秘书综合实训：信息工作课件.pptx

1、研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工 作。我们可以认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策 的正误和水平。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组 的生命。1、秘书的信息工作秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工 作的信息的特点决定的。2、秘书信息工作的特点（1）普遍）普遍性性信息的“无时不在”、“无 处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没 有职内职外之分，一切对工作有用的最新变 化信息，都是我们的收集对象;

2、在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有 关的信息。所以对于秘书，信息工作是存在 于时时处处的。2、秘书信息工作的特点（2）紧迫）紧迫性性这是由信息的时限性和非消耗性决定的。信 息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率 高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快 又准。同样的信息，别人比我们利用得早，信息对我们就可 能失去了价值。甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们 就失去了时间上的优势。所以又快又准地向领导和决策者提 供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要 保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。2、秘书信息工作的特点（3）开拓）开拓性性这是由

3、信息的可开发性的特点决定的。信息 能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。更进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。2、秘书信息工作的特点1.文书渠道文书渠道公务文书是传递信息的正式渠道和常规渠道，传递公务信息是文书 的主要功能，各不同层级的组织或部门通过公务文书的形式将他们认为 应该传递的信息传递给需要传递的组织或部门。（一）获取信息的主要渠道1.文书渠道文书渠道文书渠道传递的信息材料大体有以下四类：一是法定的正式文件，即所谓红头文件；二是常用的处理公务的通用文书，如计划、总结、领导讲话、规章制度等；三是某些带有专门性特点的文书，如经济往来文书、法律事务文书、具体业务文书、公

4、共关系文书等；（一）获取信息的主要渠道1.文书渠道文书渠道四是其他参考性文字材料。这些文书的内容往往比较集中，尤其是标题常能把核心内容直接 表达出来。但在获取信息时也要严肃认真，因为这些文书的法律效果较强，如出现理解偏差、断章取义等情况将带来直接的不良后果。（一）获取信息的主要渠道参考案例王强在办理收文时有一个习惯，即把收到的每一份文件的要点都 摘录在保密本上。为此办公室主任还找他谈过话，劝他不要再记了，否则万一有秘密泄露，他将是重点怀疑对象。但王强仍然照记不误。后来办公室负责起草大型文件的秘书出了车祸，而公司原定 的形势报告会又已临近，办公室主任又杂务缠身，王强主动请缨，要求试一试。在病急乱

5、投医的情况下主任勉强答应了。王强很快就 拿出了初稿，主任一看禁不住拍案叫绝，单位领导看了也十分满意。报告稿内容丰富，有根有据全靠王强平时信息的积累。参考案例点评：王强之所以很快写出了初稿，源于他平时对文书渠道信 息的积累。掌握了大量信息，写起报告稿自然得心应手。2.会议渠道会议渠道会议是组织内部或系统内部交流信息的重要方式。在会议内交流 信息的主要途径是讲话或发言，即口头表达。这种表达与书面表 达相比其特点是具有“一过性”，即一说即成过去，基本不能复原。（一）获取信息的主要渠道2.会议渠道会议渠道一是录音后的整理工作量大，且时效性、保密性等受到影响；二是出于保密等方面的要求，并不是所有会议都能

6、录音。（一）获取信息的主要渠道造成会议信息获取不全的另一个情况是分组讨论时小组人员数量 不足、水平不一，而分组讨论时所交流的信息往往是很珍贵的，是在集中的场合中所得不到的。这一点尤其需要重视并设法加以解决。参考案例海天公司总经理办公室的刘爱丽由于字迹清秀而被安排承担 会议记录工作。小刘很高兴，她觉得自己受领导信任才被委以如 此重任。但是办公室主任在检查了几次会议的记录后就很直截了 当地批评了她：因为她的记录不完整，有许多重要的话没记上，会议中跑题的内容却记上了。主任告诉她可以采用速记方法，会 后再作整理。可是小刘从未学过速记，就想了个自以为聪明的方法：用录音机录，然后再依据录音整理会议记录。参

