会展服务：办展方的主要工作课件.pptx

1、秘书会务管理秘书会务管理会展服务：会展服务：办展方的主要工作办展方的主要工作Part 01 项目描述办展方是指负责会展的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位，可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据在办展过程中的作用不同，办展方又可分为主办单位、承办单位、协办单位、支持单位。Part 02Part 02 学习目标学习目标掌握会展立项1掌握会展项目的可行性分析2办展方的主要工作办展方的主要工作掌握会展营销3Part 03 案例导入 海峡两岸经贸交易会简称“海交会”，是由国台办、中国贸促会、海关总署、国家质检总局和福建省人民政府联合主办，商务部作为支持单位的海峡两岸合作规模最大的经贸展览

2、会之一。海交会前生是创办于1994年的“中国（福州）国际招商月”，从1999年起更名为海交会，每年5月18至22日在福州市举行，至今已成功举办了十一届，内容涵盖两岸合作、区域协作、商品交易、项目招商、经贸研讨、文化交流等方面，是海峡两岸经贸交流的重要平台和对台经贸政策先行先试的重要窗口。思考思考u分析海峡两岸经贸交易会（5.18海交会）立项的理由。u对上一届海交会的相关活动（计划）评估。Part 03 案例导入播放微课视频办展方的主要工作。讨论：讨论：办展方的主要工作有哪些？你记住了吗？接下来我们就一起详细学习吧！Part 04 项目驱动市场分析市场分析包括对会展展览题材所在产业和市场的情况分

3、析对国家有关法律、政策的分析对相关会展情况的分析对会展举办地市场的分析（一）市场分析一、会展立项市场分析的内容市场分析的内容1 1Part 04 项目驱动0102 市场分析时，应重点考察准备立项的会展题材的市场基础与存在的竞争风险。会展立项时的市场分析还不是严格的市场调研，只是确定会展基本内容前的全面审视、多角度分析的过程。（一）市场分析一、会展立项注意事项注意事项2 2Part 04 项目驱动1会展名称5办展时间：一指具体开幕日期；二指筹展和撤展日期；三指会展对观众开放的日期。2举办地点6办展频率：指会展是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。一年举办一次的会展最多，约占全部会展数

4、量的80。3办展机构的组成7会展规模：一指会展的展览面积；二指参展单位的数量；三指参观会展的观众人数。4展品范围8会展定位：应清晰地告诉参展企业和观众，本会展“是什么”和“有什么”，即办展机构根据自身的资源条件和某些竞争优势，树立明确的会展形象。（二）提出会展的基本框架一、会展立项Part 04 项目驱动指为会展的展位出租制定一个合适的价格。在制定会展价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位价格往往要高一些。（三）会展价格及初步预算一、会展立项会展定价会展定价1 1Part 04 项目驱动是对举办会展所需要的各种费用和举办会展预期以获得的收入进行的初步预算。1.成本

5、一般包括：展览场地费用、会展宣传推广费、招展和招商的费用、会展期间举行相关活动的费用（如技术交流会、研讨会会展开幕式、嘉宾接待、酒会等）、办公费用和人员费用、税收等。2.收入一般包括：展位费收入、门票收入、广告和企业赞助收入等。（三）会展价格及初步预算一、会展立项会展初步预算会展初步预算2 2Part 04 项目驱动（四）人员分工计划一、会展立项（五）会展招展计划（六）会展招商计划（七）会展宣传推广计划即对会展工作人员的工作进行统筹安排。即为招揽企业参展而制定各种策略、措施和办法。即为招揽观众参观会展而制定各种策略、措施和办法。即为树立会展形象、建立会展品牌，为会展的招展和招商服务策划营销方案

6、。Part 04 项目驱动会展立项工作的书面成果是会展立项策划书或会展工作方案。即在时间上明确会展的筹办过程中，到什么阶段应该完成哪些工作，直到会展成功举办。即会展开幕后为对会展现场进行有效管理而进行的各种计划安排，一般包括会展开幕计划、会展展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。（八）会展进度计划一、会展立项（九）会展开幕和现场管理计划Part 04 项目驱动 对准备在会展期间举办的各种相关活动作出的计划安排，最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，是会展的有益补充。（十）会展相关活动计划一、会展立项Part 04 项目驱动会展项目可行性分析是会展项目立项工作的继续。会展立项策划初步提出计

7、划举办的会展“是什么样”；会展立项可行性分析则是对会展立项可行不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该会展项目的具体执行方案提供改进依据和建议。1市场环境分析4会展项目财务分析2会展项目生命力分析5风险预测3会展执行方案分析6指出存在的问题7提出改进建议和努力方向二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 这里的市场环境分析是在会展立项市场分析的基础上，深入研究影响会展项目的外部因素。主要包括：市场环境评价。可以采用SWOT分析法进行综合分析。宏观市场环境分析。包括对人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等的分析。微观市场环境分析。包括对办展机构内部环境、目标客户、竞争

