第02章信息管理的整体流程课件.ppt

1、u本章从微观层次介绍信息管理的整体流程，本章从微观层次介绍信息管理的整体流程，包括信息需求、信息采集、信息加工、信包括信息需求、信息采集、信息加工、信息存储、信息检索、信息传输、信息利用息存储、信息检索、信息传输、信息利用和信息反馈等一系列环节。对于这些不同和信息反馈等一系列环节。对于这些不同的环节，本章详细介绍了各个环节的含义、的环节，本章详细介绍了各个环节的含义、作用、要求、原则、方法、工具以及注意作用、要求、原则、方法、工具以及注意事项等，这些知识的学习对于读者从整体事项等，这些知识的学习对于读者从整体上了解信息管理总体过程将起到非常重要上了解信息管理总体过程将起到非常重要的作用。的作用

2、。u通过本章的学习，读者应该对信息管理活通过本章的学习，读者应该对信息管理活动的整体流程有一个明晰、全面的认识。动的整体流程有一个明晰、全面的认识。通过本章的学习，读者应该能够：通过本章的学习，读者应该能够：熟悉信息管理活动的整体流程熟悉信息管理活动的整体流程 了解典型人员信息需求的特点了解典型人员信息需求的特点 理解信息采集环节任务和原则理解信息采集环节任务和原则 掌握各类信息源的类型和特点掌握各类信息源的类型和特点 熟悉信息采集的途径和方法熟悉信息采集的途径和方法 理解信息加工的含义和内容理解信息加工的含义和内容 了解信息的筛选、分类和编码了解信息的筛选、分类和编码 了解信息的存储、检索和

3、传输了解信息的存储、检索和传输 理解信息利用与信息反馈的方式理解信息利用与信息反馈的方式2.1信息管理信息管理工作流程概述工作流程概述2.2信息需求信息需求2.3信息采集信息采集2.4信息加工信息加工2.5信息存储信息存储2.6信息检索信息检索2.7信息传输信息传输2.8信息利用信息利用2.9信息反馈信息反馈2.2.1信息需求的概念1.信息需求的含义信息需求的含义n在人类社会生活中，人们会产生各种各样的需求，如生理上的需求、安全上的需求、社交需求、求知需求、自我实现需求等。n信息需求也是人类诸多需求中的一种。n所谓信息需求，是指人们在从事各种社会活动的过程中，为了解决不确定性的问题所产生的对信

4、息获取方面的一种需求，它包括对信息主体的需求，对信息检索工具，对信息系统的需求以及对信息服务的需求。按照不同划分标准，信息需求可以分为如下按照不同划分标准，信息需求可以分为如下一些不同的类型。一些不同的类型。（1）按信息需求是否被表达和被认识到，信）按信息需求是否被表达和被认识到，信息需求可分为现实信息需求、潜在信息需息需求可分为现实信息需求、潜在信息需求和未知信息需求。求和未知信息需求。（2）按信息用户的不同，可将用户信息需求）按信息用户的不同，可将用户信息需求分为个人信息需求和组织信息需求。分为个人信息需求和组织信息需求。（3）按照人员的不同层次，可以划分为高层）按照人员的不同层次，可以划

5、分为高层人员信息需求、中层人员信息需求和基层人员信息需求、中层人员信息需求和基层人员信息需求。人员信息需求。1信息需求的信息需求的广泛性广泛性2信息需求的信息需求的社会性社会性3信息需求的信息需求的发展性发展性4信息需求的信息需求的多样性多样性5信息需求的信息需求的马太效应马太效应1科学研究人员的信息需求科学研究人员的信息需求2管理决策人员的信息需求管理决策人员的信息需求3工程技术人员的信息需求工程技术人员的信息需求4市场营销人员的信息需求市场营销人员的信息需求科学研究人员的任务是认识和揭示自然界、科学研究人员的任务是认识和揭示自然界、人类社会和人类思维的规律性，进行知识人类社会和人类思维的规

6、律性，进行知识创新，扩充知识体系，主要解决创新，扩充知识体系，主要解决“是什么是什么”和和“为什么为什么”的问题。其工作性质决定的问题。其工作性质决定其信息需求具有如下特点：其信息需求具有如下特点：（1）专业性和综合性。）专业性和综合性。（2）原始性和工具性。）原始性和工具性。（3）连续性和系统性。）连续性和系统性。（4）可行性和方便性。）可行性和方便性。p管理决策人员是在各级各类组织结构中负责战略规管理决策人员是在各级各类组织结构中负责战略规划、组织、指挥、协调等工作的领导。他们在各自划、组织、指挥、协调等工作的领导。他们在各自的岗位上以独立的方式从事复杂的决策活动，主要的岗位上以独立的方式

