泛微协同管理平台文件管理流程课件.ppt

1、泛微协同文件流程管理介绍泛微协同文件流程管理介绍Introduction to weaver e-cology高 效 源 于 协 同Contents of the presentation第一部分第一部分:概诉概诉 描述泛微对文件管理流程及信息化的理解第二部分第二部分:泛微协同管理平台泛微协同管理平台(e-cology)整体介绍整体介绍 整体框架/核心模型/第三部分第三部分:泛微协同管理平台泛微协同管理平台(e-cology)各模块介绍各模块介绍第四部分第四部分:力神需求实现介绍力神需求实现介绍第五部分第五部分:泛微协同管理平台泛微协同管理平台(e-cology)总结总结 期待合作成功1、工作

2、流程管理模块(e-Workflow)2、知识文档管理模块(e-Document)演示目录演示目录1、ISO9000质量环境体系文件管理介绍 2、质量技术文件管理及审批管理介绍必须关心的问题必须关心的问题:第一部份第一部份 概诉概诉 About the evolution of IT in Companyn概诉：概诉：n非常感谢归公司给我们这次机会，相信贵公司并不是仅仅需要这个功能，这个功非常感谢归公司给我们这次机会，相信贵公司并不是仅仅需要这个功能，这个功能只是对我们厂商的最基本的要求，因为仅这个需求是非常容易实现的，仅仅实能只是对我们厂商的最基本的要求，因为仅这个需求是非常容易实现的，仅仅实

3、现贵公司目前所描述的对档案和文件的电子文件管理，就不用花费这么大的人力现贵公司目前所描述的对档案和文件的电子文件管理，就不用花费这么大的人力和财力来做这个事情了，甚至在网上免费下载一个软件都可以实现。我们作为专和财力来做这个事情了，甚至在网上免费下载一个软件都可以实现。我们作为专业公司，根据我们多年对企业信息化实施的经验，这样的软件必须帮助每个人提业公司，根据我们多年对企业信息化实施的经验，这样的软件必须帮助每个人提高效率，带来方便，提供真正的价值，帮助管理者提升管理，才能使这个工作真高效率，带来方便，提供真正的价值，帮助管理者提升管理，才能使这个工作真正有效的推行下去，这样才不会变成可有可无

4、的产品，不会变成工作的障碍，如正有效的推行下去，这样才不会变成可有可无的产品，不会变成工作的障碍，如果这个软件没有在管理的角度来帮助企业，那注定是先天不足，产生大量的信息果这个软件没有在管理的角度来帮助企业，那注定是先天不足，产生大量的信息孤岛，孤岛，n当贵公司真正利用这种信息化的工具来帮助管理的时候，您的真正需求才会展现当贵公司真正利用这种信息化的工具来帮助管理的时候，您的真正需求才会展现出来，如果在做信息化的时候没有整体规划分步实施，将来可能想更换产品来解出来，如果在做信息化的时候没有整体规划分步实施，将来可能想更换产品来解决都不太可能了。即使通过更换产品来解决也要付出很大的代价。决都不太

5、可能了。即使通过更换产品来解决也要付出很大的代价。n您目前的需求我们全部都能解决，没有任何问题，即使有偏差，我们也可以对您您目前的需求我们全部都能解决，没有任何问题，即使有偏差，我们也可以对您的需求随时做调整。的需求随时做调整。必须关心的问题必须关心的问题:第二部份第二部份 协同管理平台整体介绍协同管理平台整体介绍 About the evolution of IT in Companyn企业信息化进程图企业信息化进程图 局域网局域网EmailOA客户管理客户管理文档管理文档管理人事管理人事管理协同办公协同办公+ERP电子化企业电子化企业生态体系生态体系通信面应用通信面应用部门级应用部门级应用

