高效事务管理方法课件.ppt

1、1高效事务管理方法24th-Oct-20102 1.忙碌的原因忙碌的原因 2.忙碌的构成忙碌的构成 3.OUTLOOKOUTLOOK快速高效应对忙碌工作快速高效应对忙碌工作一一.高效事务管理的必要性高效事务管理的必要性3如何更好地忙里偷闲？如何更好地忙里偷闲？你很忙吗？你很忙吗？4如何更好地忙里偷闲？如何更好地忙里偷闲？日本学者关于时间浪费的调查：人们一般每8分钟会收到一次打扰 每小时大约7次 即：每天5060次 每次打扰大约5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%其中，约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值。同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。根据以上统计数据，

2、可以发现：每天因打扰而产生的时间损失约为每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时小时 按照按照8小时工作制算，这占了工作时间的小时工作制算，这占了工作时间的68.7%5如何更好地忙里偷闲？如何更好地忙里偷闲？忙碌的分类忙碌的分类盲目忙碌盲目忙碌针对性忙碌针对性忙碌假装忙碌假装忙碌6如何更好地忙里偷闲？如何更好地忙里偷闲？没有合理地对所遇事务进行分类 分配对等的时间来处理所有事务原因1 没有找到科学实用的机制来协调团队与他人参与事务从而避免无谓的打扰原因2导致：导致：精力和时间投入到了应付被打断、被干扰以及对所遇事务的 认识和分类当中。7忙碌的构成忙碌的构成外在因素内在因素忙碌行业职业岗位职位策

3、略措施8OUTLOOKOUTLOOK的特点OUTLOOK的特点：帮助发挥内在主观因素，应对、协调、管理外在客观环境给我们带来的繁杂事务和不可预知的突发事件。9OUTLOOKOUTLOOK快速高效应对外部因素目标细分标识，防止自我沉陷目标细分标识，防止自我沉陷促进信息交流，增强团队协作促进信息交流，增强团队协作部署工作计划，应对突发事件部署工作计划，应对突发事件有效排除干扰，有效控制过程有效排除干扰，有效控制过程10OUTLOOKOUTLOOK快速高效应对内部因素我们总是试图同一时间多做事我们总是试图同一时间多做事紧急让我们成为热锅上的蚂蚁紧急让我们成为热锅上的蚂蚁不懂授权不懂授权不能抽出整段时

4、间连续工作不能抽出整段时间连续工作11 1.GTD法法 2.ABC等级法等级法 3.四象限要素法四象限要素法 4.目标管理法目标管理法二二.高效事务管理方法高效事务管理方法12GTDGTD理念理念来源来源：来自David Allen的一本畅销书“GettingThingsDone”。大陆译本：尽管去做：无压工作的艺术 台湾译本：搞定！2分钟轻松管理工作与生活理念理念：将你心中所想的所有事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能心无牵挂、全力以赴地做好目前的工作，提高效率。13GTDGTD基本方法基本方法基本方法分为5个步骤：（1）收集（）收集（Collect）将你所能想到的所有未尽事宜（stu

5、ff）全部罗列出来，放入inbox。关键在于：把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。（2）加工（）加工（Process）将stuff放入inbox之后，需要定期或不定期进行整理，清空inbox。（3）整理（）整理（Organize）分为对参考资料的组织和和对下一步行动的组织。（4）回顾（）回顾（Review）回顾、检查并更新所有清单，同时规划未来一周的工作计划。（5）执行（）执行（Do）按照每份清单开始行动。14GTDGTD的方法与流程的方法与流程15ABCABC等级法等级法来源来源：帕累托法则，即：80/20法则 80%的结果，来自20%的原因；20%的努力，产生80%的结果。启示启示：提高

6、效率就要抓住那20%的重点！16ABCABC等级法等级法STEP 1：把当天的事情分为ABC三个等级。A：紧急的事情；B：重要的事情；C：琐碎的事情；STEP 2：按照“紧急”“重要”来进行排序。STEP 3：把排列好的事情写到工作手册上，遵照执行。17四象限要素法四象限要素法 重重 要要 不紧急不紧急重要重要不紧急不紧急不重要不重要紧急紧急重重 要要紧紧 急急不重要不重要 紧紧 急急不重要不重要不紧急不紧急132418四象限要素法四象限要素法紧紧 急急不不 急急重重要要第一象限第一象限第二象限第二象限危机紧迫的问题最后期限迫近的项目会议，准备工作等准备工作预防价值筹划建立关系真正的再创造赋予

