EXCEL学习全技巧课件.pptx

1、Excel简介 公式函数的应用图表和图形的应用Excel的基本操作第1页/共53页 ExcelExcel简介简介第2页/共53页 一一 什么是什么是Excel相信我们很多人知道什么是Excel，也知道怎么使用Excel，在这里很多用户都会存在一个问题：Excel能够帮助我们做什么？Excel并不是什么神秘之物，从本质上看，它就是个计算工具，与我们所熟知的算盘，电子计算器没什么区别，只不过功能更加强大而已。第3页/共53页 二二 Excel起源与历史起源与历史 电子计电子计算机算机算筹算筹算盘算盘 数字式数字式计算器计算器1.计算工具发展史计算工具发展史机械式机械式计算器计算器第4页/共53页

2、二二 Excel起源与历史起源与历史2.2.电子表格软件的产生与演变电子表格软件的产生与演变2.1 1979年，美国人丹.布里克林（D.Briclin）和鲍勃.弗兰克斯顿（B.Frankston）在苹果型电脑上开发了一款名为“VisiCalc”（即“可视计算”）的商用应用软件，打破了现在计算工具因为缺乏合适软件而无法发挥硬件优势的这个牢笼。2.2 微软从1982年特开始了电子表格软件的研发工作，经过数年的而改进，终于在1987年凭借着与windows 2.0捆绑的excel 2.0 后来居上。经过多个版本的升级，奠定了Excel在电子表格软件领域的霸主地位。第5页/共53页 三三 Excel的

3、基本功能的基本功能自动化定制Excel的功能和用途数据记录与整理数据计算信息传递和共享数据分析商业图表制作第6页/共53页 ExcelExcel的基本操作的基本操作第7页/共53页 一一 工作窗口的基本操作工作窗口的基本操作1.1.窗口的冻结与拆分窗口的冻结与拆分 07版的冻结窗格与03版相比有些改动：首先选择要冻结行或列的下一行/列，再选择“视图”“窗口”“冻结拆分窗格”。第8页/共53页 一一 工作窗口的基本操作工作窗口的基本操作2.2.设置下拉菜单设置下拉菜单设置下拉菜单：首先选择工具栏中的数据项，“数据”“数据有效性”“设置”“序列（允许）”“来源”（例：差,（注英文状态下的逗号）及格

4、,中,良好,优秀）确定。第9页/共53页 一一 工作窗口的基本操作工作窗口的基本操作3.Excel3.Excel下拉公式数据未变化下拉公式数据未变化这是由于公式的设置出现问题，解决方法有：office按钮“Excel选项”“公式”“自动重算”确定。第10页/共53页 一一 工作窗口的基本操作工作窗口的基本操作4.4.条件格式的设置条件格式的设置4.1 选定目标单元格或者区域。4.2 单击“开始”“条件格式”“新建格式规则”，弹出“新建格式规则”对话框，第11页/共53页 一一 工作窗口的基本操作工作窗口的基本操作4.4.条件格式的设置条件格式的设置4.3 在“新建格式规则”对话框中选择“规则类

5、型”。4.4 在“规则类型”的对话框中，加入具体的条件，条件设置也会有所不同，条件可以是常量、单元格引用或者公式。4.5 设置完成后，确定。4.6 例：第12页/共53页 一一 工作窗口的基本操作工作窗口的基本操作4.6 方法：第13页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作1 1 单元格输入格式单元格输入格式在单元格中可以输入和保存的数据主要包括四种类型：数值、日期、文本和公式，此外还有“逻辑值”、“错误值”等一些特殊的数据类型。1.11.1 数值输入介绍数值输入介绍 数值是Excel表格中用得最广泛的数据，其基本的操作相信大家都也熟悉，下面主要介绍几个不常用的输入方式：1.1.11.1.

