药业采购管理报告课件.ppt

1、广州药业采购管理报告广州药业采购管理报告主讲人：汪建成博士主讲人：汪建成博士20072007年年1010月月目 录 项目背景项目背景 广药集团采购管理现状分析与诊断广药集团采购管理现状分析与诊断 标准的采购管理标准的采购管理 下阶段工作安排下阶段工作安排 广药集团作为一家集中成药制造、研发、医药商业为一体的大型上市医药集团企业，经营管理分散化、利润主体多元化，在营销管理、生产过程管理、采购管理、科技管理、财务管理、综合管理等基础管理的各方面都存在一些问题。此次由广药集团公司发起的为期一年的“基础管理年活动”主要目的是通过从机制建设、内控管理和业务流程三个纬度对下属企业的基础管理现状和问题进行调

2、研、梳理、诊断和整改，规范业务流程、降低成本费用、提高盈利效率、确保业绩增长，提高广药集团基础管理水平和内控能力。采购管理作为本次基础管理年的重点模块单独进行研究。中山大学企业与市场研究中心作为本次“基础管理年活动”的外部咨询方，协助了广药集团工作组进行活动前的宣讲动员，负责广药集团内控制度、采购管理两个重点项目的专题调研、诊断和咨询报告的撰写。采购管理模块主要针对广药集团采购管理现状进行了归纳、分析和总结，以期达到以下三方面的目标：1规范、优化、统一采购流程；2完善采购管理制度；3提高采购效率，降低采购成本。本次主要采用问卷调研和企业走访的形式针本次主要采用问卷调研和企业走访的形式针对采购制

3、度及流程进行研究。在对采购制度及流程进行研究。在6 6个月内调研组个月内调研组先后走访了广药集团如下企业，对其采购管理人先后走访了广药集团如下企业，对其采购管理人员进行面对面的访谈，采集了大量一手数据。员进行面对面的访谈，采集了大量一手数据。中一药业中一药业 和记黄埔和记黄埔 王老吉王老吉 白云山白云山 侨光侨光 医药公司医药公司 药材公司药材公司 白云山化学制药白云山化学制药 汉方汉方 明兴明兴 奇星奇星 拜迪拜迪目 录 项目背景项目背景 广药集团采购管理现状分析与诊断广药集团采购管理现状分析与诊断 标准的采购管理标准的采购管理 下阶段工作安排下阶段工作安排1、职能定位宏观上看广药集团采购管

4、理：宏观上看广药集团采购管理：卓越的采购管理不仅可以满足生产，也可以极大程度上降低成本，更可以通过对采购对象控制而为公司产品经营战略服务。v 以满足生产需要目的；以满足生产需要目的；v 处于辅助性、服务性的地位；处于辅助性、服务性的地位；v 未将其与公司战略紧密联系。未将其与公司战略紧密联系。1、职能定位微观上看采购部门内部职能定位：微观上看采购部门内部职能定位：q 定位不明确完整的采购职能应包括采购、运输、库存、供料四个过程；有的企业采购部只完成其中一个或两个，甚至只是完成某职能的某一部分；不利于系统地考虑采购管理工作，降低采购成本及其中存在的各种风险。1、职能定位 新的探索性定义和尝试新的

5、探索性定义和尝试E.g.某企业的采购总监介绍该企业采购部中计划组工作人员的角色正在从被动地等待营销部传来市场上的消息，到积极主动了解市场的“产品经理”转变。2、组织结构采购类型采购类型采购对象采购对象负责部门负责部门生产型采购生产型采购生产所需要的各种物料、生产所需要的各种物料、设备和器材设备和器材采供部、物流部等采供部、物流部等通用型采购通用型采购针对办公设备、易耗、针对办公设备、易耗、劳保用品、外勤费用和劳保用品、外勤费用和车辆等车辆等综合办公室综合办公室或者物业部或者物业部生产型采购也是我们以下讨论的重点。生产型采购也是我们以下讨论的重点。2、组织结构 采购职能集中在一个部门完成，以某广

6、药企业为例总经理总工程师供应运储部供应运储部生产技术部技术中心办产品开发部组织结构图组织结构图12、组织结构 分散的生产型采购部门 采购对象的分散 e.g.生产设备、生产材料、燃料等分散于不同部门 （见组织结构图2）采购职能的分散 e.g.采购、库存等职能分散于不同部门 （见组织结构图3）2、组织结构总经理技术副总物流部物流部 工程部工程部组织结构图组织结构图 2负责生产材料的采购、库存和车辆管理负责工程项目管理和生产设备、燃料等的采购、库存以某广药企业为例以某广药企业为例2、组织结构 分散的生产型采购部门 采购职能的分散 e.g.采购、库存等职能分散于不同部门 （见组织结构图3）2、组织结构

