中职应用文写作基础第六单元-事务应用文课件.ppt

1、1第六单元第六单元 事务应用文事务应用文2 第一节事务应用文概述 第二节证明信、推荐信 第三节感谢信、慰问信、贺信 第四节倡议书、建议书、申请书 第五节计划 第六节总结 第七节会议记录 第八节简报 第九节调查报告*第十节规章制度*第十一节启事、海报3目标透视 1.掌握证明信、推荐信、感谢信、慰问信、贺信、倡议书、建议书、申请书、计划、总结、会议记录、简报、调查报告的结构、格式和写法。2.能够撰写专用书信。3.能够快速、准确地作会议记录，并能编写格式规范的会议简报。4.能够结合实践活动制订计划，撰写总结、调查报告。5.规章制度、启事、海报为选学内容，需要了解这些应用文的基本格式和写法。6.能根据

2、班级的实际情况制订相应的规章制度。7.根据实际需要撰写各种类型的启事，设计不同形式的海报。456二、事务应用文的特点1.日常事务性事务应用文主要是处理日常事务的一类应用文，尤以日常公务为主。公务性的事务应用文是党政机关、企事业单位、社会团体处理日常事务的业务文书，它有别于内容系统、体式完整、具有法定效力的公文，被称为“准公文”，其作用主要在方便管理、规范行为和交流经验。2.非专业性事务应用文涉及的内容多为日常事务，具有非专业性的特点，有别于具有较强专业性的各类专业技术应用文，如法律应用文、经济应用文、科技应用文等。3.灵活性 事务应用文的格式是约定俗成的，是在实际应用中逐步形成的惯用格式，不像

3、公文那样有严格要求，也没有公文那样严格规范的制作权限、行文规则和处理程序。另外，事务应用文常用的表达方式有说明、叙述和议论，也可以根据需要，适当灵活应用描写和抒情的表达方式，使语言表达生动、鲜活，以增强其感染力，如感谢信、慰问信、贺信、倡议书、海报等。7第二节 证明信、推荐信 一、证明信和推荐信的概念、种类 证明信是机关、团体、企事业单位或个人为证明有关人员的身份、经历或事情的真实性而出具的专用书信。证明信有以组织名义发出的证明信和个人出具的证明信两类。前者多是组织证明曾在或现在本单位工作的员工的身份、经历或与本单位有关系的事情；后者由个人书写，证明有关人员、有关事项真实情况，证明人签字盖章后

4、，所在单位审核签署意见。推荐信是向其他单位、团体或个人推荐人或物，以便对方采纳和接受的专用书信。推荐信按书信作者分，有他人推荐和自我推荐两种类型。自我推荐的书信也就是通常所说的自荐信，它是用书信的形式向单位作的自我介绍。8二、证明信的结构、格式和写法（1）标题。在首行正中写明“证明信”或“证明”。（2）称呼。标题下一行顶格处写收信者的名称。（3）正文。另起一行空两格书写。正文是证明信的关键部分。要如实写清要证明的具体事实，如果附加有证明材料，要说明材料来源。（4）结语。在正文下一行，顶格写“特此证明”。有的证明信最后再加上“此致敬礼”。（5）落款。在结尾的右下方署上写证明信单位的名称并加盖公章

5、。个人写的证明信署上个人的姓名并加盖私章，有时根据需要再由证明人所在单位审核盖章，在署名下一行写上开具证明的年、月、日。9三、推荐信的结构、格式和写法（1）标题。在首行正中写明“推荐信”或“自荐信”。（2）称呼。标题下一行顶格处写收信单位名称或个人姓名、职务。（3）正文。另起一行空两格书写。正文是推荐信的主要部分。这部分一般包括：陈述被推荐者的基本情况，值得推荐的理由以及推荐的目的（如希望对方考察、录用等）。（4）结语。通常为表示祝颂的话语，如“此致敬礼”、“顺颂近安”之类。（5）落款。在结尾的右下方署上推荐单位的全称并加盖公章或推荐人的姓名。在署名下一行写上推荐的年月日。10第三节 感谢信、

