Excel2003电子表格软件[学习使用课件]学习培训模板课件.ppt

1、Excel 2003Excel 2003电子表格软件电子表格软件绩效办公室姚建明案例：案例：公司目前薪资水平再上调幅度民意调查公司目前薪资水平再上调幅度民意调查职位职位 选项选项上调上调0%0%上调上调5%5%上调上调10%10%上调上调15%15%上调上调20%20%以上以上总样本总样本(%)(%)1 15 5383826263131Excel 2003Excel 2003电子表格软件电子表格软件n 内容p 第一节 Excel 概述p 第二节 Excel工作簿的创建与保存p 第三节 工作表的编辑与格式设置p 第四节 公式和函数的使用p 第五节 数据处理功能p 第六节 图表功能n 重点p 工作

2、表的编辑与格式设置p 公式和函数的使用（难点）p 数据处理功能（难点）p 图表功能（难点）第一节第一节 ExcelExcel概述概述 n Excel 2003最主要的功能p 快速制作表格p 强大的计算功能p 数据处理：排序、筛选、分类汇总、透视表p 数据图表n Excel文件称为工作簿（Book）p 工作簿扩展名为.XLS.XLS。p 一个工作簿可由1-2551-255个工作表组成，系统默认为3 3个。n 工作表p 工作表名初始值为Sheetl，Sheet2，Sheet3，。p 每个工作表包括6553665536行（1-65536）、256256列（A-Z,AA-AZ,IA-IV)，共有655

3、36X256个单元格。p 工作表内的单元格名称由列标和行标组成，如A1，C12等。一、一、ExcelExcel的启动、退出的启动、退出n Excel的启动p 通过开始菜单p 双击Excel工作簿n Excel的退出p 单击“文件/退出“命令p 单击”关闭“按钮关闭按钮二、二、ExcelExcel窗口的组成窗口的组成全选按全选按钮钮编辑栏编辑栏行标行标名称框名称框列列标标工作表标签工作表标签标签滚标签滚动按钮动按钮拆分框拆分框活动单元格活动单元格第二节第二节 工作簿的创建与保存工作簿的创建与保存n新建工作簿（Ctrl+N)n打开工作簿(Ctrl+O)n保存工作簿(Ctrl+S、另存为)n工作簿加

4、密（工具/常规选项）n管理工作表1.选取工作表2.删除工作表 3.插入工作表 4.重命名工作表 5.工作表的复制或移动n 使用鼠标复制或移动工作表 n 使用菜单命令复制或移动工作表第三节第三节 工作表的编辑与格式设置工作表的编辑与格式设置n 操作区域的选择n 工作表原始数据的录入n 数据的编辑n 设置单元格格式n 调整工作表的行和列n 隐藏工作表n 隐藏工作簿n 拆分窗口n 冻结窗口n 打印工作表一、操作区域的选择一、操作区域的选择n 单个单元格：单击所需的单元格n 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格n 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格n 整行或整列：单击行头或列头n

5、 全部单元格：单击全选按钮或按Ctrl+An 清除选定的单元格：工作表任意处单击全选按钮二、工作表原始数据的录入二、工作表原始数据的录入1.Excel中的数据n常量p 文本常量，公式中的文本一般用引号括起来，如性别=“男”。p 数值常量，如100 12.35p 日期常量，如2007-11-16n公式p 公式以等号等号=开头。由常量、单元格引用、函数和运算符组成。p 公式能够在单元格中显示计算出来的值，并能够根据引用数据单元格中的数据的变化而自动修改结果。数据录入与格式设置示例数据录入与格式设置示例二、工作表原始数据的录入二、工作表原始数据的录入2.键盘的使用p 或 Enter：下移一个单元格p

6、 或 Shift+Enter：上移一个单元格p 在同一个单元格中换行：Alt+EnterAlt+Enterp 或 Tab：右移一个单元格p 或 Shift+Tab：左移一个单元格p 双击双击单元格（F2F2）：修改单元格中的数据p Ctrl+：快速移动光标最后一列、第一列、最后一行、第一行文本数据二、工作表原始数据的录入二、工作表原始数据的录入3.输入文本型数据p默认左对齐左对齐p若下一单元格为空，字符串自动溢出，如B1单元格所示。p使用Alt+Enter在单元格内强制换行，如A2单元格所示。p设置单元格内的文本自动换行，如B2单元格所示。n 选中单元格 单击右键选“设置单元格格式”，弹出“单

