Office办公软件培训课件-2.ppt

1、办公软件操作技巧办公软件操作技巧Excel沾益县宇恒水泥有限公司WordPowerPointExcel第一讲 EXCEL篇第一章EXCEL中综合性精华小技巧的应用 沾益县宇恒水泥有限公司空白单元格中输入空白单元格中输入50，选定此单元格，选择，选定此单元格，选择“编辑编辑”“复制复制”。选取想修改的单元格。选取想修改的单元格区域，例如从区域，例如从E2到到E150。然后选择：“编辑”“选择性粘贴”“加”运算“确定”最后删除空白单元格中输入的50。如何快速地批量修改数据？如何快速地批量修改数据？“选择性粘贴”命令的应用 沾益县宇恒水泥有限公司例如:你希望将批量数字取负 空单元格中输入“-1”，并

2、点击“编辑复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑选择性粘贴”选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘确定，所有数字将与-1相乘。亦可用该方法将数值缩小或放大任何倍数将批量数据完成一个处理结果将批量数据完成一个处理结果“选择性粘贴”命令的应用 沾益县宇恒水泥有限公司1问题在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事 答案在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了巧变文本为数字巧

3、变文本为数字 2“选择性粘贴”命令的应用 沾益县宇恒水泥有限公司快速输入数据小技巧快速输入数据小技巧1、快速输入前面带0的数字3、另有妙用的 号4、一次输入多个单元格以字符2、快速输入分数用“设置单元格格式”，把属性改为“文本”太慢啦！在带0的数字前加单引号如“001”即可“0 3/4”（注意：中间有一个空格）无空格结果是日期（3月4日）输入“3/4”该怎么办？在输入11位及以上数字，在数字前面加上一个英文状态下的“”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算按住Ctrl键，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如）

4、，然后按下“Ctrl+Enter”键，可将该文本同时输入上述选定的单元格中沾益县宇恒水泥有限公司快速输入特殊符号ALT+41420 ALT+41409 ALT+178 M ALT+179 M！必需使用小键盘输入数字沾益县宇恒水泥有限公司自动打开工作簿自动打开工作簿将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:Prograrn FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动都会自动打开相应工作簿打开相应工作簿沾益县宇恒水泥有限公司变为变为变为变为变为变为椭圆形Sh

5、ift在绘制线段及图形中的作用绘制线段及图形中的作用 直线圆形正方形矩形斜线 沾益县宇恒水泥有限公司若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错 问题问题点点查看查看Excel中相距较远的两列数据中相距较远的两列数据 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上指针便会变成双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，则工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据解解决决方法方法按住Shift键拖滚动条,数据列会快速滚动直到定位

6、你想要看的数据列 Excel中快速定位中快速定位 沾益县宇恒水泥有限公司鲜为人知的鲜为人知的EXCEL快捷键快捷键1、快速定位到单元格 按 F52、Ctrl*的功用根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域3、不同单元格中快速输入同一内容 Ctrl+entet4、右键拖动填充柄出现菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充 5、快速重复上一次操作 按 F4沾益县宇恒水泥有限公司数据的排序数据的排序 1、对数据清单进行排序2、创建自定义排序沾益县宇恒水泥有限公司如何设置输入信息的有效性 用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想

7、要对某些单元格中的信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步骤如下。选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。沾益县宇恒水泥有限公司切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。沾益县宇恒水泥有限公司单击 按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的信息有误沾益县宇恒水泥有限公司如何在同一个窗口中打开多个表格 当用户想要在同一窗口中看到两个或者多个表格，以便

8、进行数据比较和交换时，可以采用以下方法来实现。打开当前工作簿中的一个工作表，单击打开当前工作簿中的一个工作表，单击【窗口窗口】|【新建窗口新建窗口】菜菜单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础上建立的。单击上建立的。单击【窗口窗口】|【重排窗口重排窗口】菜单项弹出菜单项弹出【重排窗口重排窗口】对对话框，在话框，在【排列方式排列方式】组合框中选中组合框中选中【垂直排列垂直排列】复选框。复选框。沾益县宇恒水泥有限公司单击 按钮，此时工作表便以垂直排列形式显示出来，若想继续添加则重复上述操作即可。用户可以切换任意一个工作

