模块3账务处理技能要点出纳签字课件.ppt

1、 （1）了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。（2）了解信息化账务处理系统业务流程的特点，掌握信息化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。（3）了解记账凭证录入以及后续处理的流程与方法，理解凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的相互关系。（4）学会在软件系统中处理凭证和输出账表。模块模块3 账务处理账务处理知识目标知识目标（1）能根据软件菜单概括出软件的基本功能。（2）能根据原始凭证或业务资料填制、审核记账凭证，并完成凭证记账操作。（3）能利用适当的方法更正记账凭证中的错误，并对更正凭证进行后续操作。（4）能利用软件功能查询输出多种格式的总账、日记账、明细账与余额表；能设置、输出多栏式明

2、细账。模块模块3 账务处理账务处理能力目标能力目标模块模块3 账务处理账务处理项目1 账务处理工作程序 项目2 记账凭证处理 实训5 基本会计业务处理（一）项目3 账务查询与输出 实训5 基本会计业务处理（二）教学内容教学内容模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理原始凭证（原始凭证汇总表）记账凭证（收、付、转）总账财务会计报告日记账明细账模块模块3 账务处理账务处理1手工操作方式下的账务处理程序 科目汇总表模块模块3 账务处理账务处理账务处理程序：（1）根据原始凭证，按照所设置的会计科目及所确定的复式记账方法，填制记账凭证。（2）根据记账凭证（收、付款记账凭证）逐笔登记日记账

3、。（3）根据记账凭证及其所附原始凭证逐笔登记明细分类账。（4）根据记账凭证定期编制科目汇总表或汇总记账凭证。（5）根据科目汇总表或汇总记账凭证定期登记总分类账。（6）按照对账要求，定期核对总分类账、日记账、明细分类账。（7）根据核对清查后的总分类账、明细分类账编报财务会计报告。模块模块3 账务处理账务处理 2电算化处理方式下的账务处理程序 主凭证文件余额文件账簿文件汇总临时凭证文件审核转入记账输入处理编表总账明细账日记账会计报表对账单录入对账文件对账调节表原始凭证记账凭证机制凭证模块模块3 账务处理账务处理账务处理的过程描述中，可将信息化账务处理的具体操作步骤归纳如下：（1）将有关会计凭证（包

4、括由手工输入的记账凭证和由系统自动生成的机制凭证）输入或转入到账务处理系统，并存入临时凭证数据库。（2）对记账凭证进行审核签字后，进行自动记账处理，形成记账凭证文件、账簿文件和余额文件，同时，按会计科目汇总数据，并更新科目汇总文件。（3）按照设置的输出条件，生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿，生成科目汇总表。（4）通过汇总、筛选、引用等技术处理生成各类会计报表。模块模块3 账务处理账务处理软件所依据的基本工作原理和处理特点是：（1）采用统一记账凭证格式和统一凭证编号，以规范数据内容和简化处理环节。（2）采用一次登账方式，即取一未入账记录，根据其明细科目代码登记相应明细账或日记账，依

5、照其上下级科目的联系分别累计出发生额、余额数据，并传递至上一级科目。（3）所有一级科目和明细科目最新的发生额、余额及数量等辅助指标即自动生成，改变了传统的定期汇总、月底结账的做法，提高了信息产生的及时性。（4）积累和储存所有一级科目和明细科目各个会计期间的发生额、余额及数量、外币等指标，大大扩充了系统的信息量，为进行财务管理和财务分析准备了丰富的信息源。模块模块3 账务处理账务处理3电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较（1）账务处理流程的灵活性不同。信息化系统中可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程。（2）会计数据的存储方式不同。信息化更多的会计数据保存在磁盘或其他光电介质上。（3

6、）会计数据与会计信息阅读方式不同。信息化方式下须借助于计算机程序和软件。（4）会计科目编码体系的严密程度不同。信息化方式下必须有一套严密的会计科目及其相关分类项目的编码体系。（5）会计数据处理过程的规范性不同。信息化使会计流程与会计数据的规范性大大提高。（6）会计处理结果的正确程度不同。模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理一个包含初始化设置、日常处理和辅助核算功能的账务处理系统的主要功能（模块）结构如图所示。账务处理系统系统初始化凭证处理账簿输出出纳管理辅助核算系统维护科目设置余额录入环境参数设置运行要素设置凭证录入凭证查询凭证修改凭证审核凭证汇总凭证过账期末处理账簿查询账

7、簿打印现金、银行存款日记账日报表银行对账往来销账往 来 账、项 目 账 输出自动转账期末调汇结账数据备份数据恢复数据交换模块模块3 账务处理账务处理通用账务处理系统操作过程中涉及的主要操作项目：（1）系统初始化。包括设置会计科目、设置凭证类型、录入期初余额、设置外币与汇率、设置结算方式等等。（2）日常凭证业务处理。包括记账凭证的填制、修改、审核、过账以及必要时对凭证的查询输出。（3）账簿管理。包括各种账簿的查询与打印。（4）出纳业务。对货币资金的处理业务。（5）辅助核算。包括部门核算、往来核算、通用项目核算等。（6）期末业务。包括各项结转、转账、调汇以及对账、结账等内容。（7）系统维护。包括数

