实用公文写作课件.ppt

1、常用公文写作常用公文写作一.概述 公文是指企事业单位在办理公务中经公文是指企事业单位在办理公务中经常使用的具有惯用格式的公务文书。常使用的具有惯用格式的公务文书。1.1 公文的处理流程公文的处理流程1.2 公文的种类公文的种类1.3 行文规范行文规范1.4 行文文字的要求行文文字的要求1.5 排版格式排版格式1.1公文的处理流程发：发：收：收：确定事件性质确定事件性质 公文种类公文种类 成文成文复核复核 发送发送 收公文收公文 签收签收分类分类处理处理 审核审核批复批复承办承办催办催办上呈上呈1.2 公文的特点鲜明的政策性鲜明的政策性法定的权威性法定的权威性体式的规范性体式的规范性限定的时效性

2、限定的时效性语言的平实性语言的平实性1.3 行文规范发：发：确定事件性质确定事件性质 公文种类公文种类 成文成文复核复核 发送发送 选择合适的公文类型选择合适的公文类型 版面符合规定的公文格式版面符合规定的公文格式文字符合公文的行文要求文字符合公文的行文要求如有附件，注明顺序和附件名称如有附件，注明顺序和附件名称 1.4 行文文字的要求n语言：语言：简明、准确，是指用词简单、含义准确，不会简明、准确，是指用词简单、含义准确，不会造成误解造成误解朴实、庄重，是指用词通俗自然、不带感情色朴实、庄重，是指用词通俗自然、不带感情色彩彩规范，是指用词符合语法与逻辑要求规范，是指用词符合语法与逻辑要求全程

3、、简称的使用全程、简称的使用先全后简先全后简数字的使用数字的使用简明起见，可用阿拉伯数字简明起见，可用阿拉伯数字1.5 排版格式n版面：版面：A4A4n页边距：页边距：上边距为：上边距为：37mm37mm1mm1mm左边距：左边距：28mm28mm1mm1mm版心尺寸为：版心尺寸为：156mm156mm225mm225mm（不含页（不含页码）码）n结构层次的序号：结构层次的序号：自动生成自动生成层次按层次按 :一、一、*（一）（一）*1.1.*1 1）*（1 1）*同一层次用一种项目符号同一层次用一种项目符号n字体：字体：标题：二号、黑体标题：二号、黑体正文：四号、宋体、正文：四号、宋体、26

4、26磅行距磅行距页码：五号、宋体、页码：五号、宋体、居中或居右居中或居右n表格：表格：标题栏：文字居中、垂直居中标题栏：文字居中、垂直居中表中文字：垂直居中表中文字：垂直居中表中数据表中数据:垂直居中，右对齐垂直居中，右对齐 二.常用公文文种及书写2.1 常用公文文种2.2 公文的基本格式2.3 根据事件性质确定公文类型2.4 几种主要的公文2.1 常用公文文种n公文公文通知通知通报通报决定决定报告报告计划计划请示请示批复批复意见意见会议纪要会议纪要n应用文应用文请柬请柬邀请函邀请函海报海报申请申请借条借条收据收据启事启事2.2 公文的基本格式版版 头头发文字号发文字号标标 题题发送机关发送机

5、关正正 文文附附 件件发文机关发文机关成文时间成文时间附注附注主题词主题词抄送：抄送：印发机关印发机关 年年 月月 日印日印发发（印数）（印数）n标题：标题：关于关于 的的 n称呼：阅读对象称呼：阅读对象n正文：主题明确、结构清析、细节交代正文：主题明确、结构清析、细节交代清楚、无歧义。清楚、无歧义。首段：交待原由、目的首段：交待原由、目的主体：交待事件的具体细节主体：交待事件的具体细节结尾处用语：结尾处用语：2.3 根据事件性质确定公文类型n指挥性：如命令、指示、决定、批复指挥性：如命令、指示、决定、批复n规范性：如规章、条例、规定等规范性：如规章、条例、规定等n报请性：如请示、申请等报请性