7、 采购部采购部 物流部物流部采购计划采购实施仓库管理组织结构图组织结构图 3以某广药企业为例以某广药企业为例2、组织结构 采购部内部结构 按产品产地区域划分：如华中、华南、东北 按产品类别划分：如中药材、包材、燃料 按工作流程划分：如计划、采购、审计E.g.AE.g.A企业于去年进行采购部内部改革，企业于去年进行采购部内部改革，将采购部分为计划、采购与内审三个小组。将采购部分为计划、采购与内审三个小组。计划组按区域划分制定区域采购计划，采购计划组按区域划分制定区域采购计划，采购人员与之配套，而内审组对另外两组工作进人员与之配套，而内审组对另外两组工作进行监控，直接向部门总监负责。行监控，直接向

8、部门总监负责。2、组织结构 监管和审核的部门设置监管和审核的部门设置o 质管部对质量的检查；o 财务部、法律部的审批意见；o 分管副总的“审批”；o 内审部门的作用。某些设有内审部门的企业建立对采购部门招投标、比值比价的抽查制度2、组织结构、岗位设置相容问题；例：某企业设备的采购、保管、使用、验收等在集中在一个部门。、内部沟通问题；例：生产部采购部；采购部信息部 计划人员采购人员；采购库存管理、职能划分不明确。存在问题：存在问题：2、组织结构 职能划分的不明确职能划分的不明确 生产部生产部采购部采购部仓库管理仓库管理采购计划采购计划采购实施采购实施 过分强调了生产部门的作用，削弱了采购部门本身

9、的职能；增加了沟通、交流的成本；导致生产部门的职责相容问题，既是材料的保管又是材料的使用部门。3、制度与流程 已有的与采购有关的制度：已有的与采购有关的制度：（1）以采购制度较完善和规范的D企业为例：仓库管理标准、物料贮存发放管理标准物资采购管理标准、物料采购管理标准设备选型与购置管理标准 设备及维修材料五金工具采购比值比价管理标准原辅料供应商审核管理标准包装材料供应商审核管理标准（2）以采购制度不完善的E企业为例：物料管理制度采购管理制度3、制度与流程 已有的与采购有关的流程已有的与采购有关的流程 出现在制度里面的流程图几乎没有；众多公司中只有少数几家的采购制度中出现了简单的图示表示流程（流

10、程图1）。各相关部门各相关部门部门负责人部门负责人经管部经管部财务部财务部主管副经理主管副经理总经理总经理贯彻实施贯彻实施 6审批同意审批同意 7报价报价1核价核价2核价核价3审核审核4审核审核5流程图流程图1：某公司的比值比价流程审批程序：某公司的比值比价流程审批程序修改后的流程图修改后的流程图 以集团公司制定的包装材料采购业务流程图表 为例3、流程与制度 制度和流程不完善、不规范 大量潜“制度”、潜“流程”制度重，流程轻 制度、流程执行力度不够 企业间差异大 存在问题存在问题存在问题1 制度不完善、不规范制度不完善、不规范 不规范的制度：例：供储部接到生产部投产通知后制定采购计划并完成采购

11、任务。规范的制度：例：供储部接到生产部投产通知后5日内要制定出计划，之后10日内要完成采购。明确、详细的制度才具有可操作性和约束力。明确、详细的制度才具有可操作性和约束力。存在问题2 潜潜“制度制度”、潜、潜“流程流程”指的是还没有被规范的规则，即没有被通指的是还没有被规范的规则，即没有被通过以过以“书面制度书面制度”的形式转变成为管理过程中的形式转变成为管理过程中真正具有约束作用和指导作用的文件。真正具有约束作用和指导作用的文件。例：当问到就采购员的奖惩办法时，被访者提到例：当问到就采购员的奖惩办法时，被访者提到“存在于会议记录存在于会议记录”中。中。存在问题3 制度重，流程轻制度重，流程轻

12、 相对于制度而言，流程的制定和规范就显相对于制度而言，流程的制定和规范就显得较薄弱，几乎所有企业都没有规范的流程图。得较薄弱，几乎所有企业都没有规范的流程图。采购的流程仅存在于习惯或口头上。采购的流程仅存在于习惯或口头上。某些企业虽然用文字在一些采购管理制度某些企业虽然用文字在一些采购管理制度中提到了采购工作开展的流程，但仅为部分的、中提到了采购工作开展的流程，但仅为部分的、少数的，不仅不清晰，更缺乏指导和监管效用。少数的，不仅不清晰，更缺乏指导和监管效用。存在问题4 相应流程、制度的执行不够相应流程、制度的执行不够 制度流程刚刚制定制度流程刚刚制定 有些企业的制度于有些企业的制度于0707年

