重大建设项目文件归档与整理要求学习培训课件.ppt

1、重大建设项目文件重大建设项目文件归档与整理要求归档与整理要求 一、重大建设项目档案工作法律、法规和标准 档案法 档案法实施办法、广西壮族自治区档案管理条例 国家重点建设项目档案管理登记办法 城市建设档案归属与流向暂行规定 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 重大建设项目档案验收办法二、重大建设项目档案验收办法有关规定：第三条 项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。第四条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第五条 项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设

2、实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。第六条 项目档案验收的组织：（一）国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收；（二）国家发展和改革委员会委托中央主管部门（含中央管理企业，下同）、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收，验收结果报国家档案局备案；（三）省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收；第七条 项目档案验收的组成（一）国家档案局组织的项目档案验收，验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。（二）中央主管

3、部门档案机构组织的项目档案验收，验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。（三）省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。（四）凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。（五）项目档案验收组人数为不少于5人单数，组长由验收单位担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。第九条 申请项目档案验收应具备下列条件：（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；（三）完成了试运行指标考核合格或者达到设计能力；（

4、四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。第十一条 项目档案验收申请报告的主要内容包括（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与当档情况，竣工图的编制情况及质量状况；（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用。（五）存在的问题及解决措施。第十七条 项目档案验收应根据DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。三、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）第一章 范围 第二章 规范性引用文件 第三章 术语和定义

5、 第四章 总则 第五章 项目文件的收集 第六章 项目竣工文件的编制 第七章 项目文件的整理与归档 第八章 项目档案的整理与移交适用范围 该标准规定了国家重大建设项目(工程)文件归档与档案整理的要求和方法。适用于国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收 其他建设项目可参照本标准 术语和定义：项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织

6、施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程 单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程（一）项目文件积累和收集 项目文件的形成和积累具体要求：项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应检查控制及考核措施。（二）项目文件各阶段文件收集及其责任 1.建设项目各阶段文件的收集及其责任(1)项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料

7、和设计文件。(2)项目施工阶段 项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。（三）监理单位对项目档案工作履行两种责任：第一是对项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，特别是对竣工图和竣工文件的完整、准确负有监督、检查、审核、签认的责任，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料；第二是负责收集、积累项目监理工作中形成的文件，并进行整理后，向建设单位移交。(3)项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中

8、形成的文件；项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件2.收集要求：第一，反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案；第二，要重点做好前期文件、隐蔽工程文件、监理文件、竣工图文件和竣工验收文件的收集归档。3.建设项目文件材料归档范围 立项文件：项目建议书及报批文件；可行性研究及评估、报批文件；环境预测及影响报告书和批复文件；项目任务书及其报批文件等立项文件。设计基础资料和设计文件：地质勘察报告、地质图；水文、气象、地震、重要土样和岩样及说明等，规划设计及其报批文件；技术设计文件；技术秘密、专利文件

9、；设计评价及审批文件等设计基础资料和设计文件。项目管理文件：征地、移民安置批准文件；计划、投资、统计文件；概算、预算文件；招标投标文件；各种合同及合同谈判、变更、索赔文件；规划、标准文件；环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防等管理文件 施工技术文件和竣工图文件：开工报告；图纸会审和设计交底记录；变更通知单、工程质量事故及处理报告；隐蔽工程检查、验收记录和竣工图；设备、构件的质量合格证明；焊接、探伤记录；各种管线、仪表安装记录及其它土建、金属结构、设备安装等施工技术文件和各种综合及专业竣工图文件。监理文件：监理通知、会议纪要；监理规程；“三控制、两协调”文件；开（停、复、返）工令，许可证，中间验

10、收证明书；监理日志、周（月、季、年）报、总结；各分部分项工程质量认证、认定文件等监理文件。工艺设备文件：工艺规程、技术总结；设备、材料采购合同，出厂质量合格证明，装箱单，开箱记录；设备安装调试记录，性能鉴定等工艺设备文件。科研文件：科研课题开题报告、批准书；调查研究报告；试验记录、计算书；成果鉴定及应用文件等科研文件。涉外文件：与外商谈判记录、协议；国外各设计阶段文件及联络文件；国外设备检验、安装手册;商检、海关及索赔等涉外文件。生产技术准备、试生产文件：试生产管理、技术准备；设备试车、维修记录；试生产产品质量鉴定报告；工业卫生、环保、消防等运行检测记录等生产技术准备、试生产文件。财务、器材管