6、企业级应用企业级应用协同的企业电子生态体系协同的企业电子生态体系Weavers Suggestions for Youn泛微提供的协同管理整体方案泛微提供的协同管理整体方案整体规划，分步实施系统本质:数据必须关联,不同人员可以协同运作;建立以人和流程为中心应用的系统架构;BI为整个系统服务;在需要的时候增加其它应用:CRM,PM,KM;The Matrix Model of e-cologyn泛微协同管理平台模型一泛微协同管理平台模型一:协同矩阵模型协同矩阵模型E-cology采用协同矩阵模拟企业真实的运作,任何一个企业内部都是网状结构并协同运作.功能模块间的高度协同，从任意一个信息节点提取所

7、有相关信息的企业信息网状管理，真正实现企业内部的协同管理和协同工作。e-Document Case Apply当找到一个文档的时候与这个文档相关的客户当找到一个文档的时候与这个文档相关的客户/财务财务/项目项目/资产资产/计划计划/流程流程/文档文档/人员都能被人员都能被展现展现:协同性协同性!The Gear Linkage Model of e-cologyn泛微协同管理平台模型二泛微协同管理平台模型二:齿轮联动模型齿轮联动模型一个模块的运转能够带动其它六个模块的运转,大大加强该模块的功能,同时提高系统的集成性;例如:在系统中运行CRM模块:则其它模块如HRM模块为CRM提供对人的管理,P

8、ROJECT为其提供市场活动的管理,DOCUMENT为其提供知识文档的管理,WORKFLOW为其提供流程审批的功能,FINANCIALS为其提供财务分析功能;Introduction to e-cology第三部份第三部份 协同管理平台相关模块协同管理平台相关模块Introduction to e-cologys ModulesIntroduction to e-Workflow工作流程管理工作流程管理e-Workflow:For Request ManagementIntroduction to e-Workflow 工作流程管理模块概述工作流程管理模块概述电子化各种工作流程，提高事务处理的

9、效率规范化工作流程，保证所有的请求都是基于企业政策和规则流转强大的流程设计器:自定义工作流程以支持企业业务调整强大的流程报表自定义器:提供对工作流的统计和报告协同性协同性:找到某个流程,就能找到与这个流程相关的所有信息(客户/财务/项目/资产/计划/流程/文档/人员)Introduction to e-Workflowe-Workflow Structure电子化各种工作流程，无纸办公规范化工作流程;强大的流程设计器;强大的流程报表自定义器协同性协同性:找到某个流程,就能找到与这个流程相关的所有信息(客户/财务/项目/资产/计划/流程/文档/人员)e-Workflow Case ApplyIn

10、troduction to e-Workflow工作流程管理模块小结工作流程管理模块小结按照您的要求：自动定义各种流程，统计和分析流程中各种数据；自动定义各种流程，统计和分析流程中各种数据；通过工作流程搭建电子化运作企业管理模式。通过工作流程搭建电子化运作企业管理模式。公司所有的流程都可以在必要的监控下运行！Introduction to e-Document知识文档管理知识文档管理e-Document:For Information And Knowledge ManagementIntroduction to e-Document知识文档管理模块概述知识文档管理模块概述 创建、存储和管理所

11、有类型的知识文档,搭建中心知识库;在Intranet/Internet上共享知识文档;创建及维护内部/外部网站;动态知识管理:让隐形知识隐形知识变为显性知识显性知识(各类知识从各个模块自动导入);模拟点对点、点对面、面对面的交流方式，维护讨论区;创建适合各种应用的知识地图/专家地图/岗位地图/竞争地图/行业地图;提供知识文档相关的统计和分析报告;协同性协同性:找到某个文档,就能找到与这个文档相关的所有信息(客户/财务/项目/资产/计划/流程/文档/人员)Introduction to e-Documente-Document Structure 人力资源部人力资源部行政管理部行政管理部财务管理

