Excel在财务中的应用-项目二-Excel在账务处理系统中的应用课件.pptx

1、项目二项目二 Excel在账务处理系统中的应用在账务处理系统中的应用Excel在财务中的应用在财务中的应用 学习目标学习目标l知识目标知识目标了解利用Excel实现账务处理电算化的操作流程熟练掌握Excel函数和Excel函数的格式l能力目标能力目标掌握如何利用Excel进行建账操作掌握如何利用Excel进行填制凭证、审核凭证、记账等操作掌握如何利用Excel进行编制总账、明细账等操作 学习内容学习内容l任务一 系统初始化l任务二 日常凭证处理l任务三 编制总账、试算平衡表、明细账l任务小结l技能训练 任务一任务一 系统初始化系统初始化l基本知识基本知识账务处理系统概述 账务处理系统（简称总账

2、系统）是电算化会计信息系统的一个基本子系统，是会计核算工作的重要组成部分，它处理的对象是会计凭证，处理的结果是会计账本和会计报表。它贯穿整个会计核算系统，起着核心的作用。任务一任务一 系统初始化系统初始化l基本知识基本知识账务处理系统的主要内容：系统初始化日常处理账簿管理辅助核算期末业务处理出纳管理会计数据维护 任务一任务一 系统初始化系统初始化l基本知识基本知识账务处理系统的特征：规范性强 账务处理系统的基本原理是复式记账法，这是世界通用的会计记账方法。在信息化软件实现上易于商品化和通用化，目前国内外市场已经有了大量的商品化账务处理系统软件。综合性强 账务处理系统以货币作为主要计量单位，综合

3、、全面、系统地反映企业供产销的所有43方面。能准确地反映企业全部的财务状况和经营成果。严密性强 账务处理系统处理的内容除包括各个子系统转来的综合数据外，还包括现金、银行存款收支等易发生贪污舞弊的业务的数据处理。报表要提供给政府部门，保证账务处理系统的正确性和结果的真实性。任务一任务一 系统初始化系统初始化l基本知识基本知识账务处理系统的操作流程：输入记账凭证或者生成机制凭证凭证审核记账结账银行对账和辅助账处理 任务一任务一 系统初始化系统初始化l基本知识基本知识系统初始化的具体内容：1、概述 账务处理一般由账务主管或财务主管指定专人负责操作。账务处理系统的初始化工作包括：了解系统环境，确定系统

4、构建方案；对单位会计业务进行规范化处理；进行会计资料的整理；进行系统人员的培训；安装系统；编制相关制度。完成这些工作后即系统初始化完成，之后便可以进行日常业务处理。任务一任务一 系统初始化系统初始化2、建账前的准备工作（1）会计科目资料的整理和凭证类别的确定。会计科目各辅助核算目录自定义项外币及汇率结算方式凭证类别 任务一任务一 系统初始化系统初始化（2）会计数据资料的准备往来账户数据的准备银行账数据的准备科目余额的准备凭证摘要的规范化（3）人员组织与分工 任务一任务一 系统初始化系统初始化3、建账 建账即利用Excel建立一个工作簿，并建立若干张工作表，用以分别存放会计科目及其期初余额、记账

5、凭证，以及根据记账凭证自动生成的总账和明细账。4、设置账户 设置账户即建立一个“会计科目及余额表”。5、输入期初余额 输入期初余额即在“会计科目及余额表”中输入各账户期初数据，并实现试算平衡。总账科目余额=下级科目余额之和。在进行试算平衡时，要设置平衡公式：借方总账科目余额之和=贷方总账科目余额之和。任务一系统初始化任务一系统初始化l工作情境与分析工作情境与分析 江西利民责任有限公司（以下简称利民公司）是增值税一般纳税人，增值税税率为17%，所得税税率为25。材料核算采用实际成本法核算，发出时采用先进先出法。原材料月初库存量为500吨。为了提高工作效率，李跃华通过一段时间的学习，已经初步掌握E

6、xcel的基础操作，他决定开始尝试用Excel进行相关账务处理操作。主要流程是：建账设置账户输入期初余额。利民公司的账户期初数据见表2-1。任务一系统初始化任务一系统初始化 任务一系统初始化任务一系统初始化任务实施步骤一、建账操作步骤如下：1、新建“利民公司”文件夹，建立“总账”文件夹，建立总账工作簿“201705总账.xlsx”。2、双击工作表Excel标签，将工作表重命名为“封面”。3、在“封面”工作表中输入以下信息，如图2-1所示。任务一系统初始化任务一系统初始化 任务一系统初始化任务一系统初始化4、分别增加和重命名各个工作表，如图2-2所示。任务一系统初始化任务一系统初始化二、设置账户

