时间管理及工作效率提升课件.ppt

1、模块一：时间管理的引入 时间管理是迈向成功的第一步 时间时间=金钱金钱=生活生活 成功者单位时间生产力明显的比一般人高什么是时间管理？什么是时间管理？1 1、时间是我们最宝贵的资源，也是最大的敌人、时间是我们最宝贵的资源，也是最大的敌人2 2、做好时间管理，就能享受工作和生活、做好时间管理，就能享受工作和生活3 3、能掌握每一天，就能掌握一生、能掌握每一天，就能掌握一生4 4、时间管理的关键不在于管理时间而在于管理行为、时间管理的关键不在于管理时间而在于管理行为经营人生与人生经营 人生如同企业，确定了大目标后，也是通过一件事又一件事，即一个项目又一个项目来实现的 降低人生成本：节约时间，提高效

2、率，争取事半功倍，可以降低时间成本 自觉维护健康，不要透支生命，可以降低健康成本，诚实做人，以降低交易成本 理性做事，以降低机会成本 将企业经营理念用于人生经营 人生如同一个“生命企业”，一个“个人独资企业”，本人就是这个企业的“法定代表人”-应该是成年之后才具备法人资格，他的名字就是这个企业的名称 计划经济：我是一块砖，东西南北任党搬 目标：兼顾社会责任，追求价值最大化 资产管理：以学习为长期投资，实现保值增值 事情管理三个问题 做对的事情还是把事情做对？做紧急的事情还是重要的事情？事情原本很简单？时间的基本要素是事情时间的基本要素是事情 模块二：时间管理运用（1）欲望：您要有把事情做好、时

3、间管理好的强烈）欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望欲望（2）决定：决定达成作好时间管理的目标）决定：决定达成作好时间管理的目标（3）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯 （4）决心：下定决心持续学习，直到能运用自如决心：下定决心持续学习，直到能运用自如从从心理建设开始心理建设开始阻碍效率提升的因素 有形的时间窃贼 无形的时间窃贼个人时间管理的困难 难度不下于戒烟、减肥 地位权力不够，改不了下面，改不了上面 自己加快了，别人跟不上 时间非常个性化，因此个

4、人时间运用是非理性的，是习惯最大的问题：拖延 我们之所以未能迅速采取行动，不是由我们之所以未能迅速采取行动，不是由于工作特别困难，而是我们已养成了一于工作特别困难，而是我们已养成了一有机会便拖延的习惯。人们很少只对单有机会便拖延的习惯。人们很少只对单一事项拖延，它通常是种根深蒂固的行一事项拖延，它通常是种根深蒂固的行为型态。为型态。借口是拖延的温床例举例举拖延的坏处拖延的坏处如何改变拖延恶习？如何改变拖延恶习？完美主义与拖延的关系？完美主义与拖延的关系？许多人生的失败，就是因为那些一直麻醉着我们的借口许多人生的失败，就是因为那些一直麻醉着我们的借口培养紧急的意识：营造紧张感是一种修为培养紧急的

5、意识：营造紧张感是一种修为以快节奏工作以快节奏工作一旦开始，不要停止一旦开始，不要停止订出一段特定的时间工作订出一段特定的时间工作从最糟的事情开始从最糟的事情开始不找借口不找借口设定截止期限设定截止期限克服拖延的习惯克服拖延的习惯借口是一种不好的习惯，一旦养成借口是一种不好的习惯，一旦养成了找借口的习惯，你的工作就会拖了找借口的习惯，你的工作就会拖沓没有效率沓没有效率抛弃找借口的习惯，你就不会为工抛弃找借口的习惯，你就不会为工作中出现的问题而沮丧，甚至可以作中出现的问题而沮丧，甚至可以学会大量解决问题的技巧学会大量解决问题的技巧时间管理切入点习惯已固化的制度越多，这个企业越容易管理；形成共识的