12、部财务管理部技术研发部技术研发部合作伙伴门户合作伙伴门户 客户门户客户门户PDFSCANHtmlWord审批发布审批发布EXCEL 权限设置 搜索引擎 文档目录 用户日志 报表权限设置权限设置个性化定义个性化定义目标市场目标市场修改维护修改维护 知识文档库知识文档库存档存档网站首页网站首页门户门户 新闻，论坛，图书馆新闻，论坛，图书馆DirectText目标选择目标选择上载&下载人员关联人员关联资产关联资产关联客户关联客户关联票据票据合同合同信件信件知识文档模块结构图知识文档模块结构图Structure of e-Document项目关联项目关联产品关联产品关联流程关联流程关联e-Docume

13、nt Case Apply当找到一个文档的时候与这个文档相关的客户当找到一个文档的时候与这个文档相关的客户/财务财务/项目项目/资产资产/计划计划/流程流程/文档文档/人员都能被人员都能被展现展现:协同性协同性!Introduction to e-Document核核心心竞竞争争力力精确管理精确管理正确行动正确行动提升效率提升效率主动行动主动行动领导决策知识领导决策知识岗位技能知识岗位技能知识企业规范知识企业规范知识企业文化知识企业文化知识领导决策能力领导决策能力员工工作技能员工工作技能员工工作规范员工工作规范员工工作热情员工工作热情知识管理的目标：知识管理的目标：稳定组织成长，提升创新能力稳

14、定组织成长，提升创新能力Introduction to e-Document知识文档管理模块总结知识文档管理模块总结 完成知识完成知识:积累积累共享共享利用利用创新创新全程管理,变隐形知识隐形知识为显性知识显性知识！必须关心的问题必须关心的问题:第四部份第四部份 力神需求实现介绍力神需求实现介绍 1、ISO9000质量环境体系文件管理介绍质量环境体系文件管理介绍n需求需求:n电池设计图纸是一个技术图纸示例n模拟过程：n1：当user1 进入系统，对公司文件浏览，可以看到所有文件目录，并可进行模糊、精确查找文件，对于没有权限查看的文件只能看到文件名称无权打开浏览。n2：找到文件工装管理v1.0，

15、正文用IE浏览器打开，显示效果如附件。从上至下依次为：标题，关键描述，正文，相关文件（可链接），相关记录（附件），版本信息（历史修订记录，修订内容描述，最好也能链接，有权限控制），审批、会签记录。n3：user1 对工装管理v1.0进行部分修改，提交审核。这份文件需user2审核，user3会签，最后生成v2.0版本由user4归档、设置可以查看的人员并发布。n4：在审核过程中请加入user3审核未通过，文件被退回到user1，user1重新修改后提交审核进入流转过程。n我们不要求显示效果完全一样，但功能模块必须实现，这是下一次展示前的必备要求。n当user1 进入系统，对公司文件浏览，可以看

16、到所有文件目录，n并可进行模糊、精确查找文件，n对于没有权限查看的文件只能看到文件名称无权打开浏览。n找到文件工装管理v1.0，正文用IE浏览器打开，显示效果如附件。从上至下依次为：标题，关键描述，正文，相关文件（可链接），相关记录（附件），版本信息（历史修订记录，修订内容描述，最好也能链接，有权限控制），审批、会签记录。n找到文件工装管理v1.0，正文用IE浏览器打开，显示效果如附件。从上至下依次为：标题，关键描述，正文，相关文件（可链接），相关记录（附件），版本信息（历史修订记录，修订内容描述，最好也能链接，有权限控制），审批、会签记录。n找到文件工装管理v1.0，正文用IE浏览器打开，显

17、示效果如附件。从上至下依次为：标题，关键描述，正文，相关文件（可链接），相关记录（附件），版本信息（历史修订记录，修订内容描述，最好也能链接，有权限控制），审批、会签记录。n找到文件工装管理v1.0，正文用IE浏览器打开，显示效果如附件。从上至下依次为：标题，关键描述，正文，相关文件（可链接），相关记录（附件），版本信息（历史修订记录，修订内容描述，最好也能链接，有权限控制），审批、会签记录。nuser1 对工装管理v1.0进行部分修改，提交审核。这份文件需user2审核，user3会签，最后生成v2.0版本由user4归档、设置可以查看的人员并发布。4：在审核过程中请加入user3审核未通过

