档案归档讲解课件.ppt

1、档案归档讲解1、档案工作的重要性、档案工作的重要性理论上都要很多说法了，我就从实际工作经历中去理解档案理论上都要很多说法了，我就从实际工作经历中去理解档案工作的重要性。工作的重要性。1、档案应该具有真实性。比如：、档案应该具有真实性。比如：2009年我校开展教育教学年我校开展教育教学评估工作，在准备阶段学校各系部做了大量的工作，加班加评估工作，在准备阶段学校各系部做了大量的工作，加班加点，费劲又费钱，结果补充了大量的资料，从档案管理的角点，费劲又费钱，结果补充了大量的资料，从档案管理的角度看，它的真实性就打折扣。原因是过去的日常档案工作没度看，它的真实性就打折扣。原因是过去的日常档案工作没做好

2、，要查的资料没有。做好，要查的资料没有。2、档案应该具有传承性。比如：、档案应该具有传承性。比如：2009年学校年学校70周年校庆工周年校庆工作。成立校史馆，按照史馆大纲，要反映各个时期的重大事作。成立校史馆，按照史馆大纲，要反映各个时期的重大事件和重要人物，需要查档案资料，结果有些资料就查不到，件和重要人物，需要查档案资料，结果有些资料就查不到，如：我校第一任校长的任命书、成立时间、开课时间等，到如：我校第一任校长的任命书、成立时间、开课时间等，到重庆档案馆、南京档案馆、四川省档案馆都没查到，还是通重庆档案馆、南京档案馆、四川省档案馆都没查到，还是通过关系到台湾档案馆查到的，但只是影印件。当

3、然还有些档过关系到台湾档案馆查到的，但只是影印件。当然还有些档案查不到，最后只有修改大纲。因此，没有档案就没有传承，案查不到，最后只有修改大纲。因此，没有档案就没有传承，就没有历史。就没有历史。因此，学校要发展，就必然有档案，我们现在每做的一件事因此，学校要发展，就必然有档案，我们现在每做的一件事情都是在记录历史、传承文化，为后人造福啊！情都是在记录历史、传承文化，为后人造福啊！2、档案工作管理模式、档案工作管理模式学校档案室为一级立卷部门，是在学校档案室为一级立卷部门，是在主管校长领导下的职能管理部门，主管校长领导下的职能管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的是永久保存和提供利用本校档案的

4、科学文化事业机构，其业务工作接科学文化事业机构，其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。监督和检查。(一一)学校档案室的工作职责学校档案室的工作职责一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；政策，综合规划学校档案工作；二、拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；二、拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；三、负责接收三、负责接收(征集征集)、整理、鉴定、统计、保管学、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；校的各类档案及有关资料；四、编制检索工具，编研、出版档案史料

5、、学校年四、编制检索工具，编研、出版档案史料、学校年鉴，开发档案信息资源；鉴，开发档案信息资源；五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；六、开展档案的开放和利用工作；六、开展档案的开放和利用工作；七、开展学校档案工作人员的业务培训；七、开展学校档案工作人员的业务培训；八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；充分发挥档案的文化教育功能；九、开展国内外档案学术研究和交流活动；九、开展国内外档案学术研究和交流活动；十、完成学校交办的其他工作。十、完成学校交办的其他工作。各系（处）为

6、二级立卷部门各系（处）为二级立卷部门，是由本部，是由本部门一名负责人负责分管档案工作，兼职门一名负责人负责分管档案工作，兼职档案员按工作程序，对本部门档案材料档案员按工作程序，对本部门档案材料进行收集，工作结束时，按归档要求进进行收集，工作结束时，按归档要求进行分类、装订、立卷，要求整理汇总后行分类、装订、立卷，要求整理汇总后经部门负责人审查合格后移交学校档案经部门负责人审查合格后移交学校档案室保管，本部门的其他档案材料由部门室保管，本部门的其他档案材料由部门自行保管，但须提交档案清单，便于学自行保管，但须提交档案清单，便于学校资源共享。校资源共享。（三）系（处）级各部门兼职档案工作人员（三）

7、系（处）级各部门兼职档案工作人员职责职责1、根据学校规定和案卷类目，结合本部门的、根据学校规定和案卷类目，结合本部门的实际，做好实际，做好平时立卷平时立卷工作；工作；2、负责与本部门有关人员联系，做好、负责与本部门有关人员联系，做好档案材档案材料的收集、保管、整理、归档工作料的收集、保管、整理、归档工作，保证档，保证档案材料齐全、完整、系统；案材料齐全、完整、系统；3、负责按学校规定编定页号、填写卷内目录、负责按学校规定编定页号、填写卷内目录、拟订案卷标题，经本部门领导和学校档案室拟订案卷标题，经本部门领导和学校档案室审查后，认真装订、按时移交；审查后，认真装订、按时移交；4、积极学习档案业务

