企业事业单位档案管理基础课件.ppt

1、企业事业单位档案管理基础如东县档案局如东县档案局 曹晓丽曹晓丽第一章第一章 企业事业单位企业事业单位文件材料与档案概述文件材料与档案概述第一节 企业事业单位文件材料与档案的概念 文件材料的概念：企业事业单位文件材料是企业事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。P1 上述表述揭示了企业事业单位文件材料的本质属性以及企业事业单位文件产生形成的特点，它的含义可以从以下四个方面去理解：（一）文件材料的本质属性是信息记录材料；（二）文件材料记录的信息是原生信息；（三）文件材料的信息记录内容广泛；（四）文件材料的信息记录方式多样（包括文字、图表、声像

2、、机读）二、档案的概念 企事业单位档案是企业事业单位现行使用完毕或告地段落的具有保存价值的各种文件材料。P2 它揭示了档案与文件材料在本质上的联系及特点和形成规律。其含义从三个方面去理解：（一）从事物属性方面揭示了档案与文件材料之间的本质联系；（二）从存在条件方面揭示了档案是具有保存价值的文件材料；（三）从发展过程方面揭示了档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料。P2第二节 企事业单位文件材料与档案的联系与区别 一、文件材料与档案的联系 具体体现在四个方面：P4（一）种类多样（二）专业性能（三）主体突出（四）价值明显 常见的企业事业单位文件材料与档案有三大类、十种。1、综合管理性文件材料与档案

3、P10（1）党群工作（2）行政管理（3）生产技术管理（4）经营管理 2、科技文件材料与档案（1）产品（2）科研（3）基建（4）设备 3、其他文件材料与档案（1）会计档案（2）干部职工档案二、文件材料与档案的区别 企业事业单位文件材料与档案之间的相互区别主要体现在以下三个方面：P8（一）更改补充方面（二）制备数量方面（三）单元组合方面第三节 企业事业单位文件材料与档案的基本类型 一、文字材料p9 文字材料是以文字为主体，配合数字，图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。企事业单位的文字材料主要有三种：（一）综合管理性文件材料；（二）科技文字材料；（三）其他文字材料二、图样材料 图样材料是指按照

4、有关制图标准方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。P11 企业事业单位的图样材料主要有三种（一）综合管理性图样材料（二）科技图样材料 1、产品图样；2、施工图样；3、设备图样；4、其他图样三、表式材料 表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。P12 企业事业单位表式材料主要为三大类：（一）综合性表式材料（二）科技表式材料（产品表式材料、基建表式材料、设备仪器表式材料）（三）其他表式材料（会计、干部职工）四、特种材料 特种材料是以感光材料、磁性材料等特殊材料为载体，以摄像、录音、刻录等为记录手段，产生和形成的文件材料。P14第四节 企业事业单位文件材料

5、与档案的作用 一、文件材料的作用P14 企业事业单位文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。企业事业单位文件材料在现行使用阶段的作用也被称之为企业事业单位文件材料的现行作用。从总体上来说主要体现在以下四个方面：P14（一）依据作用（二）执行作用（三）推动作用（四）记录作用二、档案的作用 企业事业单位档案的作用是企业事业单位文件材料经过归档、进入“保存阶段”后所发挥的作用。P16 企业事业单位档案的作用主要有以下三个方面：（一）资源作用（二）凭证作用（三）查考作用第二章 企业事业单位文件材料的来源与构成第一节 企业事业单位综合管理性文

6、件材料的来源与构成 党群工作文件材料的来源与构成P18 行政管理文件材料的来源与构成P21 生产技术管理文件材料的来源与构成P25 经营管理文件材料的来源与构成P28第二节企业事业单位综合科技文件材料的来源与构成 产品科技文件材料的来源与构成P33 科技研究科技材料的来源与构成P35 基本建设工程项目科技文件材料的来源与构成P37 设备管理科技文件材料的来源与构成P39第三节企业事业单位其他文件材料的来源与构成 会计文件材料的来源与构成P42 干部职工文件材料的来源与构成P43第三章企业事业单位文件材料的管理第一节企业事业单位文件材料管理概述 文件材料管理的内容P45 企业事业单位文件材料管理