7、从事复杂的决策活动，主要解决解决“做什么做什么”的问题。的问题。p管理决策工作的性质决定了管理决策人员的信息需管理决策工作的性质决定了管理决策人员的信息需求具有以下特点：求具有以下特点：（1）全面性和战略性。）全面性和战略性。（2）准确性。）准确性。（3）针对性。）针对性。p工程技术人员是指在各种各样的技术开发和生产工程技术人员是指在各种各样的技术开发和生产活动中从事发明、设计、实验、监控等工作的工活动中从事发明、设计、实验、监控等工作的工程师。他们的任务是根据社会需要进行技术创新程师。他们的任务是根据社会需要进行技术创新，开发新产品，设计新工艺，创造新工具，把科，开发新产品，设计新工艺，创造

8、新工具，把科研成果转化为现实的生产力，主要解决研成果转化为现实的生产力，主要解决“怎么做怎么做”的问题。的问题。p工程技术人员的工作性质决定了他们的信息需求工程技术人员的工作性质决定了他们的信息需求具有如下特点：具有如下特点：（1）专业性和综合性。）专业性和综合性。（2）实用性和具体性。）实用性和具体性。（3）及时性和经济性。）及时性和经济性。p市场营销人员是指在市场经济活动中从事市场开拓、市场营销人员是指在市场经济活动中从事市场开拓、产品销售、客户支持等工作的业务营销人员。产品销售、客户支持等工作的业务营销人员。p随着市场经济的发展，市场营销人员在社会活动中地随着市场经济的发展，市场营销人员

9、在社会活动中地位和作用日益突出，他们的信息需求也迅猛增长，其位和作用日益突出，他们的信息需求也迅猛增长，其工作性质决定了其信息需求具有如下几个特点：工作性质决定了其信息需求具有如下几个特点：（1）广泛性。）广泛性。（2）及时性和针对性。）及时性和针对性。（3）技术性。）技术性。u信息采集是根据信息用户的需求，用科学信息采集是根据信息用户的需求，用科学的方法采集、检索和获取特定信息的活动的方法采集、检索和获取特定信息的活动过程。过程。u本节主要讨论信息采集的任务、原则、对本节主要讨论信息采集的任务、原则、对象、过程、途径与方法。象、过程、途径与方法。n信息采集是根据特定目的和要求，将分散信息采集

10、是根据特定目的和要求，将分散蕴涵在不同时空域的有关信息采掘和积累蕴涵在不同时空域的有关信息采掘和积累起来的过程，它是使信息得以充分开发和起来的过程，它是使信息得以充分开发和利用的基础。利用的基础。n没有信息的采集，信息产品开发就成了无没有信息的采集，信息产品开发就成了无米之炊，没有准确及时、先进可靠的信息米之炊，没有准确及时、先进可靠的信息采集工作，信息的开发质量也得不到保障。采集工作，信息的开发质量也得不到保障。n因此，信息采集工作的好坏，对整个信息因此，信息采集工作的好坏，对整个信息管理过程的成功与否将产生决定的影响。管理过程的成功与否将产生决定的影响。1信息源的含义信息源的含义n所谓信息

11、源，就是信息发出的源头，又叫所谓信息源，就是信息发出的源头，又叫信息来源，是指能够产生、持有或载有各信息来源，是指能够产生、持有或载有各种信息并能通过一定手段加以传递的任何种信息并能通过一定手段加以传递的任何事物。人们在科研活动、生产经营活动、事物。人们在科研活动、生产经营活动、文化活动和其他一切活动中所产生的各种文化活动和其他一切活动中所产生的各种工作成果和各种原始记录，都是信息源。工作成果和各种原始记录，都是信息源。n从认识论的角度看，信息来源于社会实践从认识论的角度看，信息来源于社会实践活动，社会实践活动是信息的根本源头；活动，社会实践活动是信息的根本源头；按照一般的理解，信息源包括生产

12、信息的按照一般的理解，信息源包括生产信息的根源和获取信息的渠道两层含义。根源和获取信息的渠道两层含义。从信息的生产、传递、提供社会利用等环节看，信从信息的生产、传递、提供社会利用等环节看，信息源可分为三个层次：息源可分为三个层次：一是生产信息的信息源，包括科研机构、出版机构、一是生产信息的信息源，包括科研机构、出版机构、音像公司、电影片厂、厂商企业等，其结果是生音像公司、电影片厂、厂商企业等，其结果是生产文献信息和事物信息，使得信息物化。产文献信息和事物信息，使得信息物化。二是传播信息的信息源，包括新华书店、广播电视二是传播信息的信息源，包括新华书店、广播电视台、展览中心、会场等，其结果是使信