18、，文件被退回到user1，user1重新修改后提交审核进入流转过程。nuser1 对工装管理v1.0进行部分修改，提交审核。这份文件需user2审核，user3会签，最后生成v2.0版本由user4归档、设置可以查看的人员并发布。4：在审核过程中请加入user3审核未通过，文件被退回到user1，user1重新修改后提交审核进入流转过程。2、ISO9000质量环境体系文件管理介绍质量环境体系文件管理介绍n需求需求:n档案室希望协同办公系统能够完成公司ISO9000质量环境体系文件的文档电子化，其中包括能够实现公司电子文档的审批、归档、查询等功能。n一、文件审批n1、档案室希望协同办公系统能够有

19、一个文件的审批流程模块能够完成下面的文件审批流程。nn n2、由于公司的组织机构及领导和员工的职责变更极其频繁，所以这个文件的审批流程涉及的每一个人都不能固定设置，而是在文件的起草人完成拟制后，针对每一份文件，由文件拟制人设定文件的每一步流转程序，如审核人员、相关的一个或几个会签人员、标准化人员及文件的最后批准人，然后再进行文件的上传。2、ISO9000质量环境体系文件管理介绍质量环境体系文件管理介绍n需求需求:n在文件的流转过程中，系统有功能能够实现每到一个步骤系统都能够通过各种方式（如通过内部邮件、手机短信或系统提醒）提醒当事人完成其所需要进行的工作。n4、文件在流转过程中，举例：如在审核

20、过程中获得通过，则系统有功能能够实现电子签名（或其它方式）以示通过，进行下一个会签步骤并提醒当事人。n5、文件在流转的过程中，如在某一步骤未获得通过，则系统有功能能够实现文件的退回，并提醒当事人。n二、文件归档n1、档案室希望协同办公系统能够有一个数据平台能够存放公司归档的各类全部文件。n2、文件经批准后，系统有功能能够实现文件的自动归档或文件拟制人在设置文件流转程序中设定文件经批准后自动归档。n3、文件归档后，系统能够提醒系统管理员，将文件存放到数据平台上。n4、如果文件是改版后的文件，希望系统能够在覆盖新文件的同进保留原文件的痕迹，将原文件保存到另外的一个数据库中以备查。2、ISO9000

21、质量环境体系文件管理介绍质量环境体系文件管理介绍n需求需求:n三、文件查询n1、由于公司的文件数目庞大，为方便查询，档案室希望协同办公系统的数据平台上的文件能够进行分类，各个类别可由系统管理员进行增加、删除或更改。n2、由于公司的工艺文件具有保密性质，每一份文件可由系统管理员进行文件查询的权限设置，则每一位员工由于权限设置不同，在数据平台上能够查询的文件各有不同，如某一位员工由于设置的权限比较低，其在数据平台上虽然能够浏览到公司全部文件的目录，但只能打开其权限之内的文件。n3、公司的工艺文件可由系统管理员根据员工的不同权限设置不同的查询功能如：阅读、转发、打印、复制、修改等。n4、如某位员工因

22、工作需要想要浏览其权限之外的文件，可针对其需要的文件进行查询或其它功能的申请，经过审批同意后（系统审批），系统可自动提醒系统管理员对其权限进行修改。档案室希望协同办公系统能够有一个文件的审批流程模块能够完成下面的文件审批流程。泛微的工作流程管理可以定义任意复杂的审批流程。n由于公司的组织机构及领导和员工的职责变更极其频繁，所以这个文件的审批流程涉及的每一个人都不能固定设置，而是在文件的起草人完成拟制后，针对每一份文件，由文件拟制人设定文件的每一步流转程序，如审核人员、相关的一个或几个会签人员、标准化人员及文件的最后批准人，然后再进行文件的上传。n由于公司的组织机构及领导和员工的职责变更极其频繁

