常用公文写作培训教程课件.pptx

1、常用公文写作培训教程集 团 总 经 办二00九年十二月十日第一节：公文的概述第二节：常用公文的写法 1、通知的写法 2、通报的写法 3、报告的写法 4、请示的写法 5、函的写法 6、批复的写法 7、会议纪要的写法 8、总结的写法 9、调查报告的写法 10、行政公文常用语言第一节：公文的概述 公文,是国家机关及其他组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的 文 件 材 料,是 办 理 公 务 的 主 要 工 具。公文的种类u命令（令）u决定u公告u通告u通知u通报u议案u报告u请示u批复件u意见u函u会议纪要l 报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。l

2、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。l 批复:适用于答复下级机关的请示事项。l 意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。l 函:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。l 会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。l 决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。l 通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。l 通知:适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。l 通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者

3、情况。公文的功能 法定功能。公文是发布法律、法规、规章制度及规范性文件的有效格式。指导功能。公文是上级机关对下级进行指导工作的重要手段。沟通功能。公文是沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。宣教功能。公文是宣传教育干部的权威性材料。凭证功能。公文是社会活动的真实纪录。第二节：第二节：常用公文的写法常用公文的写法一、通知的种类：1、指示性通知（工作通知、布置性通知、规定性通知）发布类通知2、颁转性通知 转发类通知 3、知照性通知（会议通知、任免通知、迁址、变更通知、设置或撤消机构、起用或作废用章等）二、通知的写法：（一）标题1、公文式标题（发文机关+事由+文种）2、文种（只限用于内部张贴的通知）印发：

4、本机关制定的非规章类文书及计划、总 结、领导讲话等发布类通知 颁发：省人大、省政府制定的重要法规和规章 发布：领导机关制定的法规和规章（二）主送机关 1、全称或规范化简称 2、统称（下一级多个类型机关，如：企业，政府部门：）（三）正文 通知的正文一般由通知缘由、通知事项、通知执行 要求或通知结束语三部分组成。1、指示性通知的写法 通知缘由：简述形势、背景、情况 点明通知的根据、原因或目的 通知事项：布置任务，阐明工作原则，拟订方法措施，交代注意事项。结 束 语：提出号召、希望或具体要求 2、颁转性通知的写法 一是写明颁转对象，二是写明颁转意见或要求。发布类通知 现将*印发给你们 （批准原因、依

5、据、时间、形式或生效日期）请认真贯彻执行、遵照办理 （强调重要意义、具体指示和说明有关问题）转发类通知 写明被转文件的发文机关、文件标题、发文字号 执行要求“现将*委关于印发的通知（*委20093号）转发给你们,请遵照执行.”、知照性通知的写法会议通知：第一部分：开会的缘由、依据第二部分：开会的时间与期限、地点、与会者及其条件、会议内容或主要议题、其他事项第三部分：结尾（要求函寄回执或电话回复，还可注明联系人、联系地址及联系电话）任免通知：第一部分：任免的根据（经研究，决定：）第二部分：任免对象及其职务第三部分：结语（特此通知）（一人一行，先任后免）通 知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机

6、关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。一般性通知结构 转发关于的通知转发关于的通知：现将关于现将关于（文号）转发给你们，（文号）转发给你们，请遵照执行。请遵照执行。特此通知特此通知 年月日会议通知结构 关于召开会议的通知关于召开会议的通知：为（目的），定于为（目的），定于年月日在召开会议，年月日在召开会议，研究问题，请你单位、研究问题，请你单位、准时出席。准时出席。特此通知特此通知 年月日年月日通 知任免通知的结构1 关于任职的通知关于任职的通知：经研究，决定：经研究，决定：聘任同志担任总经理。聘任同志担任总经理。特此通知特此通知 年月日年月日