7、就是遵循企事企业事业单位文件材料管理就是遵循企事业单位各项管理活动的规律和特点，有效地组业单位各项管理活动的规律和特点，有效地组织实施企事业单位文件材料的织实施企事业单位文件材料的运转、积累、整运转、积累、整理和归档，理和归档，充分发挥企事业单位文件材料作用充分发挥企事业单位文件材料作用的一项工作。的一项工作。第一节企业事业单位文件材料管理概述 文件材料管理的具体内容文件材料的运转P45 文件材料的运转是指文件材料形成以后文件材料的运转是指文件材料形成以后的传递、登记、验收、更改、复制、使用和的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。回收等整个处理过程。第一节企业事业单位文件材

8、料管理概述 文件材料管理的具体内容文件材料的积累P45 文件材料的积累是指文件材料现行作用文件材料的积累是指文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中妥善保存的过程。集中妥善保存的过程。第一节企业事业单位文件材料概述 文件材料管理的具体内容 文件材料的整理 文件材料的整理是指依照一定的原则和文件材料的整理是指依照一定的原则和方法，对现行使用完毕后暂时存储的零散文方法，对现行使用完毕后暂时存储的零散文件材料进行件材料进行鉴别、组卷和编目鉴别、组卷和编目等处理过程。等处理过程。文件材料的归档 企业事业单位文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将

9、经过整理的企业事业单位文件材料移交档案部门保存的过程。P46 文件材料管理的基本要求P47 文件材料管理的有关具体规定P50第二节企业事业单位文件材料管理的运转 综合管理性文件材料的运转收文的运转P55 企业事业单位收文的运转是指企事业单企业事业单位收文的运转是指企事业单位从文件收进开始，依次进行办理，到最终位从文件收进开始，依次进行办理，到最终办理完毕的整个过程。办理完毕的整个过程。企业事业单位收文的运转 签收 启封 登记 分发 拟办 传阅 批办 承办 催办 注办 整理 销毁 清退 归档收进阶段阅办阶段承办阶段后处理阶段第二节企业事业单位文件材料管理的运转 综合管理性文件材料的运转发文的运转

10、P60 企业事业单位内发文的制发阶段包括登企业事业单位内发文的制发阶段包括登记、编号、印制、用印、分装和发送等五个记、编号、印制、用印、分装和发送等五个工作环节。工作环节。科技文件材料的运转（一）产品图样和工艺文件的运转P62 11环节分为4个阶段 1、收进阶段（底图整理和移交验 收）2、配套准备阶段（晒制蓝图、加盖印章、整理发放登记和归档保存）3、使用阶段（现场使用和更改）4、回收阶段（旧图回收和旧图销毁）（二）工程设计文件材料的运转P67 8环节分为3个阶段科技文件材料的运转（三）基本建设工程项目施工文件材料的运转P70 9环节分为4个阶段 1、收发阶段（收进验收、登记分发）2、使用阶段（

11、调剂使用、现场收集、变更汇总）3、整理阶段（材料整理和竣工材料编制）4、移交归档（材料移交和归档保存）（四）设备随机文件材料的运转 7个环节3个阶段第三节企业事业单位文件材料的积累 企业事业单位文件材料积累的具体要求 企业事业单位文件材料积累的特点和拟订要求P79 企业事业单位文件材料的积累范围是企事企业事业单位文件材料的积累范围是企事业单位各项工作中应业单位各项工作中应产生和形成产生和形成的各种文件材料的各种文件材料的条目汇总。的条目汇总。第三节企业事业单位文件材料的积累 文件材料的积累办法P81 科技文件材料的积累办法P83 文件材料积累的重点时期和阶段P85第四节企业事业单位文件材料的整

12、理P89 企业事业单位文件材料的整理就是将企业事业单位零散的需要进一步系统化的文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。第四节企业事业单位文件材料的整理 文件材料的组卷P89文件材料组卷的具体要求P89文件材料组卷的方法P90第四节企业事业单位文件材料的整理文件材料组卷的方法P90 综合性文件材料组卷的方法按问题组卷按问题组卷按作者组卷按作者组卷按名称组卷按名称组卷按时间组卷按时间组卷按地区组卷按地区组卷第四节企业事业单位文件材料的整理文件材料组卷的方法P90 科技文件材料组卷的方法P93按结构组卷按结构组卷按子项目组卷按子项目组卷按工序或阶段组卷按工序或阶段组卷按专业组卷