13、息社会化，台、展览中心、会场等，其结果是使信息社会化，从而作用于社会。从而作用于社会。三是存储、加工、提供社会利用的信息源，包括图三是存储、加工、提供社会利用的信息源，包括图书馆、档案馆、文献信息中心等，他们对文献信书馆、档案馆、文献信息中心等，他们对文献信息进行系统采集、存储、加工、促进信息得到高息进行系统采集、存储、加工、促进信息得到高效率的利用。效率的利用。信息源种类繁多、形式复杂，可以从不同的信息源种类繁多、形式复杂，可以从不同的角度进行分类。角度进行分类。下面我们从便于对信息进行采集的角度，将下面我们从便于对信息进行采集的角度，将信息源划分为五类，分别是：信息源划分为五类，分别是：记

14、录型智力型实物型零次型机构型1目的性目的性2及时性及时性3准确性准确性4预见性预见性5适用性适用性6系统性系统性7计划性计划性1需求分析需求分析2确定采集途径确定采集途径3确定采集策略确定采集策略4采集实施和结果评价采集实施和结果评价5整理数据和编写报告整理数据和编写报告n信息采集途径是指获取信息的渠道。不同的信息信息采集途径是指获取信息的渠道。不同的信息用户，经常利用不同的信息采集途径；不同类型用户，经常利用不同的信息采集途径；不同类型的信息，其获取渠道也有所不同。的信息，其获取渠道也有所不同。n以现代社会组织机构的典型代表以现代社会组织机构的典型代表企业为例，企业为例，企业系统内部每时每刻

15、都产生着大量的信息，除企业系统内部每时每刻都产生着大量的信息，除了提供本身吸收利用外，并对外输出信息流，对了提供本身吸收利用外，并对外输出信息流，对其他社会系统施加影响。与此同时，企业又必须其他社会系统施加影响。与此同时，企业又必须从外界输入信息流，方能保证企业自身的有机运从外界输入信息流，方能保证企业自身的有机运行以及与其他社会系统的协同作用。行以及与其他社会系统的协同作用。n因此，以企业为例的信息采集主要有内部途径和因此，以企业为例的信息采集主要有内部途径和外部途径两大方面。外部途径两大方面。p信息采集的内部途径就是企业在本系统内信息采集的内部途径就是企业在本系统内部形成的各种信息交流渠道

16、。部形成的各种信息交流渠道。p从企业内部的信息流来看，主要的内部信从企业内部的信息流来看，主要的内部信息采集途径有以下几种。息采集途径有以下几种。(1)职能管理部门职能管理部门(2)研究开发部门研究开发部门(3)内部信息部门内部信息部门(4)“葡萄藤葡萄藤”渠道渠道(5)咨询与顾问部门咨询与顾问部门(6)内部信息网络内部信息网络从企业外部多个途径采集的信息，往往能使各自孤立的信息从企业外部多个途径采集的信息，往往能使各自孤立的信息源联系起来，并可对以前所采集的信息进行验证，从而获源联系起来，并可对以前所采集的信息进行验证，从而获得对客观事物完整而正确的认识。得对客观事物完整而正确的认识。企业外

17、部信息采集途径主要有以下几种。企业外部信息采集途径主要有以下几种。（1）文献部门）文献部门（2）大众传媒）大众传媒（3）社会团体）社会团体（4）各种会议）各种会议（5）政府机关）政府机关（6）人际关系）人际关系（7）协作伙伴）协作伙伴（8）用户与消费者）用户与消费者（9）外部信息网络）外部信息网络1定向采集法定向采集法2定题采集法定题采集法3定点采集法定点采集法4主动采集法主动采集法5跟踪采集法跟踪采集法6社交采集法社交采集法7现场采集法现场采集法8积累采集法积累采集法9委托采集法委托采集法10间谍采集法间谍采集法2.4.1信息加工的含义与作用信息加工的含义与作用1信息加工的含义信息加工的含义

18、p所谓信息加工，是指将采集来的大量原始所谓信息加工，是指将采集来的大量原始信息进行筛选和判别、分类和编码、计算信息进行筛选和判别、分类和编码、计算和研究、著录和标引、编目和组织，从而和研究、著录和标引、编目和组织，从而使之成为有用的二次信息的各种活动。使之成为有用的二次信息的各种活动。p工作中从各种渠道采集到的信息，都需要工作中从各种渠道采集到的信息，都需要经过筛选、描述揭示、加工、整序、存储，经过筛选、描述揭示、加工、整序、存储，才能够形成信息供人们使用。才能够形成信息供人们使用。从不同分类角度，信息加工有各种不同的划分标准。从不同分类角度，信息加工有各种不同的划分标准。（1）按处理功能的深

19、度划分：）按处理功能的深度划分：预处理加工、业务处理加预处理加工、业务处理加工和决策处理加工工和决策处理加工。（2）按数据处理响应时间划分：）按数据处理响应时间划分：实时处理和批处理实时处理和批处理。（3）按系统与用户间距离划分：）按系统与用户间距离划分：远程处理方式和局域处远程处理方式和局域处理方式。理方式。（4）按计算机配置方式划分：）按计算机配置方式划分：集中式和分布式集中式和分布式。（5）按是否用计算机来划分：）按是否用计算机来划分：手工加工和计算机加工手工加工和计算机加工。信息加工的主要作用包括表现为以下几个方信息加工的主要作用包括表现为以下几个方面：面：（1）去伪存真，去粗取精）去