6、企已固化的制度越多，这个企业越容易管理；形成共识的企业文化或者习惯越多，这个企业就越好管理。业文化或者习惯越多，这个企业就越好管理。追求效率追求效率你的主管或者你的老板，如果看到每一项工作交到你手上，你的主管或者你的老板，如果看到每一项工作交到你手上，你很快就把你手上的工作丢出去了，他会认为这就是你能力的你很快就把你手上的工作丢出去了，他会认为这就是你能力的象征，就会认为你是干将的代名词。在外资企业，你的桌子越象征，就会认为你是干将的代名词。在外资企业，你的桌子越干净越利索越好。干净越利索越好。主动回话主动回话交代一项工作之后，老板要问下属要结果。但是在跨国公交代一项工作之后，老板要问下属要结

7、果。但是在跨国公司，如果交代给你一项工作，你主动来回话，就会给你加分；司，如果交代给你一项工作，你主动来回话，就会给你加分；如果等到你要结果才回话，就要给你扣分。如果等到你要结果才回话，就要给你扣分。文件处理流程：文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉）投掷：将不用的资料丢掉（2）转手：将资料转交给别人去做）转手：将资料转交给别人去做（3）行动：重要的事情一定要马上去做）行动：重要的事情一定要马上去做（4）归档：有使用价值且重要者才归档，）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的

8、档案，就是不好的档案系统，所分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。简单方法养成立刻做的习惯 不要想推翻自己整个习惯，只需强迫自己现在不要想推翻自己整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，明早开始，就去做你所拖延的某件事。然后，明早开始，每天都从你待办列表中选出最不想做的事每天都从你待办列表中选出最不想做的事情先做。情先做。这个简单的程序也能为你一整天建立良好的基这个简单的程序也能为你一整天建立良好的基调，当你想到今天刚过十五分钟，你就已经完调，当你想到今天刚过十五分钟，你就已经完成了

9、一天中最难缠的事情，实在令人精神振奋。成了一天中最难缠的事情，实在令人精神振奋。依照这个方式实施几天后，你将渐渐养成习惯，依照这个方式实施几天后，你将渐渐养成习惯，321法则形成习惯“3”是指习惯的三个性必要性，可行性，可操作性“2”是关于培养习惯的两句关键的话“1”是指培养习惯的一句简单的口诀你所做的一切都源于你的价值观价值观目标目标主要任务主要任务次要任务次要任务压力、压力、压力 你是否开始疲惫，面对越来越多的工作量，越来越快的节奏，你也许开始失眠，开始感觉力不从心，心情烦躁，甚至想要逃离，想要摆脱这一切都是源于压力，压力对个人身心健康、企业生产率均有影响。所谓压力，是指个体对某一没有足够

10、能力所谓压力，是指个体对某一没有足够能力应对的重要情景的情绪与生理紧张反应。应对的重要情景的情绪与生理紧张反应。压力来源分析 工作压力源 引起工作压力的因素主要有工作特性、工作条件恶劣、时间压力等；员工在组织中的角色，如角色冲突、角色模糊、个人职责、无法参与决策等；事业生涯开发，如晋升迟缓、缺乏工作安全感、抱负受挫等；人际关系，与上司、同事、下属关系紧张，不善于授权等；工作与家庭的冲突；组织变革，如并购、重组、裁员等 生活压力源 按对压力影响程度主要有：配偶死亡、离婚、夫妻分居、家庭成员死亡、外伤或生病、结婚、解雇、复婚、退休 社会压力源 社会压力源诸如社会地位、经济实力、生活条件、财务问题、