6、1 保存和输入保存和输入1515位数字以上的整数数字位数字以上的整数数字 可以在单元格中先输入“”单引号再加上输入的数字，在单元格中数字就可以完全的显示出来。例如输入身份证号422326198710124953，就可以输入422326198710124953。第14页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作1.1.21.1.2 实现输入常见的股票类型的数字，如实现输入常见的股票类型的数字，如0123401234选中单元格“设置单元格样式”（ctrl+1）“数字”“自定义”，在自定义中输入与你需要输入数字相同位数的0，对于01234，就需要输入00000，确定后再于单元格中输入01234，按e

7、nter键即可。1.1.31.1.3 实现分数的输入，如实现分数的输入，如3/5 13/53/5 13/5等等 在单元格输入分数的时候需要在其前面加上0，如0 3/5，得到的显示方式就是3/5,另外，Excel默认自动会除以最大公约数，如输入0 2/24，显示结果是1/12.1.1.41.1.4 在单元格中输入不代表日期的时间如在单元格中输入不代表日期的时间如3-43-4天，天，可以通过简单操作34天即可。第15页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作1.21.2 日期和时间输入介绍日期和时间输入介绍 Excel中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，这种数值形式被称为“序列值”，下面

8、简单介绍下一些日期和时间输入的技巧：1.2.11.2.1 单元格允许输入最大的时间为：单元格允许输入最大的时间为：99999999：5959：59.9999.59.9999.1.2.21.2.2 ExcelExcel的日期系统存在一个小错误，的日期系统存在一个小错误，19901990年不是闰年，但微年不是闰年，但微软为了实现软为了实现ExcelExcel与其他软件的兼容性，所以保留这个错误。与其他软件的兼容性，所以保留这个错误。1.2.31.2.3 介绍一个简单的显示当时时间的方法：介绍一个简单的显示当时时间的方法：=now=now（）。（）。第16页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作

9、1.31.3 文本输入介绍文本输入介绍Excel中，文本通常是指一些非数值性的文字、符号等，例如企业的部门名称、学生的考试科目、个人的姓名性别等。下面简单介绍下文本输入的技巧：1.3.11.3.1 文本自定义格式文本自定义格式条件格式：条件值1；条件值2；同时不满足条件值1，2的值；文本。例10.00,90G/通用格式;绿色5G/通用格式;=。第17页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作1.41.4 公式输入介绍公式输入介绍公式是公式是ExcelExcel中一种非常重要的数据，中一种非常重要的数据，ExcelExcel作为一种电子数据表作为一种电子数据表格，他许多强大的功能都是由公式来实

10、现的。公式的强大功能将于第格，他许多强大的功能都是由公式来实现的。公式的强大功能将于第三章详细介绍，下面表格效果就是由函数公式实现的。三章详细介绍，下面表格效果就是由函数公式实现的。第18页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作2 2、单元格的处理、单元格的处理Excel强大的主要就体现在对单元格以及单元格区域的处理上，下面主要介绍几种操作技巧：2.12.1 使用查找与替换功能（使用查找与替换功能（ctrl+Hctrl+H）*代表任意数目的字符，可以使一个也可以是多个字符？代表着任何的单个字符2.22.2 斜线表头的制作方法斜线表头的制作方法2.2.1 2.2.1 单线表头单线表头如果表头

11、中只需要一条斜线，可以利用Excel的边框设置来画斜线，然后填入文字内容。在单元格内画斜线的方法如下。第19页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作选定单元格，按组合键调出“单元格格式”对话框。在“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中，在“边框”区中单击斜线按钮。画好斜线后在单元格内填充表头内容的方法有三种。（1）使用文本框单击菜单“插入”“文本框”“横排”（视情况也可以选择“竖排”），在单元格内连续插入两个文本框。分别编辑两个文本框中的相关文字，并调整文本框大小和文字字号以相互适应。选定文本框，单击菜单“格式”“文本框”，在“设置文本框格式”对话框的“颜色与线条”选项卡中，分别将“填充颜

12、色”与“线条颜色”设置为“无”。设置文本框格式：用鼠标把两个文本框分别移动到画有斜线的单元格的合适位置。第20页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作（2）使用上下标在画有斜线的单元格中输入文字。把不同部分的内容分别设置为上标或下标格式。根据需要，还可在不同部分之间插入适量的空格进行美化。（3）使用空格进行中分如果表头的项目文字都非常少，也可以直接输入文字，然后在不同部分之间插入足够的空格第21页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作2.2.2 2.2.2 多斜线表头的制作方法多斜线表头的制作方法（1）选定单元格，设置足够的长度和高度；（2）单击工具栏“插入”“形状”“直线”工具，绘制

