文件管理制度培训课件.ppt

1、文件管理制度文件管理制度培训培训二二00六年元月六年元月 目的目的使集团公司各级管理部门文件管理规范化，加强文件起草的准确性和文件执行的有效性。适用范围适用范围集团各部门、各大区、各实体、各子公司。文件的分类文件的分类集团公司各级文件主要包括：红头文件、规章制度、其它公文。红头文件红头文件董发文件：董事会的重大决定。总发文件：集团公司组织架构调整、相关人事任免，集团本部的重要通知、决定、决议等。规章制度规章制度管理制度：是公司管理系统的基本框架；是保证公司正常科研、生产及经营管理纲领性文件；它必须是跨部门的、全集团必须共同遵守与执行的。管理规定：是某一职能性工作的具体规则；它是以管理制度为依据

2、而制定的执行标准。实施细则：是针对管理制度及规定做出的具体操作办法及流程。红头文件下发权限红头文件下发权限董发文件：由董事长确认，总裁审批。总发文件：由总裁审批。规章制度下发权限规章制度下发权限其它文件形式其它文件形式其它公文形式主要有：MEMO、请示、报告、通知、通报、批复、决定、决议、函、会议纪要等。其它类公文其它类公文MEMO：对下级单位布置工作、阐明工 作活动的指导原则。请示：请上级指示和批准。报告：向上级汇报工作、反映情况。其它类公文其它类公文通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件。通报：表扬好人好事，批评错误，传达重

3、要情况以及需要下级各单位广泛知道的事项。其它类公文其它类公文批复：答复请示事项，用“批复”。决定：对某些问题或重大行动作出安 排。决议：经过会议讨论通过、要求贯彻执行的重大事项，用“决议”。其它类公文其它类公文函：平行的或不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题。会议纪要：传达会议议定事项和主要精神、要求有关单位共同遵守执行的，或者对重要会议内容需留作历史备查资料。其它类公文审批权限其它类公文审批权限集团公司及各部门、各实体、各大区、各子公司的各类MEMO、请示、报告、通知、通报、批复、决定、函、会议纪要等，由拟稿部门或单位的负责人审批。拟稿人的责任拟稿人的责任清楚地知道拟定相关文件的必要性

4、及迫切性；清楚地知道文件的格式符合本制度的要求；就文件内容涉及到的部门进行事前沟通。对未履行上述规定造成的不良后果承担责任。审核人的责任审核人的责任清楚地知道拟定相关文件的必要性及迫切性；清楚地知道拟定文件的替代文件；对文件的合理、合法性进行审核；明确界定文件的形式（制度、规定、细则）。对没有完成上述规定而造成相关制度无法有效执行承担责任。审批人的责任审批人的责任审批人需要认真审阅文件的内容，对文件进行全面的审批，并承担由此疏忽造成的影响及损失。文件的下发文件的下发红头文件统一由集团行政部下发。集团总部各部门规章制度（制度、规定、细则）统一由集团行政部下发。大区、实体及子公司规章制度（制度、规

5、定、细则）由本单位人力资源行政部下发。集团公司及各单位的其它类公文，由拟稿部门或单位下发。文件下发部门的责任文件下发部门的责任对文件格式把关，并对因格式不合要求或没有按时下发而造成相关影响承担责任。文件下发要求文件下发要求严格按照格式的要求进行；规章制度的下发需有独立的发文通知，重要的制度下发需组织专题培训及执行流程。发文通知及专题培训由规章制度的主办部门负责。红头文件格式红头文件格式格式：文件编号+正文+尾页底部。编号：骏丰董（总）发、年度和三位序数组成。正文：采用宋体四号字，统一使用红头文件纸并在落款处加盖公章。尾页底部由主题词、抄报单位、发至单位、印发日期、校对人、打印人及印发数量等组成

6、。文件编号：骏文件编号：骏丰董（总）发、丰董（总）发、年度和三位序年度和三位序数组成。数组成。正文：采用正文：采用宋体四号字宋体四号字尾页底部由尾页底部由主题词、抄主题词、抄报单位、发报单位、发至单位、印至单位、印发日期、校发日期、校对人、打印对人、打印人及印发数人及印发数量等组成。量等组成。统一使用红头文统一使用红头文件纸并在落款处件纸并在落款处加盖公章加盖公章。规章制度文件格式规章制度文件格式格式：首页表头+正文+页数组成。表头：右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。新旧制度对比新旧制度对比新文件格式在表头增加了制度的拟稿

7、人，这是老制度文件中没有的，需要大家一定注意。新增内容新增内容新增内新增内容容各单位各单位/部门代号部门代号修改单修改单位代号位代号新增部新增部门代号门代号规章制度格式的区别规章制度格式的区别管理制度、管理规定、实施细则的主要区别在于表头的右上角的不同注释右上角的不同注释，请仔细参照不同附表严格执行。制度、规定、细制度、规定、细则格式的区别则格式的区别制度、规定、细制度、规定、细则格式的区别则格式的区别正文解释正文解释正文：目的+适用范围+内容+附件目的：制定文件的原因及意义。适用范围：收文单位及执行对象。内容：文件具体内容。如遇电子版与原如遇电子版与原件内容不符，以审批人签名的原件为准。件内

8、容不符，以审批人签名的原件为准。若有不符，追究相关人员责任。附件：文件中提及的表格、流程图或其它。正文解释正文解释内容使用字体：宋体。使用字号：正文使用小四号字。行间距：1.5倍行距。新旧制度条款的编排序号对比新旧制度条款的编排序号对比新文新文件排件排序号序号旧文旧文件排件排序号序号其它公文格式其它公文格式统一采用公司规定的文件格式印发，文件编号与规章制度编号规则相同，即由部门代号+年度+三位序数组成。两个字中间两个字中间空一格空一格左右左右两端两端对齐对齐需注意需注意之处之处两个字中间两个字中间空一格空一格Logo、下划线、下划线、VI标识右对齐。标识右对齐。发文程序发文程序发文的程序为：拟

9、稿、审核、审批、打印、校对、签名、发文、归档等。集团集团总部各部门发文，要由行政部文印室统总部各部门发文，要由行政部文印室统一分配文号。一分配文号。大区、实体、子公司由人力资源行政部负责。集团各部门下发其它类文件，由各部门总监或分管领导审批后，本部门打印下发。收文单位的责任收文单位的责任收文单位的相关责任人对文件的落实、执行、保管、归档负责，并有及时向发文部门反馈文件落实情况、及对文件提出修改建议的义务。文件的阅批文件的阅批文件的批复：文件要及时阅批，急件必须当天批复；一般文件48小时内必须批复。文件的传阅：急件半小时内阅完，一般件4小时内阅完。文件的保管文件的保管规章制度、红头文件及其它重要公文的保管，集团公司为集团公司行政部，各单位为本单位的人力资源行政部。一般往来公文由各单位的职能部门负责人保管，定期移交归档。文件的废止文件的废止新修订文件下发后，被替代文件同时作废。收文单位在收到新修订文件后须及时将被替代文件销毁。附则附则违反本制度，按处罚管理制度相关条款进行处理。谢谢大家！谢谢大家！