6、慰问信、贺信一、感谢信、慰问信和贺信的概念感谢信是受到帮助的单位或个人对于帮助、关怀、支援过自己的单位或个人表示感谢时使用的一种书信。慰问信是以组织或个人名义向辛勤工作的集体或个人表示问候、慰劳或向军烈属、灾区人民、伤病员表示关怀和问候时使用的一种书信。借用电报形式拍发的又叫慰问电。慰问信按内容分主要有三种：表示同情安慰的慰问信，慰问对象是在某种自然灾害、事故中遭受了损失的人民群众；表示鼓励和表彰的慰问信，用于对方取得荣誉、成就等突出贡献时；表示节日问候的慰问信，在节日来临之际，对坚守岗位的职工、军烈属、离退休干部等表示节日问候。贺信是组织或个人向取得重大成就的集体或个人表示祝贺时使用的一种书

7、信。借用电报形式拍发的又叫贺电。贺信既可以用来表彰、赞扬对方在某方面取得的巨大成就和作出的巨大贡献，也可以用于亲朋好友之间，对乔迁新居、寿辰、婚姻喜庆等表示祝贺。11二、感谢信的结构、格式和写法（1）标题。在首行居中写“感谢信”或“致的感谢信”。（2）称呼。第二行顶格写被感谢的单位名称或个人姓名、称谓。（3）正文。这是感谢信的重点部分。主要写明感谢的内容并表达感激之情。首先，要交代清楚时间、地点、人物、事情的起因和结果，在叙述过程中要着重叙述在关键时刻对方给予的支持和帮助及其产生的效果和影响；其次，要热情赞颂对方的可贵精神，要做到态度诚恳、感情真挚。（4）结语。通常为表示祝颂的话语，如“此致敬

8、礼”“致以诚挚的谢意”。（5）落款。在结尾的右下方署上单位名称或个人姓名。在署名下一行写上年、月、日。12三、慰问信、贺信的结构、格式和写法 慰问信、贺信的格式和写法与感谢信基本相同，分为标题、称呼、正文、结语、落款五部分，所不同的是正文部分。慰问信的正文一般先写明慰问的背景、原因，以提起下文。接着叙述事实，可写遇到的困难事件本身或者介绍他人的事迹等，最后结合形势提出殷切的希望，或者表示共同的愿望和决心。贺信的正文要概括被祝贺者所取得的成绩，结合当时形势表示赞扬和祝贺；要分析对方取得成绩的原因；最后要向对方提出希望或表达祝愿。13第四节 倡议书、建议书、申请书 一、倡议书、建议书、申请书的概念

9、 倡议书是个人或团体为开展某项活动，发出提议，号召大家积极响应而使用的一种书信。倡议书具有广泛的群众性，既可以对一个地区、一个系统发倡议，也可以在全国范围内发出倡议。建议书是就某一亟待解决的问题向他人、领导或团体提出自己主张时所使用的一种书信。建议使用范围广泛、针对性强。正确地运用建议，可以不断地改进我们的工作。申请书是个人或团体向组织、机关、单位领导和团体表达某种愿望，提出某种请求时所使用的一种书信。申请书是沟通个人与组织、下级与上级的一种重要手段。14二、倡议书的结构、格式和写法（1）标题。首行居中写“倡议书”或写明事项“关于的倡议书”。（2）称呼。第二行顶格写号召的对象。（3）正文。这是

10、倡议书的核心部分。这一部分要组织和安排好行文结构。首先提出倡议的背景和目的，要写得概括、明确、简练；然后分条写倡议书的具体内容。（4）结语。正文后另起一段概括地提出希望，号召大家响应和支持。这部分要富有鼓动性和号召力。倡议书结束后不写祝颂语。（5）落款。在结尾的右下方署上倡议者名称。在署名下一行写上年、月、日。15三、建议书的结构、格式和写法 （1）标题。在首行居中写“建议书”或写明事项“关于的建议”。（2）称呼。第二行顶格写接收建议的单位名称或领导人姓名、职务。（3）正文。首先写明建议的原因，说明建议所涉及的问题及其重要性，以突出建议的必要性和合理性。然后写明建议的具体事项，建议的项目若有多

