秘书管理第四章课件.ppt

1、档案的收集与整理u1.1.档案室收集工作的内容；档案馆收集工作的内容；档案馆对现行档案室收集工作的内容；档案馆收集工作的内容；档案馆对现行单位档案的接收；档案收集工作的意义。单位档案的接收；档案收集工作的意义。u2.2.档案整理的概念和范围；全宗理论及应用；立档单位的构成条件；档案整理的概念和范围；全宗理论及应用；立档单位的构成条件；案卷的排列及案卷目录的编制。案卷的排列及案卷目录的编制。档案的收集 档案的整理目录 CONTENTS第一节第二节档案的收集与整理档案的收集一、档案收集的含义一、档案收集的含义档案收集，就是按照党和国家的规定，通过例档案收集，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制

2、度与专门征集的办法，把分散在各机关、行的接收制度与专门征集的办法，把分散在各机关、单位或个人手中的档案和散失在国内外的档案，分单位或个人手中的档案和散失在国内外的档案，分别集中到单位档案室和各级各类档案馆。别集中到单位档案室和各级各类档案馆。档案的收集二、档案收集工作的内容二、档案收集工作的内容（一）档案室的收集工作（一）档案室的收集工作1.单位内归档文件的接收单位内归档文件的接收（1）组织制定并贯彻落实单位归档制度。（2）对文件整理归档的监督和指导。（3）全面检查归档案卷的质量。二、档案收集工作的内容二、档案收集工作的内容2.对少数零散文件的收集对少数零散文件的收集档案部门应当会同文书部门或

3、业务部门，建档案部门应当会同文书部门或业务部门，建立岗位责任制，把职责落实到人，明确各自收集立岗位责任制，把职责落实到人，明确各自收集的重点，结合单位工作中各项检查、人员调动、的重点，结合单位工作中各项检查、人员调动、机构调整等临时性、突发性活动，随时将散存的机构调整等临时性、突发性活动，随时将散存的文件收集齐全。文件收集齐全。档案的收集档案的收集二、档案收集工作的内容二、档案收集工作的内容（二）档案馆的收集工作（二）档案馆的收集工作对现行单位具有长远保存价值档案的接收。对撤销单位、团体的档案的接收。各种历史档案的接收与征集。社会散存档案的接收和征集。档案馆之间的档案交接与交换。一、档案整理的

4、概念和范围一、档案整理的概念和范围档案的整理概念：概念：档案整理工作是档案部门对收集来的档案分门档案整理工作是档案部门对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。项基础工作。一、档案整理的概念和范围一、档案整理的概念和范围档案的整理范围：范围：系 统 排系 统 排列和编目列和编目局部调整局部调整全过程整理全过程整理二、全宗二、全宗档案的整理全宗是一个独立的机关、组全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全织或个人在社会活动中形成的全部档案的有机整体。全宗，最先部档案的有机整体。全宗，最先是法国作为档案馆内档案分

5、类的是法国作为档案馆内档案分类的原则和方法而应用的。其具体含原则和方法而应用的。其具体含义如下义如下:（一）全宗含义及类型（一）全宗含义及类型1.全宗的含义全宗的含义（）（）（）（）（）（）全宗是一个有机全宗是一个有机整体。整体。全宗是在一定历全宗是在一定历史活动中形成的。史活动中形成的。全宗是以一定的全宗是以一定的社会单位为基础而构社会单位为基础而构成的。成的。二、全宗二、全宗档案的整理p我国档案全宗的类型，主要包括以下几种我国档案全宗的类型，主要包括以下几种:2.全宗的类型全宗的类型（）（）（）（）按形成全宗单位和全宗内容的性质，分为组按形成全宗单位和全宗内容的性质，分为组织全宗和人物全宗

6、。织全宗和人物全宗。按全宗的范围和构成分为独立全宗、联合全按全宗的范围和构成分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。后三种是全宗的补充宗、全宗汇集和档案汇集。后三种是全宗的补充形式。形式。二、全宗二、全宗档案的整理u这种方法符合档案的形成规律和特点。这种方法符合档案的形成规律和特点。u全宗是组成国家全部档案的基本单位。全宗是组成国家全部档案的基本单位。u区分全宗是档案整理工作的第一步。区分全宗是档案整理工作的第一步。u全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。u全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。（二）为什么