13、按专业组卷第四节企业事业单位文件材料的整理 卷内文件材料的排列P94综合管理性文件材料卷内排列的方法科技文件材料卷内排列的方法第四节企业事业单位文件材料的整理 案卷的编目P95案卷提名的拟制P97 案卷提名又称案卷标题，是案卷内案卷提名又称案卷标题，是案卷内全部文件材料的总标题，是案卷封面的全部文件材料的总标题，是案卷封面的核心内容。核心内容。第四节企业事业单位文件材料的整理 案卷的编目综合管理性文件材料组成的案卷，一般提名结构为：作者内容名称。P98例：如东县政府关于安全生产的意见、通知例：如东县政府关于安全生产的意见、通知第四节企业事业单位文件材料的整理 案卷的编目科技文件材料组成的案卷，

14、一般提名结构为：项目名称（代字代号）内容名称。例：如东县地税局办公楼建筑施工竣工图例：如东县地税局办公楼建筑施工竣工图案卷的装订 装订前的准备：装订方法：三针一线 装订要求：结实、美观大方第五节企业事业单位文件材料的归档 文件材料归档前的检查P100 企业事业单位文件材料的归档是指将企业企业事业单位文件材料的归档是指将企业事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的具有保存价值的文件作和活动中产生和形成的具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企业事业单位档案材料，按照归档制度移交给企业事业单位档案部门集中保存的过程。部门集中保存的过

15、程。检查的主要内容 1、检查归档文件材料的质量是否符合要求 2、检查归档文件材料是否完整齐全 3、检查归档文件材料是否经过系统整理第五节企业事业单位文件材料的归档 文件材料的归档制度P101 企业事业单位归档制度的内容包括：归档企业事业单位归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续等。手续等。归档范围的概述：指应当归入有关门类档归档范围的概述：指应当归入有关门类档案中保存的各种文件材料的条目汇总案中保存的各种文件材料的条目汇总 各种文件的归档时间P103 综合管理文件材料的归档时间 一般在第二年的上半年内由各部门向交归档。科技文

16、件材料的归档时间（5种）1、按项目结束时间归档 2、按工作阶段归档 3、按子项目结束时间归档 4、按年度归档 5、随时归档 会计文件材料的归档时间 一般在会计年度终了后，暂由企事业单位财务会计部门保管一年，期满后移交档案部门保管。干部职工文件材料的归档时间 一般应在办理完比后10天或半个向档案部门移交归档。第四章企业事业单位档案工作概念第一节企业事业单位企业事业单位档案工作的内容、性档案工作的内容、性质与基本原则质与基本原则 档案工作的内容P107 档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的检索、档案的编研、档案的利用、档案的统计 档案工作的性质P111 管理性、专业性、服务性、保

17、密性第一节企业事业单位企业事业单位档案工作的内容、档案工作的内容、性质与基本原则性质与基本原则 档案工作的基本原则P112 档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。统一领导，分级管理。统一领导，分级管理。维护企业事业单位档案的完整与安全。维护企业事业单位档案的完整与安全。便于企业事业单位和社会对企业事业单位档案的利便于企业事业单位和社会对企业事业单位档案的利用。用。第二节企业事业单位企业事业单位档案工作的管理体制档案工作的管理体制档案工作的宏观管理体制档案工作的微观管理体

18、制第三节企业事业单位档案工作的机构与人员 档案工作机构的职责和设置原则职责四个方面P121设置原则：自主原则、配套原则、效能原则、效益原则。第三节第三节企业事业单位企业事业单位档案工作的档案工作的机构与人员 档案工作机构设置模式P122 企业事业单位档案馆P124 档案工作人员P127 档案工作人员应具备思想素质和业档案工作人员应具备思想素质和业务素质。务素质。第四节企业事业单位企业事业单位档案工作的规章制度档案工作的规章制度档案工作规章制度的性质和作用P130档案工作规章制度的制订要求P132 1、综合性 2、系统性 3、适用性第四节企业事业单位企业事业单位档案工作的规章制度档案工作的规章制