7、考案例没想到第一次 用就闯了祸：那次会是董事会研究部门负责人的职务调整，董事 长一见小刘带着个录音机，就让办公室主任立即换人记录。小刘 弄不明白：为什么自己被换掉了呢?参考案例点评：通过会议渠道获取信息的重要方式是记录，可采用速记方法。用录音机也可进行记录，但因其保密性差，不是任何会议都允许用的，小刘之所以被换掉，原因也就在于此。3.调查和信访渠道调查和信访渠道调查是目的性十分突出的获取信息的方式，具有很强的 主动性；信访则基本是被动的，随机性比较明显。但是这两 者的共同特点是获取的信息都来自基层和基本群众。（一）获取信息的主要渠道4.书刊渠道书刊渠道书籍中蕴含的信息量大，而且系统性强，又相对

8、成熟，缺点是滞后性较为严重。一般带有历史定论的信息多被吸纳 入书中。期刊中的信息比较及时、新颖，尤其是学术期刊中常有一些独到见解，往往是前沿性的信息，能够给人们较大的启 发。书刊通常保存在图书馆或资料室。图书馆尤其是公共图 书馆藏书丰富，库存量大，但使用不是很方便。（一）获取信息的主要渠道5.大众传媒渠道大众传媒渠道调查是目的性十分突出的获取信息的方式，具有很强的 主动性；信访则基本是被动的，随机性比较明显。但是这两 者的共同特点是获取的信息都来自基层和基本群众。（一）获取信息的主要渠道6.档案渠道档案渠道档案是历史的真实记录，是历史信息的积淀，其可靠程度 较强。在使用档案中的信息时，必须注意

9、档案形成时的时代特点。（一）获取信息的主要渠道1.观察法观察法（二）获取信息的常用方法观察是人们获取信息最基本的方法，即人们直接通过感 官或借助其他工具来认识客观事物。通过观察获取的信息直 接而又真切，印象深刻。2.调查法调查法调查是获取信息最常用的方法。调查即按预先确定的计 划对特定对象进行特定问题的了解。3.阅读法阅读法（二）获取信息的常用方法阅读法就是对印刷媒介中的信息材料进行阅读而获取信 息的方法。办公室工作人员每天要处理大量的文件，接触大 量的报刊、海报，这些材料中的信息都要通过阅读来获取。3.阅读法阅读法（二）获取信息的常用方法一般地说，阅读的过程可分为三个层次阶段：一是浏览，即通

10、过阅读材料的标题、摘要、导语等先对其 有最一般的了解。二是泛读，即在浏览的基础上对有进一步阅读需要的材料 进行阅读。三是精读，也可称为研读，就是在泛读基础上对重要材料仔细地阅读，边读边记，常用的方法有摘录、圈点、批注等。4.收听收看法收听收看法（二）获取信息的常用方法收听收看，是指对广播、电视媒介采用视听的方法获 取信息。收听收看有随时与定时两种方式。随时即在工作之余，如果条件允许且使用器材又比较方便时，随时收听收看。在收听收看前应准备好必要的记录工具，如纸笔、录 音机、录像机等。5.沟通交流法沟通交流法（二）获取信息的常用方法沟通交流法是指办公室工作人员在日常工作中与各方面的 人员进行接触联

11、系时，通过口头交谈及有意倾听的方式获取信 息的方法。沟通交流法主要有三种方式，即询问、引导与倾听。1.询问就是针对特定对象提出相关的问题，俗称“打听”。这 种方式目的性很强，凡是询问的，可能都是最需要了解和掌握 的。5.沟通交流法沟通交流法（二）获取信息的常用方法2.引导就是把话题有意引向相关的问题，引起对方述说欲望，使其在不知不觉中提供所要获取的信息。3.倾听带有一定的被动性，是在人们谈话、发言等诉说行为 中，抓住所要获取的信息。6.网络查询法网络查询法（二）获取信息的常用方法网络查询就是利用计算机信息网络查询所需要的信息。信 息网络包括局域网和国际互联网两类。局域网是指系统内部或 组织内部

