商务活动的的策划与组织13记者招待会课件.ppt

1、记者招待会本次课主要内容：一、案例导入记者招待会二、基本概念三、记者招待会的特点四、需要召开记者招待会的情形五、记者招待会会前筹备工作六、记者招待会的程序七、记者招待会的会后工作八、记者招待会与其它新闻发布活动的区别九、举办记者招待会应注意的问题十、观看教学录像一、案例导入记者招待会情景案例情景案例 恒达商业集团公司最近推出了一款新型手机，该手机具有：1.新一代纯平手写触摸屏,14.5毫米至薄 2.2.4英寸26万色高清QVGA大彩屏 3.200万像素带微距数码相机，可用作网络摄像头 4.内置RealPlayer多媒体播放器，支持最长达5小时连续摄像与全屏视频播放 5.1000毫安时大容量电池

2、，娱乐商务两不误 6.支持多种音乐/视频格式，包括MP3、MPEG4、AAC+、WAV、RealAudio、WMA、MIDI等（需要安装驱动程序，需SD卡支持）7.支持蓝牙立体声音乐 8.内置FM调频收音机 9.内置SD卡槽，支持高达2GB的SD卡 10.USB2.0高速数据传输 11.Office文档阅读器，支持浏览多种格式文件(PDF,Excel,PowerPoint,Word)12.全功能互联网浏览器，支持浏览WAP2.0和HTML网站，收发Email 13.预置可发声的英汉/汉英词典 14.价格：3788元l项目任务项目任务 为配合该手机的推广恒达商业集团公司准备举行一次记者招待会。招

3、待会由恒达商业集团公司公共关系部与恒达商业集团公司文秘部门共同筹办，假如你是恒达商业集团公司文秘部门秘书，请你根据所给资料拟写一份关于新手机的记者招待会方案，并协助共关部门做好记者招待会的筹备及会后工作。二、基本概念记者招待会（a press conference;a news conference）记者招待会又称新闻发布会，是组织与新闻界建立和保持联系的一种较正规的形式。任何社会组织如政府、企业、社会团体都可以举行记者招待会。由组织举办的记者招待会，一般由组织负责人或公关部负责人直接向新闻界发布有关本组织的重要信息，然后通过新闻界把消息传递给公众。记者招待会作用：记者招待会是为了集中发布信息

4、而举行的传播活动。对于一个社会组织而言，利用记者招待会向广大公众传播信息具有传播面广、传播速度快、传播效果好等特点。例如：在北京申办2008年奥运会的过程中，我国政府以及北京奥申委曾多次举办各种规模的记者招待会，从各方面回答了世界各地记者们提出的有关问题，随着电视台对记者招待会的现场直播、随着记者们在会后发表的各种有关北京奥运会准备工作的报道，国内外各界人士都对北京成功举办2008年奥运会充满了信心，并且用实际行动给予了关注和支持。其宣传效果甚佳。记者招待会是公关人员用来广泛宣传某一消息的最好工具之一。三、记者招待会的特点第一，以记者招待会发布消息，其形式比较正规、隆重、规格较高，易于引起社会

5、广泛的关注。第二，在记者招待会上，记者可根据自已感兴趣的方面进行提问，能更好地发掘消息，充分地采访本组织，同时使组织也更深入地了解新闻界。在这种形式下的双向沟通，无论在深度上和广度上都较其他形式更为优越。第三，记者招待会往往占有记者和组织者较多的时间，经费支出也较多，因此，成本较高。第四，记者招待会对于组织的发言人和会议主持人要求很高，如发言人和主持人需要十分敏感，善于应对，反应迅速等。四、需要召开记者招待会的情形确定举行招待会的必要性。根据记者招待会的特点，在招待会举行之前必须对所要发布的消息是否重要、是否具有广泛传播的新闻价值及新闻发布的紧迫性与最佳时机进行分析和研究。只有在确认召开的必要

6、性和可能性后，才可决定召开记者招待会。一般在碰到下面几种情形时，可以考虑召开记者招待会：出现紧急情况，如爆炸事件、起火事件等对社会产生重大影响的新政策的提出企业的新技术、新产品的开发和投产组织对社会作出重大贡献或善事推出影响社会的新措施：企业的开张、关闭、合并转产组织的重大庆典五、记者招待会会前筹备工作1.确定主题，选择时机2.选择媒介单位，落实邀请范围3.挑选发言人，确定会议主持人4.策划报道提纲，准备宣传资料5.精心准备，布置会场6.揣摩记者及受众心理，购买纪念品1.确定主题，选择时机记者招待会是既严肃又正规的公共关系专题活动，因此，举行记者招待会一定要选择适当的理由和时机，不能随意召唤记

