办公自动化全能一本通-PPT第1章课件.pptx

1、Word 基本操作第1章办公自动化全能一本通目录 CONTENT1.1制作“请示”文档 1.2编辑“演讲稿”文档 1.3新手加油站1.4高手竞技场3 第 1 章 Word 基本操作1.1.1 新建文档1.新建空白文档 Word 主要用于文本性文档的制作与编辑，在制作文档前必须先新建文档。根据文档的不同需要，以及用户当前不同的使用环境，用户可选择不同的文档新建方式。命令新建快捷键新建按【Ctrl+N】组合键4 第 1 章 Word 基本操作1.1.1 新建文档2.新建模板文档Word 中集成了各个行业工作中需要的一些模板文件，文档中已经预先设置好了文本的格式和相关的文本，用户可以直接套用。单击“

2、文件”选项卡，在展开的菜单中选择“新建”选项；选择需要的模板类型，这里单击“业务”超链接。选择模板分类STEP15 第 1 章 Word 基本操作1.1.1 新建文档2.新建模板文档开始联机搜索，在搜索出的模板文件列表中选择模板选项。在打开的界面中显示该选项的说明信息，单击“创建”按钮。即可开始从网络中下载模板文件，完成后将自动打开创建的模板文档。6 第 1 章 Word 基本操作1.1.2 保存文档1.保存新建的文档新建的文档需要进行保存，只有保存在电脑中文件才不会消失。在“快速访问工具栏”中单击“保存”按钮。在打开的“另存为”界面中双击“这台电脑”选项或单击“浏览”选项。打开“另存为”对话

3、框，设置保存名称和位置，单击“保存”按钮。7 第 1 章 Word 基本操作1.1.2 保存文档2.将文档另存为在办公中，有时需要将文档存储到其他位置进行编辑，此时可进行另存为操作。浏览另存位置设置另存位置和名称8 第 1 章 Word 基本操作1.1.2 保存文档3.设置自动保存在编辑文档的过程中，为了防止文档丢失，需要经常进行保存操作，而通过设置自动保存，可以在设置的时间内自动对文档进行保存，减少用户手动保存操作的次数。12在“请示”文档中单击“文件”选项卡，在弹出的列表中选择“选项”。在打开的“Word 选项”对话框中，选择左侧列表中的“保存”选项，在右侧单击选中“保存自动恢复信息时间间

4、隔”复选框，然后在复选框后面的数值框中输入自动保存的时间，单击“确定”按钮完成设置。9 第 1 章 Word 基本操作1.1.3 输入文本1.输入普通文本普通文本是指通过键盘可以直接输入的汉字、英文和数字等。在Word 中输入普通文本的方法很简单，只需将鼠标指针定位到需要输入文本的位置，然后切换到需要的输入法，即可输入，步骤和效果如下在打开的文档中，在文档编辑区的中间位置双击鼠标左键，将光标定位到其中。切换到中文输入法，输入“关于参加药材展销会经费申请的请示”文本。在第2 行行首位置双击鼠标左键，将光标切换到文本的第2 行，输入“总公司：”。按【Enter】键进行换行，再按4次空格键，然后输入

5、其他文本。01OPTION02OPTION03OPTION10 第 1 章 Word 基本操作1.1.3 输入文本2.输入中文大写金额使用 Word 编写文档时，常会遇到需要输入中文大写金额的情况。Word 提供了一种简单快速的方法，可将输入的阿拉伯数字快速转换为中文大写金额。执行命令后裁剪11 第 1 章 Word 基本操作1.1.3 输入文本定位光标3.输入特殊字符选择符号在输入文本时，符号的输入是不可避免的，普通的标点符号可以通过键盘直接输入，而一些特殊符号的输入则只能通过特殊的方法来实现。插入符号效果12 第 1 章 Word 基本操作1.1.3 输入文本定位光标位置4.插入日期和时间

6、选择时间格式如果要在Word 中输入当前日期和时间，可直接手动输入，此外还可以通过插入日期与时间的功能快速输入不同格式的日期与时间。插入日期和时间的效果13 第 1 章 Word 基本操作目录 CONTENT1.1制作“请示”文档 1.2编辑“演讲稿”文档 1.3新手加油站1.4高手竞技场14 第 1 章 Word 基本操作1.2.1 编辑文档内容1.打开文档要查看或编辑保存在计算机中的文档，必须先打开该文档，打开文档可使用多种方法实现，如可以在保存文档的位置双击文件图标，也可以在Word 工作界面中打开所需文档。在文档的保存位置选择文档，然后按住鼠标左键不放，将文档向工作界面的标题栏中拖动，