11、条，可以分条列项写清楚。（4）结语。礼貌地表示建议有失偏颇，仅供参考，如“以上建议，不当之处，请批评”或“以上建议仅个人见解，冒昧提出，仅供参考”。也有的表达出希望建议被采纳的愿望。（5）落款。在结尾的右下方署上建议者名称和日期。16四、申请书的结构、格式和写法（1）标题。一般应写明申请内容，如首行居中写上“入团申请书”“开业申请书”。（2）称呼。第二行顶格写接收申请书的单位名称或领导人称呼。（3）正文。具体来说，包括如下内容：一是申请什么，即向领导、组织提出申请的内容；二是为什么提出申请，即写申请书的目的、意义及对这件事情的认识；最后表达自己的决心。（4）结语。正文后写致敬语。（5）落款。在

12、结尾的右下方署上申请人名称和日期。17第五节 计划一、计划的概念和特点计划是党政机关、企事业单位、社会团体或个人在展开工作或行动以前，预先拟定具体内容或展开步骤而形成的文书。计划有许多别称，如规划、纲要、方案、设想、打算、安排等，都属于计划的范畴。只是这些别称根据所适应的时间长短和内容详略有所区别。规划，是一种比较全面的长远的发展计划，如东山经济开发区远景规划。纲要，是一种远期的、全面的、较概括的计划，但与规划相比原则性、指导性更强，如全民健身计划纲要。方案，是一种针对某项工作提出的具体的周密的且专业性、单一性较强的工作计划，如星辉科技开发公司电子仪器设备引进方案。设想、打算，是一种初步的、预

13、备性的，有待于进一步完善的非正式计划，如育才职业技术学校人事制度改革设想。安排，是一种时间短、范围小、内容具体、侧重实施的计划，如新兴职业技术学校2009年寒假工作安排。18 计划具有以下特点：（1）预见性。计划都是先于要进行的实践活动而制定的，它要预先考虑到做什么，如何做，实施过程中可能遇到什么情况和问题，应采取哪些相应的对策等。（2）目的性。计划都是为达到某个目标、完成某项任务而制定的，具有明确的目的性。目的是否实现也是检验一项计划最终效果的尺度。（3）可行性。制订计划必须从实际出发，量力而行。一项计划为实现预期目标，必须有切实可靠的措施与方法。19二、计划的结构、格式和写法 计划的常见结

14、构形式有三种：条款式，它将计划的正文部分分为若干条款，逐一说明，一般的计划都采用此法；表格式，它常用于对内容单一的具体事项的安排，如财务计划、销售计划等；兼备这两种格式的。条款式计划一般由标题、正文、落款三部分组成。1.标题 标题，即计划的名称。写在首行居中，一般包括制订计划的单位名称、执行计划的时间、事项和文种，如学校2009年开展植树造林美化校园的活动计划。202.正文 正文，即计划的内容。它一般包括三部分：开头、主体、结尾。(1)开头部分，也称前言、导言，写明制订计划的指导思想、目的和基本情况，这是制订计划的基础。一般常用“特制订计划如下”等过渡语导入下文。(2)主体部分，是计划的核心。

15、它由目标、步骤、措施三项内容组成，称为计划的三要素。1）目标：它是计划的起点，也是实施和完成计划的归宿，包括指标、任务或工作项目等内容。目标要写得具体明确，以便计划的执行者心中有数。2）步骤：指达到目标、完成任务分几步走，即先做什么，后做什么，主要抓什么，其次抓什么；每一步何时完成，达到什么程度。步骤要环环紧扣，步步落实。21 3）措施：它是完成指标、任务的办法和保证。写明怎样利用条件，采取哪些办法，克服什么困难，下属部门如何分工合作，各负什么责任等。措施要写得全面、切实、具体。以上三要素缺一不可。这三条内容，在具体写法上，目标一般要单列。措施、步骤以及这两条中的时间、责任者等内容，可以分别列

16、段、列项书写，也可以作为一体。(3)结尾部分是对正文的补充。可以用简短的语言提出号召和希望；也可以对前景进行展望，给人以鼓舞；还可以写完成计划的信心和决心。223.落款 如在标题中已写出制订计划的单位名称，可以不署名；如果没有应在正文右下方署名。日期写在署名的下一行。表格式计划是把计划的任务等内容列成表格。对于任务项目多、数据多而不须多加说明的计划（如生产进度计划、营销计划）可采用这种形式。它的优点是方便阅读，一目了然。23第六节 总结 一、总结的概念和特点 总结是对某个时期的学习、工作或某活动进行分析、评价，从中归纳经验与教训，以提高水平，促进今后学习与工作的一种应用文。总结和计划有着密切联