19、度 企业事业档案工作规章制度制定要注意掌握以下四种具体方法：P133 深刻领会国家有关档案工作的法规文件。掌握企业事业单位的各项工作、活动、档案产生和形成的特点。将档案工作规章制度与其他规章制度有机结合起来。争取单位各职能部门的精密配合。第四节企业事业单位企业事业单位档案工作的规章制度档案工作的规章制度 档案工作主要的规章制度P134 档案工作规章制度的实施与考核P137第五章企业事业单位档案收集工作第一节第一节企业事业单位档案收集工作的企业事业单位档案收集工作的一般理论一般理论 档案收集工作的概念P142 企业事业单位档案收集工作是指企业事业企业事业单位档案收集工作是指企业事业单位档案部门按

20、照有关制度的规定，接受企业单位档案部门按照有关制度的规定，接受企业事业单位内部各部门应归档的文件材料，各所事业单位内部各部门应归档的文件材料，各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作。本单位有用的文献资料的一项工作。第二节第二节企业事业单位档案收集工作的企业事业单位档案收集工作的量化控制量化控制第三节第三节资产与产权变动中企业事业单位资产与产权变动中企业事业单位档案的移交接收档案的移交接收 档案与资产的关系P156 设备仪器是企业事业固定资产的重要组成部分，设备仪器是企业事业固定资产的重要组成部分，在全部资产中占有很大的

21、比重。在全部资产中占有很大的比重。同样，基建档案也是企业事业单位建筑物和构筑同样，基建档案也是企业事业单位建筑物和构筑物等固定资产的构成要素。物等固定资产的构成要素。正是因为设备仪器档案和基建档案是企业事业单正是因为设备仪器档案和基建档案是企业事业单位固定资产的组成部分，所以只要设备仪器、建筑物位固定资产的组成部分，所以只要设备仪器、建筑物和构筑物的产权发生变化，档案就要随之转让（移和构筑物的产权发生变化，档案就要随之转让（移交）。交）。第三节第三节资产与产权变动中企业事业单位资产与产权变动中企业事业单位档案的移交接收档案的移交接收 资产与产权变动中档案移交接收的原则P158 资产与产权变动中

22、档案移交接收应遵循以资产与产权变动中档案移交接收应遵循以下三项原则：下三项原则：维护资产所有者的合法权益维护资产所有者的合法权益 便于社会各方面对档案的利用便于社会各方面对档案的利用 保证档案的安全保证档案的安全第六章企业事业单位档案整理工作第一节第一节企业事业单位档案整理工作的企业事业单位档案整理工作的一般理论一般理论第二节第二节企业事业单位档案的分类企业事业单位档案的分类 档案分类的原则P166 档案分类的基本方法 P168 档案分类方法有职能分类法、问题分类档案分类方法有职能分类法、问题分类法、组织机构分类法、年度分类法、对象分类法、组织机构分类法、年度分类法、对象分类法、专业分类法、地

23、域分类法、档案载体形式法、专业分类法、地域分类法、档案载体形式分类法等多种形式。分类法等多种形式。对象分类法在实际应用中有三种分类形式：型对象分类法在实际应用中有三种分类形式：型号分类法、工程项目分类法、课题分类法号分类法、工程项目分类法、课题分类法。第三节企业事业单位企业事业单位档案的编号档案的编号 企业事业单位档案的编号是企业事业单位档案部门用来反映档案分类层次和档案排列顺序的一组符合，它起着固定档案整理成果，反映档案分类和排列顺序，指引查找档案的作用 档案分类类目的标识P180 指对企业事业单位档案分类体系的各个类目定类目代号。档号的编制要求P186 唯一性、合理性、稳定性 档号的结构

