商务会议礼仪培训(33张)课件.ppt

1、商务会议礼仪商务会议礼仪公司会议的工作安排公司会议的工作安排 工作会议的会前工作工作会议的会前工作工作会议的会中工作工作会议的会中工作工作会的会后工作工作会的会后工作 会务工作（会前）会务工作（会前）1.确定会议主题与议题确定会议主题与议题2.确定会议名称确定会议名称 3.确定会议规模与规确定会议规模与规 格格4.明确会议组织机构明确会议组织机构 5.明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具6.确定会议时间与会期确定会议时间与会期7.确定与会者名单确定与会者名单8.选择会议地点选择会议地点9.安排会议议程和日程安排会议议程和日程10.制发会议通知制发会议通知11.制作会议证件制作会议证件

2、12.准备会议文件材料准备会议文件材料13.安排食住行安排食住行14.制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 15.布置会场布置会场 16.会场检查会场检查会务工作（会中）会务工作（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到会议值班保卫工作会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报编写会议简报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作会务工作（会后）会务工作（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传

3、报道会议的宣传报道 性质、议题、任务来确定与会人员。来宾证制定会议经费预算方案如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。洋葱、腐乳之类的食物，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，秘书组、文件组、洋葱、腐乳之类的食物，双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；食宿标准等等，以方便双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；当客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，2 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容

4、内容+类型类型”构成构成,应根据会议的议题或主题应根据会议的议题或主题 来确定。来确定。会前准备工作会前准备工作1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题 要有切实的依据；必须要结合本单位的要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要实际；要 有明确的目的。有明确的目的。4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格l 本着精简效能的原则本着精简效能的原则l 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模

5、有大型、中型、小型。l 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会

6、务组、宣传组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。性质、议题、任务来确定与会人员。9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。8、确定会议地点、确定会议地点 要

7、根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。有时也考虑政治、经济、环境等因素。10、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证 出席证出席证 会议正

8、式证件会议正式证件 列席证列席证 来宾证来宾证 会议证件会议证件 旁听证旁听证 工作证工作证 会议工作证件会议工作证件 记者证记者证 出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。1212、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其

9、他会议材料等。开幕词和闭幕词、其他会议材料等。主方谈判的接待准备主方谈判的接待准备（1）主座谈判的接待准备）主座谈判的接待准备 主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。尊重。成立接待小组成立接待小组 成员由后勤保障成员由后勤保障(食宿方面食宿方面)、交通、通讯、医、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判

10、还应备疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。有翻译。（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。了解客方基本情况，收集有关信息接待组、保卫组。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。主方人员待客方人员落座后再坐下。更应照顾到翻译的方便。小规模谈判还可在会客室，成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。除谈判的日程外，自行安排食宿、12、准备会议

11、文件资料如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。会议名称一般由“单位+内容+类型”了解客方基本情况，收集有关信息了解客方基本情况，收集有关信息 可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。拟订接待方案拟

12、订接待方案 根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待 计划和日程安排表。计划和日程安排表。日程安排还要注意时间上紧凑日程安排还要注意时间上紧凑.日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，待客方无异议确定以后，即可打印。待客方无异议确定以后，即可打印。如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。其放在客方成员住房的桌上。主座谈判时，东道主可根据实际

13、情况举行接风、送行、主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。的费用通常都是由其自理的。迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。候寒暄。如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，

14、避免从客人座前穿过。车，避免从客人座前穿过。（3 3）谈判室的布置与座次安排）谈判室的布置与座次安排 小规模谈判还可在会客室，小规模谈判还可在会客室，有条件的话最好安排二三有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室，进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。再配一个休息室。谈判室布置以高雅、谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。简洁、实用、美观。（4）客座谈判的

15、礼仪）客座谈判的礼仪“入乡随俗、客随主便入乡随俗、客随主便”，对一些非原则性问题采对一些非原则性问题采 取宽容的态度，以保证取宽容的态度，以保证 谈判的顺利进行。谈判的顺利进行。明确告诉主方自己代表明确告诉主方自己代表 团的来意目的、成员人团的来意目的、成员人 数、成员组成、抵离的数、成员组成、抵离的 具体时间、航班车次、具体时间、航班车次、食宿标准等等，以方便食宿标准等等，以方便 主方的接待安排。主方的接待安排。可与主方协商提出可与主方协商提出自己的参观访问、自己的参观访问、游览观光等活动要游览观光等活动要求，但应尊重主方求，但应尊重主方安排。安排。谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，

16、谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，通常应在约定时间的通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。分钟之前到达约定地点。到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示 感谢。感谢。客座谈判有时也可视双方的情况，客座谈判有时也可视双方的情况，除谈判的日程外，自行安排食宿、除谈判的日程外，自行安排食宿、交通、访问、游览等活动。交通、访问、游览等活动。2.2.出席商务谈判的仪表仪态要求出席商务谈判的仪表仪态要求（1）整洁的仪容）整洁的仪容 仪容是指一个人的身体不着装的部位，主

17、要是头发、仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、面部和手部。面部和手部。商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。男性男性 头发：发型简单大方，长短适当，头发：发型简单大方，长短适当，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。整齐也是必要的。面

18、部：保持干净清爽，面部：保持干净清爽，养成每天上班前必剃养成每天上班前必剃 须的习惯，不准留胡子，须的习惯，不准留胡子，也不能留大鬓角。也不能留大鬓角。谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、洋葱、腐乳之类的食物，洋葱、腐乳之类的食物，保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。见，要求准确把握对方的意图。口齿清晰，言词有礼，要多用敬语在谈判进行 中，双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音)，人员也不要随便进出。出入