7、 制作和编辑工作表“201705会计科目及余额表”：1、在A1和B1分别填入科目编码和科目名称字段名。2、在A列输入科目编码及相应的子科目编码，在B列输入科目名称及相应的子科目名称。3、选择A1和B1单元格，填上青绿色；选择A1：B75单元格区域，加上边框。4、冻结C2窗口，视图-窗口-冻结窗口，将A1和B1单元格及其内容固定在现有位置，不随行列的翻动而隐藏。以上操作的结果如图2-3所示。任务一系统初始化任务一系统初始化 任务一系统初始化任务一系统初始化三、输入期初余额1、输入字段名“期初借方余额、“期初贷方余额”。2、定义有明细科目的汇总科目的计算公式。3、填入非汇总科目的期初余额。结果如图

8、2-4所示。任务一系统初始化任务一系统初始化4、运用SUMIF函数求合计，试算平衡。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理l基本知识基本知识 日常账务处理是在账务初始化的基础上，利用软件的各种功能完成单位的日常会计核算工作，并进一步为单位的财务管理和经营准备基础数据，提供管理所需信息资料。凭证处理是利用软件进行日常会计核算业务处理工作中经常性的工作，也是日常使用软件时最基础性的工作。凭证处理功能主要包括：录入凭证、修改凭证、审核凭证。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理l工作情境与分析工作情境与分析 经过第一阶段的工作，公司的建账工作已经完成。2017年5月发生如下具体业务：（1）5月1日，

9、收到银行通知，用中国工商银行存款支付到期的商业承兑汇票100 000元。（2）5月2日，购入原材料160吨，用中国工商银行存款支付货款160 000元以及购入材料需支付的增值税税额27 200元，款项已付，材料未到。（3）5月3日，收到原材料一批，数量110吨，材料成本110 000元，材料已验收入库，货款已于上月支付。（4）5月4日，用银行汇票支付采购材料价款，公司收到开户银行转来的银行汇票多余款收账通知，通知上填写的多余款234元，材料100吨，购入材料99 800元，支付的增值税税额16 966元，原材料已验收入库。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理（5）5月5日，基本生产领用原材料

10、600吨，车间领用计入产品成本的低值易耗品50 000元。（6）5月6日，向金源公司销售产品一批，销售价款300 000元（不含应收取的增值税），该批产品实际成本180 000元（月末结转），产品已发出，价款未收到。（7）5月7日，公司将交易性金融资产（全部为股票投资）25 000元兑现，收到本金25 000元，投资收益5 000元，均存入中国工商银行。（8）5月8日，购入不需安装的设备1台，价款85 470元，支付的增值税税额14 530元，支付包装费、运费1 000元。价款及包装费、运费均以中国银行存款支付。设备已交付使用。（9）5月9 日，一项工程完工，交付生产使用，已办理竣工手续，固定

11、资产价值1 400 000元。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理（10）5月10日，基本生产车间台机床报废，原价200 000元，已计提折旧180 000元，清理费用500元，残值收入1800元，均通过中国工商银行存款收支。该项固定资产清理完毕。（11）5月11日，归还短期借款本金150 000元，当月利息 2 500元，由中国工商银行存款支付。（12）5月12日，到中国工商银行提取现金500 000元，准备发放工资。（13）5月13日，支付工资500 000元，包括支付给在建工程人员200 000元。（14）5月14日，分配应支付的职工工资300 000元（不包括在建工程应负担的工资），

12、其中生产人员工资275 000元，车间管理人员工资10 000元，行政管理部门人员15 000元。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理（15）5月14日，提取职工福利费42 000元（不包括在建工程应负担的福利费28 000元），其中生产工人福利费38 500元，车间管理人员福利费1 400元，行政管理部门福利费2100元。（16）5月15日，提取应计入本期损益的借款利息共21 500元，其中短期借款利息11500元，长期借款利息10 000元。（17）5月16日，销售产品一批，销售价款700 000元，应收的增值税税额119 000元，销售产品的实际成本420 000元（月末结转），货款已

13、由中国工商银行收妥。（18）5月17日，摊销无形资产10 000元。（19）5月18日，计提固定资产折旧100 000元，其中计入制造费用80 000元、管理费用20 000元。（20）5月19日，收到金源公司应收账款151 000元，存入中国工商银行，并计提坏账准备600元。（21）5月20日，用中国工商银行存款支付产品展览费10 000元。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理（22）5月30日，将制造费用结转计入生产成本。（23）5月30日，计算并结转本期完工产品成本1 104 900元。（24）5月30日，广告费10 000元，已用中国工商银行存款支付。（25）5月30日，公司本期产品