7、元格格式“对话框，选择“对齐”选项卡 将“文本控制”下的“自动换行”复选框打上勾。数据录入与格式设置示例数据录入与格式设置示例4.输入数值型数据p默认右对齐p文本数字录入以单引号单引号 开头，如B4单元格 0833。p分数输入，在分数前面加上数字和空格：0 4/5，如B5单元格。若直接输入4/5，系统会默认为日期数据4月5日，如A5单元格。p设置小数位数、百分号(使用“格式/单元格”命令)二、工作表原始数据的录入二、工作表原始数据的录入5.输入日期型数据p日期输入格式为YY/MM/DD或YY-MM-DD hh:mm:ss am|pmp输入当前日期：Ctrl+;p输入当前时间：Ctrl+Shif

8、t+;p更改日期格式(使用“格式/单元格”命令)二、工作表原始数据的录入二、工作表原始数据的录入拖曳填充柄到结束6.序列数据的输入p使用填充柄填充有规律的数据，例如：星期一、一月等数据p步长为1的等差数据，可输入起始数据后，按住Ctrl键拖动填充柄。p若步长不为1，先输入前两项数据，如2、6，然后选中前两项，拖动填充柄到结束。p对于等比数据，可以单击“编辑/填充/序列”。二、工作表原始数据的录入二、工作表原始数据的录入 单击单元格单击单元格 直接在单元格输入数据 双击单元格双击单元格 在编辑框内输入数据有规律的数据，例如等差、等比数列可自动填充。拖曳填充柄到结束单元格数单元格数据的输入据的输入

9、系统提供的序列数据系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；星期一、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充数据录入总结数据录入总结三、数据的编辑三、数据的编辑n修改数据p双击单元格pF2键p在编辑栏中修改。n移动数据p剪切/粘贴p鼠标拖动n复制数据p复制/粘贴p按住Ctrl鼠标拖动n删除数据p编辑/清除/p编辑/删除pDEL键 三、数据的编辑三、数据的编辑n查找/替换数据：编辑/查找n合并单元格：“合并及居中”按钮四、工作表的格式设置四、工作表的格式设置n单元格格式（格式/单元格）p数字格式:设置小数位数、日期格式、百分号等。p对齐格式：

10、水平对齐、垂直对齐、自动换行、合并单元格等。p字体：字体、字形、字号、颜色、上标、下标等。p边框：为表格加边框p图案：为单元格或表格加底纹。p保护：保护工作表 四、工作表的格式设置四、工作表的格式设置n条件格式：格式/条件格式p必须要先选定应用条件的数据区域才有效。p条件可以是单元格数值、公式。p可以添加3个条件。p本例的条件是为偶数行的数据加上底纹。五、调整工作表的行和列五、调整工作表的行和列 1.增加行p选取行（若选取若干行则可插入若干行）单击右键选“插入”。p也可使用菜单“插入插入/行行”命令。pExcel默认新行插到所选行上面。2.增加列p选取列（若选取若干列则可插入若干列）单击右键选

11、“插入插入”。p也可使用菜单“插入插入/列列”命令。pExcel默认新列插到所选列左边。五、调整工作表的行和列五、调整工作表的行和列 3.删除行、列p选取若干行或列单击鼠标右键，选“删除删除”。p注意：n右键选“删除删除”可将所选行或列格式、内容全部删除n右键选“剪切剪切”则是将所选区域放到剪贴板上而并未真正删除。n按DelDel键只能删除所选区域的数据。相当于右键选“清除内容清除内容”五、调整工作表的行和列五、调整工作表的行和列4.调节列宽p在列标的右边界处拖动鼠标。p选定若干连续列拖动鼠标选定若干连续列拖动鼠标，可实现多列的同时调整。p在选定列（1列或多列）的右边界处双击双击，可自动调整列