20、伪存真，去粗取精（2）分类排序，规则系统）分类排序，规则系统（3）分析研究，综合创新）分析研究，综合创新（4）著录标引，方便使用）著录标引，方便使用（5）目录组织，便于检索）目录组织，便于检索1信息加工的原则信息加工的原则信息资源加工的基本原则包括：信息资源加工的基本原则包括：（1）准确性。）准确性。加工以后的信息只有具有准确性，才能为使用加工以后的信息只有具有准确性，才能为使用者提供一定的经济效益。反之，会使信息使用者误入歧途，者提供一定的经济效益。反之，会使信息使用者误入歧途，导致重大损失。导致重大损失。（2）及时性。）及时性。由于信息具有时效性，所以在对信息进行加工由于信息具有时效性，所

21、以在对信息进行加工时要有时间观念，力争在最短时间内将信息加工完毕，以时要有时间观念，力争在最短时间内将信息加工完毕，以便最大限度地发挥信息的效能。便最大限度地发挥信息的效能。（3）标准性。）标准性。为了方便国内外的信息交流，所以在对信息进为了方便国内外的信息交流，所以在对信息进行加工时需要按标准化要求进行操作，遵循国际国内相关行加工时需要按标准化要求进行操作，遵循国际国内相关标准。否则，该信息的利用价值就会大打折扣。标准。否则，该信息的利用价值就会大打折扣。（4）系统性。）系统性。为了更好地使用信息，使其最大限度地发挥效为了更好地使用信息，使其最大限度地发挥效能，在信息资源加工过程中应该使其具

22、有系统性。只有系能，在信息资源加工过程中应该使其具有系统性。只有系统化的信息，才能使人发现其中隐藏的某些共性规律。统化的信息，才能使人发现其中隐藏的某些共性规律。信息加工的基本内容主要包括如下几个方面：信息加工的基本内容主要包括如下几个方面：（1）信息的筛选和判别）信息的筛选和判别（2）信息的分类和编码）信息的分类和编码（3）信息的计算和研究）信息的计算和研究（4）信息的著录和标引）信息的著录和标引（5）信息的编目和组织）信息的编目和组织1筛选步骤筛选步骤包括信息整理、浏览审阅和再次审核三个步骤。包括信息整理、浏览审阅和再次审核三个步骤。（1）信息整理。）信息整理。信息整理是信息筛选的前提，信

23、息信息整理是信息筛选的前提，信息整理要求将杂乱的信息进行有规则的防治，以方便整理要求将杂乱的信息进行有规则的防治，以方便今后进一步开展工作。今后进一步开展工作。（2）浏览审阅。）浏览审阅。浏览审阅的目的是将错误明显或者浏览审阅的目的是将错误明显或者无用的信息清除掉，而保留真正有用的信息，对一无用的信息清除掉，而保留真正有用的信息，对一时无法确定其去留的信息则暂时放置一边，留待进时无法确定其去留的信息则暂时放置一边，留待进一步处理。一步处理。（3）再次审核。）再次审核。对于一时判断不准的信息必须采取对于一时判断不准的信息必须采取会诊或者其他科学方法，再一次对其分析研究，以会诊或者其他科学方法，再

24、一次对其分析研究，以便确定其取舍，提高信息筛选的准确性。便确定其取舍，提高信息筛选的准确性。n在信息筛选过程中，主要是筛选各种不良信息，在信息筛选过程中，主要是筛选各种不良信息，防止这些信息混入正常信息活动，造成错误的防止这些信息混入正常信息活动，造成错误的判断与决策。判断与决策。n不良信息主要包括以下不良信息主要包括以下8类：类：虚构信息添加信息拼凑信息变形信息偏颇信息残缺信息模糊信息走样信息（1）感官判断法）感官判断法（2）分析比较法）分析比较法（3）集体讨论法）集体讨论法（4）专家裁决法）专家裁决法（5）数学核算法）数学核算法（6）现场核实法）现场核实法1信息分类的概念信息分类的概念所谓

25、信息分类，就是将具有某种共同所谓信息分类，就是将具有某种共同特性或特征的信息归并在一起，把不特性或特征的信息归并在一起，把不具有上述共性的信息区分开来的过程。具有上述共性的信息区分开来的过程。2信息分类的原则信息分类的原则（1）科学性）科学性（2）系统性）系统性（3）可扩展性）可扩展性（4）兼容性）兼容性（5）实用性）实用性确定信息分类方法是实施信息分拣的前提。信息分类确定信息分类方法是实施信息分拣的前提。信息分类的主要方法有地区分类法、时间分类法、内容分类的主要方法有地区分类法、时间分类法、内容分类法、主题分类法以及综合分类法等。其中，地区分法、主题分类法以及综合分类法等。其中，地区分类法是