12、信息共享的网络。6.网络查询法网络查询法（二）获取信息的常用方法网络查询分浏览与下载两个层级阶段。浏览方式与阅读浏览相似，而下载则是对于要精读或使用的文件复制于自备文件 夹或打印出来，然后再精读或使用。7.索取法索取法（二）获取信息的常用方法索取法是向与组织有业务或其他联系的单位索要信息的方 法。其方式可以是当面索要，也可以通过电话或传真索要。有 偿索取信息的方法也成为购置法，社会信息服务单位提供的有 偿信息服务有两类：一类是获取、汇集信息后，分类分专题，定量定价售卖；另一类是依据客户需要进行专题、专项调查研 究，并将结论有偿提供给客户。8.交换法交换法（二）获取信息的常用方法交换法适用于与本

13、组织有往来关系的组织单位。这是一种 建立在互惠互利基础之上的信息传递关系。交换分为临时性与长期性交换两种。临时性交换是在特定性况下针对特定问题、特定内容选择特定的交换对象所进行的交换，往往是己方主动，而对方能否应和并不确定，不一定能形成交换关系。参考案例某超市的经营方针和对外承诺是低价薄利，因此需要了解本地其他 超市同类商品的价格。但是他们看到几乎所有的超市都在醒目位置标 示：“本超市严禁抄写商品标价，违者将承担窃取商业秘密的责任!”办 公室秘书刘建利向老板提出委托鸿升信息调查咨询公司来做这件事。该公司雇佣了许多勤工俭学的大学生分别到各超市调查，在事先培训 时重点测验了他们的记忆能力，要求对商

14、品名称、型号、规格和价格 记忆清楚，差错率不能超过千分之一。参考案例同时，再三强调记录不准用笔 记，也不能在超市附近记，必须在远离超市无人注意时才能记录下来。鸿升公司用这种方法只用了两天就收集全了所有超市的数万种商品的 价格资料。后来在一段时间内，该超市公开对外承诺“高一退十”，从而使销售量迅速攀升，总体利润也直线增加，且未发生一例退款。参考案例秘书钟苗平时非常注意信息的收集保存，凡是工作活动 中接触到的各种信息材料都收集起来，存放在抽屉里。日 积月累，文件材料、广告、宣传材料、参考书等已经填满 了钟苗的好几个抽屉。一天，行政经理找到钟苗要查阅一 份市场调查报告，钟苗望着几抽屉的信息材料真有些

15、不知 所措，急得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政经理 要的那份报告。秘书钟苗为什么会翻来翻去却怎么也找不到材料？信息整理是决定信息命运与价值的关键环节。信息在未加工整理之前，往往是一种处于自然状态的原始信息。信息整理（一）鉴别所谓鉴别，简单来讲就是辨别真伪。收集到的信 息经过分类之后，就要对其真伪情况以及能否客观准 确地反映事物运动变化的本质特征，进行一番鉴别。（一）鉴别信息中不真实的因素虽然都是以主观与客观相分离为特征，但具体的表现形式不尽相同。为了消除信息资料中不真实的因素，必须善于识别它们。（一）鉴别1.分析法。这是对原始信息资料中所表述的事物和叙述论证方法进行逻辑分析，发现其中的破

16、绽和疑点，从而识别其 真伪。2.核对法。即依据权威性的信息资料，包括权威性的书面材料或权威人士提供的口头材料，进行对照、比较，发现和 纠正原始信息中的某些差错。（一）鉴别3.调查法。就是对原始信息中所表述的事物的运动变化情况，通过直接的、现场的调查来检验它的真实性和准确性。参考案例孙静负责对全厂各车间报送的每日信息进行整理。她工作很细 心，一丝不苟。一天，她在整理信息时，觉得热处理车间报送的信息 中，有 一个情况很眼熟，好像在哪见过。于是她把前些天的已处理 完毕的信息材料都找了出来，专挑热处理车间的看，果然发现上周报 送的一份材料与这次报送的基本一致，只是人名换了。小孙觉得这条 信息有问题，在