9、簿中的工作表，以方便对照。沾益县宇恒水泥有限公司ABC如何导入外部数据 选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框中选择需要导入的文件。单击”打开”按钮弹出【文本导入向导3步骤之1】对话框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。D单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导3步骤之2】对话框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。沾益县宇恒水泥有限公司EFG沾益县宇恒水泥有限公司如何打印批注如何打印批注 如果用户需要打印工作表中的批注，则必须将批注显示出来，然后对其

10、进行打印。选择【文件】|【页面设置】菜单项，弹出【页面设置】对话框，切换到【工作表】选项卡中，然后在【批注】下拉列表中选择【如同工作表的显示】选项即可沾益县宇恒水泥有限公司如何将不相邻的列打印到相邻的位置上如何将不相邻的列打印到相邻的位置上 选中不需要打印的列，然后选择【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将其隐藏。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包含隐藏的列，然后执行选定区域的打印操作即可。沾益县宇恒水泥有限公司用用EXCEL做工资表头做工资表头 在工资汇总表里，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.)，想输出成工资条的形式。怎么做？先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选

11、项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。沾益县宇恒水泥有限公司Excel中双击格式刷的妙用中双击格式刷的妙用 提出问题:如何点选一次格式刷,实现多次应用答案:双击格式刷即可,不用时按”ESC”退出即可沾益县宇恒水泥有限公司首先在首先在Word中选中要复制的内容，然后单击中选中要复制的内容，然后单击“编辑编辑复制复制”命令，进入命令，进入Excel中，按住中，按住Shift键，单击键，单击“编辑编辑粘贴图片粘贴图片”命令，即命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片

12、上双击，还可进行文表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把字修改。利用这种方法也可以把“记事本记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。中。Word内容以图片形式插入到内容以图片形式插入到Excel 以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel沾益县宇恒水泥有限公司第二章 图表篇沾益县宇恒水泥有限公司图表背景的处理为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂我们可以利用辅助数据对其进行处理如下图示：沾益县宇恒水泥有限公司创建动态图表1、自动筛选的方法2、利用函数创建沾益县宇恒水泥有限公司绘制多斜线单元格 利用Excel“

13、边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线 该怎么做呢?“直线”-“绘图”绘制多斜线表头绘制多斜线表头 只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的!沾益县宇恒水泥有限公司快速创建图表通过一次按键创建一个通过一次按键创建一个Excel图表图表 这这是一个非常老套的是一个非常老套的Excel窍门。要想窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下你需

14、要绘制的数据并按下F11键。键。Excel将自动为你创建图表。另外，将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下在选好单元格后按下“Alt+F1”，你，你将得到相同的结果。将得到相同的结果。沾益县宇恒水泥有限公司数据透视表创建数据透视表编辑数据透视表沾益县宇恒水泥有限公司第三章 函数篇认识函数:函数Excel预先定义好的特殊公式SUM(number1,number2,.)公式用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式=SUM(E1:H1)*A1+26沾益县宇恒水泥有限公司查找引用函数简介第一章函数学习目录学习目录基础概念认识单元格引用认识数组常用引用函数OFFSET函数INDEX函数函数综合应

15、用沾益县宇恒水泥有限公司基础概念引用认识工作表区域单元格引用方式相对引用、绝对引用入混合引用单元格引用的分类一维引用：A1：A10、A2：G2二维引用：A1：C5三维引用：sheel1:sheel3!A1沾益县宇恒水泥有限公司基础概念数组数组的概念数组的概念由文本、数值、日期、逻辑值等元素组成的集合常量数组和内存数组数组的分类数组的分类一维数组：行数组，列数组1，2，3“A”；“B”；“C”二维数组：多行多列数组0，“差”；60，“中”；80，“良”；90，“优”内存数组内存数组沾益县宇恒水泥有限公司引用函数语法介绍OFFSET 函数中文解释函数中文解释:偏移量偏移量将源引用根据指定的行、列偏