7、任免通知的结构2 关于任职的通知关于任职的通知：经研究，决定：经研究，决定：同志担任总经理。同志担任总经理。同志不再担任总经理。同志不再担任总经理。特此通知特此通知 年月日年月日 w表彰性通报表彰性通报 表彰性通报，是表扬先进人物、先进事迹的通报。w批评性通报批评性通报 批评性通报，是批评错误、揭露问题的通报。w传达性通报传达性通报 传达性通报，是传达重要精神或情况的通报。一、通报的类型二、通报的结构 （1）完全型完全型 结构是发文机关+事由+文种，如集团公司关于*海螺*不力并酿成*重大事故的通报*部关于近期*事件的通报。（2）省略型省略型 结构是事由+文种，如关于*海螺*处违规问题的通报。（

8、3）简约型简约型 结构是文种，如通报。标 题正文部分 （1）交代时间、地点、人物或单位、主要事例、结果等基本要素，一般表彰性、批评性通报常用。（2）概述事实，交代发文目的。（3）列举事实。（4）交代通报的对象。（1）列举主要先进事迹或错误行为，或陈述事件、事故的大致经过，大体环节；揭示先进典型的时代意义、精神风貌、高尚品质，以及表彰决定；或分析错误、事故的原因及危害性；对事故、事件责任人的处理结果等。最后，提出要求或希望。（2）分析原因，提出要求。（3）简要概括情况。通报与通知的区别 通报与通知虽然都具有告知性的特点，但是，通报不仅要告知“读者”事项、情况，而且还要对事项、情况等进行评议和分析

9、，要陈述事情的大致经过和大体环节；通知则是直接告知“读者”应当遵守或周知的事项，不需要陈述过程。通报与通知虽然都具有指挥性的特点，但是，通报是利用典型事例来启发教育“读者”，是间接指挥；通知则是发文机关直接指挥。通报主要是通过对典型事例的表扬或错误言行的批评，对重要精神和重大情况的传达，来启发教育“读者”，沟通信息，指导工作；通知除了具有与通报相同的告知事项，指挥工作的功用以外，还用来发布规章、印发、转发公文，任免人员等，通知的承载范围更为宽泛。要点模板（一）标题：正文：发文机关：成文日期：关于的通报 为 ，经 研究决定，给予_通报 。希望_ _。特此通报 年月要点模板（二）标题：主送机关：正

10、文：发文机关成文日期 单位关于的通报 ：_。为 ，经 研究决定（同意），现将 通报如下：一、_ 二、_ 三、_ 年月日通报模版一、报告的种类1、工作报告 2、情况报告3、答复报告 3、报送报告二、各类报告正文的写法1、工作报告 基本情况主要成绩和经验体会存在的问题和基本教训今后打算、情况报告概述问题或情况分析原因提出意见和办法 、答复报告概叙询问事项或交办的任务交代处理过程交代处理结果、征询上级机关的意见 、报送报告写明所送材料的名称、数量，结尾常用“请审查”、“请查收”、“请审阅”等。三、结束语“特此报告”、“现报上，请查收”、“以上报告，请审阅”、“以上报告如无不妥，请指正”。报告专题性报

11、告结构（2）关于报送建议的报告关于报送建议的报告：（事实）。（事实）。（建议依据）。（建议依据）。（建议内容及说明）。（建议内容及说明）。现将建议报上，请审阅。现将建议报上，请审阅。年月日年月日专题性报告的结构（1）关于事故的报告关于事故的报告：（事故经过）。（事故经过）。（事故后采取的措施）。（事故后采取的措施）。（调查及事故原因）。（调查及事故原因）。（经验教训及措施）（经验教训及措施）（处理结果）（处理结果）特此报告特此报告 年月日年月日一、请示的种类请求指示的请示 请求批准的请示二、请示的写法、标题（）请示主题部分不能出现祈请类的词语（）文种不能写成“请示报告”、主送机关（）只写一个主