17、征得厂办主任的同意后，找到了该车间的两名报送材 料的当事人。一问，他们都不知道此事。参考案例经认真盘问，才得知是该车 间兼职信息员图省事，临时编造了一个故事，一周后，又故技重施。小孙严肃地批评了这个信息员，并把这件事通报给该车间领导，要求 以后报送信息要经领导签字。经过这件事后，小孙对信息材料的审查 更严格了。点评：信息员每天接触大量信息，在整理过程中，一定要认真负责，严格把关，这样才能保证信息的质量。（二）筛选筛选是信息整理的一个环节，也是一项基础性工 作。如果说鉴别是为了去伪存真的话，那么筛选则是 为了达到去粗取精的目的。(1)信息筛选的要求（二）筛选信息筛选的基本要求可概括为：准确、及时

18、、完整、重大和新颖。1.准确。所谓准确就是指信息要真实、全面地反映客观事物的本质特征。2.及时。这是由信息的时效性特征决定的。3.完整。一篇完整的信息材料，对所涉及的问题 或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交代清楚。(1)信息筛选的要求（二）筛选3.完整。(1)是否有潜在的因素暂时未表露；(2)充分利用反映事物阶段性的信息，切忌片面强调完整而坐失良机；(3)有无只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题；(4)把握不同角度、不同方向反映某一问题的信息，避免片面性。(1)信息筛选的要求（二）筛选4.重大。在信息工作中，重大信息主要是指：(1)党中央、国务院及有关部门的领导和各地党、政主要领导有指导意义

19、的讲话或有关会议精神；(2)对党中央、国务院和省、自治区、直辖市等领导机关所制定的重大方针、政策、决定的贯彻落实情况；(1)信息筛选的要求（二）筛选4.重大。在信息工作中，重大信息主要是指：(3)物质文明、精神文明和政治文明建设以及改革中的重要情况；(4)较重要的思想动态、社会动态；(5)社会、自然方面的突发事件。5新颖。是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。(2)阅读筛选信息资料的方法（二）筛选1.看来源2.看标题3.看正文(3)筛选时需注意的问题1认真选择信息材料。2修正、增补。（三）综合分析信息的综合分析是在对原始信息进行鉴别、筛选基础上的深加工，是决定信息质量的关键一环。(1)综合

20、分析的意义主要有以下三点：（三）综合分析1.可以增加信息的广度、深度，为领导提供高层次的 决策参考，有助于他们掌握全面情况。2.可以发现规律性的变化或倾向性的问题，有利于领 导比较准确地预测未来，适时作出科学的决策。3.可以减少领导阅看文件的数量和时间，提高工作效 率。（2）综合分析的方式（三）综合分析1兼容组合。即根据信息所具有的兼容性的本质特征，把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄，挖掘其涉及事物整体的内在规律性。2序列叠加。即根据事物发展的客观规律，把无序的信 息围绕一条主线有机地组合起来，系统地 揭示事物的本质特征。（2）综合分析的方式（三）综合分析3.扬弃引申。即运用对立统一的观点

21、，对内容相互对立信息，既要保留发挥又要摒弃否定。（即以事物普遍联系的辩证法则。）4.序列叠加。价值进行推广、放大思考，作出合乎逻辑的理性推导和升华，达到举一反三、见微知著的目的。（一）信息传递的要素1.信源，即信息的来源。2.信道，即信息传递的通道。3.信宿，即信息传递的终点。参考案例随着电器市场竞争的日益激烈，电子公司准备进行价格调整。为使制定的价格合理，公司组织有关人员进行了市场调研。秘书李路了解到同类产品的不同市场价格信息，她将几种不同的价格数据信息绘制成一张图表交给经理。经理看了这张直观、清晰的图表，对钟苗的做法称赞不已。参考案例点评：针对特定的信息需求对象和需求内容，可将获得的数据