13、两条或者多条直线到单元格中；（3）使用插入文本框的方式逐个添加表头。第22页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作2.32.3 填充与序列填充与序列使用自动填充连续输入使用自动填充连续输入“甲甲”，“乙乙”，“丙丙”。“癸癸”:2.3.1 在单元格中输入“甲”。2.3.2 将鼠标移至填充柄处，当鼠标指针显示为黑色加号时，双击鼠标左键。第23页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作2.42.4 自动填充不相邻单元格。自动填充不相邻单元格。省份线路北京北京北京良乡北京密云县上海上海天津天津重庆重庆重庆万州重庆涪陵安徽省安庆安徽省阜南县安徽省阜阳安徽省亳州安徽省合肥安徽省淮北省份省份线路线路

14、北京北京良乡密云县上海上海天津天津重庆重庆万州涪陵安徽省安庆阜南县阜阳亳州合肥淮北淮南黄山临泉县六安马鞍山蒙城县宿州铜陵宁国宣城无为县蚌埠芜湖拆分第24页/共53页 二二 单元格的操作单元格的操作2.4.1 首先拆分单元格，使各个省份单元格分开。2.4.2 选中所有拆分的单元格，“查找与选择”“定位条件”“空值”确定2.4.3 选中一格有文本的单元格如北京“ctrl+enter”,即可实现填充这些不相邻单元格功能。第25页/共53页 公式函数的应用公式函数的应用第26页/共53页 一一 函数和公式简介函数和公式简介1 1 什么是函数和公式？什么是函数和公式？公式就是由用户自行设计并结合常量数据

15、、单元格引用、运算符等元素进行数据处理和计算的算式，函数也是一种特殊的公式。Excel之所以在日常的工作中起到强大的作用，主要就是对函数公式的应用。本章主要介绍公式与函数的基础知识，并深入讲解一些常用的工作表函数，主要包括信息与逻辑、文本、日期与时间、数学、统计、查找与引用等函数。第27页/共53页 一一 函数和公式简介函数和公式简介2.2.公式中的运算符公式中的运算符符号符号说明说明实例实例优先级优先级_算术运算符：负号=8*-5=-402%算术运算符：百分号=60*5%=33算术运算符：乘幂=32=94*,/算术运算符：乘和除=3*2/4=1.55+,-算术运算符：加和减=3+2-5=06

16、=,=,=比较运算符：等于、不等于、大于、小于、不大于、不小于=(a1=a2)判断a1与a2相等=(b1abc)判断b1不等于abc=(c1=5)判断c1大于等于58&文本运算符：连接文本=exc&el=excel7:区域运算符：冒号=sum(a1:a10)1_（空格）交叉运算符：单个空格=sum(a1:b5 a4:d9)相当于sum(a4:b5)1,联合运算符：逗号=rank(a1,(a1:a10,c1:c10)1第28页/共53页 一一 函数和公式简介函数和公式简介3.Excel3.Excel使用公式时常出现的问题使用公式时常出现的问题错误值类型错误值类型含义含义#当使用了页的时间或者页的

17、日期时，出现错误#VALUE当使用的参数或操作类型错误时，出现错误#DIV/0当数字被0除时，出现错误#NAME当数值Excel未识别公式中的文本时，出现错误#N/A当数值对公式函数不可用时，出现错误#REF当单元格引用无效时，出现错误#NUM当公式或函数中使用无效数字值的时候，出现错误#NULL当指定不相交的两个区域的交点时，出现错误第29页/共53页 二二 函数和公式应用介绍函数和公式应用介绍1.1.简单的公式输入简单的公式输入 1.1 1.1 实现九九乘法表的制作实现九九乘法表的制作 1.1.1 先在a列和第二行中通过下拉实现输入1-9数字 1.1.2 在单元格b2内输入：=b$1&”*