8、者、营销中介、服务商、社会公众等的分析。010102020303（一）市场环境分析二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势做出预测，使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。（一）市场环境分析二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 会展项目生命力分析则是从计划举办的会展项目本身出发，分析该会展是否有发展前途。主要包括：项目发展空间即分析是否具备举办该会展所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等。项目竞争力包括对会展定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、会展价格、会展服务等的分析。（二）

9、会展项目生命力分析二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 从项目竞争力角度分析会展项目的生命力时，应注意分析该会展的长期生命力，即分析该会展的发展前途。（二）会展项目生命力分析二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 会展执行方案分析的对象是该会展的各种执行方案，分析的重点在于各种执行方案是否合理、是否完备、是否可行。分析的重点内容有：宣传推广计划等01020304基本框架设计招展计划招商计划（三）会展执行方案分析二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 会展项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析、测算举办该会展的费用支出和收益。主要包括：价格定位成本分析收入分析盈亏

10、平衡分析01010202030304040505现金流量分析等（四）会展项目财务分析二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 会展项目财务分析的主要目的是测算计划举办的会展是否经济可行，并为即将举办的会展指定资金使用规划。（四）会展项目财务分析二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动 从可行性分析的角度看，风险就是在办展过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素，使举办会展的计划落空；或者即使是会展如期举办，但办展机构有蒙受一定经济损失的可能。风险预测的主要内容包括：市场风险经营风险4123财务风险合作风险等（五）风险预测二、会展项目可行性分析Part 04 项目驱动会展项目可行性分

11、析的书面成果是会展项目可行性分析报告。通过以上可行性分析，指出会展项目立项中存在的各种问题，和其他会展立项策划书中没有提及，却可能会对会展产生影响的问题等。针对存在的问题，对会展项目立项策划提出改进建议，指出要办好该会展所需要具备的其他条件和需要努力的方向。（六）会展招商计划二、会展项目可行性分析（七）会展宣传推广计划Part 04 项目驱动 可行性研究报告经批准以后，会展项目就进入了具体筹备的阶段。这一阶段的工作内容主要有：指定展位承建商、编制展区清洁和保安计划、安排会展运输代理服务、会展旅游代理和接待服务、编制参展商手册、进行会展营销，等。其中，会展营销需要运用各种宣传推广手段，向参展商招

12、展，向观众招商，尽量争取前来参展和观展的单位与个人名气大、数量多。会展营销是会展筹备阶段的工作重点，其是否卓有成效，严重影响到本次办展的社会影响力、经济效益和会展品牌价值。三、会展的营销工作Part 04 项目驱动 宣传是一种单向的信息传递，即办展机构单方向地向潜在目标客户传达展览信息。会展宣传的主要方式包括：编制和发送会展通讯建立专门的网站广告宣传散发会展宣传单制造新闻0102030405（一）会展的宣传工作三、会展的营销工作Part 04 项目驱动 招展工作是办展机构在宣传推广工作的配合之下，利用种种营销策略吸引企业参展，以将展位销售给它们的过程。（二）会展的招展工作三、会展的营销工作Pa

13、rt 04 项目驱动（二）会展的招展工作三、会展的营销工作建立目标参展商信息库建立目标参展商信息库1 1 有效收集目标参展商信息的简便方法有：利用与会展题材相关的专业网站、专业刊物收集，通过行业协会、同类会展、政府主管部门收集，通过外国驻华代表机构收集，等。Part 04 项目驱动会展的基本内容，包括：会展名称和标识、举办时间和地点、办展机构、办展起因、办展目标、会展特色、展品范围和价格等。市场状况介绍，包括：行业状况和地区市场状况等。会展招商和宣传推广计划，包括：会展招商计划、宣传推广计划、相关活动计划、会展服务项目等。目的是说明办展机构有能力制造较大的宣传攻势，吸引到足够的专业观众，保证良

14、好的服务。123招展函范本（二）会展的招展工作三、会展的营销工作编制招展函编制招展函2 2Part 04 项目驱动参展的具体办法，包括：参展手续和步骤、办展机构的联系方式、付款方式、注意事项等。必要的图片，如展馆平面图、展馆周边地区交通图等。招展函后面附有一张参展申请表或参展回执。456（二）会展的招展工作三、会展的营销工作编制招展函编制招展函2 2Part 04 项目驱动在会展的专门网站，以及会展题材所在专业的相关网站、杂志发布招展函。向目标参展商信息库中的重点招展对象寄送邀请函、征询函、调查表、会展通讯等。训练专业的电话营销人员，逐一向可能的参展商打电话介绍会展情况，征询其招展意见。123