14、销售应缴纳的教育费附加为2 000元。（26）5月30日，用中国工商银行存款缴纳增值税100 000元，教育费附加2 000元。（27）5月30日，结转本期产品销售成本600 000元。（28）5月30日，将损益类科目结转计入本年利润。（29）5月30日，计算并结转应交所得税（不考虑纳税调整事项，税率为25）。根据财务分工，由李跃华完成凭证的录入工作，周春英进行凭证的审核，姜峰进行账簿的登记。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理任务实施步骤一、录入凭证 制作凭证模板（1）打开工作表“凭证模板”，设置凭证表头。（2）设置单元格边框。操作的结果如2-6图所示。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处

15、理 任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理（3）设置“类别编号”“凭证日期”“附件”“摘要”“科目编码”等列的数据有效性。现以“凭证日期”列为例，如图2-7所示。然后使用自动填充的方法设置本列的其他单元格。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理 选择“输入信息”选项卡，设置“凭证日期”列的输入提示信息为“请输入日期，格式为YYYY-MM-DD”，如图2-8所示。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理 “科目编码”列的数据有效性区别于以上各列的数据有效性，选择“序列”选项进行设置。如图2-9、2-10所示。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理（4）设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式。

16、“总账科目总账科目”列的取值公式列的取值公式为”=VOOKUP(LEFT(E2,4),201705会计科目及余额表!A:B,2,0)”，即在余额表的A、B列中查找LEFT(E2,4)的值的位置，并给出、列中第2列相应位置的单元格的值。其中，LEFT(E2,4)是从E2单元格左边取4个字符。VOOKUP函数中右边的0表示要求函数给出精确的值。“明细科目明细科目”列的取值公式列的取值公式为”=VLOOKUP（E2,201705会计科目及余额表!A:B,2,0）”，即在余额表的A、B列中查找E2的值的位置，并给出A、B列中第2列相应位置的单元格的值。经过以上设置，就完成了凭证模板的制作，效果如图2-

17、11所示。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理 任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理（5）设置“借方金额”“贷方金额”的格式。（6）定义平衡检查公式。选择N2单元格，输入“借方金额合计数”；选择O2单元格，输入”=SUM(H:H)”。选择N3单元格，输入“贷方金额合计数”；选择O3单元格，输入”=SUM(I:I)”任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理2输入记账凭证（1）选择“凭证模板”表，将凭证模板复制到“201705凭证”中。（2）根据公司发生的业务，输入会计分录。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理二、修改凭证 对于发现错误的凭证，由具有权限的操作员在凭证录入的界面进行修改。三、审

18、核凭证 Excel本身是一个电子表格软件，凭证都放在数据清单里面，因此为了清晰地表明凭证是否已审核或是否已记账，还可以灵活地使用为单元格填充颜色的方法来表示。例如，无填充颜色表示未审核，用蓝色填充表示已经审核，用黄色填充表示已经记账。如图2-13所示。标识了凭证录入、审核和记账3种状态。任务二任务二 日常凭证处理日常凭证处理 任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账l基本知识基本知识总账 总分类账，简称总账，是根据总分类科目（一级科目）开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。其项目应包括科目编码、科目名称、期初借贷余额、本期借贷

19、发生额和期末借贷余额。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账l基本知识基本知识试算平衡表试算平衡的基本公式试算平衡的基本公式：全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计全部账户的借方发生额合计=全部账户的贷方发生额合计全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计 任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账l基本知识基本知识明细账的概述 明细分类账简称明细账明细分类账简称明细账，是指根据总分类账科目设置的，由其所属的明细分类科目开设的明细分类账户组成，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账簿，能提供有关经济业务

20、的详细资料。明细账的分类外表形式活页式账簿卡片式账簿账页格式三栏式数量金额式多栏式 任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账l工作情境与分析工作情境与分析 临近月末，李跃华需要根据前面填制并审核过的记账凭证制作账簿及试算平衡表。本工作任务中用到的操作技能包括：单元格的绝对引用、数据透视表的制作、设置单元格格式和边框、合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、行间计算、列间计算、填充公式，以及函数ABS、SUM、SIMIF和IF的使用。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账任务实施步骤一、录入凭证1、复制“201705会计科目及余