18、”&$a$2&”=”&b$1*$a2，再分别下拉，即可实现以下效果。ABCDEFGHIJ12345678911*1=121*2=22*2=431*3=32*3=63*3=941*4=42*4=83*4=124*4=1651*5=52*5=103*5=154*5=205*5=2561*6=62*6=123*6=184*6=245*6=306*6=3671*7=72*7=143*7=214*7=285*7=356*7=427*7=4981*8=82*8=163*8=244*8=325*8=406*8=487*8=568*8=6491*9=92*9=183*9=274*9=365*9=456*9=5

19、47*9=638*9=729*9=81第30页/共53页 二二 函数和公式应用介绍函数和公式应用介绍1.2.1.2.实现大小写字母表的生成实现大小写字母表的生成 1.2.1 大写字母A,B,C,DZ,只需在单元格中输入=char（column（）+64）；1.2.2 小写字母a,b,c,dz,由于a=A+32，即=char（column（）+96）；生成26个字母ABCDEFGHJKLMNO P Q R S T U V W X Yabcdefghjklmno p q r s t u v w x y第31页/共53页 二二 函数和公式应用介绍函数和公式应用介绍2.2.常用公式函数的介绍常用公式函

20、数的介绍 2.1 2.1 IFIF函数函数 语法：语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)以下语句可以实现以下功能：=IF(K950,F,IF(K960,E,IF(K970,D,IF(K980,C,IF(K95”）-countif(c:c,”10”)2.6.2=sum(countif(c:c),“5”,”10”*(1,-1)第39页/共53页 二二 函数和公式应用介绍函数和公式应用介绍2.7 2.7 时间日期函数介绍时间日期函数介绍 2.7.1 基本的日期，时间函数：today和now函数：用于生成当前日起和时间；=today（）=201

21、0-11-24，=now（）=2010-11-24 13：59 date函数：根据指定的年份，月份和日期数返回具体的日期值；year、month、和day函数：勇于从日期数据中提取年份、月份和日期数；=month（today（）=12第40页/共53页 2.7.1 基本的日期，时间函数：yearfrac函数：勇于计算两个日期序列相差的年数，结果以实数显示；edate函数：根据指定月份数返回指定日期之前或者之后的日期值；emonth函数：从任意一个日期返回指定月份数之前或者之后的月末日期。二二 函数和公式应用介绍函数和公式应用介绍第41页/共53页 图表和图形的应用图表和图形的应用第42页/共5

22、3页 一一 图表和图形简介图表和图形简介1.1.图表图形的作用图表图形的作用 在Excel中，图表具有直观形象的优点，可以方便用户查看数据的差异，比如我们工作中经常会用到的数据透视表，图形能增强工作表或图表的视觉效果，创建出引人注目的报表。结合Excel的的函数公式、名称、窗体控件等功能，还可以创建实时变化的动态图表。Excel提供了丰富的图表类型，以及流程图和组织图等常用图示。第43页/共53页 一一 图表和图形简介图表和图形简介2.2.图表图形的特点图表图形的特点直观形象直观形象种类丰富种类丰富双向联动双向联动二维坐标二维坐标图表最大的特点就是直观形象，世人一目了然的看清数据的大小、差异和

23、变化趋势。Excel图表包括14种标准图表类型和20种内置自定义图表类型，其中每一种标准图表类型还包括不少子图表类型。双向联动是指图表会自动随数据变化而变化，反之数据也可随图标的变化而变化。Excel图表虽然提供了一些三维图表类型，但从实际角度来看，其实质还是二维平面坐标系下建立的图表。第44页/共53页 二二 图表和图形应用介绍图表和图形应用介绍1.1.数据透视表的操作数据透视表的操作 1.11.1 先选定需要透视的数据区域先选定需要透视的数据区域第45页/共53页 二二 图表和图形应用介绍图表和图形应用介绍 1.2 1.2“插入插入”“数据透视表数据透视表”“数据透视表（数据透视表（T T

