工作邮件的规范与注意事项课件.ppt

1、 想知道更多吗？开开 始始1 TWO 内容FOUR 范文THREE 地址栏 ONE 主题 FIVE 其他ContentNo.1主旨简短扼要No.2目的明确直观尽量在标题前注明目的。长度不宜冗长意思明确，引人注目。一、主题1202 精简03 对象面对客户的面对客户的商务邮件商务邮件主题最好能包含公司主题最好能包含公司名字（名字（WhoWho）。）。04 时间如果带有如果带有时间性质时间性质的邮件，要在主题中标的邮件，要在主题中标明时间，比如月报日报周报等。明时间，比如月报日报周报等。01 明确主题应该简单，主题应该简单，明确明确的概括邮件的内容，的概括邮件的内容，切忌使用含义不清的标题切忌使用含

2、义不清的标题。可以遵循可以遵循WhereWhere、What What、When When原则，（一原则，（一般不超过般不超过3535字）来描述。字）来描述。主题书写的注意事项二、内容01称呼02正文03附件04结束语05署名称呼1)如果知道收件人的姓名收件人的姓名的话,可以称呼全名/名字。让对方感觉更加友好。注：名字千万不要写错。注：名字千万不要写错。2)如果只知道对方的对方的姓氏姓氏：1.对方是技术型的，可称呼：姓氏+工；2.对方不是技术型的，不确定职位，可称呼：姓氏+老师。3)如果只知道对方的身对方的身份份可以用：姓氏+职称。4)如果为群发收件人群发收件人可直接称呼为 Dear all或

3、者大家好/各位好/三位（数量）好。0102123问候语1.同事之间，平级之间，可同事之间，平级之间，可称呼你好称呼你好2.如果是领导，或者是客户如果是领导，或者是客户可称呼您好！（称呼的下一可称呼您好！（称呼的下一行，行，首行缩进首行缩进2个汉字个汉字。）一般是对邮件里的某个东西一般是对邮件里的某个东西（比如：附件（比如：附件）的进一步详的进一步详细说明。细说明。应加下划线应加下划线。注正文正文内容正文的核心部分，正文的核心部分，层次分层次分明、简单易懂明、简单易懂。正文中内容的格式首行内容字体第一个首行在称呼语下第一个首行在称呼语下面隔一行。每段文字的面隔一行。每段文字的首行向右缩首行向右缩

4、2 2个汉字，个汉字，第二行从左边顶格书写第二行从左边顶格书写。要求主次分明，先总要求主次分明，先总体表达，再分层次说体表达，再分层次说明，多用明，多用“第一第一/第第二二/第三第三”的格式。的格式。宋体，黑色宋体，黑色字号一般选择字号一般选择10-1610-16号。号。邮箱默认的字体都适邮箱默认的字体都适用。用。1 2 3010203 内容简明扼要注意论述语气注意序列性多用简短语句或者词汇。不宜长篇大论，行文注意通畅。如果内容较多时，正文中简要介绍，可添加个附件进行详细描述。选择恰当的语气进行论述。尊重对方，多用敬语。评价请谨慎和客观。如果事情复杂，最好多用1、2、3、4之类的列点列段说明。

5、每个点和段落不宜过长。正文的注意事项1040506 正文的注意事项2信息完整、准确重要信息提示检查一次性把信息说清楚，说准确。避免在2分钟后少发“补充”“更正”之类的邮件。合理利用大写字母、粗体、颜色字体、加大字号。不宜过多的提示。再次重新审读，检查错误。不要使用表情和使用过多的带有感情的标点符号。03附件网页版FoxmailOutlook附件文件名的格式统一为：附件文件名的格式统一为：姓名（名称）姓名（名称）+内容内容+日期日期如果有附件，一定要记得添加一定要记得添加。如果附件超过三个及以上，可在正文内容后空一行注明，（注（注按按“附件一、附件二”依序：）：）列出附件内容，并在在文字底下加横