12、送机关（）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示。、正文写明请示的理由和依据（详细具体）以“为此，现就请示如下”或“恳请”为过渡 写清需解决的问题请示事项要写得明白、具体、恰当、切实、可行。要坚持一文一事，不能一文数事。“以上请示请审批”等。三、请示与报告的区别行文目的不同行文时间不同内容繁简不同收文处理不同写请示的注意事项必须是一文一事，不能一文数事材料真实性必须事先请示，不能先斩后奏不要写成请示报告理由充分要求明确语气平和恳切向主管部门请示，不能越级请示报告与请示的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求请示和批准汇报工作，反映情况时间只能事前事前、事中

13、、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复可阅存，不心答复结尾以上请示，请审批特此报告一、函的类型 商洽函，是发文机关就某一事项或问题要与收文机关进行协商、接洽而使用的一种类型，收文机关见文后应该回复。问复函，是发文机关就某一事项或问题向收文机关进行询问时使用的一种类型，收文机关见文后应该尽早回复。请批函，是发文机关向收文机关请求批准事项时使用的一种类型，收文机关见文后应该尽早回复。告知函与通知类似，是发文机关向收文机关告知事项或情况时使用的一种类型。二、函的结构 标题 1.发文机关+事由+文种 如关于*海螺工程总体实施方案的复函 2.事由+文种 如关于*开展*事项的商洽函 三、正

14、文部分 u 首先交代发文的原因或目的，然后说明商洽的事项，最后提出要求或希望。首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提出问题，最后提出要求或希望。请批函与请示的结构相似，首先交代请批事项的原因或目的，说明理由，然后说明请批的事项，最后提出要求。告知函与知照性通知类似，先交代发文缘由（目的、依据等），然后说明告知事项及要求。由依据和答复意见组成。依据往往引述来文，然后根据来文给予答复。四、结束语和落款w函的常用结束语 去函有“特此商洽，盼复”“特此函达，请复”“请予协助”“请予审批”“请予批准”“特此函告”等；复函有“特此函复”“此复”等。w落款 落款由署名和成文日期组成。函w函的适用范围w适用

15、于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复 问题，请示批准和答复批准事项。w函的特点：1、使用范围广。是不相隶属机关之间的公务活动中比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的文种。2、是平行文，对制发公文主体各主送单位限制少。3、函的形式多样，内容一般是一文一事。函的一般性结构 关于的函：（发函的目的，原由），（要求对方做什么）。妥否，请函复。年月日函 安海办函字20092号 关于的函:。特此商洽，盼予函复。年月日 海股办函字20092号 关于的复函:你单位收悉，现函复如下：。此复 年月日批复的结构一般标题、主送机关、正文、成文日期和生效标识四部分组成。一、标题关于*海螺试生产报告的批复关于同意*海螺

16、设立*机构的批复二、主送机关请示的发文机关三、正文你公司关于申请四期首条熟料生产线点火试生产的报告收悉。现批复如下：不同意的批复一定要说明理由批复w批复的适用范围适用于上级单位答复下级机关的请示事项。w批复的分类和特点：1、被动性，以请求为依据，先有请示后有批复。2、针对性。请求什么事项就批复什么事项，绝不能离开请示的内容来批复。3、权威性。请求的事项是行文机关无权解决的问题，由直接上级表态并批复。w使用批复时的注意事项：1、认真研究，掌握讲示。2、批复的态度鲜明，条理清楚。3、语言精炼，篇幅短小。4、对下级请求需要批复的公文应一一答复。批复的结构：批复的结构：关于的批复关于的批复：你单位报来

17、关于你单位报来关于的请示（文号）收悉。现批复如下的请示（文号）收悉。现批复如下：（答复问题）（答复问题）此复此复 年月日年月日一、会议纪要适用范围：适用于记载、转达会议情况和议定事项二、会议纪要的写法（一）特定的格式“（2009）第*期”（二）标题、会议名称纪要、发文机关关于工作的会议纪要、与会单位主要内容纪要（三）正文、前言 写明会议概况（会议时间、地点、会议名称、主持人、与会者）、主体 会议研究的问题、作出的决定、提出的任务、要求等（第三人称：会议指出、会议强调、会议认为、会议希望）、结尾（可略）一、总结的种类.综合性总结.专题性总结.个人总结二、总结的写法(一)、标题（单位名称+时间+事