26、指依据地区的不同而进行的信息划分方法；类法是指依据地区的不同而进行的信息划分方法；时间分类法是指依据时间顺序对信息进行划分的方法；内容分类法是指信息内容划分信息类别的一种方法：主题分类法是指以主题作为划分信息的一种方法；综合分类法是指以时间、地区、内容、主题为依据，划分信息的一种综合方法，它还可以进一步细分为时间地区分类法、内容地区分类法等。1信息编码的概念信息编码的概念n信息编码是将表示信息的符号体系转换成信息编码是将表示信息的符号体系转换成便于计算机和人识别与处理的另一种符号便于计算机和人识别与处理的另一种符号体系的过程，转换后的符号体系叫做代码。体系的过程，转换后的符号体系叫做代码。n代

27、码是一个或一组有序的易于计算机和人代码是一个或一组有序的易于计算机和人识别与处理的符号。识别与处理的符号。n这种符号可以是文字、字母、数字、图形、这种符号可以是文字、字母、数字、图形、图像、一组颜色等。图像、一组颜色等。n例如：学号，教工编号，汽车牌照号码都例如：学号，教工编号，汽车牌照号码都是典型的代码。是典型的代码。n代码在信息管理方面具有以下重要作用：代码在信息管理方面具有以下重要作用：第一，代码缩短了事物的名称，可以节省第一，代码缩短了事物的名称，可以节省时间和空间；并便于数据的存储和检索。时间和空间；并便于数据的存储和检索。第二，使用代码，可以提高排序、统计、第二，使用代码，可以提高

28、排序、统计、汇总等信息处理的效率和精度。汇总等信息处理的效率和精度。第三，代码提高了数据的全局一致性，减第三，代码提高了数据的全局一致性，减少了因数据不一致而造成的错误。少了因数据不一致而造成的错误。第四，代码是人和计算机之间的共同语言，第四，代码是人和计算机之间的共同语言，是两者交换信息的工具。是两者交换信息的工具。在信息编码时，应注意遵循以下一些原则：在信息编码时，应注意遵循以下一些原则：（1）适用性）适用性（2）单义性）单义性（3）可扩充性）可扩充性（4）规范性）规范性（5）明义性）明义性（6）合理性）合理性p一般说来，代码可按文字种类或功能进行一般说来，代码可按文字种类或功能进行分类。

29、分类。p按文字种类可分为数字代码、字母代码按文字种类可分为数字代码、字母代码（英语字母或汉语拼音字母）和数字字母（英语字母或汉语拼音字母）和数字字母混合码；混合码；p按功能则可以分成以下几类：按功能则可以分成以下几类：（1）顺序码）顺序码（2）区间码）区间码（3）表意码）表意码（4）十进制码）十进制码p顺序码是一种用连续数字代表编码对象的顺序码是一种用连续数字代表编码对象的码，通常从码，通常从1开始编码。开始编码。p例如：中国民族代码的表示：用例如：中国民族代码的表示：用01代表汉代表汉族，族，02代表藏族，代表藏族，03代表回族，等等。代表回族，等等。p顺序码的顺序码的优点是短而简单优点是短

30、而简单，记录的定位方，记录的定位方法简单，易于管理。但这种码法简单，易于管理。但这种码没有逻辑基没有逻辑基础，不适宜分类础，不适宜分类，本身也不能说明任何信，本身也不能说明任何信息的特征，在项目比较多的时候，编码的息的特征，在项目比较多的时候，编码的组织性和体系性较差。此外，追加编码只组织性和体系性较差。此外，追加编码只能在连续号的最后添加一个号，删除则造能在连续号的最后添加一个号，删除则造成空码。成空码。p区间码把数据项分成若干组，每一区间代表一个组区间码把数据项分成若干组，每一区间代表一个组，码中数字的值和位置都代表一定意义。，码中数字的值和位置都代表一定意义。p我国公民身份证号码（见下页

31、图）是典型区间码。我国公民身份证号码（见下页图）是典型区间码。p区间码的优点是：信息处理比较可靠，排序、分类区间码的优点是：信息处理比较可靠，排序、分类、检索等操作易于进行。、检索等操作易于进行。但这种码的长度与它分但这种码的长度与它分类属性的数量有关，类属性的数量有关，有时可能造成很长的码。在有时可能造成很长的码。在许多情况下，码有多余的数。同时，这种码的修改许多情况下，码有多余的数。同时，这种码的修改也比较困难。也比较困难。p在代码设计中，区间码应该是应用最为广泛的一类在代码设计中，区间码应该是应用最为广泛的一类代码。请同学们找一些表示其他事物的区间代码。代码。请同学们找一些表示其他事物的

