秘书综合实训：信息的开发和利用课件.pptx

1、情景案例宏利公司总经理肖强近日心里颇不平静，来宏利公司作总经理3年了，企业在他的带领下成为了本市名副其实的领头羊，公司的发展让他感到欣慰。但最近的一件事却让他如梗在喉，难以下咽-公司的一个大客户因为发送货物周转时间过长，延误了交货期而承担了巨额的违约金，该客户找到宏利公司理论，虽然公司给予了耐心的解释，但该客户仍然表示以后可能不再通过宏利公司周转业务，而转向80公里外另一家公司。损失一个客户固然可以通过其他途径弥补，但是如果引起多米诺骨牌效应，那后果就不堪设想了。情景案例肖强进行了原因调查：宏利公司的主要竞争对手-万和公司最近进行了信息系统集成改造，大大加快了货物的周转速度，为客户赢得了宝贵的

2、时间，许多企业都表示如果宏利公司不能提供同样的服务，他们就将成为万和公司的客户。为解决这件事情，他今天召集公司行政助理和电脑专家来共同商量一个对策。如果你是宏利公司行政助理，为帮助公司走出困境，对于公司即将进行的信息系统的开发以及信息的利用工作你将会提出哪些有益的建议？项目任务宏利公司因为没有重视信息系统的建设管理而造成了巨大的损失，而它的竞争对手因对信息系统的集成改造而赢得了大量的顾客，由此可见，信息系统的开发是实现信息资源价值和提升其价值的重要环节，每一个企业都应该注重信息系统的开发建设。任务分析广义的信息系统包括专业信息机构以及计算机信息系统。专业的信息机构开发与建设主要通过优化机构设置

3、、人员组织、管理制度、加强培训等手段提高系统反应速度和管理水平，从而提高信息产品的质量。计算机系统则是以计算机为基础平台的、软件和硬件相结合的系统，分为作业支持系统和管理支持系统，宏利公司如果要进行信息系统的开发，相关人员特别是秘书就要掌握二者相关的管理知识和信息技术。任务分析 信息利用是信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。领导和有关部门利用秘书提供的信息辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。任务分析信息的利用还包括采取恰当的传

4、输形式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用，采取恰当的存储形保存，形成信息中心、信息库，供有关组织和人员浏览查阅。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用，秘书要学会对多种信息的综合处理，提炼出“高层次信息”。任务分析不要忘了零次情报信息的开发!信息开发的类型按开发所需时间长短按开发对象的形式不同长期信息开发短期信息开发网络信息开发文献信息开发等不要忘了零次情报信息的开发!信息开发的类型按对信息资源的加工深度与层次一次信息开发、二次信息开发、三次信息开发。一次信息即原始的信息，如企业技术文献、信件等，一次信息主

5、要形式有剪报、外文编译等；二次信息是对一次信息加工整理后形成的新的文献，主要形式有目录、索引、文摘等；三次信息是在一二次信息开发的基础上综合概括形成的深层次信息，主要形式有简讯、综述、调查报告等。信息开发形式一览表信息开发的形式开发形式 特性 优缺点剪报 是根据不同的时间周期和选题对有用的报刊信息进行组合、编辑，将报刊资料专题化、集中化的信息产品。优点是信息成本低、信息量大、使用方便，缺点是信息零散、缺乏时效性。索引 是将文献中具有检索意义的事项（人名、地名、词语、概念或其他）按照一定方式有序编排起来，以供检索。属于二次信息开发，查找迅速，编制简便。目录编制 指将一系列相关文献，按照一定次序编

