购业务员对采购合同进行维护，维护合同进展信息表采购业务员5合同维护采购合同主要是对合同条款和合同进度进行维护采购业务员采购入库管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软

9、件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1跟踪订单货到根据供应商提供的信息，仓库管理员确认收货时间系统外实现2收货通知单收货通知单业务员应主动跟踪订单的执行情况，编制收货通知单给仓库。采购业务员3送货单供应商提供给采购业务员的供应物流信息系统外实现4采购订单采购订单仓库管理员凭采购业务员的采购订单、收货通知单，以及供应商的送货单确认收货时间，并进行收货检验准备仓库管理员5收货验货仓库管理员对实物数量进行检测，并目测货物质量6采购收货单采购收货单、审批流仓库管理员根据收货验货的结果在采购收货单中填写实际的采购收货数量，并报送审批流程仓库管理员7是否检验系统在实现与质量检验模块的整合

10、后，对是否需要入库检验自动进行判断。需要进行入库前检验的物料，关联生成质量检验模块中的检验单8质量检验模块流程9采购入库单采购入库单根据质量检验的结果，并在得到确切的库存成本后仓库管理员填写采购入库单仓库管理员10库存台账库存台账采购入库单审核后，系统自动根据批号、库位等信息，生成库存台账仓库管理员采购付款管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1应付单应付单采购业务员根据供方提供的发票，由采购入库单关联生成应付单采购业务员2付款申请单付款申请单采购业务员根据采购入库单以及供应商提供的发票填写付款申请单；在质保期结束后，由生产人员（

11、或采购业务员）填写针对质保金的付款申请单采购业务员3付款审批流程审批流付款申请单经过系统预先定义的审批流程，交由财务进行付款处理采购业务员4付款财务在收到入库通知单、付款申请单以及供应商发票后付款财务人员库存盘点业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1盘点库存盘点系统根据仓库物料情况自动生成盘点任务，仓库管理员根据盘点任务进行系统外的盘点工作，并将结果录入系统，系统自动生成盘盈盘亏表仓库管理员2盘盈盘亏表盘盈盘亏表系统根据盘点结果自动生成仓库管理员3盘盈盘亏审批流程审批流4盘盈盘亏处理流程盘盈盘亏处理系统根据预先定义的盘盈流程与盘亏流程进行

12、处理报废处理子流程业务描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1报废单业务员根据报废旧库中的物资情况,填写报废单.废旧库中的物资来源主要有两种情况:使用单位的退料和采购业务员办理的移库采购业务员2报废审批流程审批流系统根据预先设置的工作流，对报废单进行审批3报废处理流程备注：该功能在物资供应实施第一阶段实现报损管理子流程业务描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1报损单由于库存物资保管保养不善等原因造成报损，库房保管员应主动填写报损单仓库保管员2审核审批流仓库主管3审核审批流采购业务员根据损坏的情况，核损

13、失金额采购业务员4报损审批流程审批流5报损账务处理根据报损单关联生成总账凭证财务在总账中实现移库管理子流程业务描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1移库通知单移库通知单采购业务员根据需求情况填写移库通知单采购业务员2移库审批流程审批流对移库通知单进行审批3移库出库单移库出库单移出仓库保管员根据移库通知单关联生成移库出库单仓库保管员4移库入库单移库入库单移入仓库保管员根据移库通知单，在已生成移库出库单后可关联生成移库入库单仓库保管员领料出库管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1需求计

14、划需求计划领料单位查询需求计划的执行情况，填写领料出库单领料单位2领料出库单领料出库单领料单位填写领料出库单领料单位3领料审批流程审批流领料出库单审批公司分管领导4出库确认审批流仓库管理员根据审批结果对领料出库单审核确认仓库保管员5财务结算总账凭证领料出库单关联生成总账凭证财务机构内部物资调拨管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1调拨出库单调拨出库单领料单位根据需求填写调拨出库单领料单位2调拨出库单审批流程审批流各公司根据审批流对调拨出库单进行审批3调拨出库价格确认审批流采购业务员确认调拨价格采购业务员4调拨出库审批流库存保管员

15、填写实发数量仓库保管员集团内部调拨业务流程描述123791011131517集团调拨订单集团销售出库单集团应收单集团收款单集团结算处理机构采购入库单机构应付单机构应付单机构付款单机构结算处理编制调拨订单根据调拨订单手工汇总生成应收编制收款单应收单和收款单结算根据调拨订单手工汇总生成应付审核应付编制付款应付单和付款单等结算手工编制调拨订单关联销调拨订单按库存组织分组汇总生成销售出库单，填入出库数量、仓库、库位等信息。关联销售出库单按财务组织分组汇总生成应收单，填入应收数量、单价、金额。关联应收单生成收款单收款单收款时自动和应收单核销关联销调拨订单按库存组织分组汇总生成销售采购入库单，填入库数量、

16、仓库、库位等信息。关联采购入库单按财务组织分组汇总生成应付单，填入应付数量、单价、金额。审批应付供应商的信用，应付数量、单价、金额等关联应付单汇总生成付款单，填入付款金额通过应付单关联生成付款单，已经自动结算可以与相关联的应收系统单据结算库存组织库存组织财务组织财务组织财务组织库存组织财务组织财务组织财务组织财务组织仓管员仓管员会计出纳财务主管仓管员会计财务主管出纳财务主管销售出库管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1提出要货需求2销售出库单销售出库单采购业务员根据需求单位的请求填写销售出库单3销售审批流程审批流各公司根据预先设

17、定的审批流进行审批4销售发票销售结算、应收账款财务确认销售出库单，并关联生成应收单以及发票财务5销售出库审批流仓库管理员填写实发数据仓库管理员物资外借管理子流程业务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1外借单外借单采购业务员根据外借单位需求填写外借单采购业务员2外借审批流程审批流外借审批流程3外借处理审批流仓库保管员填写实际外借数量仓库保管员4外借提货外借单位提货5是否退还外借单位与采购业务员确认外借物资是否退还6入库单若外借物资退还则由采购业务员填写入库单采购业务员7销售流程子流程按照先移库，再做销售出库的方式解决采购业务员退库管理子流程业

18、务流程描述环节环节环节名称环节名称软件功能软件功能环节说明环节说明使用对象使用对象备注备注1领料单（红字）领料出库单领料单位填写红字领料出库单领料单位2收货处理仓库保管员收实物并对红字领料单进行确认仓库保管员3质量检验模块流程仓库保管员对退料进行质量检验4是否正常入库仓库保管员确认是否正常入库仓库保管员5正常入库若货物无损坏情况则直接对红字领料单审核确认，货物入正常库仓库保管员6估算入库价采购业务员确认退库价格采购业务员7入报废库仓库保管员根据退库价格入报废库仓库保管员报表管理n日报需求日报表需求日报表采购业务日报表采购业务日报表 到货流水日报表到货流水日报表 检验流水日报表检验流水日报表 出库流水日报表出库流水日报表 报表管理n周报预付账款周报表预付账款周报表 质保金周报表质保金周报表 n月报计划执行状态计划执行状态 分库分月与去年同期对比走势图分库分月与去年同期对比走势图 分物资类别分供方月采购量比例分物资类别分供方月采购量比例 分品种分月与去年同期对比量价走势图分品种分月与去年同期对比量价走势图 供方管理月报表供方管理月报表 需求单位占用资金报表需求单位占用资金报表 库存物资分账龄比例库存物资分账龄比例