7、者，否则，后果不堪设想。在选择了恰当的时机之后，就要确定记者招待会的主题。一般来讲，记者招待会的主题可归纳为以下四种类型：一是宣传组织的整体形象；二是宣传组织形象并宣传某项产品；三是宣传某项活动、某种技术、某种新观念；四是说明突发事件、平息舆论风波。记者招待会的主题应清晰明了，切忌含糊不清，体现招待会主题的标语口号应准确精炼，便于记者报道。2.选择媒介单位，落实邀请范围一个成功的记者招待会也应该有目的的选择媒介单位和与会记者。在选择媒介单位和与会记者时应考虑以下几个因素：一是记者招待会的规模；二是准备花费多少费用；三是本次记者招待会将要影响的区域；四是对信息传播内容和速度的具体要求。选择了媒介

8、单位之后，再进一步落实参会记者名单，每一家媒介请几位，请谁，都要提前确定。请柬要在一周前发出。请柬内容应包括记者招待会的主题、主要发言人姓名、举办时间、地点以及联系电话。记者招待会正式举行的两三天前，再给被邀请的记者打电话，确定一下他能否来参加，是否要车接。准备好交通工具，安排专人负责接送，并且做好服务接待工作，使记者感到一种热烈、诚恳、友好、亲切的气氛。3.挑选发言人，确定会议主持人 在记者招待会上，一般首先由会议主持人发布或介绍情况，随后由主要发言人做详细发言。记者招待会能否开得圆满成功，能否达到事先预定的公共关系目标，在很大程度上取决于会议主持人和主要发言人。会议主持人一般由社会组织的公

9、共关系部负责人担任。主持人应该具有庄重的仪表，高雅得体的举止，高超的语言表达力，善于活跃气氛，随机应变、驾驭会议发展趋势的能力以及丰富的主持经验。记者招待会的主要发言人原则上应安排组织的主要负责人。如果记者招待会是为了公布某项新成果、新产品、新技术或是公布面临的重大突发事件，那么主要发言人除了领导之外，还可以选择分管这方面工作的部门负责人。不论是组织领导还是部门负责人担任记者招待会的主要发言人，都应做到掌握情况，对答如流，头脑灵活，思维敏捷，还要宽容随和，豁达幽默。4.策划报道提纲，准备宣传资料记者招待会的宣传资料主要包括：主要发言和报道提纲。主要发言是记者招待会的中心内容，应具备实事求是、资

10、料全面、严谨深刻、生动具体等特点。主要发言不仅要有专人负责起草，而且还要通过本组织有关领导人审阅，最后交给主要发言人熟悉。报道提纲指的是记者招待会宣传内容的要点和背景，有条件的话可以附加照片。要有专人事先把这些资料理顺好并打印若干份，并且在记者入场时分发给他们，以便记者们在会上提问或会下写报道时做参考。报道提纲要简洁、系统，要用事实说话。注意千万不要出现自相矛盾、漏洞或错别字，否则，会引起记者反感。如果上述资料涉及国防工业、军事机构的秘密或重要经济情报，要注意内外有别，分寸适当。另外，某一消息发表到何种程度，应首先在本组织内部统一认识、统一口径，否则，会引起记者怀疑，甚至导致报道混乱或失真。5

11、.精心准备，布置会场记者招待会会场布置工作一般包括以下几项工作：首先，记者招待会的会场应突出招待会的主题和对新闻媒介朋友的欢迎。可以用悬挂条幅、张贴标语、摆放鲜花、开放音响等方法烘托会场气氛。另外，还要预先准备好与招待会有关的图表、画片、地图、放大的照片、实物、产品、模型、录音带、录像带等视听辅助工具。其次，记者招待会的会场内要准备一些纸张和笔，以方便记者。另外，还要准备好签名簿、留言簿、会前请记者签名，会后请记者挥毫题字或书写留言。再次，记者招待会的会场内应保持灯光柔和，空气新鲜，温度适中。为了避免干扰，会场内不放电话。最后是确定招待会现场席位摆放方式，根据招待会的规模大小、规格的高低、人数

