会议组织和管理课件.ppt

1、会议组织与管理会议组织与管理会议管理会议管理1.拟订会议筹备方案；2.督查会务的筹备情况；3.审核会议文件；4.与上司沟通会议的有关事宜；5.拟订会议的应急方案；6.提示会议按计划进行；7.监督会议经费的使用；8.处理会中突发事件；9.对会议进行总结；10.评估会议工作。会议的要素会议的要素1、会议筹备方案的主要内容（框架）（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿

2、和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行1、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。施。2、安排会议议题的原则：、安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则3、会议议题的作用：、会议议题的作用：A、体现会议目标，为会议目标服务、体

3、现会议目标，为会议目标服务B、引导和制约会议的发言、引导和制约会议的发言 注意注意 事项事项知识点知识点会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议根据议程主持会议知识点知识点1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程）按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2）宣布议程）宣布议程3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣

4、读或修正上次会议记录报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录4）尽量将同类性质的问题排列在一起）尽量将同类性质的问题排列在一起5）保密性较强的议题，一般放在后面）保密性较强的议题，一般放在后面1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不能变更不能变更2）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施3）提前分发会议议题，以便与会者及时准备）提前分发会议议题，以便与会者及时准备注注意意事事项项议程表议程表设计注设计注意事项意事项实战演练：会议议程（错误）实战演练：会议议程（错误）3、安排会议日程、安排会议日程会议日程：根据议程逐

5、日做出的具体安排，是会议全会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。程各项活动和与会者安排个人时间的依据。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。会议的议题具体化。日程表一般包括以下日程表一般包括以下6项：项：时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人1、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到变化，

6、可适当调整到变化，可适当调整2、日程表的内容必须与议程表吻合、日程表的内容必须与议程表吻合3、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才实施导审核批准后才实施日程表日程表编制注编制注意事项意事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -成立成立TEAMTEAM组组会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报常汇报三、确定会议场所的程序三、确定会议场所的程序会议目的与形态会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地列出选择会议场地的需求清单

7、，确定会议场地 确认会议地点确认会议地点 签订书面合同签订书面合同三、会议选址以上是行政总监留给其秘书以上是行政总监留给其秘书的便条，请你帮他考虑一下的便条，请你帮他考虑一下选择会址的要求选择会址的要求（1）交通便利：方便上司和与会）交通便利：方便上司和与会者前往。者前往。（2）会场的大小与会议内容、规）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。模、主题相符。（3）尽量避开闹市区，保证不受）尽量避开闹市区，保证不受干扰。干扰。（4）应考虑有无停车场。）应考虑有无停车场。（5）场地租借的成本必须合理。）场地租借的成本必须合理。会议室空间的要求会议室空间的要求1）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一

8、）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一般般30平米，中型会议室以平米，中型会议室以60平米；大型会议平米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于室要求空间开阔，一般净高不低于4米米2）会议室的空间密度：在空间布局上伸展自如，）会议室的空间密度：在空间布局上伸展自如，能够根据需要迅速随意组合能够根据需要迅速随意组合3）个人应有）个人应有2平方至平方至3平方左右的活动空间平方左右的活动空间会议室的设备要求会议室的设备要求1）通风空调设备）通风空调设备2）采光设施）采光设施3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译）多媒体演示系统、音响设备、同声传译4）其它：餐饮、客房、娱乐设施）其它：餐饮、客房、娱

9、乐设施对会议地点的确认：对会议地点的确认：1、检查会议室或场地、检查会议室或场地2、随意抽查一个房间，检查房内设施、随意抽查一个房间，检查房内设施3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤4、检查膳食供应、检查膳食供应5、检查报务项目、营业时间、检查报务项目、营业时间6、了解停车设施、了解停车设施 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 1、会议日期会议日期2、住房标准及费用住房标准及费用3、场地安排及费用场地安排及费用4、餐饮及费用餐饮及费用5、甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、结算等结

10、算等起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项五、五、会场布置的要求会场布置的要求五、五、会场布置和座次安排会场布置和座次安排整体要求：整体要求：1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。氛，并考虑会议的性质、规格、规模。2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围；造出和谐的氛围；3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的方便；进退场的方便；4、小型会场要注意集中和方便、小型会场要注意集中和方便风光公司最近获得了省

11、里授予的百强企业称号，风光公司最近获得了省里授予的百强企业称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。受表彰的人员。钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？五、五、主席台布置和座次安排主席台布置和座次安排思考：思考：1、工作会议，主席台布置色彩基调？、工作会议，主席台

12、布置色彩基调？蓝色、绿色蓝色、绿色2、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？红色、粉色红色、粉色3、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？座谈会、日常工作会议座谈会、日常工作会议五、五、会场布置的要求会场布置的要求1、确定会议台形、确定会议台形2、合理摆放桌椅、合理摆放桌椅3、布置附属性设备：、布置附属性设备：1）音响、）音响、2）声像（立体电视、激光、全息电）声像（立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑投影）影、组合录像、电脑投影）3）其他布置（温湿）其他布置（温湿度、照明、通风、电源插座等）度、照明、通风、电

13、源插座等）4）布置装饰）布置装饰（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等)五、五、主席台布置的要求主席台布置的要求五、五、主席台布置的要求主席台布置的要求主席台有谁坐？主席台有谁坐？主办方负责人、贵宾、主席团成员主办方负责人、贵宾、主席团成员如何坐？如何坐？五、五、主席台布置的要求主席台布置的要求五、五、主席台座次的要求主席台座次的要求1、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居侧。居侧。2、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可、