6、排而成的揭示与报道文献的工具。根据需要可以编制分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等。属于二次信息开发，信息量大，便于查阅文摘 是对信息摘要其重要内容以便全面展示信息的方法，分为指示性文摘与报道性文摘。篇幅短小精要，内容客观陈述，不加评论和补充注释。信息资料册 包括产品资料信息、供应商资料信息、产品销售信息、求购信息等，通过它可以对有关行业、产品历史与现状有所了解。可以对相关行业历史、现状有所了解，简讯 是一种用最简洁最概括的言语报道最新动态信息的三次信息产品。简讯要求文字精炼、篇幅宜短。优点是信息报道有较大的宽度。调研报告 是在实地考察的基础上经分析研究得出的能真实反映有关信息事件本质特征

7、的信息产品。属于三次信息开发，综合性大。信息开发的形式开发信息要注意对信息的“综合开发”，即对某一条信息的开发，远远不如对多种信息的综合开发，提练出高层次的信息！1、汇集法 2、归纳法 3、纵深法 4、浓缩法 5、图表法 6、对比法小技法小技法信息利用途径信息利用是信息资源开发的归宿和落脚点!1、信息检索服务(利用”跟踪卡”掌握信息去向)2、信息加工服务3、专题、查询利用服务4、信息咨询服务5、网络信息服务信息利用途径信息检索服务跟踪卡 借出日期 借阅人 信息标题 部 门 归还日期 签 名 课堂讨论课堂讨论1、企业中有哪一些组织机构也兼有重要的信息资源管理任务？2、作为涉外秘书，开发国外的经济

8、信息有哪些途径？3、20世纪60年代，上海市某保温瓶厂开始研究硅镍保温技术，直到20世纪70年代中期，该厂从海外某杂志上偶然发现这种技术早在20世纪50年代就已经在美国成功使用，这意味着该厂历时十余年、耗资几十万元的这项研究工作是在开发国外落后的工业技术，毫无意义和价值。请结合秘书信息工作的基本要求，谈谈上海某保温瓶厂的信息开发工作存在哪些不足?实践训练课堂讨论课堂讨论4、假如你是某保险公司办公室秘书，当中国人民银行关于降低存款利率的信息发布后，公司领导决定利用这个时机使各分公司扩大业务，请你从信息工作的角度谈谈应该做哪些工作?实践训练案例分析深圳环球化工有限公司是以生产医用化学品为主的多元化

9、企业，在激烈的市场竞争中，化工企业面临对信息化和电子商务的迫切需求，公司决定努力开发网络信息资源。秘书王强建议公司使用化工网站数据，经理采纳了他的意见，公司于2006年加入了中国化工网。网站提供的化工信息服务、化工搜索服务、电子商务服务有效的整合了企业及行业的信息资源，大大提高化工人员获取化工信息的效率，中国化工网站拥有很大的专业化工客户和产品数据量，在专业化工领域形成了一个巨大的商贸平台，为化工企业的交流提供了很好的桥梁。案例分析它简单的界面也让大家的使用变得非常方便同时chemindex的推出改革了原搜索引擎综合性的网络现状，使专业搜索引擎在化工领域实现了很好的模式，可以通过产品名称和号进

10、行检索，检索结果精确匹配，真正体现了专业化。分析与讨论分析与讨论1、公司信息开发有哪些具体的方法与途径？2、如何使用中国化工网搜索产品报价？实践训练实务训练实务训练1、潘先生是上海一家纺织品贸易公司的行政助理，为了让公司的业务员保持与市场的同步信息更新，公司给每一名业务员都配备了具备无线上网功能的笔记本电脑，以便员工能第一时间掌握市场价格、供求关系等变化情况。但是，运行一段时间后，潘先生却发现业务员陷入了资讯的海洋，平均每个员工每天花在搜集信息上的时间就超过了2个小时，最重要的是由于搜集的信息相差不大，重复搜索现象普遍存在。在信息搜索同时，不少员工在网上游戏聊天，浪费了宝贵的时间。实践训练实务训练实务训练假如你是潘先生，应该如何采取措施解决公司信息开发这一难题？请制定一个改革方案。实践训练感谢您的静心聆听！感谢您的静心聆听！