13、年初制定，有的年年初制定，有的甚至是刚刚完成的讨论版。甚至是刚刚完成的讨论版。缺乏保障执行的制度和流程缺乏保障执行的制度和流程 缺乏监管部门缺乏监管部门存在问题5 企业间差异大企业间差异大 有的企业采购管理制度已经并执行多年，也有的企业采购管理制度已经并执行多年，也曾多次修订和校正；曾多次修订和校正；有些企业的制度明显是为了应付检查而草草有些企业的制度明显是为了应付检查而草草制定，流于形式。制定，流于形式。存在问题5案例比较案例比较 B B企业提交的关于采购管理的企业提交的关于采购管理的制度较规范。不仅使用了统一制度较规范。不仅使用了统一的格式，附带有文件制定（修的格式，附带有文件制定（修订）

14、记录表，且增加了订）记录表，且增加了“版本版本号号/修订号修订号”以区别以往版本，以区别以往版本，并且详细记录了分发的部门和并且详细记录了分发的部门和份数；而且从内容上看各管理份数；而且从内容上看各管理制度相对比较完善，较详细地制度相对比较完善，较详细地列示了该管理项目的程序、注列示了该管理项目的程序、注意事项及配套表格。意事项及配套表格。C C企业的管理制度仅简要地、企业的管理制度仅简要地、粗糙地列举采购管理的某些粗糙地列举采购管理的某些工作，仅仅两三页纸。其中工作，仅仅两三页纸。其中更完全没有采购的具体流程、更完全没有采购的具体流程、比价标准、供应商评定标准比价标准、供应商评定标准以及责任

15、划分等内容。以及责任划分等内容。同同时时C C企业的制度制定时间基企业的制度制定时间基本为本为0606年底，执行力颇值得年底，执行力颇值得怀疑。怀疑。4、按采购管理模块分析现状采购计划采购计划库存管理库存管理采购实施采购实施供料管理供料管理采购人员管理采购人员管理采购资金管理采购资金管理供应商管理供应商管理采购信息系统管理采购信息系统管理支持性模块支持性模块业务模块业务模块采采 购购 管管 理理 A 采购计划已有多年实行的制定采购计划的方法和流程，但普遍没有编已有多年实行的制定采购计划的方法和流程，但普遍没有编制为制度或流程；制为制度或流程；缺乏统一的、科学的、合理的采购计划编制指引；依靠的是

16、缺乏统一的、科学的、合理的采购计划编制指引；依靠的是ERPERP系统，但系统参数依靠计划员的经验和彼此传授。系统，但系统参数依靠计划员的经验和彼此传授。（1 1）一企业的采购负责人被问到）一企业的采购负责人被问到“采购的批量、批次如何制定采购的批量、批次如何制定”时，时，回答到：回答到：“流通大的就大批量进，流通慢的就少进流通大的就大批量进，流通慢的就少进”。（2 2）一企业主管称：一企业主管称：“关于库存量和采购量的关系没有科学的研究，关于库存量和采购量的关系没有科学的研究，一般靠经验一般靠经验”。导致采购与生产脱节、采购成本居高不下，而且更不利于导致采购与生产脱节、采购成本居高不下，而且更

17、不利于企业知识积累。企业知识积累。B 采购实施 采购实施过程中供应商选择、比值比价、采购采购实施过程中供应商选择、比值比价、采购决策、资金支付等几个步骤。决策、资金支付等几个步骤。例：某企业先发货后付款的采购实施流程例：某企业先发货后付款的采购实施流程 根据采购计划筛选合适的供应商根据采购计划筛选合适的供应商相关部门及公司相关部门及公司领导对大宗物料采购进行价格审核领导对大宗物料采购进行价格审核签订供货合同签订供货合同检查督促合同履行检查督促合同履行协助物料验收入库协助物料验收入库物料检物料检验合格后也无人员核准供应商发票验合格后也无人员核准供应商发票业务人员制单业务人员制单记帐记帐部门负责人

18、审核部门负责人审核交财务付款交财务付款B 采购实施 审批的有效性不高审批的有效性不高 大部分企业都规定采购金额超过一定数量需要领导批大部分企业都规定采购金额超过一定数量需要领导批准，但领导准，但领导“一支笔一支笔”的模式无法从单金额上监控到的模式无法从单金额上监控到采购的数量、价格是否合理，监控无力。采购的数量、价格是否合理，监控无力。比值比价过程少有公司进行规范比值比价过程少有公司进行规范 集团内采购较为普遍集团内采购较为普遍 某些企业的集团内采购占其生产型采购的一半以上。某些企业的集团内采购占其生产型采购的一半以上。集团内采购简化了审批和考核过程，也降低了风险，集团内采购简化了审批和考核过

19、程，也降低了风险，但采购价较市场采购高，且长时间的审批手续等使得但采购价较市场采购高，且长时间的审批手续等使得降价较难实现。降价较难实现。C 库存管理 库存管理制度较其他模块详细。但也存在明显的企库存管理制度较其他模块详细。但也存在明显的企业间差异。业间差异。目前实施的库存管理制度主要针对各种物料和产品目前实施的库存管理制度主要针对各种物料和产品的存放方法和注意事项，但缺乏库存量以及盘点、的存放方法和注意事项，但缺乏库存量以及盘点、清查等制度。清查等制度。从整体看，各企业都未对库存管理在整个采购管理从整体看，各企业都未对库存管理在整个采购管理中所处的战略性地位进行分析和把握，也暂未就库中所处的