12、的大小到合适宽度。五、调整工作表的行和列五、调整工作表的行和列5.调节行高p在行标的下边界处拖动鼠标。p选定若干连续行在下边界处拖动鼠标，可实现多行的同时调整。p在选定行（1行或多行）的下边界处双击双击，可自动调整行的大小到合适高度。六、隐藏工作表六、隐藏工作表n 隐藏工作表p 使用“格式格式/工作表工作表/隐藏隐藏”命令 p 在一个工作簿中至少有一个工作表是可见的，不能隐藏所有的工作表。n 重新显示隐藏的工作表p 使用“格式格式/工作表工作表/取消隐藏取消隐藏”命令，然后在随后弹出的“取消隐藏”对话框中，选择需要取消隐藏的工作表。七、隐藏工作簿七、隐藏工作簿n 隐藏工作簿簿p 使用“窗口”菜

13、单下的“隐藏”命令。n 取消工作簿的隐藏p 使用“窗口”菜单下的“取消隐藏”命令。然后在随后弹出的“取消隐藏”对话框中，选择需要取消隐藏的工作簿。八、拆分窗口八、拆分窗口n 拆分窗口p 使用“窗口”菜单下的“拆分”命令。p 使用窗口两边的拆分框n 取消拆分p 使用“窗口”菜单下的“取消拆分”命令。p 双击窗口中的控制条。九、冻结窗格九、冻结窗格n 冻结窗格p 使用“窗口”菜单下的“冻结窗格”命令。n 取消窗格的冻结p 使用“窗口”菜单下的“取消冻结窗格”命令。十、打印工作表十、打印工作表n 页面设置（使用“文件”菜单下的“页面设置”命令）p主要设置纸张大小、方向、页边距和居中方式十、打印工作表

14、十、打印工作表n 设置打印区域p 先选定区域，再执行“文件/打印区域/设置打印区域”命令n 打印预览n 打印（“文件/打印”命令）第四节第四节 公式和函数的使用公式和函数的使用n Excel中的运算符n 公式的使用n 函数的使用n 常用函数举例运算符运算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式符公式符区域范围引用区域范围引用常量常量函数函数单元格地址单元格地址公式和函数使用示例公式和函数使用示例一、一、ExcelExcel中的运算符中的运算符 算术运算符算术运算符*/+-%说 明乘方乘除加减百分号比较运算符比较运算符=说 明大于大于等于小于小于等于等于不等于引用运算符引用运算符说 明：（冒

15、号）对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格（区域）进行引用，如B2:B8、A2:E10，（逗号）将多个引用合并成一个引用，如SUM（B1:B10,A1:A10,C11）文本运算符文本运算符 说 明连字符&将一个或多个数据以文本形式连接起来形成一个新文本。如公式“=”计算机“&”基础“”，结果为“计算机基础”。二、公式的使用二、公式的使用n 公式p 公式以等号等号=开头。由常量、单元格引用、函数和运算符组成。p 公式形式：=操作数和运算符操作数和运算符p 操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数单元格、数字、字符、区域名、区域、函数 p 公式能够在单元格中显示计算出来的值，并能够根据

16、引用数据单元格中的数据的变化而自动修改结果。运算符运算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式符公式符区域范围引用区域范围引用常量常量函数函数单元格地址单元格地址公式和函数使用示例公式和函数使用示例n 公式中显示和修改p 默认情况下，编辑栏显示公式，单元格显示公式计算的结果。故一般情况下，在编辑栏中修改公式。n 公式的复制p 用填充法复制公式，与拖动序列数据一样。p 用“复制/粘贴”法复制公式，如果公式不连续，此法较好。二、公式的使用二、公式的使用n 公式中的单元格引用地址p 相对引用n公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整。n表示：列坐标行坐标例B6、A4、H3:K3p 绝对引

17、用n公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变。n表示：$列坐标$行坐标例$B$6、$C$5:$F$8 p 混合引用n列坐标$行坐标例 B$6、A$4、C$5:F$8n$列坐标行坐标例$B6、$A4、$C5:$F8二、公式的使用二、公式的使用n 对区域可以进行文字性命名，以便于记忆与阅读p 命名：选取区域 /单击名称框/输入区域名p 区域名的引用：在公式或函数的参数中直接引用区域名。n 访问其他工作表中的数据：工作表名！单元格地址工作表名！单元格地址二、公式的使用二、公式的使用公式公式公式使用示例公式使用示例函数函数形式：形式：函数名（参数表）函数名（参数表）参数：参数：常量、单元格、区