32、区间代码。p表意码是把表示编码对象属性的文字、数字等作表意码是把表示编码对象属性的文字、数字等作为编码。为编码。p例如：国际民航系统中，用3个字母代码表示飞机场地点，如PEK表示北京，SHA表示上海。p表意码还可以用于表示物资的性能、表意码还可以用于表示物资的性能、尺码、尺码、重重量、容积、面积和距离等。量、容积、面积和距离等。p例如：利用TV-B-17代表17英寸黑白电视机，用TV-C-29代表29英寸彩色电视机。p表意码可通过联想记忆，容易理解。但随着编码表意码可通过联想记忆，容易理解。但随着编码数量的增加，其位数也要增加，给处理带来不便数量的增加，其位数也要增加，给处理带来不便。因此，表

33、意码适用于数据项数目较少的情况，。因此，表意码适用于数据项数目较少的情况，否则可能引起联想出错。否则可能引起联想出错。p十进制码是世界各地图书馆常用的分类法。它先十进制码是世界各地图书馆常用的分类法。它先把整体分成十份，进而把每一份再分成十份，这把整体分成十份，进而把每一份再分成十份，这样继续不断。该分类对于那些事先不清楚产生什样继续不断。该分类对于那些事先不清楚产生什么结果的情况是很有效的。么结果的情况是很有效的。2.5.1信息存储的含义与作用信息存储的含义与作用n信息存储是指将经过科学加工处理后的信息资源，按照一信息存储是指将经过科学加工处理后的信息资源，按照一定的规定记录在相应的信息载体

34、上，并将这些载体按照一定的规定记录在相应的信息载体上，并将这些载体按照一定特征和内容性质组织起来的一系列工作活动。定特征和内容性质组织起来的一系列工作活动。n从上述定义，可以看出信息存储有三层含义：第一从上述定义，可以看出信息存储有三层含义：第一，将，将所采集的信息，按照一定规则，记录在相应的信息载体上；所采集的信息，按照一定规则，记录在相应的信息载体上；第二，将这些信息载体，按照一定的特征和内容性质组成第二，将这些信息载体，按照一定的特征和内容性质组成系统有序的、可供自己或他人检索的集合体；第三，应用系统有序的、可供自己或他人检索的集合体；第三，应用计算机等先进的技术和手段，提高信息存储的效

35、率和利用计算机等先进的技术和手段，提高信息存储的效率和利用水平。水平。n信息存储中的信息资源种类很多，包括文件、图像、数据、信息存储中的信息资源种类很多，包括文件、图像、数据、报表、档案等。报表、档案等。信息存储对以后信息的开发和利用有着重要意义，其重要作信息存储对以后信息的开发和利用有着重要意义，其重要作用表现在以下方面。用表现在以下方面。第一，方便检索。第一，方便检索。将加工处理后的信息资源存储起来，形成将加工处理后的信息资源存储起来，形成信息资源库，就为用户从中检索所需信息提供了极大的方信息资源库，就为用户从中检索所需信息提供了极大的方便。便。第二，利于共享。第二，利于共享。将信息资源集

36、中存储到信息资源库中，为将信息资源集中存储到信息资源库中，为用户共享使用其中的信息内容提供了便利，人们还可以反用户共享使用其中的信息内容提供了便利，人们还可以反复使用，提高了信息资源的利用率。复使用，提高了信息资源的利用率。第三，延长寿命。第三，延长寿命。信息资源进行合理、安全的存储，还可以信息资源进行合理、安全的存储，还可以有效的延长信息资源的使用寿命，提高信息资源的使用效有效的延长信息资源的使用寿命，提高信息资源的使用效益。益。第四，方便管理。第四，方便管理。将信息资源集中存储到信息资源库中，就将信息资源集中存储到信息资源库中，就可以采用先进的数据库管理技术定期对其中的信息内容进可以采用先

37、进的数据库管理技术定期对其中的信息内容进行更新和删除，剔除其中已经失效老化的信息行更新和删除，剔除其中已经失效老化的信息n信息资源存储时需要遵守以下基本原则：信息资源存储时需要遵守以下基本原则：第一，统一性。第一，统一性。统一性原则是指信息资源的存储形式应该在统一性原则是指信息资源的存储形式应该在全国甚至全世界范围内保持一致，这就要求信息资源存储全国甚至全世界范围内保持一致，这就要求信息资源存储时需要遵守相关的国家标准或者国际标准。时需要遵守相关的国家标准或者国际标准。第二，便利性。第二，便利性。便利性原则是指信息资源的存储形式要以方便利性原则是指信息资源的存储形式要以方便用户检索为前提，否则