16、移来产生新的单元格引用OFFSET函数语法OFFSET（基点，行数，列数，高度，宽度）函数特征函数特征“引用基点”只能是单元格引用而不能是数组高度，宽度用于指定目标单元格尺寸大小，如不指定则目标单元格与源引用相同高度，宽度允许用户使用负数来表示表示参数 （左负右正，上负下正）演示演示沾益县宇恒水泥有限公司实例应用之求平均值演示沾益县宇恒水泥有限公司INDEX函数语法:INDEX(数据表,行号,列号,区域序号)说明:1、数据表为引用时，结果返回为单元格引用 2、当数据表使用联合区域时，还可以通过区域号返回子区域 3、INDEX（数组，行号，列号）4、数据表为数组时，结果返回为数组中的具体值注意事

17、项：1、通常情况下，行号、列号参数不支持使用数组INDEX中文释意:索引 沾益县宇恒水泥有限公司MATCH函数简介定位函数MATCH 中文释意:相配匹配MATCH（查找值，查找范围，匹配条件匹配条件有三个参数，-1=降序排列，0=无序排列，1=升序排列比起VLOOKUP它可以实现从右向左查找沾益县宇恒水泥有限公司用Sheet1的D8单元格的内容乘以40，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表 将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中 则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D840Sheet2!B86

18、0。跨表操作数据跨表操作数据 沾益县宇恒水泥有限公司查找函数LOOKUPLOOKUP（查找值，查找范围，目标范围）通常情况下，查找范围的首列或首行要求升序排列VLOOKUPVLOOKUP（查找值，数据表，列序号，匹配条件）可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精确查找，支持无序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列支持通配符进行查找沾益县宇恒水泥有限公司统计函数 单元格引用单元格引用方式：单元格引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用相对引用、绝对引用、混合引用使用使用“$”号来锁定引用号来锁定引用“F4”变相对引用为绝对引用变相对引用为绝对引用”F9”定义一个区域为数组定义一个区域为数组引用

19、实例引用实例相对引用相对引用:A1、B5绝对引用：绝对引用：$A$5、$C$2混合引用：混合引用：$A2、D$1沾益县宇恒水泥有限公司字段截取与计算函数MID(text,start_num,num_chars)Fluid Flow公式说明公式说明=MID(A2,1,5)上面字符串中的 5 个字符，从第一个字符开始(Fluid)=MID(A2,7,20)上面字符串中的 20 个字符，从第七个字符开始(Flow)=MID(A2,20,5)因为要提取的第一个字符的位置大于字符串的长度，所以返回空文本()LEFT(text,num_chars)LEN(text)计算返回文本字符串中的字符数 沾益县宇恒

20、水泥有限公司求求中值中值 1、在工作表中输入如下图所示的数据。2、在单元格C4中输入“=MEDIAN(A1:A7)”数学中数据的处理函数释意:MEDIAN是”中央的”,数学中叫它为:中线、中值沾益县宇恒水泥有限公司将阿拉伯数字转换为罗马数字将阿拉伯数字转换为罗马数字 在工作表中输入如下图所示的数据。在单元格C4中输入公式“=ROMAN(B1)”然后利用自动填充功能将此公式填充至单元格D2中，此时即可得出结果。函数释意:ROMAN之意“罗马字体之意，亦可说是罗马人沾益县宇恒水泥有限公司计算两个日期之间的年数计算两个日期之间的年数 分别在单元格中输入起始日期和终止日期。12在单元格C2中输入公式“

21、=YEAR(B2)-YEAR(A2)”沾益县宇恒水泥有限公司3选中单元格C2，在弹出的右键快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，在弹出的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【常规】选项。4点“确定”得出结果沾益县宇恒水泥有限公司如何通过函数合并字符如何通过函数合并字符 如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通过函数来实现。如要将下面的姓和名合并，具体的操作步骤如下。选中单元格C30，在编辑栏中输入“A30&B30”。按下【Enter】键后单元格C30中填充上“李小炜”。沾益县宇恒水泥有限公司本讲小本讲小结结沾益县宇恒水泥有限公司第二讲 WORD篇本篇