11、理文件：财务计划及执行、年度投资统计；决算、审计报告；交付使用的资产清册等财务、器材管理文件。竣工验收文件：竣工验收报告；设计、施工和监理总结；质量评审文件；各种专项验收文件；项目评优报奖等竣工验收文件。3.项目文件收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档再行译校、复制和分发使用。4.项目文件质量要求 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符

12、合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。5.归档文件应是原件 建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿，签字盖章方可归档 建设单位作为直接收文单位，其文件归档应收集正本（原件）保存 文件发至上级主管单位，建设单位为间接接收单位，而且也没有抄送时，可归复印件 施工单位移交给建设单位的文件，除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件6.归档文件的内在质量要求 归档文件内容要真实，必须是在项目建设过程中直接形成的 归档文件应准确、有效，文件记载的内容与实际相符，图物相符。归档文件必须耐久、易读。各种载体

13、文件：图纸、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。四、项目竣工文件的编制1、竣工文件编制 竣工文件编制是建设项目档案工作不同于其他档案工作的一个特别要求。作为工程档案必须真实反映工程的实际情况，因此，需要把施工中的变更情况如实地反映到最终的竣工图上，这就形成了竣工图的编制工作。竣工文件主要包括：施工技术文件、监理文件、工艺设备文件及涉外文件和竣工图。2.竣工文件编制要求 项目施工及调试完成后，施工文件由施工单位编制，监理单位负责审核；根据归档范围和项目实际情况，进一步检查文件材料的齐全完整性；对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。与施工

14、图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。凡是易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定 第一条 基本建设竣工图是真实地记录各种地下、地上建筑物、构筑物等情况的技术文件，是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据，是国家重要的技术档案。全国各建设、设计、施工单位和各主管部门，都要重视竣工图的编制工作。第五条 工程竣工验收前，建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。竣工图要作为工程交工验收的

15、条件之一。竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的，不能交工验收。竣工图的主要内容：按照国家规定，凡涉及建设项目的基础（包括地质）、地下建筑、管线、结构、井巷、峒室、桥梁、隧道、港口、水坝及设备安装等隐蔽部位时，均需按要求编制竣工图。归档保存的竣工图一般分为综合图部分和单位工程竣工图部分：综合图，包括整个工程项目的总平面布置图、位置图、建筑用地范围内各种地下管线综合图、建筑群体的设计总说明书等；单位工程竣工图，包括单位工程综合图和各专业竣工图。单位工程的综合图包括建筑平面布置图、室外（暖卫、燃气、给水、排水等）管线综合图、架空线路（电缆）综合图、土建专业及有关专业的设计说明等；各专业竣工图包括建

16、筑竣工图、结构竣工图、暖卫和燃气竣工图、电气竣工图、通风和空调竣工图、电梯安装竣工图、工艺竣工图及标准图等。（二）竣工图编制要求 竣工图编制的责任者：施工单位（总包单位和分包单位）建设项目的竣工图一般应由施工单位负责编制。行业主管部门有特殊要求或建设单位另有特殊约定的，可按其特殊要求或约定执行。行业规定设计单位编制竣工图的，应同时规定更改单位责任，如更改单位及竣工图更改情况，并明确责任者。（三）竣工图章的使用 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标竣工图标的内容

17、格式由行业统一规定 竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处 竣工图章编制单位 竣 工 图 编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人（四）竣工图的审核 责任者：监理单位（五）竣工图套数 按合同要求（一般为两套）五、项目文件的整理与归档（一）项目文件的整理要求 项目文件整理由文件形成单位负责。（1）建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。（2）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。（3）施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理：检查验收记录、质量说不定及监

18、理文件按单位工程整理。（4）设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理。（5）现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理由施工单位整理。（二）项目文件的组卷要求 1.组卷原则和基本要求 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求整理步骤（1）划分阶段。按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。（2）鉴定。按归档范围对收集的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，将原件归入项目档案。（3）划分单位、分部（项