7、当鼠标指针变为形状时释放鼠标；或按Ctrl+O】组合键，打开“打开”对话框，即可打开选择的文档。15 第 1 章 Word 基本操作1.2.1 编辑文档内容选择任意文本选择连续文本选择不连续文本选择任意文本选择整行文本选择整段文本选择文本16 第 1 章 Word 基本操作1.2.1 编辑文档内容3.修改与删除文本输入文本内容难免出现错误，为了保证文档的完整和正确性，需要将多余或重复的文本删除，将错误的文本修改为正确的文本。补充文本内容修改文本17 第 1 章 Word 基本操作1.2.1 编辑文档内容3.修改与删除文本选择需要删除的文本，按【Delete】键或【Backspace】键删除。如

8、果没有提前选择文本内容，则按【Delete】键删除光标定位后的文本，按【Backspace】键删除光标定位前的文本。18 第 1 章 Word 基本操作1.2.1 编辑文档内容4.移动文本剪切粘贴文本拖动鼠标移动移动文本操作在编辑文本时的使用频率很高，当语句顺序出现错误时，可通过移动文本快速调整文本顺序。19 第 1 章 Word 基本操作1.2.1 编辑文档内容5.复制文本裁剪图片在编辑图片时起到重要作用，使用裁剪工具可以裁剪删除插入图片的多余部分，保留所需的部分。复制粘贴文本20 第 1 章 Word 基本操作1.2.1 编辑文档内容6.查找和替换数据在一个长文档中要查找某个字词的位置，或

9、是将某个字词全部替换为其他字词，逐个查找并替换将花费大量的时间，且容易出错，此时可使用Word 的查找与替换功能实现快速查找与替换。查找文本替换文本21 第 1 章 Word 基本操作1.2.2 设置文档格式1.设置字符格式设置字符格式主要包括对字体、字形、字号和颜色等文本外观进行设置，使文档更美观整洁。设置字符格式主要通过【开始】/【字体】组或“字体”对话框来实现。【开始】/【字体】组设置“字体”对话框设置22 第 1 章 Word 基本操作1.2.2 设置文档格式2.设置段落样式众所周知，文档通常会分为多个段落，为了让内容条理更加清晰，利于查看，需要设置段落样式，常用设置包括段落缩进、行间

10、距以及对齐方式等。选择目标段落后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，选择“缩进和间距”选项卡，在其中可设置对齐方式、缩进和间距等。23 第 1 章 Word 基本操作1.2.2 设置文档格式3.设置项目符号和编号编号的作用与项目符号相同，都用来组织文档，使文档层次分明、条理清晰。区别在于项目符号主要用于并列的各项内容；编号主要用于有前后次序的内容，在有的语境下，两者可以通用。添加编号添加项目符号24 第 1 章 Word 基本操作1.2.2 设置文档格式4.设置底纹突出显示文本为了突出显示部分文本内容，达到提示、标注重点的目的，可为该部分文本添加颜色鲜明的底

11、纹。目录 CONTENT2.1制作活动宣传单2.2制作报价单2.3新手加油站2.4高手竞技场26 第 1 章 Word 基本操作2.3 新手加油站1.关闭更正拼写和语法功能默认的形状样式，填充颜色不能很好地与文档中的文字或图片等对象搭配。此时，需要更改形状样式，如填充色和边框等。用户可应用Word 预置的样式，也可自定义设置。打开Word 文档，单击Word 工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的界面的左侧选择“选项”选项。打开“Word 选项”对话框，单击左侧的“校对”选项卡，在右侧的“在Word 中更正拼写和语法时”栏中撤消选中“键入时检查拼写”复选框。如果只需要取消当前使用文档的检查拼写

12、与语法错误功能，可在“在Word 中更正拼写和语法时”栏中单击选中“只隐藏此文档中的拼写错误”和“只隐藏此文档中的语法错误”复选框，设置完成后，单击“确定”按钮。01OPTION02OPTION03OPTION27 第 1 章 Word 基本操作2.3 新手加油站2.输入带圈数字带圈数字指数字被圆圈包围，一般用于排序和罗列项目，在实际办公或生活中经常遇到需要输入带圈数字的情形。要实现输入，可通过“符号”对话框插入110 的数字，若是10以上的数字，则可通过“带圈字符”功能输入。28 第 1 章 Word 基本操作2.3 新手加油站3.快速选择文档中相同格式的文本内容此时可利用“文本定位”功能选