17、系，是一个工作的两个方面。计划是事前的打算，总结是事后的回顾。写总结时先要检查计划的执行情况，而总结又是制订新计划的重要依据。24 总结具有以下特点：（1）回顾性。总结是在工作经过一定阶段后进行的，是对过去工作的回顾。对过去某段时间内的工作而言，总结是必要的“检修站”和“加油站”。（2）指导性。回顾过去是为了指导未来，这是总结的目的与意义。通过实践活动提高了认识，把握了本质，发现了规律，在今后的实践中就可以扬长避短，把工作做得更好。（3）真实性。总结中对于成绩与问题的认识必须基于对事实的正确分析和研究。总结要能客观反映实际情况，事例、数据必须完全真实。写总结不能空洞无物，绝不允许弄虚作假、胡编

18、乱造。25二、总结的结构、格式和写法 总结和条款式计划一样，也由标题、正文和落款三部分组成。1标题总结的标题一般有以下三种写法。（1）文件式标题：一般由单位名称、时间、内容及文种构成。这类标题比较严肃，向上级呈报的总结中较为常用，如市职业学校2009年教学改革工作总结。（2）文章式标题：在一行标题中概括出总结的主要内容或基本观点，标题中不出现“总结”字样，如加强科学管理是企业发展的关键。（3）综合式标题：一般由正题和副题组成。正题采用文章式标题的形式，概括总结的主要内容；副题采用文件式标题的形式，写明单位、时间、内容、文种，如坚持党的领导，促进文艺繁荣市2009年文艺工作总结。262正文它一般

19、包括三部分：开头、主体、结尾。（1）开头。简明扼要地介绍某个阶段工作或任务的基本情况（时间、地点、背景、工作进程、总体收获等），为下文作好铺垫。（2）主体。通过对基本情况进行综合分析研究后，详细、具体地阐述主要收获和成绩，经验和体会，存在的问题和教训。正文的主体部分是总结的关键所在。具体写作上要求观点明确突出，材料典型充实，将观点与材料相统一，有点有面、有分析概括。这部分篇幅大、思想内容丰富，写作时可根据需要，分别采取以下的结构形式：分块式和过程式。分块式，即分收获成绩块、经验体会块、教训块来写，前后有序。过程式，是以工作过程为序，把工作分成几个阶段，然后按工作过程的阶段、步骤，归纳出相应的经

20、验教训。（3）结尾。主要写今后打算、努力方向。也有的把存在问题写在这一部分，然后再写今后改进意见和设想。这部分要写得简洁、明确。27 3落款 总结的署名有两种形式：一是在正文的右下方写单位名称或个人姓名；二是在标题下面署名。总结日期写在署名之后，若署名在标题下的，右下方落款处写日期。28第七节 会议记录 一、会议记录的概念和种类 会议记录是在开会过程中由专门的记录人员把会议基本情况、会议内容和各方面意见如实记录下来的一种应用文样式。会议记录是会议情况的笔录，是了解会议情况的原始依据。常见的会议记录有两种：详细记录和摘要式记录。详细记录要求对每个人的发言内容作完整、准确的记录。摘要式记录只提纲挈

21、领地记录会议上报告或传达的事情、讨论的问题、通过的决议等，不必详细记录讨论时每个发言人的讲谈情况，一般会议常采用这种形式。29二、会议记录的特点 1.实录性 会议记录要求记录员如实记录会议内容，不允许在记录过程中加入个人观点，更不能弄虚作假。会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么样就记成什么样。2.具体性 会议内容要具体，尽可能作完整记录，特别是内容的要点不能漏记或少记。3.及时性 记录要迅速及时，特别是录音、录像须和记录对象的运动同步进行，笔记也要紧随其后，在记录对象语速的追逐下快步运行。短暂的迟疑、停顿就有可能导致记录内容的遗漏，错乱