15、（二）会展的招展工作三、会展的营销工作发出招展信息发出招展信息3 3Part 04 项目驱动上门拜访行业内知名的大型企业，以大型企业的积极参展带动小型企业的参展热情。取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。“以会带展，以展带会”。456（二）会展的招展工作三、会展的营销工作发出招展信息发出招展信息3 3Part 04 项目驱动 向填写了参展申请书/参展回执的目标参展商寄送参展合同、内容较详细的参展商手册（或参展须知），并提请其及时支付各种款项。（二）会展的招展工作三、会展的营销工作寄寄送材料及付款等事项送材料及付款等事项4 4Part 04 项目驱动（三）会展的招商工作三

16、、会展的营销工作会展招商就是邀请观众来会展现场参观，尤其是专业观众。招商的主要工作有：建立建立目标观众信息库目标观众信息库1 1Part 04 项目驱动（三）会展的招商工作三、会展的营销工作编制观众邀请函编制观众邀请函2 21会展的基本内容，如展会的名称和标识、举办时间和地点、办展机构、对以前几届会展的回顾、本届会展的特点和优势等。2会展招展情况，如展出的主要展品、参加展出的新产品和会展招展情况，尤其是一些知名企业的参展情况要重点列出。3会展期间举办的相关活动。应列出这些活动的时间、地点和主题等，以方便观众提前准备。4观众邀请函后面需附上参观回执表，方便观众预先登记。Part 04 项目驱动（

17、三）会展的招商工作三、会展的营销工作向目标观众发出招商信息向目标观众发出招商信息3 3向一些特别希望能够争取的目标观众发放免费向一些特别希望能够争取的目标观众发放免费门票门票4 4Part 04 项目驱动 当招展和招商工作接近尾声、会展开幕日期临近时，办展机构着手迎接参展商进馆进行布展，布展时间多为24天。在此期间，参展商的主要工作是对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上；办展机构的主要工作是布置会展场馆的环境、对参展商的相关工作进行组织协调。（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会布展期的工作展览会布展期的工作1 1Part 04 项目驱动具体包括：交通运输安排及搬运工作。01布展前的

18、手续办理和沟通协调；02接待参展商；03布置会展现场环境；04场馆现场的监督协调工作；05（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会布展期的工作展览会布展期的工作1 1Part 04 项目驱动确定并邀请参加展览会开幕式的贵宾；确定并邀请参展的媒体记者；搭建布置开幕式的场地，对开幕式中所需的迎宾礼仪、节目表演等进行必要的排练；123开幕式议程范本（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会开幕的工作展览会开幕的工作2 2Part 04 项目驱动审定开幕式主持人、嘉宾的讲话内容；控制开幕式的时间，如果没有节目表演，一般控制在半个小时之内；开幕式结束后，安排讲解人员带领嘉宾参观。456（四）会展现

19、场的工作三、会展的营销工作展览会开幕的工作展览会开幕的工作2 2Part 04 项目驱动对观众的登记和服务；对参展商的服务和访谈；对媒体采访的接待与安排；安排公关与接待活动；123（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会召开期间的工作展览会召开期间的工作3 34参展商问卷调查表Part 04 项目驱动对会展相关活动的协调和服务；会展现场的安全保卫、秩序维护、清洁卫生等；收集会展信息，统计相关数据；与有关方面商谈下一届会展的合作、代理、参展事宜。5678（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会召开期间的工作展览会召开期间的工作3 3Part 04 项目驱动维持撤出展台时的馆内秩序。办展机

20、构协调、监督各参展商或承建商按规定的程序进行展位的拆除工作，避免发生事故；安排、协调参展商租用展具的退还；要求每个参展商及时清理、处理、保管好自己的展品；010203（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会撤展时的工作展览会撤展时的工作4 4Part 04 项目驱动与展馆、展位承建商、各代理和服务机构等办理工作与费用结清手续。040506按照先后顺序组织参展商展品的出馆回运工作；对展览场地进行最后的清场复原工作；（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会撤展时的工作展览会撤展时的工作4 4Part 04 项目驱动123确定会展的评估项目；选择合理的评估标准；制定评估方案；收集会展信息，进

21、行统计分析；撰写评估报告。会展评估是一个有计划、有步骤的动态过程，通常包含以下程序：45评估评分表（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展后的总结评估工作展后的总结评估工作5 5Part 05 技能训练根据教材或选定典型案例，分小组训练。任务任务实施实施1.以全国荷花展览会筹展办公室的名义，拟定一份寄发给目标参展商的招展函，并附上参展申请书。2.为第十七届全国荷花展览会的开幕式做策划并拟写议程。3.按照办展方的主要工作要求，自选主题，制作一份参展商问卷调查表。任务任务组织组织Part 06学习反思与评价学习目标学习目标自我评价自我评价组内评价组内评价教师评价教师评价备备注注好较好一般好较好一般好较好一般1.掌握会展立项2.掌握会展项目的可行性分析3.掌握会展营销谢谢谢谢Thank you