20、战略性地位进行分析和把握，也暂未就库存可能遇到的风险控制点进行控制，更未在制度中存可能遇到的风险控制点进行控制，更未在制度中规定事故发生后相关责任人的惩处措施。规定事故发生后相关责任人的惩处措施。C 库存管理 忽略了生产设备、五金配件等的库存管理。例：某企业称配件购进后一般由例：某企业称配件购进后一般由使用部门全部领出，五金仓库没使用部门全部领出，五金仓库没有合理的库存，出现配件供应不有合理的库存，出现配件供应不上的情况上的情况。4、按采购管理模块分析现状采购计划采购计划库存管理库存管理采购实施采购实施供料管理供料管理采购人员管理采购人员管理采购资金管理采购资金管理供应商管理供应商管理采购信息

21、系统管理采购信息系统管理支持性模块支持性模块业务模块业务模块采采 购购 管管 理理 A 采购信息系统管理 各企业采购信息系统各不相同各企业采购信息系统各不相同有的为自已开发系统，有的为有的为自已开发系统，有的为SAPSAP，并未统一。，并未统一。使用时间也有前后差别较大使用时间也有前后差别较大有的企业早在有的企业早在19931993开始使用，有的为开始使用，有的为0404年才开年才开始使用始使用。信息系统的功能不完整、扩展性不佳信息系统的功能不完整、扩展性不佳多家企业采购部负责人反映因数据库年代较久多家企业采购部负责人反映因数据库年代较久远或开发时考虑不周全导致某些功能的缺失，技术远或开发时考

22、虑不周全导致某些功能的缺失，技术人员又无法改进。但若再开发成本太高，所以只能人员又无法改进。但若再开发成本太高，所以只能“迁就着用迁就着用”。A 采购信息系统管理 采购管理基础数据库建设：采购管理基础数据库建设：数据不规范数据不规范大部分企业尚未合理定义数据库内各种数据，也大部分企业尚未合理定义数据库内各种数据，也未规定数据的规范形式。如系统中供应商如何进行编未规定数据的规范形式。如系统中供应商如何进行编码，按照地域划分编码还是按产品类别划分编码等。码，按照地域划分编码还是按产品类别划分编码等。系统孤立系统孤立大部分企业采购数据库局限于采购计划的生产大部分企业采购数据库局限于采购计划的生产和订

23、单的产生，没有将供应商、采购员、生产部门和订单的产生，没有将供应商、采购员、生产部门及财务部门，乃至公司利益纳入系统进行全局考虑。及财务部门，乃至公司利益纳入系统进行全局考虑。A 采购信息系统管理 案例：信息系统的监管作用在集团企业中，采购制度中规定供应商的确定必须经过采供部、质管部、法律部、财务部以及审计部等多个部门的审批。确定之后供应商资料交由信息管理部专人录入采购信息系统。若不完成各审批流程，无法录入系统，采购部也无法与该供应商开展业务关系。因为系统上发票的登记等无法实施。此案例中合理利用信息系统对采购部供应商管理进行监管。信息系统还可以在采购资金的申请、审批和使用等方面发挥更大的监管作

24、用。B 资金管理 涉及到采购资金的申请和支付；主要以财务部门的涉及到采购资金的申请和支付；主要以财务部门的各项资金申请、支付制度及流程为主，也有个别企各项资金申请、支付制度及流程为主，也有个别企业制定有单独的就采购货款支付的管理办法。业制定有单独的就采购货款支付的管理办法。在资金的申请方面，一般通过层层审批。在资金的申请方面，一般通过层层审批。例：某企业规定部门经理只能审批单个合同在例：某企业规定部门经理只能审批单个合同在4040万万元以下的，超过元以下的，超过4040万要副总审批。万要副总审批。在资金支付方面，一般采用先发货后付款或者部门在资金支付方面，一般采用先发货后付款或者部门预付款的资

25、金使用方式。预付款主要针对市场上比预付款的资金使用方式。预付款主要针对市场上比较紧缺的原材料。较紧缺的原材料。B 资金管理 因资金短缺而产生缺货现象因资金短缺而产生缺货现象缺乏合理的采购计划及采购资金申请计划缺乏合理的采购计划及采购资金申请计划 因采购带来的货款积压现象因采购带来的货款积压现象缺乏科学、合理的价格预测和价格波动防范措施缺乏科学、合理的价格预测和价格波动防范措施例：企业采购主管提到：例：企业采购主管提到：“现在采购资金比较偏向中药材采购方面，现在采购资金比较偏向中药材采购方面，而它又不能马上销售（要等到价格上去才销售），资金就积压在那而它又不能马上销售（要等到价格上去才销售），资