19、证会议正式证件 列席证谈判中，主方应提供茶水、咖啡等饮料，服务人员添茶续水要小心动作，可在休会或某一方密谈时进行。了解客方基本情况，收集有关信息见，要求准确把握对方的意图。可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。配深色袜子和黑色皮鞋。出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。女性女性 出席商务谈判的女性，应选择出席商务谈判的女性

20、，应选择端庄大方的发型，过于时髦、端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固怪异的发型，染发和不加以固定的长发，都不适合出现在这定的长发，都不适合出现在这种场合，选用的发卡、发箍以种场合，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。朴实素雅为佳。脸部应化淡雅的日妆，保持妆脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜文眉、容的和谐清爽，一般不宜文眉、文眼线，唇膏和眼影也不要过文眼线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要与服饰协调。可适于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。不可过于浓烈。女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油女性手部除保持干净整齐

21、外，可适当使用指甲油 美饰一下指甲，不宜涂抹彩色美饰一下指甲，不宜涂抹彩色 指甲油。指甲油。（2）规范的服饰）规范的服饰 男性：男性：应穿深色应穿深色(蓝、黑、灰、棕蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，的三件套或两件套西装，白色白色(或与西装同色系或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，衬衣、打素色或条纹领带，配深色袜子和黑色皮鞋。配深色袜子和黑色皮鞋。l除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、在商务谈判场

22、合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、恤衫、旅游鞋、旅游鞋、凉鞋等休闲服装出席。凉鞋等休闲服装出席。女性：女性：端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高连裤丝袜和黑色的高(中中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀跟鞋。与服饰配搭，适当点缀一两件首饰或胸针一两件首饰或胸针(花花)、丝巾等。、丝巾等。出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太露、太

23、短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。（3）文明得体的言谈举止）文明得体的言谈举止 说话说话 商务谈判人员要求说话表达准确，商务谈判人员要求说话表达准确，口齿清晰，言词有礼，要多用敬语口齿清晰，言词有礼，要多用敬语 和谦语，尽量采用委婉的表达方式。和谦语，尽量采用委婉的表达方式。商务谈判时，还要善于倾听对方的意商务谈判时，还要善于倾听对方的意 见，要求准确把握对方的意图。见，要求准确把握对方的意图。举止举止 出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：说话速度不宜

24、太快，说话速度不宜太快，涉外谈判时，涉外谈判时，更应照顾到翻译的方更应照顾到翻译的方便。便。说话的态度要友好、说话的态度要友好、和善，面带微笑，和善，面带微笑，以有助于促使问题以有助于促使问题的解的解 谈判过程中的礼仪谈判过程中的礼仪商务谈判过程中，自始至终都商务谈判过程中，自始至终都贯穿一定的礼仪规范贯穿一定的礼仪规范:主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈判地点，判地点，当客方人员到达时，主方人员在大楼门口当客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，迎候，亦可指定专人在大楼门口接引客人，亦可指定专人在大楼门口接引客人，主方主方人员只在谈判室门口迎人员只在

25、谈判室门口迎双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室，然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室，主方人员待客方人员落座后再坐下。主方人员待客方人员落座后再坐下。重要的谈判，在正式开始前，重要的谈判，在正式开始前，双方作简短致辞，互赠纪念双方作简短致辞，互赠纪念品，安排合影后再入座。品，安排合影后再入座。合影位置排列，通常主方主合影位置排列，通常主方主谈人居中，其右侧是客方主谈人居中，其右侧是客方主谈人，客方其余代表依次排谈人，客方其余代表依次排列，主方其余代表一般站在列，主方其余代表

26、一般站在两端。两端。双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；在谈判进行开谈判室；在谈判进行 中，双方要关闭所有的通讯工具中，双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音或调到静音)，人员也不要随便进出。，人员也不要随便进出。谈判中，主方应提供茶水、咖啡等饮料，服务人员添茶续谈判中，主方应提供茶水、咖啡等饮料，服务人员添茶续水要小心动作，可在休会或某一方密谈时进行。水要小心动作，可在休会或某一方密谈时进行。了解客方基本情况，收集有关信息了解客方基本情况，收集有关信息迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双

27、方人员互相握手致意，问候寒暄。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。谈判结束后，主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大 楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开。干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，开幕词和闭幕词、其他会议材料等。如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。头发：发型简单大方，长短适当，须的习惯，不准留胡子，应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，会议的规格有高档次、中档次和低档次。主方人员待客方人员落座后再坐下。洋葱、腐乳之类的食物，性质、议题、任务来确定与会人员。谈判过程中的礼仪明确会议所需

28、设备和工具出席商务谈判的仪表仪态要求谈判的顺利进行。以有助于促使问题的解谈判过程中的礼仪开幕词和闭幕词、其他会议材料等。谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需洋葱、腐乳之类的食物，会议的规格有高档次、中档次和低档次。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高(中)跟鞋。4、确定会议时间、会期具体时间、航班车次、对一些非原则性问题采 谈判结束后，主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大谈判结束后，主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大 楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开。楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开。如果安排了与谈判内容密切相关的参观考察活动，则应在如果安排了与谈判内容密切相关的参观考察活动，则应在参观点安排专门的接待人员，并悬挂欢迎性的标语横幅。参观点安排专门的接待人员，并悬挂欢迎性的标语横幅。