22、我们针对已经能对WORD进行操作和应用的用户所编写的课程,来学习WORD的一些精华技巧希望在大家工作过程中提升工作效率沾益县宇恒水泥有限公司 Word中提供了快速多次复制格式的方法，双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。提示：在WORD中，不仅格式刷，还有绘图功能（线、箭头、框等）都能采用双击图标而连续使用。1、连续使用格式刷沾益县宇恒水泥有限公司2 2、快速显示文档中的图片、快速显示文档中的图片如果一篇Word文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有

23、插入的图片都会快速显示出来了。沾益县宇恒水泥有限公司3 3、给图片注解文字、给图片注解文字 选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题注窗口；然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”；最后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定”按钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。沾益县宇恒水泥有限公司4 4、制作水印、制作水印Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。在Word菜单栏点击“格式”“背景”“水印”。在“水印”对话框中选择“文字水印”，然后在“文字”栏选择合

24、适的字句，或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”，然后找到要作为水印图案的图片。最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。沾益县宇恒水泥有限公司5 5、轻松统计文档字数、轻松统计文档字数打开Word文档，然后依次点击“工具字数统计”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标签，然后点击“高级”按钮，这时也可以看到该文档的详细统计信息。沾益县宇恒水泥有限公司6 6、自动更正错误词组、自动更正错误词组可以通过Word2003自动更正写错的词组。比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”，依次点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自动更正”窗口中

25、选择“自动更正”标签项，在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”，然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，Word就会自动更正为“为虎作伥”。用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的Word识别词组能力更强、更智能化。沾益县宇恒水泥有限公司 选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。7、快速打印多页表格标题、快速打印多页表格标题沾益县宇恒水泥有限公司 虽然Word中的自动编号功能较强大，但有时

26、不想用它时，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号：(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；(2)选择“工具”“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。8、快速取消自动编号、快速取消自动编号沾益县宇恒水泥有限公司 写论文时，常常用到英文大小写转换，十分不便。使用自动更正可以轻易解决这个问题。（1）菜单“工具”栏点击“自动更正选项”。9、巧用自动更正、巧用自动更正沾益县宇恒水泥有限公司1.问:WO

27、RD 里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同 答:分节,每节可以设置不同的页眉.文件页面设置版式页眉和页脚首页不同、奇偶页不同2.问:请问word 中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部改 答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按一下同前钮,再做的改动就不影响前面的了.简言之,分节符使得它们独立了.这个工具栏上的同前按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出同前两个字来10、页眉页脚的应用、页眉页脚的应用沾益县宇恒水泥有限公司7.问:WORD 页眉自动出现一根直线,请问怎么处理 答:格式从页眉改

28、为清除格式,就在格式快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头,格式-边框和底纹-设置选无 8.问:页眉一般是-,上面写上题目或者其它,想做的是把这根线变为双线,WORD 中修改页眉的那根线怎么改成双线的 答:按以下步骤操作去做:选中页眉的文字,包括最后面的箭头格式-边框和底纹选线性为双线的在预览里,点击左下小方块,预览的图形会出现双线确定上面和下面自己可以设置,点击在预览周围的四个小方块,页眉线就可以在不同的位置 沾益县宇恒水泥有限公司12.问:怎样微调WORD 表格线 WORD 表格上下竖线不能对齐,用鼠标拖动其中一条线,可是一拖就跑老远,想微调表格竖线让上下对齐,请问该怎么办答:选定上下两个单

29、元格,然后指定其宽度就可以对齐了,再怎么拉都行press“Alt”,打开绘图,其中有个调整坐标线,单击,将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可.打开绘图,然后在左下脚的绘图网格里设置,把水平和垂直间距设置得最小.16.问:Word 里怎么自动生成目录啊答:用“格式样式和格式”编辑文章中的小标题,然后插入-索引和目录 沾益县宇恒水泥有限公司其它操作技巧11.问:WORD 中的表格一复制粘贴到PPT 中就散掉了,怎么把WORD 里面的表格原样粘贴到PPT 中 答:比较好的方法是:先把表格单独存为一WORD 文件,然后插入-对象,选由文件创建,然后选中上面的WORD 文件,确定;2)还可以先把表格