22、信息采用书面图表的形式进行传递，能够达到迅速、明了、比 较效果突出的作用。秘书应该明确信息的传递方向，能够运用 适当的信息传递方式，按照信息传递的要求及时、准确、有效 地传递信息。（二）传递信息的形式1.信件信件是正式的书面交流信息，可用于外向传递(如给客户、供 应商的信件)、内向传递(如晋升或提高工资的信件)，通常在一 些数量有限和需要特殊信息的人之间传递。（二）传递信息的形式2.备忘录备忘录是通信的简化书面表格，通知有关工作事项。通常在公司内部使用，即企业内部之间进行信息交流，尤其是在相互了解的人之间使用。3.报告报告是供他人阅读的正式文件，包含了有关内容的详细信息，被用来正式陈述事实性的

23、信息，通常针对特定的利用者。（二）传递信息的形式4.通知通知使用的范围最为广泛，使用频率最高。通知的事项或要 求办理的事情往往有很强的时间性。即使是规定性通知，也具有 时效。通知的语言要求精炼。5.指示书面指示应简明清晰，要讲清应完成什么工作，以及完成这 项工作的时间及工作方法。（二）传递信息的形式6.新闻稿公司公布决定或政策时，可采用发布新闻稿的方式。7.企业内部刊物企业内部刊物主要介绍公司动态和业务进展情况，是沟通上下、联系员工的桥梁。8.传阅单需要传阅内容多的信息时利用传阅单，上面列出所有应阅读该信 息的工作人员的姓名和部门，阅读完信息后在传阅单上签字。（二）传递信息的形式9.新闻发布会

24、新闻发布会是在一定时间，根据工作需要，公布重要信息，发布有关新闻或阐述观点，并回答提问，属于权威性的信息发布。10声明在报刊上宣布新的任命或电话、地址的变更等，声明要简短，引人 注目。11.直接邮件直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。秘书可以通过邮寄的 方式，向经过选择的消费者推销某种产品或服务。（三）传递信息的方法1.语言传递语言传递是将信息转化成语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出请求、听取汇报、演说等，是使用语言、姿态、倾听 来传递信息。（三）传递信息的方法2.文字传递文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，可避免信息失真变形，实现远距离多次传递，便于利用和

25、存储。3.电讯传递电讯传递是利用现代化的通讯手段传递信息，传递速度快，信息 量大，效果好，抗干扰力强，能够跨越空间的限制。（三）传递信息的方法4.可视化辅助物传递可视化辅助物传递可通过布告和告示、投影、展示架、白板和活 动挂图、产品展示和示范、录像等形式进行，可以用来帮助理解 工作任务和信息，如可用于消防、安全布告及出口标志等。信息贮存是指将有查考使用价值的文件、图像、统计报表、档案材料等信息材料存放起来，以备随时调出使用。秘书对信息的存储秘书部门的信息贮存方式主要有两种：秘书对信息的存储一种是传统的案卷贮存，即建立信息档案，将信息资料进行 分类、排列、制卡、编目，便于检索和利用。另一种是现代

26、化的电脑贮存。近几年来电脑的运用在秘书部 门得到了很大发展，这就是将信息资料输入电脑贮存起来，供需 用时随时查阅。（一）信息贮存的过程信息贮存不同于一般的物资贮存，它需要进行严格的登记、科学的编码和有序的排列。（一）信息贮存的过程一是把信息资料列为本单位的正式财产，使之有据可查；二是为信息资料的保管和利用提供可靠的凭证，也便于对信息资料进行加工整理；三是可以掌握信息资料的变化情况，发现缺漏，便于补充 配套。登记（一）信息贮存的过程1.信息资料编码的原则。信息资料的编码结构要表示出资料的组成方式及其相互关系。代码应具有逻辑性强、直观性好的特点，使人们在应用中容易掌 握，一目了然。编码信息资料的具

27、体形式是多种多样的。（一）信息贮存的过程选择最小值的代码。因为代码值的增加，工作人员的工作量也就 随之增加，势必会导致差错率上升，给工作造成困难。尽可能地使用现有的编码与通用符号，以便容易与其他方面衔接。编码要考虑到发展远景，以便适应社会生活的变化，在进一步充实时不至于发生紊乱，能保持编码的系列性。编码（一）信息贮存的过程2信息资料编码的方法。在信息工作实践中，人们创造了信息资料编码的多种方法，运用 最广泛的是分类编码法。编码（一）信息贮存的过程1000兰州市场信息资料1100兰州市场纺织品信息资料1110兰州市场化纤织品信息资料1111兰州市场纯涤纶销售信息资料1112兰州市场混纺织品销售信