21、额表”，选择性粘贴“值和格式”。2、删除明细科目。3、输入E1、F1、G1、H1的单元格名称并填充颜色，全部区域加上边框。4、设置E2、F2、G2、H2单元格公式。E2、F2用sumif函数算出所有记账凭证中对应科目的发生额合计。G2、H2用if函数算出对应科目的借方或贷方期初余额。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账5、公式填充至第47行。6、编辑E48至H48的公式，利用sum函数算出合计数。7、选择I2单元格进行窗口冻结，将A1:H1区域及内容固定在原来位置，不会随着行列的翻动而隐藏。通过以上步操作，完成了“201705总账及试算平衡表”的制作，其最终结

22、果如图2-14所示。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账 任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账二、重算总账及试算平衡表 因为“201705 总账及试算平衡表”的结果与“201705 会计科目及余额表”和“201705凭证”的数据密不可分，为了重新计算所有工作表，可设置Excel的手动重算功能。步骤：依次点击“文件”“选项”“公式”“计算选项”“手动重算”，如图2-15所示。任务三编制总账、试算平衡表、明细账任务三编制总账、试算平衡表、明细账 任务三编制总账、试算平衡表、明细账任务三编制总账、试算平衡表、明细账三、生成各类明细账

23、1、选择“201705明细账”工作表的A3单元格，插入透视表。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账2、在“选择一个表或区域”文本框中输入要汇总的数据区域“201705凭证!$A$1:$L$200”，在“选择放置数据透视表的位置”中选择“现有工作表”按钮。如图所示。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账3、单击“确定”按钮，进行数据透视表的布局设置。如图2-18所示。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账4、选择“数据透视表字段列表”的“类别编号”“凭证日期”“摘要”“科目编码”“总账科目”共个字段

24、，将都被添加到“行标签”中；将“明细科目”字段拖曳到“报表筛选”中；将“借方金额”和“贷方金额”两个字段拖曳到“数值”中，如图2-19所示。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账 任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账5、右击B4单元格，打开快捷菜单，选择“值字段设置”命令，在打开的“值字段设置”对话框中，将“值汇总方式”列表框设为“求和”，如图2-20、图2-21所示。任务三任务三 编制总账、试算平衡表、明细账编制总账、试算平衡表、明细账6、适当调整各行高和列宽。经过以上各步操作，就可以做出各类明细账，只要在B1单元格中选择不同

25、的明细科目，系统就会自动给出各类明细账。本操作是日常会计工作中最常见的账务工作任务。利用Excel函数和数据透视功能，可以简化会计账务处理过程，对于重复性高的工作，如生成总账和明细账，可以明显提高效率。项目小结项目小结 本项目是账务处理系统的核心部分。我们主要学习了如何在Excel环境中建账、填制凭证、审核凭证、记账以及编制账簿，还学习了SUMIF和IF等函数的格式和使用方法，这些操作都是十分常用也是十分重要的。技能训练技能训练一、实训资料北京伟信公司为增值税一般纳税人，增值税税率为17%，所得税税率为25%。材料核算采用先进先出法，原材料月初库存量为800吨。1、设置的账户及期初余额（见表2

26、-2）技能训练技能训练 技能训练技能训练2、2017年10月发生的经济业务（1）10月4日，从中国工商银行提取备用金2 000元。（2）10月5日，购买材料，价款50 000元，进项税额8 500元。（3）10月6日，销售部刘心预借差旅费3 000元。（4）10月8日，计提生产工人工资32 000元、管理人员工资 8 000元。（5）10月12日，车间领用材料32 000元。（6）10月15日，销售部销售产品，价款250 000元，销项税额42 500元，款项存入建设银行。（7）10月28日，支付本月厂部电话费580元。技能训练技能训练（8）10月31日，支付本月短期借款利息320元。（9）1

27、0月31日，计提本月固定资产折旧6 000元，其中车间4 000元、厂部2 000元。（10）10月31日，结转本月完工产品成本32 000元。（11）10月31日，结转本月销售产品成本12 000元。（12）10月31日，结转本月损益。（13）10月31日，计算并结转应交所得税。（14）10月31日，计算并结转本年利润。技能训练技能训练二、实训要求1 建账用Excel建立一个工作簿，并建立若干张工作表，用以分别存入会计科目及其期初余额、记账凭证，以及根据记账凭证自动生成的总账和明细账。2 设置账户设置账户，即建立一个“会计科目及余额表”。3 输入期初余额在“会计科目及余额表”“中输入期初数据，并实现试算平衡。4 输入记账凭证输入记账凭证，即建立一个“201710凭证”工作表，在此表中输入所有业务凭证。技能训练技能训练5 生成总账建立一个总账表，在此表中汇总所有凭证数据，并根据记账凭证自动生成总账。6 生成明细账建立一个明细账，在此表中利用Excel的透视表功能自动生成明细账。