26、金就积压在那边，对我们这边有一定的影响。还有总经销产品为了完成一批量的边，对我们这边有一定的影响。还有总经销产品为了完成一批量的时候，必须要进货付款，但这批货也不能马上卖出去，资金就出不时候，必须要进货付款，但这批货也不能马上卖出去，资金就出不来来”。C 供应商管理 根据调研及问卷显示，广药集团各企业的供应商管理仍处根据调研及问卷显示，广药集团各企业的供应商管理仍处于较低水平。于较低水平。从供应商管理的负责部门来看，某些企业由采购部门负责，有些从供应商管理的负责部门来看，某些企业由采购部门负责，有些由质管部门负责。由质管部门负责。从供应商管理的制度来看，大部分企业没有相关制度，基本依靠从供应商

27、管理的制度来看，大部分企业没有相关制度，基本依靠员工个人，更没有意识到建立供应商评价体系。甚至在谈到供应员工个人，更没有意识到建立供应商评价体系。甚至在谈到供应商选择时被访者指出商选择时被访者指出“至少会保证企业是合法的至少会保证企业是合法的”为标准。仅个为标准。仅个别企业对供应商的选择进行了规定。别企业对供应商的选择进行了规定。供应商管理分为供应商的筛选、考核、关系维供应商管理分为供应商的筛选、考核、关系维护以及潜在供应商的储备等。护以及潜在供应商的储备等。A A企业是为数不多的对供应商选择制定相应制度的企业，主要体企业是为数不多的对供应商选择制定相应制度的企业，主要体现在现在供应商的选择和

28、质量审计管理规定供应商的选择和质量审计管理规定。该制度中规定由供应科负责选择供应商，由质管科对供应商实该制度中规定由供应科负责选择供应商，由质管科对供应商实行审核和监督。行审核和监督。而供应商的变动或维持必须经过一系列过程，分为资料审核、而供应商的变动或维持必须经过一系列过程，分为资料审核、样品试用、头样品试用、头5 5批检验，以及每批检验，以及每1212年的复审等几大过程。同时该年的复审等几大过程。同时该制度详细设计相关表格，如制度详细设计相关表格，如供应商质量审计表供应商质量审计表、供应商初供应商初期使用情况评价表期使用情况评价表、供应商年度评价表供应商年度评价表等。特别是等。特别是供应供

29、应商质量审计表商质量审计表中按人员、厂房与设施、物料管理、生产管理和中按人员、厂房与设施、物料管理、生产管理和质量管理等六个方面对供应商进行实地考核。所有企业都有供应质量管理等六个方面对供应商进行实地考核。所有企业都有供应商淘汰的相关实施办法（虽成型的制度较少），但几乎没有企业商淘汰的相关实施办法（虽成型的制度较少），但几乎没有企业对优秀供应商进行奖励，更没有与供应商达成战略联盟的企业对优秀供应商进行奖励，更没有与供应商达成战略联盟的企业（即使是集团内采购亦如此）。（即使是集团内采购亦如此）。案例：供应商的选择案例：供应商的选择 企业自查报告中称：企业自查报告中称：“个别包装材料供货渠道单一，

30、个别包装材料供货渠道单一，没有后备供应商，采购工作比较被动。没有后备供应商，采购工作比较被动。”C C企业物流部主管称：企业物流部主管称：“一般每一个品种都会有一般每一个品种都会有2323个供个供应商，甚至更多。其中某一家为主供应商，其他为辅。目应商，甚至更多。其中某一家为主供应商，其他为辅。目前供应商间更引入竞争机制，提高供货质量，降低采购成前供应商间更引入竞争机制，提高供货质量，降低采购成本本”。D D企业指出个别供应商比价取得供货资格后便出现交货企业指出个别供应商比价取得供货资格后便出现交货不准时、服务不到位等现象。不准时、服务不到位等现象。备用供应商制度尚未完善和健全；备用供应商制度尚

31、未完善和健全；缺乏持续的供应商监督、考核机制，更缺乏对供应缺乏持续的供应商监督、考核机制，更缺乏对供应商的奖酬制度。商的奖酬制度。案例：供应商管理中的各种情况案例：供应商管理中的各种情况D 采购人员管理 采购人员管理包括对采购人员的招聘、采购人员管理包括对采购人员的招聘、培训、考核和薪酬管理等。其中大部分培训、考核和薪酬管理等。其中大部分工作主要由采购部配合人力资源部完成。工作主要由采购部配合人力资源部完成。采购人员的培训采购人员的培训几乎没有企业考虑过采购人员的培几乎没有企业考虑过采购人员的培训问题。不仅是制度上的缺失，也是几训问题。不仅是制度上的缺失，也是几乎所有企业实践上的空白。乎所有企