18、域、区域名、公式或其他函数常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数函数输入：函数输入：直接输入法、直接输入法、向导法向导法三、函数的使用三、函数的使用双击看到计算结果2.求和单击看到计算公式1.选取存放结果的单元格三、函数的使用三、函数的使用四、常用函数应用举例四、常用函数应用举例 1.ABS函数求参数的绝对值 使用格式：ABS(number)参数说明：number代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。应用举例：如果在B2单元格中输入公式：=ABS(A2)，则在A2单元格中无论输入正数还是负数，B2中均显示出正数。2.AVERAGE函数 求出所有参数的算术平均值使用格式：AVERAGE(nu

19、mber1,number2,)参数说明：number1,number2,代表需要求平均值的数值、引用单元格或区域，参数不超过30个。应用举例：在B8单元格中输入公式=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，确认后，即可求出B7至D7区域、F7至H7区域中的数值和7、8的平均值。注意：如果引用区域中包含“0”值单元格，则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格，则不计算在内。3.IF函数根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相应的内容。使用格式：IF(Logical,Value_if_true,Value_if_falseIF(Logical,Value_if_true,Valu

20、e_if_false)参数说明：LogicalLogical代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容，如果忽略返回“FALSEFALSE”。应用举例：在C2单元格中输入公式：=IF(A2=B2,A2,B2)=IF(A2=B2,A2,B2)，确认后，即可在C2单元格中显示A2、B2两个单元格中的较大数。4.COUNTIF函数统计某个区域中符合指定条件的单元格数目。使用格式：COUNTIF(Range,CriteriaCOUNTIF(R

21、ange,Criteria)参数说明：RangeRange代表要统计的单元格区域；CriteriaCriteria表示指定的条件表达式。应用举例：在C17单元格中输入公式：=COUNTIF(B1:B13,“60”)=COUNTIF(B1:B13,“32；Sum_Range是需要求和的数值所在的单元格区域，如果省略了 sum_range，则对Range区域中的单元格求和。应用举例：输入公式：=SUMIF(A2:A14,计算机,G2:G14)，表示在A2：A14区域中找出值为“计算机”的单元格区域，将它们的G列数据求和。四、常用函数应用举例四、常用函数应用举例四、常用函数应用举例四、常用函数应用举

22、例10.SUBTOAL函数 对所筛选数值参数进行操作 使用格式：SUBTOTALSUBTOTAL（function_num,ref1,ref2,.)function_num,ref1,ref2,.)参数说明：Function_num 为 1 到 11 之间的数字，指定使用何种函数在数据清单中进行分类汇总计算。Function_Num 函数 1 AVERAGE 2 COUNT 3 COUNTA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCT 7 STDEV 8 STDEVP 9 SUM 10 VAR 11 VARP Ref1,ref2,为要进行分类汇总计算的 1 到 29 个区域或引用。应用举例：输

23、入公式：=SUBTOTAL(1,B2:B10)，确认后，即B2至B10区域中的所筛选数 值的平均数。四、常用函数应用举例四、常用函数应用举例n 11.ROW（）函数，返回所在单元格的行数n 12.COLUMN()函数，返回所在单元格的列数n 13.ADDRESS函数 返回所选单元格地址 第五节第五节 数据管理数据管理n 数据清单的概念n 排序p 简单排序：单个字段的排序p 复杂排序（最多3个排序关键字段）n 筛选p 自动筛选p 高级筛选n 分类汇总n 数据透视表（按多个字段分类汇总）数据处理示例数据处理示例一、数据清单一、数据清单n 数据清单由工作表中单元格构成的矩形区域。n 特点p 与数据库

24、相对应，表中的一列为一个字段，一行为一条记录。p 同列数据的数据类型和格式应完全相同。p 表中不允许有空行或空列。数据区域数据区域字段数据处理示例数据处理示例二、数据排序二、数据排序 排序的字段叫关键字段，最多允许排序的字段叫关键字段，最多允许3 3个个字段，以主和次区分。字段，以主和次区分。简单排序简单排序：单个字段排序：单个字段排序光标位于要排序的列降序升序复杂排序复杂排序：最多：最多3 3个字段排序。个字段排序。光标位于数据清单中，单击单击“数数据排序据排序”命令命令 设置条件三、筛选数据三、筛选数据自动筛选自动筛选自动筛选：单击自动筛选：单击“数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选”命令命令