30、copy 到excel 中,然后copy 到PPT 中,这个也是比较好的办法;12.问:有没有办法将PPT 的文字拷入WORD 里面 答:另存就可以了.只要以.rtf 格式另存即可 13.问:Word 里面如何不显示回车换行符 答:把视图-显示段落标记的勾去掉或工具-选项-视图-段落标记沾益县宇恒水泥有限公司14.问:Word 中发现空格都是小圆点,是怎么回事情 每输入一个空格就出现一 个小圆点,怎么把它消除掉啊 这个空格会打印出来吗答:不会打印出来,如果想不显示:工具-选项-视图格式标记中前面的勾去掉即可 沾益县宇恒水泥有限公司答:插入文本框,将版式设成悬浮在WORD 的绘图工具里面有个自选

31、图形,找到你要的括号,直接在页面上画就可以了.可以移动,大小也可以改.然后把他挪到文字边上,即可.一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调.如果你在经济学的边缘上觉得经常需要对这些文字编辑,怕图形错位的话,可以将需要的文字打在一 个文本框里,记得将文本框设置成透明无色的(这样就看不见文本框了),然后将文本框和你的括号(或其他符号)组合成一个图形,就万无一失了 15.问:如何向WORD 中的图片添加文本 想在图片上输入一些说明文字沾益县宇恒水泥有限公司16.问:如何解决word 说磁盘已满不让保存的问题 答:有时候,当要保存一个 文件时,Word 会弹出一个对话框说是磁盘空间已满,无法保存文件

32、,可实际 上磁盘上空间还很大.这是非常令人恼火的一件事情.这一信息最常见的原 因是Temp 文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限.这 时的解决方法很简单:将Windows临时文件删除.沾益县宇恒水泥有限公司如 果此时还不能正确保存文档,可以采取以下的方法,步骤如下:(l)按Ctr l+A 选定整个文档.(2)按Ctrl+C 将整个文档复制到内存中.(3)关闭 Word 程序.此时系统会提示:您将大量文本放在了剪贴板中,是否希 望在退出Word 后这些文本仍可用于其他程序.(4)选择【是】按钮.(5)重新打开Word 程序.(6)按Ctrl+V,将复制下来的文本粘贴到新文件中.

33、注意:在删除临时文件时,可能会出现一个对话框,提示不能删除正在使用 的文件.这是因为Windows 运行的时候,需要不断地用到一些临时文件.因 而,在人工删除临时文件时,试着在开始时只删除几个文件,然后对桌面上的回收站进行清空.否则可能无法删除所有选择的文件.沾益县宇恒水泥有限公司最后一招最后一招 Word 里按里按Alt 拖鼠标是可以选列的拖鼠标是可以选列的!沾益县宇恒水泥有限公司本讲小本讲小结结沾益县宇恒水泥有限公司第三讲 POWERPOINT 篇沾益县宇恒水泥有限公司打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿单击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型”列表中，选择“PowerPoint放映”该幻

34、灯片放映文件将保存为扩展名为.pps的文件。在完成放映后,PowerPoint将自动关闭并返回到桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，可以通过文件菜单中的打开命令打开该文件。沾益县宇恒水泥有限公司添加图片的PPt文件会变得非常大。你可以手动压缩这些图片，但还有一个更简单的方法:让PowerPoint为你自动完成这些工作。单击“图片”-“压缩图片”按钮。如果你看不到图片工具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文档中的所有图片”按钮，更改分辨率下面，选择你要使用:Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小，选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确

35、定”。（注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。这个技巧同样适用于Word）沾益县宇恒水泥有限公司以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多张幻灯片:单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键，直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果，单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻灯片将使用完全相同的效果。沾益县宇恒水泥有限公司4、使用PowerPoint制作相册沾益县宇恒水泥有限公司在“插入图片来自”下面，单击“文件/磁盘”，定