38、会影响用户使用该信息资源。便用户检索为前提，否则会影响用户使用该信息资源。第三，有序性。第三，有序性。有序性原则是指信息资源存储时要按一定规有序性原则是指信息资源存储时要按一定规律进行排列，以方便用户检索。律进行排列，以方便用户检索。第四，先进性。第四，先进性。先进性原则是指信息资源的存储形式应该尽先进性原则是指信息资源的存储形式应该尽量采用计算机以及其他新材料作为信息资源存储的载体。量采用计算机以及其他新材料作为信息资源存储的载体。n除了遵循以上原则外，信息存储时还需要遵守除了遵循以上原则外，信息存储时还需要遵守“四求四求”的基本要求，具体是指：的基本要求，具体是指：第一，求全。第一，求全。

39、第二，求新。第三，求省。第四，求好。第二，求新。第三，求省。第四，求好。1人脑载体存储人脑载体存储2语言载体存储语言载体存储3文字载体存储文字载体存储4书刊载体存储书刊载体存储5电磁波载体存储电磁波载体存储6计算机载体存储计算机载体存储7新材料载体存储新材料载体存储1纸张存储技术纸张存储技术2缩微存储技术缩微存储技术3声像存储技术声像存储技术4计算机存储技术计算机存储技术5光盘存储技术光盘存储技术2.6.1信息检索的含义与作用信息检索的含义与作用n信息检索就是根据特定用户在特定时间特定条件信息检索就是根据特定用户在特定时间特定条件下的特定需求，运用某种检索工具，按照一定的下的特定需求，运用某种

40、检索工具，按照一定的检索过程、方法和技术，从各种各样的信息系统检索过程、方法和技术，从各种各样的信息系统中查出所需的信息，生成用户所需要的信息资源中查出所需的信息，生成用户所需要的信息资源的过程。的过程。n信息检索对于国家、社会和个人都有着重要的作信息检索对于国家、社会和个人都有着重要的作用，这主要表现在以下用，这主要表现在以下3个方面。个方面。1信息检索有利于充分利用信息资源，避免重复信息检索有利于充分利用信息资源，避免重复劳动劳动2信息检索有利于缩短获取信息的时间，提高工信息检索有利于缩短获取信息的时间，提高工作效率作效率3信息检索有利于决策者进行决策信息检索有利于决策者进行决策信息检索主

41、要指对信息的寻找和获取工作。信息检信息检索主要指对信息的寻找和获取工作。信息检索要遵循以下基本原则：索要遵循以下基本原则：第一，目的性：信息检索一定要以所要达到的目的第一，目的性：信息检索一定要以所要达到的目的为原则，绝对不要盲目行事。为原则，绝对不要盲目行事。第二，时间性：信息检索要有一个时间概念，要注第二，时间性：信息检索要有一个时间概念，要注意信息的及时性和适用性。意信息的及时性和适用性。第三，全面性：信息检索中心应该尽量全面系统地第三，全面性：信息检索中心应该尽量全面系统地提供用户所需要的一切信息。提供用户所需要的一切信息。第四，准确性：信息检索的结果应该尽可能做到准第四，准确性：信息

42、检索的结果应该尽可能做到准确无误。确无误。第五，规范性：信息检索应该遵循信息检索规律，第五，规范性：信息检索应该遵循信息检索规律，按检索规则办事。按检索规则办事。1按检索内容划分按检索内容划分按检索内容划分，信息检索可以划分为以下五种类型：按检索内容划分，信息检索可以划分为以下五种类型：（1）书目检索）书目检索（2）全文检索）全文检索（3）多媒体检索）多媒体检索（4）数据检索）数据检索（5）事实检索）事实检索n按检索方式划分，信息检索可以分为手工检索和按检索方式划分，信息检索可以分为手工检索和机器检索。机器检索。n手工检索是指人们利用卡片目录、文摘、索引等手工检索是指人们利用卡片目录、文摘、索

43、引等检索工具，通过人工查找所需信息资源的行为。检索工具，通过人工查找所需信息资源的行为。可以采用多种方法，如：常用法、分段法等。可以采用多种方法，如：常用法、分段法等。n机器检索是指人们借助机器，查找信息资源库中机器检索是指人们借助机器，查找信息资源库中所存信息的行为。机器检索的服务方式有两种：所存信息的行为。机器检索的服务方式有两种：一是回溯查找服务，指从提出需要时算起回溯到一是回溯查找服务，指从提出需要时算起回溯到过去某个时候为止而提供的一次性检索服务；二过去某个时候为止而提供的一次性检索服务；二是定题服务，指信息服务机构根据用户对于某一是定题服务，指信息服务机构根据用户对于某一专题的特定

44、需求，输入计算机建立需求档案，定专题的特定需求，输入计算机建立需求档案，定期对最新资料进行检索，然后将检索随时提供给期对最新资料进行检索，然后将检索随时提供给用户。用户。n按系统连接情况划分，信息检索可以分为成批检按系统连接情况划分，信息检索可以分为成批检索服务和联机检索服务。索服务和联机检索服务。n成批检索服务是指将用户的提问积累起来，成批成批检索服务是指将用户的提问积累起来，成批进行检索处理。这种方式适用于提问量大，不需进行检索处理。这种方式适用于提问量大，不需立即回答的检索服务项目。早期的计算机检索多立即回答的检索服务项目。早期的计算机检索多采用这种方式。采用这种方式。n联机检索服务是指