14、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可按职务顺序就座按职务顺序就座3、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。4、主席台每个座位左侧放置姓名台签。、主席台每个座位左侧放置姓名台签。会场其他人的座次安排会场其他人的座次安排1、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。2、中大型会议的座次安排：、中大型会议的座次安排：1）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右排列）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右

15、排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、职位低者居后。职位低者居后。3）左后排列法：）左后排列法：会场布置和座次划分会场布置和座次划分在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者顺利找到自己座位，可对会场分片划区顺利找到自己座位，可对会场分片划区1、根据会场整体布局，分出、根据会场整体布局，分出ABCD等区域；等区域；2、按照场内座位排

16、号分区，每个单位各占几排，、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排，3、正式代表居前，列席代表居后、正式代表居前，列席代表居后4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。会议台形选择会议台形选择会议台形选择较大型会场会议台形选择较大型会场大、小方型台型适合：大型代表会大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议议、纪念性会议、布置工作会议 根据会议的类型，安排选择会议的台形：会议台形选择会议台形选择大、小方型台型适合：大型代表会大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议议、纪念性会议、布置工作会议主席台座次安排依职务高低和选举

17、结果会议主持人的位次：前排的边座或按职务顺序主席台座次的审核主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）思考思考秘书理论研讨会，需要秘书理论研讨会，需要制发哪些会议证件？制发哪些会议证件？会议正式证件会议正式证件 旁听证旁听证会议工作证件会议工作证件 代表证代表证与会者不仅能参加会议且有与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。表决权、选举权。列席证列席证能够到会旁听但无表决权。能够到会旁听但无表决权。工作证工作证大会的工作人员，在会议期大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。间出入行走有一定的限制。记者证记者证负责

18、大会采访、报道的新闻负责大会采访、报道的新闻媒体人员。媒体人员。来宾证来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾。表明是被主办方邀请的嘉宾。会议证件的作用会议证件的作用 证明身份证明身份 保证会议安全，控制人员出入保证会议安全，控制人员出入 统计到会人数统计到会人数 维持会议程序维持会议程序思考思考以秘书理论研讨会为例，以秘书理论研讨会为例，思考一下，会前需要准思考一下，会前需要准备哪些用品？备哪些用品？会议信息的分类会议信息的分类：会议信息的分类：1）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间2）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、

19、会议纪要、公报、）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、会议纪要、公报、简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。3）会议议题性信息：需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决）会议议题性信息：需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决的问题。的问题。4）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等5）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报、合）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报

20、、合同、备忘录、声明、宣言等同、备忘录、声明、宣言等4、会议信息的传递会议信息的分类：会议信息的分类：6）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等7）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会议。事迹报告、学术论文、经验介绍议。事迹报告、学术论文、经验介绍8）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收集的背景资料。调）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收

21、集的背景资料。调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等9）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿 会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品品（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。设备。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判

22、会议、庆典会议、展览会所需的特殊用谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。品和设备。会议所需用品和设备的准备方法：事先要制会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。名称、数量和价格。会议用品的准备 会议用品 桌、椅、黑板、荧屏、暗幕、电子布告板、麦克风、扩音器等。视听机器 录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备等。文具及其他用品 粉笔、彩色笔、订书机、纸、纸夹、文件夹、透明胶带、图钉、笔记用具、录音带、电脑软盘、指示棒、姓名牌、烟灰缸等。投票箱、仪仗队、鲜花1、检查空调，做好开机准

23、备，一般在会议前、检查空调，做好开机准备，一般在会议前两小时开机预热或预冷两小时开机预热或预冷2、检查好灯光、扩音设备、检查好灯光、扩音设备3、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张4、摆放好姓名牌、摆放好姓名牌5、每个座位前摆放纸笔、每个座位前摆放纸笔6、电脑投影仪、屏幕、录音设备、电脑投影仪、屏幕、录音设备7、投票箱、订数投备、奖品、投票箱、订数投备、奖品8、茶水饮料茶水饮料9、电视、电话会议，要检查线路等、电视、电话会议，要检查线路等思考思考会议文件准备好后，该如会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为学

24、院团学换届选举大会为例，说明其方法。例，说明其方法。七七 会场检查会场检查七七 会场检查会场检查见会议检查表（见会议检查表（EXCEL）七七 会场检查会场检查听取会议筹备人员的汇报听取会议筹备人员的汇报会前现场检查会前现场检查七七 会场检查的形式会场检查的形式第一，书面形式；第一，书面形式；第二，口头形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。第三，协调会形式。1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为(2)出现问题时负责解决的会议工作人员 2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可

25、以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。3.会议应急方案特点:1）有的放矢；2）预防为主；3）留有余地。4.会议应急方案实施的原则:1）思想上充分重视；2）在人、财、物方面要措施到位；3）在实施的过程中要坚持定期检查。5.处理会议突发事件的方法:1）处理人员问题；2）处理场地问题；3）处理设备问题；4）处理资料问题；5）处理健康与安全问题；6）处理行为问题1、会议文件资料的收集整理、立卷归、会议文件资料的收集整理、立卷归档档2、会议纪要的整理印发、会议纪要的整理印发3、会议经费的结算、会议经费的结算4、会议决议事项的检查催办、会议决议事项的检查催办会议决定事项传达催办登记表会议决定事项传达催办登记表会议催办方式：发文催办、电话催办、派员催办会议催办方式：发文催办、电话催办、派员催办 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会后的总会后的总结和决算结和决算