22、；较长时间的间隔则易造成记录的失真。因此，记录是一项专业性较强的工作，必须要有相应的速度才能满足其时限的要求。30三、会议记录的结构、格式和写法会议记录由标题、会议组织情况、会议内容和尾部四大部分构成。1.标题标题有两种写法：一种是“会议名称+记录”，如市职教中心退休干部春节座谈会记录；一种是“会议内容+记录”，如酒店关于加强国庆节消防安全工作会记录。2.会议组织情况会议组织情况包括会议的时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人和议题八项内容。这部分最好在会议正式开始前写好。(1)时间：写清楚年、月、日、时、分，如2009年7月10日上午8时30分。(2)地点：写清楚开会的具体地点。

23、(3)出席人：一般会议由记录员记录出席人姓名，顺序按出席人职务排列，出席人多时可只写出席人员的范围，如“学校年级全体教师”。重要会议应由出席者亲自签到。31(4)缺席人：重大会议或缺席人数不多时，应写上缺席人的姓名，缺席原因，如“王小因病未到”；缺席人数多，原因又一时难以查清时，可只写缺席人数。(5)列席人：它是指不属于本次会议的正式成员，但与会议有关的人员。重要的人员要写清其姓名、职务。(6)主持人：应写清会议主持人的姓名、职务。(7)记录人：写上记录人员的姓名，有几个写几个，必要时注明其职务。(8)议题：即本会议讨论的中心问题。它可以从会议通知、主持人的开场白或会议内容中归纳出来。有的单位

24、有会议记录专用笺，以表格形式印好，会前填好即可。与上述内容略微不同的是，它的标题部分是统一的“单位名称+会议记录专用笺”，在下方待填项的“时间”栏前有一项“会议名称”。32第八节 简报 一、简报的概念和种类 简报是机关、企事业单位、社会团体内部编发的用于汇报工作、互通信息、交流经验、沟通情况的一种应用文。简报也就是简短的内部报道。它常用的名称还有“情况交流”“情况反映”“动态”“内部参考”“简讯”“快报”等。简报按不同的标准可分为不同的种类。按时间分，有定期简报和不定期简报；按性质和内容分，有情况简报、会议简报、动态简报等。33情况简报又称为工作简报、业务简报。这是一种反映本地区、本系统、本部

25、门日常工作或问题的经常性简报。它包含的内容较广，国家的方针政策及上级指示的情况、工作情况、成绩问题、经验教训、表扬批评，对上级某些政策或指示执行的步骤、措施都可以反映。会议简报是会议期间反映会议情况的简报。它是一种临时性的简报，内容包括会议期间领导的重要讲话、会议中的发言情况、会议期间的活动、会议决定等。规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报，以起到及时交流情况，推动会议的作用。小型会议一般是一会一期简报，常常在会议结束后，写一期较全面的总结性的情况反映。动态简报是迅速及时反映近期发生的新情况、新动向的简报。动态简报包括情况动态和思想动态两种。情况动态主要反映本部门、本系统的工作情况；思想动

26、态主要用于反映社会各阶层对国家方针政策的认识，社会上出现的新观念，各界群众的思想状况等。这类简报一般时效性、机密性较强，要求迅速编发，发送范围有一定限制，在某一个时期、某一阶段要保密。34二、简报的特点 1.真实性 简报的内容必须真实、确切。简报的一个重要作用就是向决策机关反映情况，提供决策依据，所以内容必须真实可靠。编写简报，要争取采用第一手材料，并应反复核实，做到准确无误，切忌道听途说，弄虚作假。2.新颖性 简报的内容要有新意，要把大家关注的新生事物、倾向性问题及时反映出来。简报作者应该有敏锐的目光，善于发现新问题，选择新的报道角度，以保证简报的新颖性。35 3.时效性 简报很讲究时效性。

27、简报要快采、快写、快编、快印、快发，便于了解动态和及时交流信息。当然，快是对简报的时间要求，是在尊重事实的前提下的快。如果为追求快而不顾事实，为快而粗制滥造，快就完全失去了它的意义。4.简短性 简报的内容要简短，中心要明确，一般一期简报反映一个主题，如果内容很多，可分多期。简报文字要凝练，篇幅一般在千字左右。36三、简报的结构、格式和写法 简报的格式一般包括报头、报体和报尾三部分。1.报头报头在简报首页的上方，约占整页的三分之一。用一条横线与下方的正文隔开。报头包括以下几个要素。（1）简报名称：简报的名称很多，最常用的是“工作简报”“会议简报”。一般政府机关的简报名称需要用套红印刷。（2）期数