6、：如请示、申请等n通知性：如公告、公示、通知、通报等通知性：如公告、公示、通知、通报等n记录性：如会议记录、纪要等记录性：如会议记录、纪要等n报道性：新闻稿，宣传稿报道性：新闻稿，宣传稿2.4 几种主要的公文n下行公文下行公文命令命令决定决定指示指示批复批复意见意见通告通告通知通知通报通报n上行公文上行公文报告报告请示请示意见意见n平行公文平行公文函件函件会议纪要会议纪要总结总结计划计划2.4.1 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。关办

7、理和需要有关单位周知或者执行的事项。通知针对的对象有特定范围，一般是限于通知针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员。有关单位有关人员。通知的种类1 1发布性通知。用于发布法规规章。发布性通知。用于发布法规规章。2 2批转性通知。用于批转或转发文件。批转性通知。用于批转或转发文件。3 3事项性通知。用于告知某一事项，如会议通事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。知等。4 4任免通知。任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2 2人职人职务任免的通知。务任免的通知。5 5指示性通知。指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用对下级机关有

8、所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用命令或指示发布的，可以用“通知通知”发布。发布。一般事项类通知n一般事项的通知时效性强，应提前发文，估计有一般事项的通知时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时完成。完成。n包括包括:原因，要写得简短。原因，要写得简短。内容内容安排（时间、地点、参加人员）安排（时间、地点、参加人员）其他要求其他要求结尾可写结尾可写“特此通知，悉各知照特此通知，悉各知照”*（发文机关名称）关于召开（发文机关名称）关于召开*的通知的通知 资讯部员工：资讯部员工：鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练

9、，决定星期六进行培鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表：训。详情请见下表：其他事项：提供午餐其他事项：提供午餐 与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记需做好笔记 特此通知！特此通知！*公司资讯部（公章）公司资讯部（公章）2019年年3月月3日日 时间地点人员准备材料任免通知n 任免根据任免根据n 任免日期任免日期n 被任免人员的姓名和职务被任免人员的姓名和职务 通通 知知 经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，情节严重，从情节严重，从2019年年3月月7日

10、始，罢免其总经理职务。日始，罢免其总经理职务。*公司董事会（签章）公司董事会（签章）2019年年3月月7日日指示性类通知n通知的依据。为什么发此通知，然后一句通知的依据。为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如话作过渡语，如“现通知如下现通知如下”，转入主，转入主题内容。题内容。n 主题内容。具体事项主题内容。具体事项n 结尾部分。结尾部分。要求执行可写要求执行可写“以上事项望认真执行以上事项望认真执行”。通通 知知 由于近来公司员工不太注意形象，为优化由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：公司形象，现通知如下：周一至周四，所有员工按周一至周四，所有员工按员工手册员工手册上的

11、上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。得浓妆艳抹和奇装异服。以上通知，望认真执行！以上通知，望认真执行！*公司行政部（盖公章）公司行政部（盖公章）2019年年3月月5日日 2.4.2 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用。者情况。通报多限在机关体系内部使用。通报有通报有三种：三种：1 1表彰性通报表彰性通报。正文应包括事实、意义、表彰决定、希。正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文望与要求等内容

12、；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。应包括事迹、经验、决定等内容。2 2批评性通报批评性通报。正文要包括经过情况、原因和决定（包。正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。3 3情况通报情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。情况为主，可以有分析、提要求。2.4.3 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安适用

13、于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。下级机关不适当的决定事项。如：国务院关于授予巴金如：国务院关于授予巴金“人民作家人民作家”荣誉称号的决定。荣誉称号的决定。2.4.4 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），事项可以一