12、的多少，可以选择以下两种不同的方式。记者招待会席位摆放形式6.揣摩记者及受众心理，购买纪念品为了感谢记者光临，为了更好地与记者交朋友，可以向记者赠送纪念品。在策划纪念品时应考虑以下因素：第一，突出本组织特色，例如，在纪念品上印上本组织的标志，经营宗旨，典型的广告文词等；第二，为本组织作宣传，例如，某煤矿向记者赠送乌黑发亮，光洁美观的煤雕，记者一看见这特殊的艺术品，就会想起煤矿；第三，纪念品应新颖、小巧、具有艺术观赏价值，保存价值或具有实用价值；第四，纪念品不同于奖品，其造价应便宜，不应太昂贵，在策划纪念品时应考虑少花钱，多办事，尽量为本组织节约钱财；第五，纪念品最好是特制的，其做工应精益求精，

13、千万不能把残品、次品、假冒产品赠送给记者。六、记者招待会的一般程序签到发资料宣布会议开始发言人讲话回答记者提问参观和其它安排七、记者招待会的会后工作、尽快整理出记者会的新闻稿，包括文字、录音和录影，并追踪媒体是否收到？、记者招待会结束后，有关人员还应该积极收集内、外各种反应，如新闻媒介报道的情况，与会人员的反映等，来评估活动的成败得失，以便改进和弥补。、私下对部分记者探寻他们对这次记者会的看法和意见。、收集各媒体对本事件的报导角度和情况，并作分析。八、记者招待会与其它新闻发布活动的区别1、名称：新闻发布会与记者招待会是有区别的，但现在国内对两者的称呼上有些混用。外交部每周举行两次新闻发布会，虽

14、然频繁，但对此基本也没作区别。外交部新闻发布会也常被其称之为外交部记者招待会。2、信息发布：新闻发布会，顾名思义，是发布新闻的活动。一般由发言人先发布新闻，再回答记者提问。而记者招待会往往不先发布新闻，而立足于回答记者提问。3、时间：新闻发布会一般指政府或部门发言人举行的定期、不定期或临时的新闻发布活动。活动时间较短，一般半小时至一小时左右。记者招待会时间一般较长，一个多小时或更长。八、记者招待会与其它新闻发布活动的区别3、规格：如外交部新闻发布会、国台办新闻发布会等等。记者招待会更适用中央领导、部长或部门领导人。如总统记者招待会、总理记者招待会、部长记者招待会或大使记者招待会等等。4、主持人

15、、新闻发言人：新闻发布会现在的趋势是由发言人自己主持，自己发布新闻，自己点记者提问、自己回答提问。但记者招待会一般设一个主持人，主持人不回答问题，回答记者提问的是由他请来的总理、部长或其他领导。也有例外，如美国总统的记者招待会，不设主持人，也不设座位，而是由总统本人站着回答问题，并亲自点记者提问。5、回答问题范围：回答问题的范围更广泛。因记者招待会权威性更高，所以更受媒体和公众重视，记者出席的人数很多，影响也更大。在领导人的记者招待会上，出于礼貌，记者一般很收敛，不会发生在新闻发布会上常见的唇枪舌战。九、举办记者招待会应注意的问题记者招待会必须按时举行，没有极特殊的情况，不能随意提前或拖延。记

16、者招待会的开始时间不宜过早，最好是上午10点左右、下午3点左右。会议主持人要充分发挥主持和组织作用，活跃会议气氛，积极引导记者提问。对于不愿传播和透露的东西，应婉转地向记者做解释。不要随便打断记者的提问，也不要以各种动作、表情对记者表示不满。遇到不便回答的问题，应采取灵活而变通的办法给予答复。所发布的消息必须准确无误。十、其他类型的新闻发布活动其它类型的新闻发布活动十、观看教学录像视频1：十一届全国人大二次会议记者招待会 视频2：娱乐界记者招待会十一、根据情景分组拟写记者招待会策划方案1.可供选择的情景：班级管理记者招待会家乡建设记者招待会秘书活动周记者招待会廖金泽教授来民政学院文法系讲学记者招待会也可以自己拟定某个事件或主题2.要求：以小组为单位，拟写以某个主题为中心的记者招待会策划方案