28、：在简报名称下方用小号字注明“第期”。如果是多期简报，应在“第期”后再加括号注明“总第期”。（3）编发单位：在期数的左下角顶格写具体名称，如“中共区委办公室编”。（4）印发时间：在与编发单位平行的右侧注明年月日。（5）编号、密级：有的简报在报头的右上侧注明编号，有的还在左上侧注明“内部刊物 注意保存”字样，如果需要秘密等级时在左上侧注明。37 2.报体 报体分为标题和正文两部分。(1)标题。简报的标题多用单行式标题，揭示文章的主旨和主要内容。双行式标题常见于会议简报中，正标题揭示会议的主题，副标题补充说明会议的名称。另外，内容重要的简报，在标题前常常有按语，即编者按。说明编发这份简报的原因或目

29、的，以引起读者的重视。按语多数是根据单位领导同志意见撰写的，具有指导性，一般用于主管单位下发给所属基层单位的简报。38(2)正文。一般包括导语、主体和结尾三部分。导语部分要用极其简洁明确的几句话或一段话，概括总结全文的中心或主要内容，点出主题，一般要交代清楚什么人在什么时候，做了什么事，结果怎样。主体部分是简报的主干，要用有说服力的典型材料，把开头总提的内容加以具体化。这部分的结构方式主要有：按照事情发生、发展的先后过程来写；按照事情的内在联系来写，如上级主管综合几个下属机关工作情况的简报或反映同一工作不同方面情况的简报；按照提出问题、分析问题、解决问题的逻辑顺序来写。结尾部分，可以用几句话或

30、一段话小结前面内容概括、深化主题，以加深读者的印象，如指明事物的发展趋势，发出具体号召或提出今后的打算。简报报体部分根据不同的情况可以选择不同的编辑形式，既可以由一篇报道组成，也可以由一组短讯组成。39 3.报尾 一般用两条平行横线标明报尾部分。写明印发范围及份数。简报式样如图6-1所示。40第九节 调查报告 一、调查报告的概念、种类和特点 调查报告是经过深入切实的调查和认真的分析研究之后，把能反映事物客观性、本质性、规律性的调查结果陈述出来的一种应用文。形成调查报告要经过三个阶段：一是通过对某一事件、现象、问题进行有目的、有准备、有方法的深入调查，从而占有丰富的材料；二是对材料进行科学的分析

31、研究，揭示事物的本质，从中找出规律性的东西，得出正确的结论；三是把情况、分析和结论写成叙议结合的陈述性的书面材料。41 调查报告的种类很多，按所反映的内容分，主要有以下几类。（1）反映情况的调查报告，侧重较全面反映某地区、单位、行业某一方面的基本情况或综合情况，说明基本面貌及发展趋势。（2）介绍经验的调查报告，反映经验创造的过程、具体做法及所取得的成效功绩等。（3）揭露问题的调查报告，着重以调查得到的事实材料，揭露和分析问题，归纳总结教训，或是提出解决意见，或是呼吁重视。（4）研究问题的调查报告，针对实际存在的有一定代表性或某种倾向性的问题，侧重反映问题的特点，分析问题存在的原因，提出切实可行

32、的解决问题的意见、措施。42调查报告具有以下特点。（1）针对性。调查报告要有明确的针对性。要根据实际需要，有选择地调查研究各种社会现象和问题，尤其是群众普遍关心和迫切要求解决的问题。调查报告的针对性越强，它的实际作用就越大。（2）真实性。调查报告是以事实为基础的，它以真实的材料为依据来透析客观存在的本质。信息可靠，材料准确，是调查报告的基础。（3）典型性。选定的调查对象和使用的材料必须具有典型意义。只有根据典型材料写成的调查报告，才具有普遍指导意义。（4）分析性。有了真实的材料和典型的事例，并不等于有了调查报告。要对已经掌握的各种材料进行分析研究，通过对事实的概括叙述和说明，揭示出事物的本质和