19、）工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部（项）工程，同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列。（4）组卷。根据文件的形成规律和查找利用规律分别组卷。各类文件组卷方法 管理性文件按问题时间组卷 图纸按单位工程专业组卷 施工文件按形成阶段（工序）组卷 原材料、构件及出厂证明、试验报告可按结构或批量分类组卷 质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类组卷 组卷应根据文字、图表、图纸的数量，组成案卷。1、施工文件的组卷方法（1）整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；（2）分项工程质量评定表及分项工程的各种工程质量检验报告单、试验检测报告按分项

20、工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检验报告之上；（3）原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分项工程部位，不能区分按单位工程统一组卷；（4）围绕具体单位（项）工程的会议记要监理文件等，可按单位（项）工程组卷；（5）施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；（6）重大的质量事故处理形成的文件要单独组卷；（7）设备部分文件材料单独组卷；（8）设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。2、图纸的组卷方法 反映同一单位工程的图纸数量

21、少可组成一卷 图纸数量较多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷 不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。3、工程变更文件的组卷方法 如修改通知单数量少可组成一卷，卷内可按文号排列；如数量多，则要按文号或专业（标段或单位工程）分别组卷。工程联系单可按文种组卷（做法与修改通知单相同）。4、监理文件的组卷方法（1）项目监理依据性文件的整理。应在项目批准实施后整理归档，按专业的先后顺序排列。（2）项目监理工作性文件的形成、积累、整理。监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）时间整理组卷。如变更支付

22、、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时把过程文件材料作为附件一并归档 监理月报按年度组卷 与项目有关的来往文件应整理归档 与工程有关的但没有批文、没有结果的报告应单独组卷5、综合管理性文件的组卷方法 把反映不同问题的文件分开，同一问题形成的文件按时间顺序排列 如文件数量多，可按问题组成几个案卷 如数量不多，可组成一卷 卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列（三）案卷与卷内文件的排列 管理性文件按问题、时间或重要程度排列 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测、实验记录、评定、验收排列。设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。竣工图按专业、

23、图号排列 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后（四）案卷编目 卷内文件页号 卷内目录 案卷封面和脊背 卷内备考表1.卷内文件页号的编写 案卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号;各卷之间不连续编页号 卷内目录、卷内备考表不编写页号。2.卷内目录的编写 序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序一个文件一个号；文件编号，应填写

24、文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；责任者，应填写文件形成部门或第一责任者。文件题名。应填写文件标题全称；文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。日期，应填写文件形成日期（年、月、日）；页数，应填写每份文件总页数；备注，可根据实际填写需注明的情况。卷 内 目 录序号文件编号责任者文件题名日期页数/页号备注1K11+375K11+425段土方路基90区第15层现场质量检验报告单及附件2005052123/12K48+300山95区取土场 标准击实试验报告及附件200503265/24-283关于K11+060K11+115路段排水沟基础回填片石的变更令200505121/29-29

25、文件题名：应填写文件标题的全称。文件题名应明确反映文件材料的基本内容（如事由、结构、类型、部位、桩号等）。文件没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应由立卷人根据文件内容拟写标题。如果文件形成时对工程名称填写不准确的，编制卷内目录时要纠正；若会议纪要、变更通知单中每一份文件没有题名的要自拟文件题名，揭示会议主题、修改内容等。自拟标题用 注明。标题应避免笼统和表格化。文件料题名示例案卷封面式样 档 号 档案馆号（案卷题名）立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 案卷题名应包括的内容：项目名称。项目名称与批准的原立项设计（包括代号）应相符。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。案卷针对的内容。卷内

26、文件材料名称。管理性文件则应反映责任者、问题、文件名称。案卷题名是对案卷内文件材料内容的概括，应包括项目名称、卷内文件的针对内容。拟写时既要符合工程术语，同时又不违背档案用语。卷内文件的针对内容：重大项目档案数量多时，案卷题名层次可包括：项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料名称等工程具体内容。例1：发电厂 主厂房 地下结构 4号桩基础 施工记录、质量检验评定 例2：发电厂 主厂房 地下结构 4号桩基础-20 -10米 施工记录、质量检验评定 拟写案卷题名要注意问题的专指性，避免拟写过简或雷同的题名，要在充分了解案卷内容的基础上，通过拟写案卷题名，准确揭示出案卷的特定内容。案卷题名示例