25、。如果筛选位置不对，可以选中筛选行或区域后再执行自动筛选。三、筛选数据三、筛选数据自动筛选自动筛选n“自定义”可以设置两个条件。p 与：两个条件必须同时满足p 或：满足一个条件即可n 对某个列应用两个以上的筛选条件，或者对多个列应用筛选条件，最好使用高级筛选。n 高级筛选的功能p 可以实现对某个列或者多个列应用多个筛选条件。p 可以把满足条件的记录复制到当前表的其他位置，原数据清单保持不变。n 要使用高级筛选功能，必须在数据清单的上方或下方放置一个条件区域。条件区域应当遵守的规则是：p 条件区域与数据清单之间至少要留一个空行。p 条件区域中条件的逻辑关系是：写在同一行的条件互为写在同一行的条件

26、互为“与与”关系；关系；写在不同行的条件互为写在不同行的条件互为“或或”关系；关系；条件区域中不能有空行条件区域中不能有空行。p 下图的条件可以理解为：系别等于“自动控制”并且考试成绩70，或者系别等于“计算机”并且上机成绩17的学生名单。需要注意的是，由于系别是文字型数据，在写条件是，应写成：=“=“自动控制自动控制”、=“=“计算机计算机”，即自动控制和计算机必须用引号括起来。三、筛选数据三、筛选数据-高级筛选高级筛选条件区域条件区域三、筛选数据三、筛选数据-高级筛选高级筛选高级筛选：单击高级筛选：单击“数据筛选高级筛选数据筛选高级筛选”命令命令条件区域条件区域三、筛选数据三、筛选数据-高

27、级筛选高级筛选条件区域条件区域筛选结果筛选结果条件区域条件区域筛选结果筛选结果四、分类汇总四、分类汇总按某关键字段进行分类汇总，在汇总前必须按该关键字段按某关键字段进行分类汇总，在汇总前必须按该关键字段排序排序。单击单击“数据分类汇总数据分类汇总”命令命令必须先排序必须先排序公式计算公式计算计算计算项项四、分类汇总四、分类汇总嵌套汇总嵌套汇总 对同一字段进行多种不方式的汇总对同一字段进行多种不方式的汇总不能选中不能选中 四、分类汇总四、分类汇总嵌套汇总嵌套汇总 示例示例五、数据透视表五、数据透视表数据透视表：数据透视表：可实现按多个字段分类汇总。可实现按多个字段分类汇总。五、数据透视表五、数据

28、透视表单击单击“数据数据透视表和数据透视图数据数据透视表和数据透视图”命令命令数据透视表的数据透视表的“布局布局”设置。拖动数据字段进行设置，双击汇总设置。拖动数据字段进行设置，双击汇总方式可以修改它。方式可以修改它。行、列、页为行、列、页为分类的字段分类的字段 汇总方式汇总方式 数据清数据清单字段单字段五、数据透视表五、数据透视表创建好了的数据透视表。单击创建好了的数据透视表。单击系别、数据、性别系别、数据、性别旁的箭头可以旁的箭头可以更改显示内容（全部显示还是显示部分内容）。更改显示内容（全部显示还是显示部分内容）。五、数据透视表五、数据透视表n 单击鼠标右键修改透视表：字段设置、表格选项

29、、显示字段列表p 通过字段设置修改字段名称、汇总方式p 通过表格选项确定是否需要行、列总计p 通过字段列表增加页、行、列的分类字段；删除分类字段（直接拖走）图例图例数据标记数据标记数据系列数据系列类型轴类型轴(X)刻度线刻度线值轴（值轴（Y）图表名词术语图表名词术语第六节第六节 图表功能图表功能一、创建图表一、创建图表n录入数据n在数据区域中，单击“插入/图表”命令。n选择图表类型n选择数据区域、系列p 不连续的数据区域可按住Ctrl键选择p 数据系列为一行或一列的数值数据。每个数据系列都以相同的形状和图案、颜色表示。n设置图表选项n完成图表创建n修改图表、调整位置、大小等。图表示例图表示例二、修改图表二、修改图表n选中图表，单击右键，选择修改项目：p“图表类型”p“数据源”p“图表选项”p“位置”n选择右键菜单中的“图表区格式”，可以修改：p 图表边框的样式、颜色和线条的粗细、图表的填充颜色p 图表区域内文字的格式，如字体、字形、字号、字体颜色等。