33、规律，最后得出正确结论。调查报告的写作主要采用的是夹叙夹议的表达方式。43二、调查报告的结构、格式和写法 调查报告一般分为标题、正文和署名三个组成部分。1标题 用简短的语句概括调查报告的中心内容。它有两种形式：单行式标题和双行式标题。单行标题一种是公文式的，通常由“事由+文种”组成，如关于超市选址的调查报告；另一种是文章式的，像人们一般写文章一样拟定标题，如提高职业的科学文化素质是当务之急。双行标题由正题和副题组成，正题揭示主题，副标题在正标题下一行，前面加破折号指明调查的内容和范围，如同一地区的农村经济为什么发展有快有慢？廊坊市郊区二百个村的调查。442正文调查报告的正文有前言、主体、结尾三

34、个部分组成。（1）前言。它的作用是为主体部分的展开作准备。它常见的写法有：叙述式，即用简短的几句话概括介绍调查的目的、对象、时间、地点、内容和方法等；议论式，即用议论的方式揭示所要调查的问题的重要意义或点出报告的主要内容，有的采用设问式或自问自答式，点出报告的主要内容，引起读者的进一步关注。（2）主体。这是正文的核心部分，是对前言的进一步展开。这一部分既要具体地报告调查中发现的有关事实情况，如事实的经过、典型的事例、精确的数据、具体的做法、群众的反映等，又要在事实的基础上进行提炼，引发认识、阐述观点，说明成绩与经验教训。主体部分的结构形式有：纵式结构，即以调查的前后顺序或事物发展变化的过程顺序

35、来组织材料；横式结构，即按问题的性质或事物的特点来组织材料，把有关材料分门别类地归纳入各种性质或特点之中，多用小标题来标明各类问题与情况的性质、特点；纵横结合式，兼有“纵式”和“横式”的特点，总体上按时间顺序安排材料，在具体展开时又分类叙述。45（3）结尾。它的中心内容是小结调查的过程和主要结果，陈述调查研究的结论。有的调查报告还可以在此阐明所调查现象产生或形成的原因、具有的影响，并提出解决的办法或建议等。结尾部分要求语言要精练，陈述要明确，可以简明扼要地列出几点，清晰地表明调查研究的主要结果，以及研究者的看法和观点。3.署名 调查报告的署名有两种方式：一是写在文尾右下方，注明单位名称和作者姓

36、名；二是写在标题的下一行居中。46*第十节 规章制度 一、规章制度的概念和种类 规章制度是国家机关、社会团体、企事业单位在不违背国家法律、法规的前提下，为建立正常的工作、学习、生产、生活秩序而制定的一种具有法规性、指导性与约束力的文书。规章制度包括行政法规、章程、制度、公约四大类。各大类又包括不同的小类别，详见表6-2。4748三、规章制度的基本格式和写法 规章制度的结构通常分为标题、正文、落款三部分。1.标题 标题应标明制发机关单位的名称、事由和文种，如中华人民共和国交通管理条例。有的只标明事由和文种，如图书借阅制度。如果所制定的规章制度是试行或暂行的，则可在标题内写明，也可在标题后或下面加

37、括号注明，如广东省中等职业学校教学管理工作规程(试行)或广东省中等职业学校教学管理工作试行规程。2.正文 正文是规章制度的具体内容部分，一般都是分条列出，做到层次清楚、结构严谨，大体来说有以下两种写法。49(1)条目式。内容比较简单、条文不多的规章制度，可以先写一个前言，说明依据、目的，然后用“特制定本条例（制度、规定）”过渡，下文用条目表达，按内容的轻重、主次安排顺序，一一分条写清楚。也有的不用前言，直接用条文表达。(2)章条式。将正文分为总则、分则、附则式三部分。每一部分根据内容多少分若干章，每章分若干条。总则是第一章，说明制定的缘由、依据、目的、意义、有关原则精神和总的要求等。分则是正文

38、的主体，分章分条逐一说明具体内容。附则，说明该规章制度的生效日期，制定、修改、解释的权限，及对其他未尽事宜的补充说明。附则可以单独成章，也可以附在最后不单独成章。3.落款在文尾右下角签署制定本规章制度的单位名称和发文日期。如果在标题中出现单位名称，且在标题下注明发文日期的，落款可以省略。50*第十一节 启事、海报一、启事、海报的概念和种类 启事是机关团体、企事业单位或个人公开声明某件事情所使用的告知性的应用文。“启”是“陈述”的意思，“启事”是公开陈述事情，其目的是请求获得帮助或提请公众注意。常有人把“启事”写成“启示”，“启示”是启发、开导的意思，这就与启事的意思相距甚远了。启事的种类很多，

