会展第二讲展览人员及其职责课件.ppt

1、组织课堂教学组织课堂教学复习复习上次课内容（复习提问）：1.1.什么叫会展？什么叫会展？2 2会议和展览的关系会议和展览的关系？3 3展销会的特点展销会的特点 4 4、欧洲模式与北美模式关于展品、欧洲模式与北美模式关于展品运输与报关、展期长短的差异运输与报关、展期长短的差异 5 5、我国、我国具有国际影响的知名展会具有国际影响的知名展会导入新课导入新课 ：会议的人员构成会议的人员构成知识目标：1.了解会议人员的构成，主办者、承办者的概念，主办者、与会者、其他与会议相关人员的类型；2.理解主办者与承办者的区别，承办者的职责，策划委员会、地方会议及访问者办公署的职责，临时工作人员的基本要求；3.了

2、解展览人员的构成及各自职责；4.能应用“五个W”确定展览的概念。教学重点：1会议、展览人员的构成2不同会议人员的职责 教学难点：不同展览人员的职责教学内容：会议会议、展览、展览的人员构成的人员构成会议有规模大小和时间长短之分。为了顺利达到会议的目标，会议的组织者需要各方人员的通力合作。会议主要的人员构成：主办者；承办者；与会者；贵宾；其他与会议有关的人员(秘书处、策划委员会、地方会议及访问者办公署、总体服务承包商、主席台就座者)；会场临时工作人员。其中：会议通常都是由主办者举行的。这是一个对出资举行会议的组织的统称。主办者分三种，是公司（又称为雇主主办者）二是协会等会员主办者 三是非营利机构（

3、如政府机关、公众团体等)。公司主办者又称为雇主主办者。为自己的雇员和其他与组织相关的人举行会议，如客户、股东、代理商、分销商和总代理等。众多的遍布全国甚至遍及世界的协会是非常显而易见的会议主办者。因为他们之中有许多是国际性协会，他们为自己的会员举办会议，虽然与会者通常并不局限于会员，但会议的核心是会员以及组织的目标和任务。协会因人数和性质不同而互不相同。他们的规模从小型、中型地区性组织到全国性协会乃至国际性协会不等。1行业协会 2专业或科学协会 3教育协会 4技术协会 有许多非营利性机构不能归人上述任何一类，然而就会议而言，他们毫不逊色，我们经常能够在电视镜头中看到由他们主办的会议。许多政府部

4、门需要在异地召开本部门人员会议或者公众会议。其他一些公众团体，虽不是传统上的会议消费大户，但也倾向于举行非营利性公共研讨会。一、谁是承办者二、承办者的职责承办者是指被指定来负责会议组织工作的某一个人，有时这个人也会被冠以其他头衔，比如说规划人员、会议规划人员、设计人员、顾问、会议指导等。在此，我们把会议的主要负责人称为承办者。承办者可以是主办方内部或外部的人选 会议筹备在顺序上一般是这样的：主办者决定举行会议；选择或聘请承办者；指定策划委员会；确定会议目标；选择会址；选择发言者；进行市场营销；举行会议。尽管这并不是一个标准的一成不变的工作顺序，但是有一点是可以肯定的，那就是承办者是整个会议的筹

5、备、组织及进行过程巾的重要组织者。一、国际与会者二、行为障碍者三、老年与会者 四、女性与会者 一般是指那些来自会议举办国以外国家的参加会议的人，全球经济一体化促进了国际间的交往，许多国家的政府也正在放开对其公民进行国际旅游的限制。如今在物理和社会科学领域，参加会议的国际与会者比以前有了明显的增加。作为会议承办者，应努力为国际与会者参加会议提供方便。行为障碍者(从前用“残疾人”，但是现在用“行为障碍者”更好)是另一个特殊的与会者人群。他们在陌生的地方可能需要比其他与会者更多的帮助。如盲人与会者需要特殊的会议简介，需要导盲犬，上下电梯时也需要帮助等。又如乘坐轮椅的与会者需要坡道及其他类型方面的设施