7、能力不不重重要要第三象限第三象限第四象限第四象限干扰，某些电话某些邮件某些报告很多临近紧迫的事情很多流行的活动琐事，打发时间的工作某些电话解闷“逃避”行动无关紧要的邮件过多地看电视时时间间增增时时间间减减19四象限要素法四象限要素法Question 1：有一些事情，如果你干的特别出色而且坚持下去，就会对你的生活生活产生积极的重要影响，那是什么？Question 2：有一些事情，如果你干的特别出色而且坚持下去，就会对你的职业生涯或工作职业生涯或工作产生积极的重要影响，那是什么？20四象限要素法四象限要素法第第二二象象限限（1 1）加强与人沟通）加强与人沟通（2 2）做好准备）做好准备（3 3）加

8、强计划与组织）加强计划与组织（4 4）更好地照顾自己）更好地照顾自己（5 5）抓住新的机遇）抓住新的机遇（6 6）个人发展）个人发展（7 7）增强能力）增强能力21目标管理法目标管理法1.写下你本年度的五大目标；写下你本年度的五大目标；2.从中挑选一项可能会对你的人生产生重大影响从中挑选一项可能会对你的人生产生重大影响 的目标，以它为突破口；的目标，以它为突破口；3.以过去时形式写下你的所选目标，暂且当做它以过去时形式写下你的所选目标，暂且当做它 已经实现；已经实现；4.为实现这一目标，写下必须推进这个目标的为实现这一目标，写下必须推进这个目标的20项措施；项措施；5.选择最重要的一项措施执行

9、；选择最重要的一项措施执行；6.重复操作，直到完成整体目标；重复操作，直到完成整体目标；22 1.信息收集信息收集 2.整理信息整理信息 3.执行行动执行行动 4.回顾与检讨回顾与检讨三三.GTD与与Outlook有效结合有效结合23信息收集信息收集1.收集网络信息（设置邮件规则、收集网络信息（设置邮件规则、Google）(1)(2)(3)24信息收集信息收集(4)(5)(6)(7)25信息收集信息收集(8)(9)(10)26信息收集信息收集2.设置你的通信录设置你的通信录3.接受安排的任务接受安排的任务27信息收集信息收集4.把任务放在待办事栏把任务放在待办事栏5.查看日历计划查看日历计划2

10、8信息收集信息收集6.杂事收集杂事收集7.“现实信息现实信息”整合化整合化“PDA”视图29整理信息整理信息创建需要的文件夹创建需要的文件夹组织视图组织视图 1组织视图组织视图 230组织信息组织信息邮件信息档案系统任务管理档案系统后续报道档案系统（1）档案系统）档案系统31组织信息组织信息下一步清单下一步清单任务清单任务清单未来某一天的清未来某一天的清单单授权清单授权清单（2）工作清单）工作清单32组织信息组织信息创建清单类别创建清单类别分配清单任务分配清单任务查看清单任务查看清单任务 1查看清单任务查看清单任务 233执行行动执行行动（1）立刻行动）立刻行动为自己新建任务添加类别随时处理邮

11、件34执行行动执行行动（2）评估工作）评估工作下一步下一步任务清单任务清单短期计划短期计划（一个月到三个月）（一个月到三个月）一年计划一年计划人生计划人生计划35回顾与检讨回顾与检讨标识完成标识完成删除任务删除任务回顾定期清理定期清理重新安排重新安排检讨36附录附录如何分解工作和如何分解工作和任务任务？37任务分解法任务分解法WBS：任务分解法：任务分解法（work breakdown structure）目标任务工作活动38任务分解法任务分解法WBS分解的原则：分解的原则：将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成，每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。WBS有效分解的方法自上而下充分沟通自下而上充分沟通一对一个别交流小组讨论39任务分解法任务分解法分解后的活动结构清晰分解后的活动结构清晰逻辑上形成一个大的活动逻辑上形成一个大的活动集成了所有的关键因素集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点包含临时的里程碑和监控点所有活动全部定义清楚所有活动全部定义清楚WBS分解的标准：分解的标准：40思考思考面对未知、不熟悉领域的任务，面对未知、不熟悉领域的任务，我们如何去评估时间？我们如何去评估时间？41Thanks Everyone!The End