23、，所以这个文件的审批流程涉及的每一个人都不能固定设置，而是在文件的起草人完成拟制后，针对每一份文件，由文件拟制人设定文件的每一步流转程序，如审核人员、相关的一个或几个会签人员、标准化人员及文件的最后批准人，然后再进行文件的上传。n在文件的流转过程中，系统有功能能够实现每到一个步骤系统都能够通过各种方式（如通过内部邮件、手机短信或系统提醒）提醒当事人完成其所需要进行的工作。n在文件的流转过程中，系统有功能能够实现每到一个步骤系统都能够通过各种方式（如通过内部邮件、手机短信或系统提醒）提醒当事人完成其所需要进行的工作。n文件在流转过程中，举例：如在审核过程中获得通过，则系统有功能能够实现电子签名（

24、或其它方式）以示通过，进行下一个会签步骤并提醒当事人。n文件在流转的过程中，如在某一步骤未获得通过，则系统有功能能够实现文件的退回，并提醒当事人。n二、文件归档n1、档案室希望协同办公系统能够有一个数据平台能够存放公司归档的各类全部文件。n2、文件经批准后，系统有功能能够实现文件的自动归档或文件拟制人在设置文件流转程序中设定文件经批准后自动归档。3、文件归档后，系统能够提醒系统管理员，将文件存放到数据平台上。n4、如果文件是改版后的文件，希望系统能够在覆盖新文件的同进保留原文件的痕迹，将原文件保存到另外的一个数据库中以备查。n三、文件查询n1、由于公司的文件数目庞大，为方便查询，档案室希望协同

25、办公系统的数据平台上的文件能够进行分类，各个类别可由系统管理员进行增加、删除或更改。n三、文件查询n1、由于公司的文件数目庞大，为方便查询，档案室希望协同办公系统的数据平台上的文件能够进行分类，各个类别可由系统管理员进行增加、删除或更改。n2、由于公司的工艺文件具有保密性质，每一份文件可由系统管理员进行文件查询的权限设置，则每一位员工由于权限设置不同，在数据平台上能够查询的文件各有不同，如某一位员工由于设置的权限比较低，其在数据平台上虽然能够浏览到公司全部文件的目录，但只能打开其权限之内的文件。n3、公司的工艺文件可由系统管理员根据员工的不同权限设置不同的查询功能如：阅读、转发、打印、复制、修

26、改等。n4、如某位员工因工作需要想要浏览其权限之外的文件，可针对其需要的文件进行查询或其它功能的申请，经过审批同意后（系统审批），系统可自动提醒系统管理员对其权限进行修改。Summary of e-cology第五部份第五部份 泛微协同管理平台总结泛微协同管理平台总结Summary of Weaver e-cologySummary of e-cologyn泛微协同管理平台泛微协同管理平台总体功能总体功能协同商务平台协同商务平台分析分析决策决策规划规划协同办公协同办公客户关系客户关系管理管理客户关客户关系管理系管理销售销售营销营销服务服务分销分销物流物流服务服务任务任务 人事人事知识知识监控监

27、控组织组织财务财务企业信息门户企业信息门户企业信息门户企业信息门户供应商供应商 合作伙伴合作伙伴 分销商分销商客户客户企业信息门户企业信息门户企业员工企业员工企业管理层企业管理层企业信息门户企业信息门户企业信息门户企业信息门户资产资产客户客户项目项目通过信息门户，将内部和外部相对分散的资源通过信息门户，将内部和外部相对分散的资源组成一个统一的整体，使用户能通过统一的渠组成一个统一的整体，使用户能通过统一的渠道和个性化的设置来访问所需的信息及进行协道和个性化的设置来访问所需的信息及进行协同工作。同工作。e-cology a Collaborative Business Way全新设计理念：全新设计理念：齿轮联动全新管理思想：全新管理思想：协同矩阵泛微协同管理平台(e-cology)End of the Presentation客户的成功是泛微一直追求的目标客户的成功是泛微一直追求的目标 泛微真诚期待与您成功合作！泛微真诚期待与您成功合作！Weaver-A Pioneer of Collaborative Commerce!