6、。而有听障的与会者田交流方式的不同。也需要一定的帮助，如手语等。所以，会议工作应该充分考虑到行为障碍者的需要，并针对他们的特殊需求提供有针对性的服务。现在有越来越多的老年人参加会议，因此会议策划需要特别考虑到老年人的一些特殊要求，如注重当场进行医疗，使用不同以往的视听设备以适应老年人的视力、听力的要求等。据最新统计数字，协会类会议参加者中有近39%是女性，而公司类会议参加人中有35为女性。女性与会者的年龄层也比20年前相对降低，大约在2540岁之间。因此，在会议筹备时，需注意她们在某些需求上与男性与会者不同。例如饭店在安排女性与会者时，增加女性用品，如乳液、洗发用品、化妆镜及女性楼层，加强停车

7、场灯光与安全设施。、秘书处 二、策划委员会 三、地方会议及访问者办公署四、为会议提供各种服务和物资的供应商 如：酒店、会场、旅行社、航空公司、汽车公司、名卡制造商(当业务外包时)、公关组织、印刷公司、货运公司、幻灯放映员、电工等。五、主席台就座者 许多会议都会邀请一些公众人物参加或发表演讲。他们可以是官员、学者或影视明星，重要书籍或剧作的著者或当世的公众名人。会议常常借助贵宾的知名度来扩大会议的影响。贵宾应该受到特殊的对待，有时需要特殊的保密措施、安全措施以及保护措施。因此当会议决定邀请贵宾参加时就要考虑采取相应的措施。一、会场临时工作人员的组成二、临时工作人员的工作内容 三、临时工作人员基本

8、要求会场临时工作人员通常包括以下几类人员：当地工作人员、模特以及有某种技能者。主办单位和参展商通常会雇用当地工作人员在现场处理一些比较简单的工作，他们对当地比较熟悉。另外，他们可能会需要一些男女模特来介绍产品，还需要在某一方面有基本技能的人为会场提供服务。答到、打字和出纳 售票 咨询 临时办公室行政事务 各会场联络 整理报名卡 新闻室接待 接待室接待 参展产品示范 分送和收集会议调查表 良好的沟通技巧 热诚 语言文字能力 灵活和机智1如果让你负责接待、安排会议的贵宾，你会做哪些准备工作？2.如果让你帮组织招募会议临时工作人员，你认为他们应该具备哪些条件？会展活动越来越向着专业化方向发展，一次展

9、览活动需要为数众多的组织者与参与者。次展览活动，只满足一方需要已经不够，还必须满足包括其他来自于多方的要求，如政府的目标和要求，媒体的要求，参展商的需要，客商以及观众的期望等。因此，成功的展览活动需要包括所有组织者与参与者的共同努力。许多人都经历过这样的展览活动：总体上进展良好，但却因为些令人烦恼的细节而出现瑕疵。处理这种问题，有不同的方式，但团队中的成员捞演好各自的角色却是至关重要的。迪斯尼的组织就有自己的体系，在那里，演出人员、清洁工、保安等，融合为一个这样的团队：各种角色通常随每一刻的需要而定当游行经过时，所有的人都是帮手，发给所有工作人员的每日简报提醒他们：顾客访问迪斯尼乐园可能只有一

10、次，他们的印象将永远取决于他们在那一天的体验。这是种很积极的理论，可以适用于我们的展览活动。展览活动需要组成一个团队整体，他们直接或者间接地相互依赖这个整体，并将对展览活动的各个环节随每刻的需要负责。展览活动主要由六方人员构成：展览经理；参展商；场馆经理和员工；展会服务承包商；大会和访问者办公署；客商及参观者。一、展览概念的确定 五个w：为什么(why)、谁(who)、何时(when)、在哪里(where)、是什么(what)二、协调好各方的关系 1主办机构 2主办社区 3赞助商 4媒体 5合作者 6客商参观者三、与合作者签订合同四、组织参展商 展览经理可以理解为是这个团队的指挥者。比起其他的角色，他或她必须更加具有创造能力以使得展示会对于参观者和参展商来说都是独无二的、可以获得利利益的。展览经理的职责范围包括了以下几点：确定展览主题；把其他运作者带动组织到一起；与合作者签订合同；组织参展商。一、参展商参展的目的二、参展商如何达到参展目标 1明确参展目标 2签订合同 3制订展览计划 一、举办地点经理的职责 二、如何“出售”举办地点 三、展馆(会议中心)的管理及员工一、背景知识 二、服务承包商的职责 三、与服务承包商的合同一、背景介绍 二、会议和访问者办公署所提供的帮助与服务 一、展览会出席者的分类 1贸易展览出席者 2消费展览出席者 二、展览会出席者需要满意的服务