14、般化。交通方面的），事项可以一般化。2.4.5 批复 适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。请示予以答复。格式要求：格式要求：1.原由。可用类似原由。可用类似“你省你省关于茂名市设置茂港关于茂名市设置茂港区的请示区的请示收悉收悉”、“你局你局关于上报信宜市第三关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示中学扩建项目可行性研究报告的请示收悉收悉”作为作为原由。原由。2批复事项。表明批复的态度与意见。批复事项。表明批复的态度与意见。2.4.6 批示 “批示批示”是机关领导人对文件处理所批是机关领导人对文件处理所批的意见。应该写在批示

15、单上，有时批在文的意见。应该写在批示单上，有时批在文头空白处。一般很简单，如：头空白处。一般很简单，如：“同意同意”、“中肯中肯”、“送送同志阅处同志阅处”等，不等，不单独行文。单独行文。2.4.7 报告n是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的级机关询问的陈述性公文陈述性公文。n类别：类别：情况报告、工作报告、答复报告。情况报告、工作报告、答复报告。综合报告、专题报告、定期报告、不定期报告综合报告、专题报告、定期报告、不定期报告 如：关于农村中小学教育收费专项检查情况如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。的报告。报告的结构、内容和写法报

16、告的结构、内容和写法首部首部标题标题主送机关主送机关（可以一个，也可多个）（可以一个，也可多个）发文机关发文机关+事由事由+文种文种事由事由+文种文种正文正文开头开头（交待缘由、目的、意义、依据）（交待缘由、目的、意义、依据）主体主体（陈述说明报告事项）（陈述说明报告事项）结语结语（特此报告、专此报告、以上报（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）告请审阅）2.4.8 请示n适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。n请示的格式：请示的格式：标题一般由事由和文种构成。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。原由应有理有据、具体明白。事项应具体。事项应具体。结尾应

17、写上结尾应写上“以上请示，请批复以上请示，请批复”、“以上请示，请以上请示，请审批审批”等专用公文术语。等专用公文术语。可在附注处注明联系人的姓名和电话。可在附注处注明联系人的姓名和电话。请示的结构、内容和写法请示的结构、内容和写法 标题（机关标题（机关+事由事由+文种、事由文种、事由+文种）文种）主送机关主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）请示缘由请示缘由 请示事项请示事项 结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）署名署名 成文时间成文时间理由充分、理由充分、要求明确要求明确语气平和、语气平

18、和、恳切恳切一文一事一文一事2.4.9 意见n适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。n“意见意见”可以用于上行文、下行文和平行文。可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文的意见作为上行文的意见，将下面关于某件事的意见汇总将下面关于某件事的意见汇总报送上级机关，请上级部门对报送上级机关，请上级部门对“意见意见”作出处理或作出处理或给予答复。给予答复。作为下行文的意见作为下行文的意见，文中对贯彻执行有明确要求的，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。参照执行。作为平行文的意见

19、作为平行文的意见，提出的意见供对方参考。，提出的意见供对方参考。意见的格式：1标题。一般采用标题。一般采用“发文机关发文机关+事由事由+文种文种”的模式。如：中共中央国务院关于做好的模式。如：中共中央国务院关于做好2019年农业和农村工作的意见。年农业和农村工作的意见。2原由。讲明发布意见的背景和根据。原由。讲明发布意见的背景和根据。3事由。具体对工作指导的办法和措施。事由。具体对工作指导的办法和措施。4结尾。一般为提出要求。结尾。一般为提出要求。2.4.8 函件n适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。复问题，请求批准和

20、答复审批事项。n函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。n函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑。不亢不卑。函件的主要格式：1函头。印有函头。印有“名头名头”的发函纸，单编发的发函纸，单编发函号，函号，“发文字号发文字号”中加中加“函函”字。函号在字。函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识。武文线下一行版心右边缘顶格标识。2标题。有两种写法：机关事由复函标题。有两种写法：机关事由复函对象文种，事由文种。文种要写明是函对象文种，事