13、择文本，文本定位是指让用户能快速在文档中找到需要的位置，然后对相应的内容进行编辑操作。方法为：在文档的“开始”选项卡的“编辑”组中单击选择”按钮，在打开的下拉菜单中执行“选择格式相似的文本”命令即可在整篇文档中选择相同样式的文本内容。4.选择性粘贴从网上下载文本资料进行编辑时，常常会遇到这样的问题，明明选择的是网页中的一段文本，但复制到Word 编辑窗口之后却出现了多余的表格线或其他内容。这些无用的信息其实是网页中隐藏的HTML 表格或其他无关信息，可以用以下办法将其过滤掉。在浏览器中复制需要的网页文本，再转到Word 编辑界面，选择【开始】/【剪切板】组，单击“粘贴”按钮下方的下拉按钮，在打

14、开的下拉列表中选择“选择性粘贴”选项，打开“选择性粘贴”对话框，然后选择“无格式文本”选项粘贴内容。这种方式同样适用于将带有样式的Word 文本移动或复制到目标位置。29 第 1 章 Word 基本操作2.3 新手加油站5.利用标尺快速对齐文本在Word 中有一项标尺功能，单击水平标尺上的滑块，可方便地设置制表位的对齐方式，它以左对齐式、居中式、右对齐式、小数点对齐式、竖线对齐式的方式以及首行缩进、悬挂缩进循环设置。选择【视图】/【显示】组，单击选中“标尺”复选框，显示标尺。然后选择要对齐的段落或整篇文档内容。单击水平标尺，并按住鼠标左键进行拖动，可将选中的段落或整篇文章的行首移动到水平对齐位

15、置处；拖动上方的标尺，可将段落实现首行缩进；拖动下方的标尺，可将每行文本对齐到拖动到的标尺尺码位置处。30 第 1 章 Word 基本操作2.3 新手加油站6.使用格式刷应用字体和段落样式如果需要快速地将一段文本的字体样式或段落样式应用于另一段文本，则可以使用格式刷进行设置。使用格式刷的方法是：选择需要被复制格式的文本，选择【开始】/【剪贴板】组，单击或双击“格式刷”按钮，再拖动鼠标选择需要修改格式的文本；将光标定位到段落中，使用格式刷可复制段落样式。需要注意的是，单击“格式刷”按钮，格式刷只能应用一次文本样式；双击“格式刷”按钮则可多次应用文本样式，若想解除格式刷的状态，只需在“剪贴板”面板

16、上再次单击“格式刷”按钮即可。7.清除文本或段落中的格式选择已设置格式的文本或段落，在【开始】/【字体】组中单击“清除格式”按钮，即可清除所选文本或段落的格式。目录 CONTENT2.1制作活动宣传单2.3新手加油站2.4高手竞技场2.2制作报价单32 第 1 章 Word 基本操作2.4 高手竞技场1.制作“通知”文档新建“通知.docx”文档，输入文本，并进行设置，要求如下。01OPTION02OPTION03OPTION04OPTION新建并保存“通知.docx”文档，输入文本内容。设置标题为“黑体，小二”；正文样式为“宋体，小四”。设置标题文本居中，署名和时间右对齐，并设置段落缩进2字

17、符，行距1.5倍。为“会议内容”添加编号。33 第 1 章 Word 基本操作2.4 高手竞技场2.编辑“表彰通报”文档美化“表彰通报”文档，然后打印输出，要求如下。01020304将文本插入点定位到署名后，按【Enter】键换行，插入时间。按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话框，将“”替换为“刘俊”。设置标题为“方正粗宋简体，小二，居中”。将正文文本字号设置为“四号”，署名设置为右对齐，段落设置为“首行缩进”。将“先进个人”“20000”文本内容设置为“红色，加粗”，突出显示。34 第 1 章 Word 基本操作2.4 高手竞技场学习进步！办公自动化全能一本通海量图书方便查询免费申请样书下载配套资源优惠购书成为作者更多样书申请和资源下载需求，请登录人邮教育社区（)囊括各大品类，您想要的应有尽有教师免费申请样书，我们将安排快递迅速送达教学视频、PPT课件、教学案例、习题答案、模拟试卷等丰富资源免费下载教师可以申请最低折扣学生直接优惠购买图书欢迎写文章投稿，我们强大的编辑团队将为您提供专业和高效的编辑出版服务