18、由+文种）例：*海螺2009年安全工作总结例：*海螺关于余热发电工作的总结(1)单标题(2)双标题 锐意改革创新不断开拓前进 海螺2009年工作总结 (二)正文 （1）基本情况 做了哪些工作 （2）主要工作和成绩 采取了怎样的措施、方法和步骤（3）经验或体会 取得了哪些成绩（4）存在的问题 有什么经验和体会 （5）今后的设想或努力的方向一、调查报告的种类、反映情况的调查报告 、典型经验的调查报告、揭露问题的调查报告二、调查报告的写法（一）标题调查机关+事由+文种例：集团监察室对*海螺销售签单情况调查报告（1）单标题（2）双标题例：调整结构抓改革适应市场迈大步 *海螺班组建设情况的调查（二）正文

19、（1）说明调查工作的概况（2）概述调查对象的情况（3）提出调查结论（1）调查到的事实情况（事情产生的前因后果、发展经过、具体做法等）（2）研究这些事实材料所得出的具体认识和经验教训（1）概括全文，点明主题（2）展示前景，号召建议 （3）办法措施，建议意见（三）具名和日期、正文末尾下一行右侧、标题之下三、调查报告与报告、总结的异同（一）与报告的区别：报告侧重于汇报日常工作，而调查报告不限于日常工作，凡与日常工作有关的重大情况、典型事件、经验或教训等带有普遍意义的问题，都可用调查报告的形式予以反映。（二）与总结的异同 都具有较强的思想性和政策性 表达方式相同应用范围不同 写作时限不同 使用人称不同

20、用语名称作用常用特定用语1开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称：我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语用于表示文、物递送方向上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语用于复文引据悉、接、顷接、据、收悉。5拟办用语用于审批拟办拟办：责成、交办、试办、办理、执行。6经办用语用于表明进程经、业经、已经、兹经。行政公文常用语言7过渡用语用于承上启下鉴于

21、、为此、对此、为使、对于、关于、如下。8期请用语用于表示期望请求上行：请、恳请、拟请、特请、报请。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。9结尾用语用于结尾表示收束上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为而努力；现予公布。10谦敬用语用于表示谦敬承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。11批转用语用于上对下来文的批转处理批转、转发。12征询用语用于征请、询问对有

22、关事项的意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。w安全就是效益，安全就是幸福。22.11.1322.11.13Sunday,November 13,2022w市场如水，企业如舟，质量象舵，人是舵手。23:12:0823:12:0823:1211/13/2022 11:12:08 PMw强化班组建设，将不良品消灭在本工序。22.11.1323:12:0823:12Nov-2213-Nov-22w眼到、手到、心到、一个不良也逃不掉。23:12:0823:12:0823:12Sunday,November 13,2022w宁可千日不松无事，不可一日不防酿祸。2

23、2.11.1322.11.1323:12:0823:12:08November 13,2022w老毛病，要根治；小问题，要重视。2022年11月13日下午11时12分22.11.1322.11.13w秤砣不大压千斤安全帽小救人命。2022年11月13日星期日下午11时12分8秒23:12:0822.11.13w劣品标识加隔离，退料重要易处理。2022年11月下午11时12分22.11.1323:12November 13,2022w生产必须安全安全促进生产。2022年11月13日星期日23时12分8秒23:12:0813 November 2022w清扫-扫走旧观念，扫出新天地。下午11时12分8秒下午11时12分23:12:0822.11.13w以应知应会为荣，以愚昧无知为耻。22.11.1322.11.1323:1223:12:0823:12:08Nov-22w5S运动，从你我做起，让我们更有自信。2022年11月13日星期日23时12分8秒Sunday,November 13,2022w品质第一，顾客满意。22.11.132022年11月13日星期日23时12分8秒22.11.13谢谢大家！谢谢大家！