21、由文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。还是复函。标题在函号下空一行居中标识。3称呼。受函机关或领导人。称呼。受函机关或领导人。4正文。正文。n开头：提出问题，说明是什么事或针对、根据开头：提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。什么。n主体：表示要求，商洽什么，告知什么，请求主体：表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。什么，即要对方做什么。n结尾：要求何时答复及得体的礼貌用语，如结尾：要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼请大力协助为盼”，“望准予望准予是荷是荷”，“望能同意望能同意”，“请即函复请即函复”，“盼复盼复”，“望早日函告望早日函告

22、”等。等。5.“复函复函”与与“批复批复”类似，说明是根据什么函所类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复特此函复”作结束语。作结束语。2.4.10 会议记录与纪要n适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要加盖印章。纪要加盖印章。n会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章。形成文章。n对于重要会议，可以用决议、决定等公文郑重对于重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。发布议决的问题。n对于一般会议，可以采用会议纪要的形式上呈对于一般会

23、议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。下达或公诸报端。会议记录会议记录 时间：时间：地点：地点：主持人：主持人：出席人：出席人：缺席人：缺席人：记录人：记录人：会议议题：会议议题：会议讲话：会议讲话：会议讨论：会议讨论：会议决议：会议决议：会议遗留问题：会议遗留问题：注意：1.要如实反映会议的精神和议程；2.对会议的决定、决议、遗留问题必须详细记录；3.讨论中的发言要按发言顺序逐个记录，允许摘其要点记。会议纪要的格式n标题：标题：“会议纪要会议纪要”n正文：包括时间、地点、主持人、出席人、列正文：包括时间、地点、主持人、出席人、列席人、会议讨论事项、议决事项。席人、会议讨论事项、议决事

24、项。n文尾：除公开发布外，注明主送、抄送、发送文尾：除公开发布外，注明主送、抄送、发送的范围。的范围。2.4.11 计划n是机关、企事业单位乃至个人预先对今后是机关、企事业单位乃至个人预先对今后一定时期的工作活动作出安排的一种常用一定时期的工作活动作出安排的一种常用文书文书n计划的分类，按性质、时间、范围等。计划的分类，按性质、时间、范围等。计划的结构、内容和写法计划的结构、内容和写法标题：标题：单位名称单位名称+时间界限时间界限+事由事由+文种、事由文种、事由+文种文种 正文正文 1前言：概述计划的指导思想、依据、意义前言：概述计划的指导思想、依据、意义 2主体：做什么、怎么做、任务要求主体

25、：做什么、怎么做、任务要求+方法、措施方法、措施+步骤、时间步骤、时间 （明确）（明确）（可行）（可行）（具体）（具体）3结尾：可以提出执行要求，可以展望前景，也可以自然结尾结尾：可以提出执行要求，可以展望前景，也可以自然结尾 2.4.12 总结是机关、企事业单文和个人对过去一段工是机关、企事业单文和个人对过去一段工作情况回顾和分析评价、判明得失用以指作情况回顾和分析评价、判明得失用以指导今后工作的一种常用文书。导今后工作的一种常用文书。总结的结构、内容和写法总结的结构、内容和写法标题标题公文式：单位名称公文式：单位名称+时间时间+事由事由+文种文种新闻式新闻式正文正文前言：简要概述基本情况，切入总结的主旨。前言：简要概述基本情况，切入总结的主旨。主体：做法和体会主体：做法和体会+成绩和问题成绩和问题+经验和教训经验和教训结尾：可以总结全文，也可以自然结尾。结尾：可以总结全文，也可以自然结尾。三.如何学习、写好公文n做个学习的有心人，勤于思考，从已有的做个学习的有心人，勤于思考，从已有的公文中学习公文中学习n养成规范的习惯，认真写每一份公文养成规范的习惯，认真写每一份公文n行文严谨，反复检查行文严谨，反复检查谢谢！谢谢！