8、，不断提高工作水平，、积极学习档案业务，不断提高工作水平，主动与学校档案室联系、汇报，接受业务指主动与学校档案室联系、汇报，接受业务指导和监督；导和监督；5、积极参加学校档案室业务学习和学术活动，、积极参加学校档案室业务学习和学术活动，做好档案安全和保密工作。做好档案安全和保密工作。档案管理是统一管理：各系部除了档案管理是统一管理：各系部除了按照归档范围要求移交档案室的档按照归档范围要求移交档案室的档案外，还要保管好自己部门存留的案外，还要保管好自己部门存留的档案。如：教师的业务档案（包括档案。如：教师的业务档案（包括教师任课安排、教案、获奖、进修教师任课安排、教案、获奖、进修等）；本门会议记

9、录、纪要、工作等）；本门会议记录、纪要、工作计划、总结等。需每年提交清单，计划、总结等。需每年提交清单，便于学校资源共享。便于学校资源共享。（四）学校档案归档管理办法（四）学校档案归档管理办法及流程图及流程图学校档案：学校档案：是指我校从事招生、教学、科研、是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。载体的历史记录。归档：归档：是指立卷部门整理好案卷，经校档案室是指立卷部门整理好案卷，经校档案室检查合格后，填写移交目录，在规定时间

10、内，检查合格后，填写移交目录，在规定时间内，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查的过程份存查的过程。文件材料的归档范围：文件材料的归档范围：一、一、党群类党群类：主要包括我校党委、工会、团委、：主要包括我校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。学校关于党群管理的文件材料。二、二、行政类行政类：主要包括我校行政工作的各种会议：主要包括我校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪

11、要；上级机关与学校关于人文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。事管理、行政管理的材料。三、学生类：主要包括我校培养的学历教育三、学生类：主要包括我校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。登记表等。四、四、教学类教学类：主要包括反映教学管理、教学：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。实践和教学研究等活动的文件材料。五、五、科研类科研类。六、六、基本建设类。基本建设类。七、七、仪器设备类仪器设备类：主要包括各种国

12、产和国外：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在价值在5万元以上万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。使用、维修和改进工作中产生的文件材料。八、八、产品生产类产品生产类：主要包括我校在产学研过：主要包括我校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。录像等。九、九、出版物类出版物类：主要包括我学校自行编辑出版的学：主要包括我学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物。报、其他学术刊物。十、十、外事类外事类：主要包括我校派遣有关人员

13、出席国际：主要包括我校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；我校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活料；我校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国专家、教师、国际学生等学、境外办学及管理外国专家、教师、国际学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、称号等的材的材料；学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。料。十一、十一、财会类财会类十二、十二、声像类声像类：学校重要活动、上级领导来校视：学校重要活动、上级领导来校视察

14、、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行察、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动的照片（包括底片）、重大事件和重要纪念活动的照片（包括底片）、录音带、影片及有关文字材料。录音带、影片及有关文字材料。十三十三实物类实物类：上级颁发给我校的奖状、奖旗、证：上级颁发给我校的奖状、奖旗、证书、证章、光荣册，重要纪念品、礼品和科研样书、证章、光荣册，重要纪念品、礼品和科研样品、试制产品等实物。品、试制产品等实物。归档工作流程归档工作流程一、实行由文件材料形成部门和科研课题组立一、实行由文件材料形成

15、部门和科研课题组立卷、主管业务部门卷、主管业务部门校档案室统一归档的制校档案室统一归档的制度。学校各系、部、处、工会、团委、厂、馆度。学校各系、部、处、工会、团委、厂、馆均为立卷部分，分工归口立卷。立卷人应按文均为立卷部分，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号，填写、制作卷行系统整理组卷，并编写页号，填写、制作卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限；保管期限；二、归档的文件材料应格式统一，质地优良，二、归档的文件材料应格式统一，质地优良，书绘工整，

16、声像清晰，符合规范和标准的要书绘工整，声像清晰，符合规范和标准的要求。禁用字迹不牢固的书写工具；求。禁用字迹不牢固的书写工具；三、文件材料整理立卷后由立卷人向部门的三、文件材料整理立卷后由立卷人向部门的兼职档案人员移交，兼职档案人员将立卷归兼职档案人员移交，兼职档案人员将立卷归档的案卷，经本部门负责人审查签字后，拟档的案卷，经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向学校档案室移交归档；制移交清单，向学校档案室移交归档；四、凡由几个单位合作完成的项目，由主办四、凡由几个单位合作完成的项目，由主办部门立卷保存一套完整的档案副本，协作单部门立卷保存一套完整的档案副本，协作单位保存与自己承担任务有关的

17、档案副本；档位保存与自己承担任务有关的档案副本；档案正本移交校档案室。案正本移交校档案室。五、凡原始资料、各种重要手稿、文件正本五、凡原始资料、各种重要手稿、文件正本一般归档一份，重要的利用频繁的材料可另一般归档一份，重要的利用频繁的材料可另外复制副本随正本（或手稿）一同归档，供外复制副本随正本（或手稿）一同归档，供日常借阅，以便保护原件。日常借阅，以便保护原件。归档时间和手续：归档时间和手续：一、党政部门和能按年度归档的部门在一、党政部门和能按年度归档的部门在次年次年六月六月底以前归档；底以前归档；二、教学部门和能按教学年度归档的部门应二、教学部门和能按教学年度归档的部门应在在次年寒假次年寒假前归档；前归档；