45、检索者使用终端设备，通过通联机检索服务是指检索者使用终端设备，通过通信线路，运用特定的指令和检索策略与有关数据信线路，运用特定的指令和检索策略与有关数据直接联系这样一种检索方式。目前，联机检索服直接联系这样一种检索方式。目前，联机检索服务随着计算机技术和通信技术的发展，己成为极务随着计算机技术和通信技术的发展，己成为极有发展前途的一种检索服务方式。有发展前途的一种检索服务方式。1信息检索的相关性信息检索的相关性2信息检索的不确定性信息检索的不确定性3信息检索的逻辑性信息检索的逻辑性1确定检索的范围和深度确定检索的范围和深度2选择检索工具选择检索工具3选择检索途径选择检索途径4选择检索方法选择检

46、索方法5实施信息查找实施信息查找6调取信息资料调取信息资料2.7.1信息传输的概念信息传输的概念n信息传输是通过信息的发送、传递、接受，信息传输是通过信息的发送、传递、接受，跨越空间和时间，以信息提供者为起点，跨越空间和时间，以信息提供者为起点，通过传输媒介或者载体将信息传输给信息通过传输媒介或者载体将信息传输给信息接收者的过程。接收者的过程。n信息传输是信息管理工作的中间环节，即信息传输是信息管理工作的中间环节，即信息的流通环节。信息只有从信息源传递信息的流通环节。信息只有从信息源传递到使用者那里，才能起到应有的作用。到使用者那里，才能起到应有的作用。信息传输在整个信息管理过程中具有非常重要

47、的地位，主要信息传输在整个信息管理过程中具有非常重要的地位，主要表现为以下两个方面：表现为以下两个方面：第一，只有经过传递，信息才能实现其价值，发挥其作用。第一，只有经过传递，信息才能实现其价值，发挥其作用。信息本身所具有的价值称为潜在价值，信息实际发挥出来信息本身所具有的价值称为潜在价值，信息实际发挥出来的作用称为使用价值。信息传输是将信息的潜在价值向使的作用称为使用价值。信息传输是将信息的潜在价值向使用价值转移的重要环节，信息的应用价值只有在信息传输用价值转移的重要环节，信息的应用价值只有在信息传输的过程中才能实现，如果信息长期存储在信息库中，将会的过程中才能实现，如果信息长期存储在信息库

48、中，将会逐渐变得毫无用处。逐渐变得毫无用处。第二，信息只有传递才能成为领导决策的依据、组织指挥的第二，信息只有传递才能成为领导决策的依据、组织指挥的前提以及控制的基础。各类组织的主管领导在进行决策、前提以及控制的基础。各类组织的主管领导在进行决策、计划、组织、控制、指挥等管理过程中，都离不开信息的计划、组织、控制、指挥等管理过程中，都离不开信息的传递。总之，信息传输始终围绕着领导决策活动进行，它传递。总之，信息传输始终围绕着领导决策活动进行，它贯穿于领导决策的始终。贯穿于领导决策的始终。信息传输时需要遵循以下基本原则：信息传输时需要遵循以下基本原则：第一，快速原则。第一，快速原则。第二，低耗原

49、则。第二，低耗原则。第三，量大原则。第三，量大原则。第四，质高原则。第四，质高原则。第五，保密原则。第五，保密原则。1信息传输的基本程序信息传输的基本程序信息传输包括以下三个基本程序：信息传输包括以下三个基本程序：第一，完成信息检索。信息检索是信息传输的前提，第一，完成信息检索。信息检索是信息传输的前提，只有获取检索到的信息以后才能够有效地传递信只有获取检索到的信息以后才能够有效地传递信息。从某种程度上说，信息检索的质量决定着信息。从某种程度上说，信息检索的质量决定着信息传输的质量。息传输的质量。第二，选择信息传输工具。信息传输的时效性要求第二，选择信息传输工具。信息传输的时效性要求信息的传递

50、者根据实际需要选择合适的信息传输信息的传递者根据实际需要选择合适的信息传输工具，一般要求选择速度快、安全系数高的传递工具，一般要求选择速度快、安全系数高的传递工具。工具。第三，接收使用信息。接收使用信息是信息传输的第三，接收使用信息。接收使用信息是信息传输的最后一环。信息的使用者接收到正确的信息以后，最后一环。信息的使用者接收到正确的信息以后，就可以直接使用这些信息了。就可以直接使用这些信息了。n信息传输方式是指信息资源从信源传送给信息传输方式是指信息资源从信源传送给信宿时所采用的具体方式，信息传输方式信宿时所采用的具体方式，信息传输方式的选择恰当与否，直接影响着信息资源传的选择恰当与否，直接