24、P187全宗号类号（分类号）类号（分类号）是企事业单位档案分类类号（分类号）是企事业单位档案分类类目标识的结果。类目标识的结果。第三节企业事业单位企业事业单位档案的编号档案的编号案卷号是企业事业单位档案每个保管单位的排列顺序号。档号编制的具体方法P188档号的核心部分是类号（分类号）和案卷号 案卷目录编制P194 档案的排架综合管理性档案的排架方法科技档案的排架方法P198 企事业单位科技档案一般采用大类企事业单位科技档案一般采用大类性质（专业）性质（专业）项目的排架方法。项目的排架方法。P200 第四节企业事业单位企业事业单位档案案卷目录编制档案案卷目录编制与档案排架与档案排架会计档案的排架

25、方法P200 一般按核算单位类别年度排列，即先区分不同核算单位，在每个核算单位内分会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他四个类别，每个类别内再按年度顺序排列。例：总预算会计凭证2001年第七章企业事业单位档案保管、统计和鉴定工作 档案保管工作的任务防止档案的损毁延长档案的寿命维护档案的安全P204 企事业单位档案安全有两个方面的含义：一是企事业单位档案安全有两个方面的含义：一是档案实体的安全，即档案材料不受损毁、破坏；二档案实体的安全，即档案材料不受损毁、破坏；二是档案信息的安全，即档案的内容机密不泄漏。是档案信息的安全，即档案的内容机密不泄漏。第一节 档案保管工作的原则P205 1、以保护为宗旨

26、，以利用为目的2、以防为主，防冶结合3、保护重点，兼顾一般4、采取新技术和新方法，提高保管技术水平 档案保管工作的物质条件P206 1、档案库房2、档案装具3、档案保护设备4、包装材料 不同制作材料的保管P207 第二节第二节企业事业单位档案统计工作企业事业单位档案统计工作P211P211 档案统计的基本要求 准确性 及时性 科学性第三节第三节企业事业单位档案鉴定工作企业事业单位档案鉴定工作P221P221 档案鉴定的原则P223 整体性、全面性、历史性、发展性四个方面的原则 企业事业单位档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，其基本做法是直接审阅企业事业单位档案，从档案的内容、形式等方面，对决定和影

27、响档案价值的各种因素进行综合分析和判断，最终确定档案的保存价值。P225第八章企业事业单位档案利用工作第一节第一节企业事业单位档案利用工作的企业事业单位档案利用工作的一般理一般理论论P239P239第二节第二节企业事业单位档案的检索企业事业单位档案的检索 企业事业单位档案检索工具的主要功能有：存储功能、交流功能、查检功能。P244第三节第三节企业事业单位档案利用的方式企业事业单位档案利用的方式 企业事业单位档案利用的一般 方式主要有P252档案阅览档案阅览档案外借档案外借电话查档电话查档网络查询网络查询档案复制供应档案复制供应档案陈列展览档案陈列展览档案咨询服务档案咨询服务第四节第四节企业事业

28、单位档案利用信息反馈企业事业单位档案利用信息反馈与效益评与效益评价价P260P260第九章企业事业单位档案编研工作第一节第一节企业事业单位档案编研工作的一企业事业单位档案编研工作的一般理般理论论P272P272第二节第二节企业事业单位档案编研工作的一企业事业单位档案编研工作的一般程般程序序P276P276第三节第三节企业事业单位档案编研成果的基企业事业单位档案编研成果的基本类型和区本类型和区别别P281P281第四节第四节企业事业单位档案编研工作的介绍企业事业单位档案编研工作的介绍 一次加工档案编研成果的编制P285 常见的一次加工编研成果 发文汇集、专题汇编、图样汇编、文集 常见的二次加工编研成果 大事记、组织沿革、数据汇编 常见的三次加工编研成果 手册、年鉴、第五节第五节企业事业单位档案编研成果的结构企业事业单位档案编研成果的结构 档案编研成果的主体结构P298 企业事业单位档案编研成果的主体结构也企业事业单位档案编研成果的主体结构也即档案编研成果的主体部分，是档案编研成即档案编研成果的主体部分，是档案编研成果的核心。果的核心。档案编研成果主要有以下五部分组成：档案编研成果主要有以下五部分组成：正文正文题名题名注释注释插图和附录插图和附录目录目录