11、住房问题等对付压力妙招 第1招：没有“枯竭感”就没压力，一定要时刻保持“求知”的心，爱上你的工作，工作自然就变成了生活的乐趣 第2招：技能是我的“减压利器”，有一技之长，在职场中就容易找到“安身立命”之本第三招：观念改变 这件工作必须完成，但它实在讨厌；所这件工作必须完成，但它实在讨厌；所以我能拖便尽量拖以我能拖便尽量拖 这不是件令人愉快的工作，这不是件令人愉快的工作，但它必须完成；所以我得马但它必须完成；所以我得马上动手，好让自己能早些摆上动手，好让自己能早些摆脱它脱它 快快乐乐工作，轻轻松松收获 保持一颗积极、绝不轻易放保持一颗积极、绝不轻易放弃的心，发掘你周围人或事物弃的心，发掘你周围人

12、或事物最好的一面，从中寻求正面的最好的一面，从中寻求正面的看法，激发个人最大的潜能看法，激发个人最大的潜能快乐的员工是企业核心竞争力快乐的员工是企业核心竞争力企业的成功有三要素企业的愿景与文化企业的愿景与文化有关支持的制度有关支持的制度员工的发挥员工的发挥时间管理的认识层次 第一种层次是将所有需要做的事项列出来，并按照列表一项一项去做，这样就不容易漏掉重要的事情；第二种层次是针对列出的事项进行基本分析，划分出重要性和紧急程度级别，估计每件事的所需时间，并且按照优先级和紧急程度进行排序，在有限的时间内优先保证重要和紧急的事情先完成 第三种层次，是将近期的工作任务和长期的工作计划进行结合，既有中长

13、期待办事项的计划、又有眼前每天的具体日程安排，保证自己按照预期的方向一步一步的朝目标进发 时间管理措施要事第一要事第一时间矩阵图时间矩阵图80/20原则原则集中使用时间集中使用时间提高效率系数（掌握最佳方法、保提高效率系数（掌握最佳方法、保持良好情绪、集中注意力、养成敏持良好情绪、集中注意力、养成敏捷习惯）捷习惯）要事第一要事第一人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质发展专长，从事高价值的活动，无益身心的低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神间。间。”80/20原则原则80/20原则原则时间管理矩阵图 重要 不重要 紧急 不紧急危机

14、急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项准备及预防工作计划关系的建立培训，授权，创新干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%成功人士的时间安排成功人士的时间安排20-25%65-80%15%1%20-25%15%1%时间管理十项具体措施 一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律 养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专

15、心工作 用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事 要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间 工作中断时，要有“回去工作”的驱动力 要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果 维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子 集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长 设定完成工作的期限 达成对别人的承诺从简单的事情做好开始从简单的事情做好开始案例：从美国的车祸谈起电话：内容简短扼要，不谈与主题无关的话题，养成三分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯模块三：提高组织时间效益保持整洁保持整洁能够提升自我价值、自我形象以及自我尊严能够提升自

16、我价值、自我形象以及自我尊严无论是清理写字桌，还是使计算机内的文件无论是清理写字桌，还是使计算机内的文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高工作分类清晰，都可以在短期或长期内提高工作效率效率企业的时间感E时代的核心竞争力你你资金多，我的时间感比你强资金多，我的时间感比你强你产品好，我上市比你早一天你产品好，我上市比你早一天你便宜，我送货比你快你便宜，我送货比你快你经验多，我效率比你高你经验多，我效率比你高你领导有方，我的小兵比你的小兵快你领导有方，我的小兵比你的小兵快你企业的资本支付运作强，我企业的时间运作强你企业的资本支付运作强，我企业的时间运作强你会登广告，我会抓时机你会登广告，我会抓时机时

17、间是管理的高抗体 时间是免费的，人人一样多 时间感是稀有的，非常昂贵 个人说：身体是本钱 组织说：时间是本钱 对比一下吧：北京人走路快，还是上海人走路快？上海人走路快，还是香港人走路快？时间是企业管理的孤儿高层管理人员骄傲地说我管预算我管策略我管人心我管目标中层管理人员骄傲地说我管市场我管销售我管技术我管人事从来没有人说我管时间！一项国际调查表明：一项国际调查表明：一位糟糕的经理与一位高效的经理工作效一位糟糕的经理与一位高效的经理工作效率相差可达率相差可达10倍以上倍以上你是忙乱的经理还是高效的经理呢？你是忙乱的经理还是高效的经理呢？授权与时间 工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上 每一次