36、位包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘，选中图片然后“插入”，重复第二步以向相册中添加所需的图片。或者按住Ctrl键一次把它们都添加进去。接下来，指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话框，回到编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，你就可以和你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了。（注意:相册是PowerPoint 2002以后版本的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。）沾益县宇恒水泥有限公司 打开PowerPoint，单击“视图工具栏控件工具箱”命令，打开ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有

37、一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上已安装的ActiveX控制的清单，选中“Shokewave Flash Object”选项后光标将变成十字形。用十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置。右击该空间窗口。在弹出的菜单里的选择“属性”项，在Flash的页面属性对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路径。沾益县宇恒水泥有限公司如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法:在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以对一张幻灯片进行重新

38、着色;如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是:同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。沾益县宇恒水泥有限公司使用PPT时，往往需要与其他程序窗口的数据配合以增强演示的效果，我们惯用方式:单击“幻灯片放映”-“观看放映”，用“AltTab”或“AltEsc”组合键与其他窗口切换实现另有高招:打开演示文稿:按住Alt键不放，依次按下

39、“D”、“V”键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小，非常方便。沾益县宇恒水泥有限公司PowerPoint新引入的“图表”命令使得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单。像幻灯片中的其他部件那样，图表元素可以移动和改变大小。单击“插入图表”命令，就可以在当前页码中插入一个默认图表，如果想改变图表的样式，可以单击“图表图表类型”命令在弹出的窗口选择相应的类型即可。沾益县宇恒水泥有限公司在PowerPoint中如果想执行同一动作，比如重复修改字体、字型号等，这时按F4键可轻松实现。沾益县宇恒水

40、泥有限公司如果要在一张图片中加入文字说明，可将图片先放到PowerPoint中，然后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。具体操作如下:单击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型”框中选择图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后单击“确定”，这时可选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。沾益县宇恒水泥有限公司为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按“Ctrl+C”复制，然后换一页，按“Ctrl+V”粘贴就行了，并且以前设

41、置好的动作在其它页面同样有效，这样就简单多了。利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。沾益县宇恒水泥有限公司在PowerPoint中，每次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便。其实可以先在Word中将所有内容按一定样式输入，再将它发送给PowerPoint。具体方法是:在Word中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送”，再单击“Microsoft PowerPoint”。每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题;每个标题2样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。沾益县宇恒水泥有限公司以下是一些简化幻灯片放映操作的方法:进到下一张幻灯片:N、Enter、PageDown、

42、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标）退到上一张幻灯片:P、PageUp、左箭头、上箭头、空格键 终止幻灯片放映:Esc或“-”键 停止或重新开始自动幻灯片放映:S或“+”键进到第n张幻灯片:“数字n+回车键”显示黑屏，或从黑屏返回到幻灯片放映:B或“.”键 显示白屏，或从白屏返回到幻灯片放映:W或“,”隐藏鼠标指针:“Ctrl+H”显示指针:“Ctrl+A”返回到第一张幻灯片:同时按住鼠标左右键2秒钟沾益县宇恒水泥有限公司14、更改新演示文稿的默认设计当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，PowerPoint 将会显示一个使用默认的设计幻灯片。其实，完全可以更改这个设计以使它总是包括一些常用

43、元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这些内容了，带来很多方便：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。然后选择“视图”“母版”“幻灯片母版”。接着，在母版上进行更改了。改后单击“关闭母版视图”。最后，选择“文件”“另存为”。在“保存类型”框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入“blank”，再单击“保存”。关闭模板小提示必须要注意，如果想要将 blank.pot 作为默认设计，必须将它保存在“另存为”对话框的默认路径下。而且必须将模板命名为“blank.pot”。沾益县宇恒水泥有限公司设置默认模板如果更改了默认的“空白”设计模板，却又希望重新将原始默认设计应用于演示文稿。可以这样操作：首先打开要应用默认设计的演示文稿，再单击工具栏上的“设计”按钮，在“可供使用”之下，单击第一项“默认设计模板”即可。如果希望对所有新演示文稿都应用原始默认设计，可以重命名blank.pot文件或删除它沾益县宇恒水泥有限公司