28、息资料1113兰州市场毛涤织品销售信息资料编码（一）信息贮存的过程1.保存方式主要有以下几种：手工存储通过手工将信息保存在信息存储装具与设备中。计算机存储以数据库、电子表格、文字处理或其他应用程序的形式形成的 信息能以计算机存储保存。保存方式和排列方法（一）信息贮存的过程电子化存储利用电子文档管理系统存储信息。缩微胶片存储利用照像方法，将信息记录保存在缩微胶片上。保存方式和排列方法（一）信息贮存的过程2.排列的方法：科学地存放排列信息资料，是为了便于查找利用。这对于信息资料 丰富、服务对象又多的单位来说，尤为重要。通常有以下四种排列方法：时序排列。即按接收到信息资料的时间的先后顺序排列，也 就

29、是按资料的登记号排列。保存方式和排列方法（一）信息贮存的过程按来源部门排列。即按信息资料来源地区和部门，结合时间顺序依次排列。按信息资料的内容排列。即将信息资料按其内容 进行分类后依次排列。保存方式和排列方法（一）信息贮存的过程按资料的形式排列。信息资料的排列方法要按照各单位的具体情况来决 定，排列原则是便于存放和查找。无论选用哪一种排列 方法，一经确定，就应保持相对稳定，当然也要根据资 料情况的变化而改变排列存放方式。保存方式和排列方法（一）在信息处理工作中合理地利用信息1.吃透“上情”，正确理解领导工作思路，有助于确定具体的信 息利用方式。2.掌握“下情”，是秘书人员的职责。3.突出“内情

30、”，就是强调地方或行业特色。4.了解“外情”，一句话就是要注意观察外部世界的情况，秘书人员在了解“外情”时，要眼观六路，耳听八方，综合了解各方面的情况。5.注意“时情”，也就是信息内容的有效期，要注意信息的时间性。针对信息的特点，要合理地利用信息，首先就必须处理好以下五种情况：（二）信息的利用方法和效果谈到利用信息的方法，首先应该探讨一下发挥信息的效应问题。一般而言，信息因其效应具有潜在性，在这种效应的潜力得到充分发挥之前，是谈不上利用的。利用信息的具体办法很多，总结起来，大致有以下几点：（二）信息的利用方法和效果1.与调研相结合。以信息为调研线索，进一步调查研究，同时在调研中发现新的信息线索

31、。2.与督查相结合。对于领导批示的信息，由督查机构立案落实、跟踪督办。3.与新闻相结合。将一些有价值的信息加工转化成内参、新闻文稿发表，以扩大影响。（二）信息的利用方法和效果4.发挥决策层信息的权威优势。对领导没有批示但十分重要的信息，可以督促有关部门拿出解决问题的办法和措施。5.把重要信息纳入文件传阅渠道，争取更多的领导同志阅示。（二）信息的利用方法和效果从以上可以看出，信息利用的效果，一方面，是看如何使信息为 上级领导的决策提供有用、有效的服务，另一方面，是看信息能否 较好地反映同级或下级的意愿，从而发挥信息所应具备的作用。（三）信息利用中应注意的问题要提高信息工作的水平和层次，进一步发挥信息在领导决策和各项工作中的效用，在信息工作中要克服“平”、“浅”、“窄”、“慢”，做到“真”、“新”、“深”。（三）信息利用中应注意的问题目前秘书信息工作中最突出的问题就是平、浅、窄、慢。平，就是信息的层次不高；浅，就是信息的深度不够；窄，就是信息的来源不广，秘书人员的主动性不高；慢，就是信息反馈速度慢。要克服信息工作中平、浅、窄、慢的毛病，就必须把功夫下到真、新、深上面，这才是解决问题之关键。感谢您的静心聆听！感谢您的静心聆听！