32、业实践上的空白。D 采购人员管理 采购人员的考核采购人员的考核虽未成形的考核制度，但拥有各自的考核办法。虽未成形的考核制度，但拥有各自的考核办法。如某企业的采用综合评分，即部门考评加部门以外的的监如某企业的采用综合评分，即部门考评加部门以外的的监测考评。根据考评分数将业务员和主管分为两个档次，方测考评。根据考评分数将业务员和主管分为两个档次，方法不同额度的奖金。同时也会根据采购员采购产品的缺货法不同额度的奖金。同时也会根据采购员采购产品的缺货情况进行奖金的扣罚。情况进行奖金的扣罚。采购人员的奖惩激励：以惩为主采购人员的奖惩激励：以惩为主 如通过对缺货率的监控而决定是否扣罚奖金。在对于采购如通过

33、对缺货率的监控而决定是否扣罚奖金。在对于采购员主动降低采购成本，建立良好供应商关系等大部分企业员主动降低采购成本，建立良好供应商关系等大部分企业暂无相关奖励措施和行为。其中一家企业提到按暂无相关奖励措施和行为。其中一家企业提到按“毛利毛利”（即产品销售价与采购价之差）计提奖金。（即产品销售价与采购价之差）计提奖金。5、成本控制 采购成本的组成：采购成本的组成：订购成本：向供应订购成本：向供应商发出采购合约定商发出采购合约定单的成本费用。单的成本费用。缺料成本：由于物料缺料成本：由于物料中断而造成的损失，中断而造成的损失，包括停工待料、延迟包括停工待料、延迟发货和丧失销售机会发货和丧失销售机会等

34、损失。等损失。维持成本：为保持物料而发生的成本，即库存成本。维持成本：为保持物料而发生的成本，即库存成本。5、成本控制企业由于所需原材料种企业由于所需原材料种类单一、需求量大，在每类单一、需求量大，在每年年底进行招标采购。向年年底进行招标采购。向供应商发出招标函，采购供应商发出招标函，采购部、内审部和总经理负责部、内审部和总经理负责进行开标工作，选择价低进行开标工作，选择价低质优的供应商。质优的供应商。招标采购招标采购已有的成本控制方法企业规定采购品种的参考企业规定采购品种的参考价格，若真实采购价高于参价格，若真实采购价高于参考价格需要报领导核准。考价格需要报领导核准。制定参考价制定参考价某些

35、从货品的原始供应商处某些从货品的原始供应商处提货，获得最低采购价。提货，获得最低采购价。直接从厂商提货直接从厂商提货企业规定采购原必企业规定采购原必须调查三家以上供应须调查三家以上供应商的价格，并由审计商的价格，并由审计部门进行定期抽查比部门进行定期抽查比质的效果。质的效果。比质比价比质比价5、成本控制案例：某企业的采购成本锁定方法案例：某企业的采购成本锁定方法某企业在使用以上几种成本控制方式外，另使用某企业在使用以上几种成本控制方式外，另使用以下两种方式：以下两种方式：（1）对于不能采取招标采购的方式的其他物料（如）对于不能采取招标采购的方式的其他物料（如燃料，因价格波动太大），采用月度询价

36、的方式，提前燃料，因价格波动太大），采用月度询价的方式，提前锁定用量。锁定用量。（2）对于某些用量较大的原辅料（如蔗糖），在低）对于某些用量较大的原辅料（如蔗糖），在低价时跟供应商通过预付款的形式锁定采购价格，然后存价时跟供应商通过预付款的形式锁定采购价格，然后存放在供应商处。放在供应商处。5、成本控制 存在问题存在问题 对采购成本的理解过于狭窄；对采购成本的理解过于狭窄；仅控制订购成本，忽略维持成本和缺料成本德控制。仅控制订购成本，忽略维持成本和缺料成本德控制。缺乏成本控制意识；缺乏成本控制意识；普遍未设置成本控制的目标，也未将成本控制作为普遍未设置成本控制的目标，也未将成本控制作为部门绩效

37、考核的指标，降低了本控制的可能性、可行部门绩效考核的指标，降低了本控制的可能性、可行性即激励性。性即激励性。缺乏成本控制的科学有效的方法缺乏成本控制的科学有效的方法。6、风险管理质量风险质量风险由于医药企业的特征，广药较重视质量风险，在供应商由于医药企业的特征，广药较重视质量风险，在供应商选择时和物料入厂时都通过质管部进行质量抽查选择时和物料入厂时都通过质管部进行质量抽查。在商品的存放和保管方面，有着较为详细的库存管理制度。在商品的存放和保管方面，有着较为详细的库存管理制度。乙企业对贵重物品和有毒物品实施乙企业对贵重物品和有毒物品实施“双人双锁双人双锁”的管理制度等。的管理制度等。在库存积压占