39、大体上有这样几类：一是征召类的，如招聘启事、招生启事、招工启事、征稿启事、征集启事等；二是声明类的，如遗失启事、聘请启事、迁移启事、更名启事、开业启事、竞赛启事等；三是寻找类的，如寻人启事、寻物启事等。海报是指某些单位或团体向广大人民群众报道、介绍有关影视、文娱、体育活动或报告会的消息时所使用的招贴性应用文。海报，一般贴于剧院、电影院、体育场、院校等门口或群众聚集的地方。海报根据内容可划分为不同的种类，常见的有：电影海报、戏剧海报、联欢晚会海报、体育赛事海报、报告会海报等。51二、启事、海报的特点 1.启事的特点（1）内容的广泛性。启事的内容涉及广泛，能用于各种事宜。企事业单位、机关团体、个人

40、都可以用它来发布信息。（2）告知的回应性。启事不同于只是向社会“告知”的声明，它要求通过告知得到社会上广泛的回应，以解决自己的某件事宜。（3）参与的自主性。启事不具有强制性和约束力。启事的对象可根据自己的意愿选择参与或不参与。（4）传播的新闻性。启事通过张贴和报刊、广播、电视等各种新闻媒体公开传播消息，对广大公众来说，启事就是广告性消息，具有新闻的特性。52 2.海报的特点（1）限定性。海报的使用范围有限，只适用于告知举办文娱、体育活动、报告会或介绍影视片等方面的消息。（2）宣传性。海报是一种告知性的应用文，它是将活动信息告知公众，起到宣传作用。（3）灵活性。相比较其他应用文而言，海报在形式上

41、较为灵活、生动。通常用美观的版面设计吸引公众。海报既有文字海报，还有图文结合的海报，常用色彩鲜艳的纸张制作，有时文字也用彩色颜料书写，有的还配有精致的美术图案。53三、启事的基本格式和写法启事一般由标题、正文、落款三部分组成。1.标题首行正中写出标题。启事的标题有三种形式：一是只写文种名称“启事”；二是“事由+文种”，如寻物启事；三是“单位名称+事由+文种”，如公司招聘技术人员启事。2.正文正文是启事的主要内容，一般要写清楚目的、意义、原因、要求、特征、条件等。通常有直陈式写法和总分式写法。（1）直陈式：直接陈述有关的事情和要求，可以写成一段也可以分段写。（2）总分式：先写一个前言，简要交代写

42、启事的缘由、目的，接下来可以另起一行分条写明启事的具体事项。启事正文的写作要有针对性，因启事性质、种类的不同而不同，要注意取舍。3.落款落款处要署全名，如果是单位最好加盖公章。署名之后，要写上发启事的日期。也有的根据内容的需要，附上联系方式如电话、地址、交通路线等。54四、海报的基本格式和写法 海报的写作灵活多样，一般由标题、正文、尾部三部分。1.标题海报的标题位置可根据版面设计灵活安排。可以直接用“海报”二字作标题；也可以用事由作标题，如舞会优秀摄影作品展等；还可以由“主办单位+内容”构成，如安阳市代表团演出豫剧。2.正文正文写明活动的目的、意义，活动的主要项目、举办时间、地点、方法等。有的

43、也可以省略目的、意义，直接用一段话或分列条目的形式写明活动的具体事项。有的海报还会在正文结尾处加上富有感染力的标语，以吸引公众。3.尾部尾部写明主办单位名称和日期。如果在标题或正文中已经写明了主办单位的，结尾处可以省略。另外，海报还可以在文面上根据需要配上美观的图画。55知识回顾 本单元主要介绍了几类事务应用文的结构、格式和写法。具体内容包括计划、总结、会议记录、简报、调查报告、规章制度等机关事务应用文，它们虽不像公文那样具有严格的文种规定和行文规范，但在公务活动中已经形成了特定的格式，具有一定的约束力，也是开展公务活动的重要手段。另外，本单元还包括一些专用书信和启事、海报等与人们日常生活、社交密切相关的应用文，它们在日常生活中使用频率较高，也要认真学习，掌握其写作方法。56