24、）”选选择需要透视的区域和透视的位置。择需要透视的区域和透视的位置。第46页/共53页 二二 图表和图形应用介绍图表和图形应用介绍 1.3 1.3 根据要求选择不同的字段，透视出自己需要的结果。根据要求选择不同的字段，透视出自己需要的结果。第47页/共53页 二二 图表和图形应用介绍图表和图形应用介绍1.41.4 下图就是根据省份，月份透视出来的各省份在各月份的物下图就是根据省份，月份透视出来的各省份在各月份的物流费用和物流费率。流费用和物流费率。列标签列标签安徽省安徽省北京北京福建省福建省甘肃甘肃广东省广东省广西省广西省贵州省贵州省海南省海南省河北省河北省上海上海天津天津重庆重庆(空白空白)

25、求和项求和项:清单金额清单金额汇总汇总求和项求和项:合计汇合计汇总总行行标标签签求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计

26、求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合计合计求和项求和项:清单金清单金额额求和求和项项:合合计计119093.06847.7930613777.04619.677041435.31818.435352607.162202.207161274295.27488186.565783.38656212602.1775.902142839.42862.33946538.15533.5381561979.654171.77965322515.44776.9154418036.31909.73635670.6301.570618637.39115

27、4.2373915775.32361.175380635.036503.63503431533.982335.4339819334.191497.5341950868.173832.968171125230.7968.83078827.24408.4272417503.9596.603997331216.1337083.5474.28354397.650.39761881.5151.881570657.483466.557481243760.432335.1604348512.733956.712731958.4275.558494231.566567.43156(空白)446558.4530

28、325.82636446558.4530325.82636总总计计88084.88084.19194151.4151.784178419 98827.28827.24 4408.408.427242724 479793.79793.67675172.5172.993699367 713126.13126.7 73310.3310.1267126787724.87724.7 73755.3755.0247024793683.93683.68687402.7402.783678368 831542.31542.94942332.2332.642964294 418637.18637.3939115

29、4.1154.237323739 915775.15775.3 32361.2361.175317537083.57083.54 474.274.283548354397.6397.650.350.39769761881.51881.5151.151.88158815446558.446558.454530325.30325.8263682636893116.9893116.960651.60651.5848158481第48页/共53页 二二 图表和图形应用介绍图表和图形应用介绍1.51.5 再根据自己的要求，将透视表美化再根据自己的要求，将透视表美化 省份月份安徽省北京福建省甘肃广东省广西

30、省贵州省海南省河北省上海天津重庆合计合计汇总清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计清单金额合计119093.06847.793113777.04619.6771435.31818.43552607.162202.2071274295.2745783.3865688186.56212602.1775.902142839.42862.3396538.15533.53824171.7796561979.65322515.44776.915418036.31909.7365670.6301.570

31、618637.391154.23715775.32361.1756503.6350380635.03431533.982335.43419334.191497.5343832.9681750868.171125230.7968.83078827.24408.427217503.9596.603997331216.1337083.5474.28354397.650.39761881.5151.88153466.5574870657.481243760.432335.1648512.733956.7131958.4275.55846567.4315694231.56总计88084.194151.7

32、848827.24408.427279793.675172.99413126.73310.12787724.73755.02593683.687402.78431542.942332.64318637.391154.23715775.32361.1757083.5474.28354397.650.39761881.5151.8815446558.530325.8360651.58481893116.9第49页/共53页 二二 图表和图形应用介绍图表和图形应用介绍2.2.图形的基本操作图形的基本操作 2.12.1 先选定需要画图的数据区域先选定需要画图的数据区域物流商昌顺恒路急先达科捷顺风中铁中远总计运费20091.329872.930431.52313618870.741916.436448.6200767.4第50页/共53页 二二 图表和图形应用介绍图表和图形应用介绍2.22.2“插入插入”“图表图表”“柱形图柱形图”二维柱形图二维柱形图”，即，即可得到以下效果。可得到以下效果。20091.329872.930431.52313618870.741916.436448.6200767.4050000100000150000200000250000昌顺恒路急先达科捷顺风中铁中远总计运费运费运费第51页/共53页第52页/共53页谢谢您的观看！谢谢您的观看！第53页/共53页