38、据大量资金方面，未建立有效预警系统。在库存积压占据大量资金方面，未建立有效预警系统。如丙企业签订了某产品的全国总经销协议，规定了每个月如丙企业签订了某产品的全国总经销协议，规定了每个月必须购入数量。若当月销售情况不佳，下个月依然要购入同样必须购入数量。若当月销售情况不佳，下个月依然要购入同样量的产品，故导致高达量的产品，故导致高达6000万的库存积额。万的库存积额。财务部制定了严格的货款支付条款。但甲企业称一些财务部制定了严格的货款支付条款。但甲企业称一些市场紧缺的原辅料采购要先付款后发货，产生资金风险。市场紧缺的原辅料采购要先付款后发货，产生资金风险。资金风险资金风险仓储风险仓储风险总经销总

39、经销的风险的风险6、风险管理存在问题存在问题风险控制的意识不强风险控制的意识不强 少有企业在工作中强调风险控制点，特别是采少有企业在工作中强调风险控制点，特别是采购批量量、采购期的选择上面，缺乏控制价格变动购批量量、采购期的选择上面，缺乏控制价格变动的风险、采购不足造成的缺货风险等意识的风险、采购不足造成的缺货风险等意识。风险控制的方式比较单一风险控制的方式比较单一 目前的风险控制体系主要是一个方法对应一种目前的风险控制体系主要是一个方法对应一种风险，并未形成多方案解决体系。如供应商产品质风险，并未形成多方案解决体系。如供应商产品质量风险，大多数企业仅依靠第一次审核意见，并未量风险，大多数企业

40、仅依靠第一次审核意见，并未形成后续的审核等控制方式。形成后续的审核等控制方式。目 录 项目背景项目背景 广药集团采购管理现状分析与诊断广药集团采购管理现状分析与诊断 标准的采购管理标准的采购管理 下阶段工作安排下阶段工作安排 标准的采购管理w 建立良好及长远的供应商伙伴关系建立良好及长远的供应商伙伴关系w 重视更积极及策略性重视更积极及策略性关系关系 重视长远目标及关重视长远目标及关系系,重视減少总成本重视減少总成本 1.采购管理理念及目标采购管理理念及目标w 五项五项“适当适当”的要求的要求n适当的物料：质量良好适当的物料：质量良好n适当的数量：物料的管制，经济订购量，资金的调动适当的数量：

41、物料的管制，经济订购量，资金的调动n适当的地点：适当的地点：供应商越近越好供应商越近越好n适当的时间：按照生产计划适当的时间：按照生产计划n适当的价格：多渠道询价、比价、自行估价、议价适当的价格：多渠道询价、比价、自行估价、议价 1.采购管理理念及目标采购管理理念及目标强化采购管理强化采购管理采购5R存量合理市场行情供应商辅导发挥储存运输功能发挥储存运输功能确保材料品质确保材料品质安全库存安全库存合理储存合理储存收发管理收发管理计划用料计划用料配合销售预防呆料控制用料比例降低成本降低成本物尽其用物尽其用开发替代品开发替代品余料再使用余料再使用采购储存成本采购储存成本提高效率提高效率处理呆料处理

42、呆料确保产品质量确保产品质量进货验收进货验收增强材料的使用性增强材料的使用性适当存量适当存量重点管理(ABC法)存货周转率存料率提高仓库使用率 1.采购管理理念及目标采购管理理念及目标管理层次管理层次w 采购方法采购方法w 谈判谈判w 预算预算w 训练员工训练员工w 減少成本減少成本工作层次工作层次跟催跟催做纪录做纪录处理付款处理付款处理物料申请处理物料申请处理报价单处理报价单比较价格比较价格策略层次策略层次采购研究采购研究长远计划长远计划评估供应能力评估供应能力制定政策制定政策传统方法：比较被动传统方法：比较被动现今方法：比较积极及具现今方法：比较积极及具策略性策略性 2.采购策略及方法采购

43、策略及方法(1)(1)材料特性导向材料特性导向:依材料使用特性来区分依材料使用特性来区分v主原料v副料和一般物料v机器设备v零配件、杂项购置v工程发包 2.采购策略及方法采购策略及方法(2)(2)重要性导向重要性导向:依材料使用或价值之重要程度来区分依材料使用或价值之重要程度来区分v大宗材料(A类材料)由主管亲自采购v常用材料(B类材料)由资深人员采购v非常用材料(C类材料)由被授权者采购 2.采购策略及方法采购策略及方法(3)(3)采购方式导向采购方式导向:依采购大类別区分依采购大类別区分v內购v外购v合约采购v统购 2.采购策略及方法采购策略及方法(4)(4)作业功能导向作业功能导向:依采

44、购作业內容区分依采购作业內容区分v询价组:负责询价及开标作业v议价组:负责议价及订购作业v催交组:负责交期控制及追缺料v进出口组:负责进出口事务作业 2.采购策略及方法采购策略及方法(5)(5)人力资源导向人力资源导向依采购人员专业区分依采购人员专业区分v外购(含主原料、副料、包材及机器设备)v主原料內购v副料內购v包材內购v机器设备內购 2.采购策略及方法采购策略及方法(6)(6)管理需求导向管理需求导向依管理上的需求来区分依管理上的需求来区分v集中制:集中于总公司统购分配v分散制:由分公司或分厂各自采购v混合制:兼具上述二者之长处,凡属大宗或共用物料采集中采购制,其余授权分公司自理 2.采

