办公室常用公文写作全解课件.ppt

1、办公室常用公文写作办公室常用公文写作胡忠涛培训目的 使受训人员了解公文的基本特点和一般格式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力。公文的概念 公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文的组成公文标题（关于xxxxx的xx）发文号(有文号才写）收文对象：正 文公文所要阐述的主题发文部门（或人）日期如何写公文书写公文一般分为如下四个步骤一、明确公文主旨二、围绕主旨收集材料三、安排材料框架四、

2、书写公文明确公文主旨1、根据主旨，决定采用什么文种2、根据主旨，明确文件发送范围和阅读对象3、根据主旨，明确发文的具体要求，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、征求意见等围绕主旨收集材料 材料是充实你公文的主要内容，围绕强化主旨的目的来收集所需材料。例如，分公司每月的考核通报，主旨是把本月每个分公司的考核做一个公示，材料是什么？材料就是系统里收集出来的各分公司的考核扣分项。安排材料框架 常用公文都有一个固定的框架组成。比如我们每月的考核通报，分公司内部的检查通报等，都是按照固定的架构把收集的材料进行填充。实际上，安排材料框架的过程也是一个书写公文的过程。框架就

3、是写作的一个提纲。写公文应注意的几个点1、公文文种要选对。公文是正式、庄严的文件，代表的是发文人（发文部门），文种笑话不能闹。2、分清是上行文、平行文还是下行文。上行文就是向上级机关或领导传达，平行文即发文人与收文人没有上下架关系，下行文即向下级部门或人员传达，一定要注意用词的语气。3、语言精炼，主旨交代清楚。公文是实用文学，讲究简练大意，不要去追求文采而显得内容臃肿。常用的几种文体这里为大家介绍几种常用、而又因为容易区分错误而用错的文体及其书写方法。分别是：请示与报告通知与通报函请示与报告 请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。报告是陈述性文件，

4、旨在陈述事实。共同点：都是上行文，收文对象为上级部门或领导。区 别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。请示的事宜，必须要有上级的批准。所以请示往往对应着上级的答复。报告的事宜，比如工作报告，财务报告，则是对某段时间了，某项工作的情况、进度等，对上级进行一个说明请示的写法一、标题：制发机关名称事由请示。二、正文：请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上

5、请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示报告的写法一、标题：制发机关事由报告；报告前可加“紧急”。二、正文：事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。通知与通报 通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于

6、使用而滥用通知。通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。如何区分？通知是需要相关部门或人员知道某件事，并按通知执行。比如会议通知、人事任免通知，五一放假安排通知。通报，往往是批评性质的。通知的写法一、标题：制发机关事由通知。二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。三、结尾：三种写法：意尽言止，不单写结束语。在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。再次明确主题的段落描写。通报的写法一、标题：制发机关事由通报。二、正文：通报前

7、言：即通报的事由及与之相关的总体情况的一个概述。例如“各分公司4月份XX工作不够理想，XX地方错误较多，现将具体情况通报如下。通报主体：写出通报的具体内容，即出现错误的地方。三、结尾：做归纳，并希望整改，最后加上“特此通报”函 函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。函的写法1、标题。关于XXXX的函2、主送机关。3、正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。4、结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。5、结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。6、结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。公文范文欣赏结语 现代企业的运作，工作的决策与执行都离不开公文。公文是上级与下级，内部与外部进行沟通的一个桥梁，它是工作开展的依据以及凭证。所以，学会写公文，很有必要，在此也希望各位都能写得一手公文。谢谢