办公自动化技术及应用第9章-邮件及日常事务处理课件.ppt

1、1建立电子邮件工作平台在Outlook中处理电子邮件Outlook与事务处理应用上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台2第第9 9章章 主要内容主要内容第一部分第二部分第三部分上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台3第一部分第一部分认识认识Outlook软软件件管理电子邮件和事务记录跟踪管理电子邮件和事务记录跟踪制作和发送制作和发送接收和处理接收和处理归档和管理归档和管理制作和发送制作和发送接收和处理接收和处理归档和管理归档和管理联系人联系人（管理

2、联系人资料）（管理联系人资料）任务任务（用于跟踪完成情况）（用于跟踪完成情况）日记日记（用于记录并查找已经制作文档）（用于记录并查找已经制作文档）便笺便笺（用于日常记事）（用于日常记事）上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台4第二部分第二部分掌邮件及日程管理应用掌邮件及日程管理应用上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台51.邮件和日程平台邮件和日程平台启动并配置启动并配置Outlook邮箱邮箱添加邮箱添加邮箱测试测试设置设置Outlook默认工作环

3、境默认工作环境首选项首选项邮箱设置邮箱设置邮件格式邮件格式建立建立“联系人联系人”资料资料添加联系人添加联系人创建联系人组创建联系人组(用于群发用于群发)设置个性视图设置个性视图查找联系人查找联系人生日生日上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台62-1 制作与发送邮件制作与发送邮件上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台72-2 制作与发送邮件制作与发送邮件文件夹共享时使用，私有不可改。文件夹共享时使用，私有不可改。管理员授权使用，管理员授权使用，.

4、epf文件，证书文件，证书。后续后续仅供参考仅供参考转发转发无须响应无须响应已读已读答复答复全部答复全部答复校对校对提示收件人做什么提示收件人做什么重要性重要性安全性安全性*敏感度敏感度答复位置，指定。答复位置，指定。已送邮件保存位置，默认。已送邮件保存位置，默认。传递时间，不早于传递时间，不早于/过期。过期。标记内容标记内容作用作用标记内容标记内容投票钮使用投票钮使用通知通知红色：待办红色：待办灰色：完成灰色：完成上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台82-3 制作与发送邮件制作与发送邮件在已发送邮箱中打开，通过在已发

5、送邮箱中打开，通过“动作动作”待发信件待发信件成功发送位置成功发送位置发送图标发送图标发送箱位置发送箱位置收件箱位置收件箱位置抵达通知抵达通知阅读通知阅读通知检查检查操作操作不成功不成功待发待发已发送的邮件已发送的邮件发件箱发件箱收件方：未读信件消失收件方：未读信件消失发件方：显示回收图标发件方：显示回收图标上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台92-4 接收与处理邮件接收与处理邮件发件地址发件地址附加内容附加内容附件附件项目项目消息消息回复方式回复方式自动添回复人地址自动添回复人地址快速快速程序程序快速阅读快速阅读详细

6、阅读详细阅读发送发送转发设置转发设置指定发件人指定发件人全部回复全部回复目标：个人通讯薄目标：个人通讯薄选中发件名称（反白），鼠标右键添加选中发件名称（反白），鼠标右键添加摘要显示（摘要显示（3行）行）分屏显示分屏显示上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台102-5 管理与归档邮件管理与归档邮件控制邮件接收与发送的规则控制邮件接收与发送的规则工具工具-服务服务-ES属性属性-添加添加在本地在本地在个人文件位置，鼠标左键在个人文件位置，鼠标左键移动、复制、删除移动、复制、删除批量处理、规则向导批量处理、规则向导工具工具-服

7、务服务-添加添加“个人个人”规则规则操作操作个人文件夹个人文件夹选择格式（或自定义）选择格式（或自定义）打印打印案例案例作用作用短期短期中期中期长期长期个人文件夹个人文件夹子文件夹子文件夹加密个人夹加密个人夹常规手工方式常规手工方式固定方式组织固定方式组织自动存档自动存档*建立归档文件夹建立归档文件夹,建立归档规则。建立归档规则。将收件主题中含有将收件主题中含有“贺卡贺卡”内容的邮件，内容的邮件，自动转送到指定个人文件夹中，备读。自动转送到指定个人文件夹中，备读。上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台113-1 时间管理