45、购策略及方法采购策略及方法采购政策采购政策:集中采购集中采购 分散采购分散采购采购方式采购方式:直接采购直接采购 委托采购委托采购 调拨采购调拨采购采购性质采购性质:公开采购公开采购 秘密采购秘密采购 特殊采购特殊采购 投机性采购投机性采购 计划性采购计划性采购 市场性采购市场性采购 2.采购策略及方法采购策略及方法订约方式订约方式:订约采购 口头电话采购 书信电报 试控性订单采购时间采购时间:长期固定性 非固定性 紧急采购 预定采购即时现金采购价格方式价格方式:招标采购 询/比/议价 订价收购 公开市场采购 2.采购策略及方法采购策略及方法最佳采购量最佳采购量采购量的大小決定生产与销售的順畅

46、与资金的调度采购量的大小決定生产与销售的順畅与资金的调度.过量采购造成过高的存货储备成本和资金积压少量采购则停工待料而造成再采购成本提高 2.采购策略及方法采购策略及方法如何计定最佳采购量如何计定最佳采购量最佳采购量是指从某固定时期內最佳采购量是指从某固定时期內,能确保配合生产所能确保配合生产所需的物料数量的最低界限需的物料数量的最低界限安全存量安全存量=紧急订货所需天数紧急订货所需天数 每天使用量每天使用量最佳采购量最佳采购量=购备时间购备时间 每天使用量每天使用量+安全存量安全存量 2.采购策略及方法采购策略及方法如某公司螺丝如某公司螺丝(38(38规格规格),),每天平均使用每天平均使用

47、1010袋袋(1000(1000pcs/pcs/袋袋),),紧急订货需时紧急订货需时7 7天天.正常订货需时正常订货需时1515天天.安全存量安全存量=10=10袋袋/天天 7 7天天=70=70袋袋最佳采购量最佳采购量=10=10袋袋/天天 15 15天天+70+70袋袋=220=220袋袋例例:如何计定最佳采购量如何计定最佳采购量 2.采购策略及方法采购策略及方法采购时间按采购方式決定采购时间按采购方式決定:现用现购时现用现购时,以以合理的购备时合理的购备时间決定间決定存货控制时存货控制时,按按存量控制方法存量控制方法決定決定定量订购制下定量订购制下,到订购点时即到订购点时即行采购时间行采

48、购时间定期定购定期定购 2.采购策略及方法采购策略及方法前置购备时间前置购备时间供应商备料时间供应商备料时间供应商生产时间供应商生产时间供应商交货运输时间供应商交货运输时间进货检验时间进货检验时间前置购备时间指从下订单给供应商到物料入库的时间前置购备时间指从下订单给供应商到物料入库的时间段段.它包括它包括:2.采购策略及方法采购策略及方法采购适当时间由哪方面決定采购适当时间由哪方面決定等物料消耗到安全存量水平的时候等物料消耗到安全存量水平的时候,订购的物料刚刚订购的物料刚刚入仓入仓,采购适当时间采购适当时间是一个物料存量基数是一个物料存量基数,而非一个时而非一个时间含义间含义采购适当时间采购适

49、当时间=最低存量最低存量=购备时间购备时间 每天使用量每天使用量+安全存量安全存量 2.采购策略及方法采购策略及方法采购适当价格采购适当价格应为在既定物料品质、交期或其他条应为在既定物料品质、交期或其他条件下件下,所能得到的最低价格所能得到的最低价格.2.采购策略及方法采购策略及方法物料成本物料成本物料供求关系物料供求关系季节变动季节变动经济循环经济循环5.5.內部条件变动內部条件变动6.6.交易条件交易条件7.7.供应商关系程度供应商关系程度8.8.对采购品认识程对采购品认识程 度度 2.采购策略及方法采购策略及方法影响采购价格的因素影响采购价格的因素:1.1.L.T(L.T(缩短购备时间缩

50、短购备时间)2.2.货源货源3.3.供给限定供给限定4.4.多批少量多批少量5.5.品质依赖程度品质依赖程度6.6.品质过剩品质过剩7.7.技术输出入成熟度技术输出入成熟度8.8.采购稳定性采购稳定性11.11.采购策略选用采购策略选用12.12.市道好坏价格变动市道好坏价格变动13.13.付款期长短付款期长短14.14.伊拉克打仗伊拉克打仗,化工升价化工升价9.(9.(设计设计)商品化程度商品化程度10.10.技术依赖度技术依赖度15.15.采购授权程度采购授权程度16.16.供应商认识供应商认识(资讯资讯)程度程度17.17.采购品之附加值采购品之附加值18.18.买卖双方立场软硬买卖双方