18、沟通的破裂，都发生于意见表达不明确 不良授权是浪费时间的主要因素 要将可能交办出去的工作授权出来 要教导部属，如何做您所交办的工作授 权 的 意 义提高部属的主观能动性提高部属的主观能动性本人生产力可得到延伸本人生产力可得到延伸部属可得到发展机会部属可得到发展机会对部属的激励和信任对部属的激励和信任可提高部属的责任心可提高部属的责任心可达到优势互补可达到优势互补可使气氛和谐可使气氛和谐为何授权？授权中存在的问题简单放权简单放权1、一放就乱，严重失控、一放就乱，严重失控2、自作主张、自作主张3、多考虑本部门利益、多考虑本部门利益4、政出多门，无统一战略、政出多门，无统一战略5、对公司战略执行无积

19、极性、对公司战略执行无积极性6、无行为规范、无行为规范授权中存在的问题直接控制直接控制1、一统即死，效率不高、一统即死，效率不高2、中层管理人员无积极性，被动执行、中层管理人员无积极性，被动执行3、上有政策，下有对策、上有政策，下有对策4、领导忙得团团转、领导忙得团团转5、一人决策风险系数加大、一人决策风险系数加大6、难以准确把握市场、难以准确把握市场管理者分配任务的误区惟恐员工负担过重事必躬亲嫉妒疑虑安排不合理任务失控合理分配任务的六大技巧明确任务明确权限允许和鼓励创新精诚合作提供支持管理者的核心任务是选择并任用合格的人去做合适的事情，也就是有效地授权。授权是一个从寻找、任用某项任务的最佳人

20、选到任务完成的过程授权准备 我应该授权什么?哪些任务你不可以授权?哪些任务你可以授权?选择适当的人选谁有兴趣及能力?谁会觉得这个工作具有挑战性?有谁过去被忽略了?谁有时间?授权注意 准备培训做这个工作,该同事需要知道什么?他们需要多少信息和培训?我如何提供培训?沟通留意语言和非语言的反应你期望什么样的结果?开始和完成的时间有什么资源可利用?授权关键 提供支持鼓励主动性和创造性鼓励独立允许不同的做事方法允许出错 跟进你何时跟进?你如何跟进?你寻求什么结果?任 务 指 标说明任务内容、细节、完成期限及所需资源。说明你所期望的成果。允许部属自行决定如何完成这项任务的方法。确定部属已了解任务要求。进

21、度 监 督在部属进行任务中，不做任何干涉。如果你同意部属所设定的成果目标，则应鼓励部属按照他们自己的方法去进行任务。保持警觉，留意可能出错的迹象，但英能容忍一些轻微的错误。随时准备提供给部属建议及鼓励。鼓励非正式的讨论。与工作细节保持距离。成 果 评 估 任务结束时，要检讨是否已达成预期成果。任务结束时，要检讨是否已达成预期成果。如果是，应给予适当的赞赏，肯定他们的努力。如如果是，应给予适当的赞赏，肯定他们的努力。如果未能达成预期成果，则应检讨。果未能达成预期成果，则应检讨。你应确使每一个有关的成员都能从经验中学你应确使每一个有关的成员都能从经验中学到教训。千万不要在你的上司、同事及众人面前责

22、到教训。千万不要在你的上司、同事及众人面前责备你的部属。你应自行承担责任。记住，不管你是备你的部属。你应自行承担责任。记住，不管你是授权给何人去做，你都必须成败权责。授权给何人去做，你都必须成败权责。管理学名言：能不开会，就尽可能不开会 直接费用=会议场地费+会议设施租用旨+现场布置费+差旅费+餐饮费+文件费+车辆使用费+工作人员工资其他支出 时间成本与会者的平均每小时薪水会议进行总时间参加会议的人数 效率成本因开会而耽误的工作收益此工作成功的可能性数位高级管理者聚在一个房间里几个小时什么事不做将浪费公司很大一笔钱 自己解决 单独交谈 通知或告示 问卷调查 电话或信函 口头传达 项目-17.5