6、线文字底下加横线。附件的注意事项如果邮件里面含有附如果邮件里面含有附件，应在正文里提示件，应在正文里提示收件人查看。收件人查看。应该让人清晰明了，应该让人清晰明了，涵盖附件的内容概要，涵盖附件的内容概要，不能以新建表格和新不能以新建表格和新建文档等命名。建文档等命名。如果附件是特殊格式，如果附件是特殊格式，请在文中注明打开方式，请在文中注明打开方式，以免影响使用。以免影响使用。正文中应对附件正文中应对附件进行简要说明，进行简要说明，特别是很多个附特别是很多个附件的时候。件的时候。0304附件数量不宜超附件数量不宜超过过4 4个，如果过个，如果过多可压缩打包。多可压缩打包。0506如果附件占用空

7、间如果附件占用空间过大，可分割成几过大，可分割成几个小文件分别发送。个小文件分别发送。提示格式说明数量空间0102命名04结束语01可提供好的选择02希望03感谢祝福语0405署名公司名称及公司名称及logo部门姓名部门姓名地址地址：邮编：邮编：电话：电话：传真：传真：邮箱：邮箱：网页版FoxmailOutlook打开网页邮箱打开网页邮箱-点右上角头像点右上角头像-设设置置-个性签名个性签名-新建签名新建签名-输入签名输入签名档名称档名称-编辑你的个性签名编辑你的个性签名打开打开Foxmail-点右上角图标点右上角图标-设置设置-左上一行左上一行 写邮件写邮件-高级高级-签名管理签名管理-新建

8、新建-输入签名档名输入签名档名称称-编辑你的个性签名编辑你的个性签名打开打开Outlook-开始开始-点击点击-新建电新建电子邮件子邮件-签名签名-新建新建-输入签名档输入签名档名称名称-编辑你的个性签名编辑你的个性签名01可多个不同的签名。可多个不同的签名。慎重引用短语或者公司宣慎重引用短语或者公司宣传文化作为签名的一部分。传文化作为签名的一部分。数量和正文字体匹配，简体中文和正文字体匹配，简体中文或者英文。或者英文。大小和正文一样，或者比正大小和正文一样，或者比正文小一些。文小一些。将内容归档，不宜超过将内容归档，不宜超过5行。行。电话号码数字中间建议加个停电话号码数字中间建议加个停顿顿“

9、-”。尽可能插入公司尽可能插入公司logo图片，后图片，后面并带有中文名称。面并带有中文名称。编写邮箱用超链接，编写邮箱用超链接，对方点你的邮箱即可对方点你的邮箱即可生成到收件人栏。生成到收件人栏。0305020406字体行数电话号码标志超链接个性签名的注意事项三、地址栏抄送抄送将邮件同时发送给收件人以外的人，抄将邮件同时发送给收件人以外的人，抄送一份给别人，收到的人可回邮件，也送一份给别人，收到的人可回邮件，也可不回邮件。可不回邮件。抄送的人数应做到最少。抄送的人数应做到最少。比较重要，责任比较重大的邮件，记得比较重要，责任比较重大的邮件，记得抄送给我们的直接上司或者领导抄送给我们的直接上司

10、或者领导。收件人收件人邮件的接收人，并对该邮件做回复、邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。指示。有时可能会发送多人有时可能会发送多人,检查是否有人检查是否有人员遗漏。员遗漏。可按照职位高低和重要程度，先后可按照职位高低和重要程度，先后输入。输入。范文一范文一 写信版写信版四、范文范文二范文二 收件版收件版注意同一邮件主题/事项的邮件的连续性回复时，属于同一邮件主题的按照发起顺序跟进，不回复时，属于同一邮件主题的按照发起顺序跟进，不要另起一个新邮件回复。要另起一个新邮件回复。邮件的处理和回复邮件的保存和管理分类建立不同的文件夹，以便后续查找邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。保存在不易丢失的地方。保存在不易丢失的地方。重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他邮箱。邮箱。邮件其他方面的注意事项五、其他THANKS FOR YOUR WATCHING