27、立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；起止日期，应填写卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）。保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；档号项目代号分类号案卷流水号 档号，依据建设单位提供的工程档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号。案卷号是指档案按一定顺序排列后的流水号。档号示例 JJ-2-1 0100-8061-010100-8061-01 案卷脊背式样（保管期限）档 号 案卷题名（保管期限）档 号 案卷题名 案卷脊背 题名竖写应

28、从右至左，符合中文书写规范，阿拉伯数字采用顺时针转90度书写。永久档号0100-8040-001案卷题名广西大化水电站扩建工程开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要永久档号0100-8040-001案卷题名 大化水电站扩建 工程2006年5月份钢材质量证 明书、试验报告 4.卷内备考表 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。卷内备考表卷内备考表 档号：档号：互见号：互见号：说明：说明：立卷人：立卷人：年年 月月 日日 检查人：检查人：年年 月月 日日 说明包括：案卷内文件的总件数、总页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需说明

29、的问题。立卷人应由责任立卷人签名；立卷日期应填写完成立卷的日期；检查人应由案卷质量审核者签名；检查日期应填写审核的日期。互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档号，并应注明其载体形式。卷内备考表排列在案卷内文件材料尾页之后。卷内备考表卷内备考表 档号：档号：互见号：互见号：说明：说明：文字材料文字材料20件，件，100页，附图页，附图1张。张。立卷人：立卷人：张三张三 20062006年年1010月月 16 16 日日 检查人：检查人：李四李四 20062006年年1010月月 20 20 日日（五）案卷装订要求 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订 文字材料用线装订 装订采用三孔一线

30、方法(孔距8CM,装订线距纸边1.25CM)装订孔在案卷左侧 竣工图采用装订和不装订两种形式，A3规格的竣工图装订成册后对折叠成A4规格入盒；大于A3图幅按GB1060938技术制图复制图的折叠方法的规定折叠成A4入盒，文字材料一律用线装订，装订采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边125cm)装订孔在案卷左侧，具体要求为：装订前应去除原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张。检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合GB/T11822-2008规定的标准。每卷厚度，文字材料一般以2cm为宜，图表案卷一般不超过4cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷有各自的卷皮、目录和备考表。每卷内

31、容排列顺序为：案卷封面一卷内目录一文件材料一备考表。不装订的案卷，要求在每份文件右上角加盖档号章 档号章中档号填写方法同封面中的档号一样，序号填写方法同卷内目录中序号一样。档号章式样档 号 序 号档 号 序 号档 号 序 号0100-8061-01 1档 号 序 号0100-8031-0071 内封面、卷内目录和备考表应与卷内文件幅面保持一致，原则上不要贴边、托纸。图样折叠时图标栏露在右下角。整卷装订排列顺序 案卷内封面卷内目录文件材料 卷内备考表 单份装订排列顺序 案卷外封面卷内目录文件材料（按文件序号排列）卷内备考表六、声像材料的整理 包括照片档案的整理和录音、录像档案的整理。声像文件主要

32、有：施工前旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、施工工艺、领导视察、题词、竣工仪式、完工建筑、构造物、绿化小景等 声像材料整理时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录 照片档案的构成应由照片、底片和文字说明三部分组成。每一张或一组照片的文字说明，说明照片所反映事件的时间、地点、人物或事由等，要求简短、完整、明了，一般不超过200字。根据项目建设程序，按阶段问题对照片档案进行分类整理，并按照重要程度或时间顺序进行排列。案卷扉页注明：照片所反映事件的类别、内容、数量、起止日期等项目，并附目录。照片档案的编号要与底片编号一一对应，并要与对应的文件编写互见号。录音、录像档案的整理：一般按问题（内容、事由）进行分类。永久性和周期性的分开；机密性和一般性的分开；不同版种（原版、复制版）的分开。每合（盘）的外套上要有标签，注明：内容、主要人物、形成日期、带长（分钟）、编号、型号和保管期限，及对应的文字材料等，并填写目录。