23、 行政-18.4 销售-14.6 人事-15.4 研发-12.8互动性会议的合适规模大多为5-7人管理学名言：多余的参与者就是多余的时间 日常的例会：30-90分钟 中期的会议：30-120分钟 长期的会议：一天以上例会最好能够保持每次相同的长度，这样可以给与会者一个明确的预期，以及规范严格的印象。会议最好不超过2个半小时超过一天的会议，安排成几个小会 保证会议成功进行 贡献自己的创意 尽量获取信息以积极的态度面对会议拥有宽广的胸怀认真考虑他人意见主动参与会议（提前准备好发言、积极寻求发言机会、适当提问、积极倾听他人发言、配合工作人员解决问题）个人影响力指数被接受的意见数量个人提出的意见数量针

24、对性强，简短干练发言流利有系统，要点明确口气自信、气平声沉、抑扬顿挫 只在必要时召集 好好筹划过 拟定和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验和有才能的人出席 做出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”会议结束2-3天后，所有与会者应拿

25、到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。员工会议中常见的问题 发布已知的信息 会议主席发言太多 会议总是一成不变 领导独裁 会议议程结构松散 会议没有后续工作 做好会议前的准备工作做好会议前的准备工作 有效地进行会议有效地进行会议 做好会议终了后的追踪工作做好会议终了后的追踪工作决议事项决议事项 实施内容实施内容负责人负责人/协办单位协办单位完成期限完成期限1、2、3、4、5、会议四“必须”开会必须准备 发言必须简短 内容必须充实 会议必做结论模块四：时间管理实施方案要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好把握现在，专注在今天，每一

26、分每一秒都要好好把握重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来以结果为导向的目标管理立定标竿、全力以赴立定标竿、全力以赴 譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的 同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境“一心向着自己目标前进的人，整一心向着自己目标前进的人，整个世界都为他让路！个世界都为他让路！”不愿设定目标的原因不愿设定目标的原因 恐惧恐惧：怕万一达不到怎么办？会有失败感 无此意愿无此意愿：为何要设定目标，每天过得好好的就可以了 误将行动当成就误将行动当成就：每天忙来忙去，好象很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标 人类因梦想而伟大 设计

27、你的梦想清单 检查你的梦想清单 找出最重要的目标 下决心实践你的梦想目标设定原则目标设定原则 目标要具体目标要具体 目标必须是可衡量的目标必须是可衡量的 目标是可能实现的目标是可能实现的 目标是切合实际的目标是切合实际的 一定要设定时间表一定要设定时间表目标设定七个步骤目标设定七个步骤 拟出您期望达到的目标拟出您期望达到的目标 列出好处列出好处 列出可能的障碍点列出可能的障碍点 列出所需信息列出所需信息 列出寻求支持的对象列出寻求支持的对象 定行动计划定行动计划 定达成目标的期限定达成目标的期限目标设定注意事项 消除恐惧消除恐惧 认同每个人一定要有目标这个想认同每个人一定要有目标这个想 完成耶鲁大学七步骤完成耶鲁大学七步骤 坚持目标坚持目标设定三方面目标设定三方面目标 一个人需要在三方面设定目标 个人和家庭个人和家庭：这是您生活的诱因 职业生涯和财务目标职业生涯和财务目标：这是您的方法 个人发展和专业发展个人发展和专业发展：这是您的成果 开始实施 写下目标写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识 设定优先级设定优先级 拟定计划拟定计划 排定时程表排定时程表 确实做、马上做确实做、马上做 每天早上重写一遍您的目标每天早上重写一遍您的目标 祝大家：身体健康！工作顺利！生活幸福！