7、要按全宗整理档案（二）为什么要按全宗整理档案二、全宗二、全宗档案的整理（三）立档单位及其构成条件（三）立档单位及其构成条件第第 一一第第 二二第第 三三可以独立行使职权，并能主要以自己的名义可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文。对外行文。设有会计单位或经济核算单位，自己可以编设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。制预算或财务计划。设有管理人事的机构或人员，并有一定的人设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。事任免权。二、全宗二、全宗档案的整理u政权的变化和立档单位的划分政权的变化和立档单位的划分各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成

8、没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗;地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。u生产关系的改变和全宗的划分生产关系的改变和全宗的划分企事业单位，在各个时期形成的档案是不可分割的整体，应该构成一个全宗，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。u基本职能方面考虑基本职能方面考虑在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要分析它的基本职能是否有根本变化。u组织全宗划分组织全宗划分根据立档单位的构成条件和划分全宗的基本条件，对在全国档案馆中占较大比重的省、地（市）县级机关的档案，其全宗一般做如下划分:（1）省级机关（2）地、市、县机关（四）立档单位的变化和

9、全宗划分（四）立档单位的变化和全宗划分二、全宗二、全宗档案的整理（五）人物全宗（五）人物全宗u人物全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。有的国家也称为个人全宗，内分人物全宗、家庭全宗和家族全宗。人物全宗的档案是国家档案全宗的组成部分之一，由各级各类档案馆根据不同层次和不同特点收集保存。但人物全宗的收集关系到个人全宗与组织全宗的关系问题，因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。因此收集时应注意两点：一是不得收人官方档案原件。人物全宗的收集涉及个人全宗与组织全宗的关系问题，个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可

10、归入个人全宗；个人在非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。二是一个人一生无论身份、政治立场如何变化，无论其文件材料在何时何地形成，都只能构成一个全宗。二、全宗二、全宗档案的整理u（1）生平传记材料。）生平传记材料。u（2）创作材料。）创作材料。u（3）公务活动材料）公务活动材料u（4）个人书信）个人书信u（5）经济材料。）经济材料。u（6）亲属材料。）亲属材料。u（7）评价材料。）评价材料。u（8）音像材料。）音像材料。u（9）其他材料。）其他材料。人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料按以下类别整理案材料按以下类别整理:二、全

11、宗二、全宗档案的整理（六）判定档案所属全宗（六）判定档案所属全宗判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者者立档单位。要区分两个概念：档案的形成者、立档单位。要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。文件的作者。三、案卷排列和编号三、案卷排列和编号档案的整理（一）案卷排列的概念（一）案卷排列的概念案卷排列，就是将各类已经组合好的案卷，按案卷排列，就是将各类已经组合好的案卷，按照系统整理的要求，采用一定的方法，确定其先后照系统整理的要求，采用一定的方法，确定其先后排列次序，并按此顺序编上号码的工作。排列次序，并按此顺序编上号码的工作。三、案卷排列和编号三、案卷

12、排列和编号档案的整理（二）案卷排列的方法（二）案卷排列的方法（）（）（）（）（）（）按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。按照文件的作者、收发文单位以及文件内容按照文件的作者、收发文单位以及文件内容所涉及的地区排列。所涉及的地区排列。按照案卷形成时间先后顺序排列。按照案卷形成时间先后顺序排列。（）（）（）（）按照案卷所属的组织机构或问题的重要程度按照案卷所属的组织机构或问题的重要程度排列。排列。按照案卷所属的保管期限进行排列。按照案卷所属的保管期限进行排列。三、案卷排列和编号三、案卷排列和编号档案的整理（三）案卷编号（三）案卷编号案卷的排列顺序一旦确定，就应对每个案卷按案卷的排列顺序一旦确定，就应对每个案卷按顺序逐个编号，以固定排列顺序。顺序逐个编号，以固定排列顺序。四、案卷目录编制四、案卷目录编制档案的整理案卷目录编制方法有以下四种方式：案卷目录编制方法有以下四种方式：第第 一一 第第 二二 第第 三三 第第 四四l是以年度为一级类目编制。是以年度为一级类目编制。l是以组织机构或问题为一级类目编制。是以组织机构或问题为一级类目编制。l是以保管期限为一级类目编制。是以保管期限为一级类目编制。l是可以以密级、案卷的数量为一级类目编是可以以密级、案卷的数量为一级类目编制案卷目录。制案卷目录。