8、工作界面时间管理工作界面日：日：用于记录显示一日细节用于记录显示一日细节工作周：工作周：只显示每周工作日只显示每周工作日周：周：按一周七天显示信息按一周七天显示信息月：月：按月显示信息按月显示信息信息条件类型信息条件类型添加信息条目添加信息条目编辑修饰条目编辑修饰条目查找信息条目查找信息条目位置：窗口右侧位置：窗口右侧上方：日历上方：日历下方：任务下方：任务约会：按时间约会：按时间事件：按天事件：按天会议：工作组会议：工作组移动、复制、删除移动、复制、删除转换为任务转换为任务添加标签颜色添加标签颜色常规条目常规条目周期条目周期条目常规查找常规查找高级查找高级查找新建视图查看新建视图查看上一页下

9、一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台123-2 任务处理任务处理 个人任务个人任务 建立单项任务建立单项任务 控制任务（完成情况）控制任务（完成情况）组织与查看任务组织与查看任务 任务视图任务视图 今日视图今日视图 筛选视图筛选视图 分配任务分配任务 任务的所有者任务的所有者 建立任务建立任务 分配他人分配他人 查看反馈信息查看反馈信息 接受接受 拒绝拒绝 转派任务转派任务上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台133-3 自动日记自动日记作用作用快速按时

10、间线跟踪快速按时间线跟踪Office各程序制作的文件位置各程序制作的文件位置建立自动日记建立自动日记 常规操作常规操作 添加日记条目添加日记条目工具工具-选项选项-首选参数首选参数-选择选择使用自动日记使用自动日记 分类展开与收缩分类展开与收缩 按不同视图按不同视图上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台143-4 便笺使用便笺使用 特点：特点：常驻屏幕（显示）常驻屏幕（显示）添加便笺添加便笺 格式化便笺格式化便笺上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平

11、台153-5 其他综合应用简介其他综合应用简介数据导入和导出数据导入和导出 作用作用 处理处理 选择对象选择对象 选择类型选择类型 确定位置确定位置备份数据文档备份数据文档 下载安装下载安装“OUT个人文件夹备份个人文件夹备份”手工复制手工复制 保存位置保存位置“C:/Documents and Settings/用户名用户名/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook/Outlook.pst”复制复制/粘贴粘贴上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台16第三部分第三

12、部分正确使用正确使用Outlook 系统配置和联系资料系统配置和联系资料 邮箱配置邮箱配置 初始状态设置初始状态设置 建立联系人资料库建立联系人资料库 电子邮件电子邮件 制作和发送制作和发送（添加信息、输入内容、选项设置、附件）（添加信息、输入内容、选项设置、附件）接收和处理接收和处理（查看、回复、转发等）（查看、回复、转发等）查找日程查找日程（建立文件夹、归档、查找）（建立文件夹、归档、查找）在在Outlook处理其他事务处理其他事务 日程管理日程管理（记录、提醒、跟踪、查找）（记录、提醒、跟踪、查找）自动日记自动日记（设置、查看）（设置、查看）便笺使用便笺使用（记录、查看）（记录、查看）其

13、他应用其他应用（导入导出、备份）（导入导出、备份）上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台17第第8 8章章 作业作业作业：建立个人通信平台作业：建立个人通信平台1.配置多邮箱管理环境配置多邮箱管理环境要求：要求：在在Outlook中设置多个中设置多个POP邮箱账户邮箱账户建立个人联系人资料库。建立个人联系人资料库。2.处理电子邮件处理电子邮件要求：撰写邮件、添加附件和选项；发送并检查发送结果。要求：撰写邮件、添加附件和选项；发送并检查发送结果。邮件接收及处理（查看、回复和转发）。邮件接收及处理（查看、回复和转发）。邮件管理（建立文件夹并归档）邮件管理（建立文件夹并归档）3.记录日程并查看管理记录日程并查看管理要求：在要求：在“日历日历”项目中建立约会或事件项目中建立约会或事件编辑约会或事件（移动、复制或删除）编辑约会或事件（移动、复制或删除）上一页下一页日历事务第一部分概述utlok第二部分第三部分总结作业有效管理电子邮件和个人事务教材电子邮件邮件平台18教材办公自动化与应用