8、据备份、数据恢复、数据导入导出等内容。（1）早期财务软件中账务处理系统的功能模块一般按照手工核算习惯来设计。随着信息化系统的普及以及财务软件的成熟，许多软件已逐渐放弃原完全依照手工核算贯例设计系统的思路，改从软件处理会计业务的特点出发来设计和开发软件的功能。账务处理系统中对传统手工规范的遵循正在被逐渐淡化。（2）不同软件对功能项目的归集存在着差异，即某一功能模块内所包含的功能项目是有区别的。例如，系统运行要素设置可单独设立一个模块（如用友软件的“企业门户”），也可在账务处理系统中设置“系统维护”或“系统设置”项目。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点模块模块3 账务处理账务处理模块模块

9、3 账务处理账务处理1记账凭证录入方式一种是，先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式；第二种是，直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。一般来说，业务量不多且软件应用基础较好的单位，或以网络方式应用财务软件的用户，可采用前台处理方式。而在信息化实施初期，或手工与信息化并行运行阶段，则可以采用后台处理方式。模块模块3 账务处理账务处理 2记账凭证的基本内容及其处理规则模块模块3 账务处理账务处理录入方法：（1）凭证日期。即填制会计凭证的日期。有些会计科目如银行存款、库存现金等，其相应账簿资料需按日期排序生成，所以，录入凭证应

10、尽可能顾及业务发生的时间顺序。（2）凭证种类。类型是在系统初始化时设定，一般由操作员直接录入凭证类型代码，或输入凭证类型名称，也可以使用系统提供的引导功能录入凭证类别。（3）凭证编号。编号的产生规则各不相同，有以凭证类别为基本编号，如收款凭证类别代码为“1”，则收款凭证编号为“1001”、“1002”等。也有以凭证类别名，如“收001”或“收款001”等。更多软件将凭证类别与凭证编号分别管理，如“收”字第005号、“转”字第200号等。模块模块3 账务处理账务处理录入方法：录入方法：（4）摘要。手工处理时，一张凭证编制一个完整的摘要；信息化系统中，摘要是以“行”为单位编制的，即凭证中的每一行都

11、要有一个相对独立的摘要。摘要库，是系统为了提高凭证录入速度，事先对一些使用频率较高、内容较为规范的凭证摘要所作的定义。如“提取现金”、“支付货款”、“收到销货款”等。（5）会计科目。软件允许用户以输入科目编码、助记码和科目名称中的任意一项的方法来录入科目。会计科目输入过程中，软件将完成一些自动检查程序。例如，检查科目是否已经过设置，检查所输入科目是否为最末级科目，等等。模块模块3 账务处理账务处理录入方法：录入方法：（6）金额。金额输入可分为直接输入和计算生成两种情况。根据屏幕提示输入数量外币等辅助信息，由计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等要素自动计算生成发生额

12、。（7）合计。指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计。在合计栏里可以看出借贷是否平衡。保存凭证时，若借贷不平衡，系统会拒绝存盘并提示用户进行修改，直到修改平衡后才准予存盘保存。（8）附件张数。指凭证所附的原始凭证张数，根据实际原始凭证数填入即可。模块模块3 账务处理账务处理（1）凭证上的部分项目可由软件自动生成，一般有凭证编号、金额合计数、制证人签字，以及由数量单价生成的金额、由外币汇率生成的本位币等等。其中一些项目是否由系统自动生成可由用户通过设置系统参数来设定或调整，如凭证编号可由系统自动生成，也可由用户手工输入。（2）软件对凭证的正确性进行自动校验。校验项目通常有以下几项：一是借贷平衡

13、校验，即对凭证的借贷方金额合计数进行比对，不平衡的凭证不允许存盘；二是凭证类别与内容比对，即根据凭证分类条件对凭证内容进行验证，不符合所选类别设定条件的凭证将被报错并要求修改正确；三是凭证内容完整性校验，缺少必填项内容的凭证不能被接受。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点3辅助核算数据的输入方法（1）数量辅助数据录入。在录入凭证时输入数量和单价，由系统根据数量和单价计算出金额，并在凭证的金额栏显示计算结果。（2）外币与汇率录入。在弹出的对话框内输入外币原币金额，若在系统参数中将汇率折算方式设置为浮动汇率，则同时需要输入折算汇率。（3）结算方式录入。要求用户输入结算方式和结算票据号，有的

14、软件还要求输入业务发生的日期。其中“结算方式”是在系统初始化时由用户定义的，“结算票据号”则根据原始凭证中的号码填入。模块模块3 账务处理账务处理4辅助性凭证输入功能的利用（1）常用凭证的设置与使用。原理是建立一个凭证的通用模型，并将其定义为常用凭证。在录入凭证时，可利用常用凭证调用功能提取对应凭证模型，在生成凭证基本框架的基础上，对其中的金额、日期等稍作修改便可完成对这一凭证的录入。（2）编码提示输入功能。为辅助编码输入，当光标位于特定内容输入对话框时，屏幕上跳出窗口，列示与输入内容相对应项目的编码与内容的对照表。随着操作员输入内容的变化，提示区内及时筛选出适配内容以供选择，操作员很容易在提

15、示区找到所需要的特定内容。模块模块3 账务处理账务处理5记账凭证的查询查询有简单查询和综合查询两种基本形式，简单查询是输入凭证月份和凭证号等少量要素来查询相应凭证；综合查询是可对多个输入条件进行任意组合的查询方式。金蝶软件中综合查询被称为“凭证过滤”。譬如，要查询科目为“现金”或“银行存款”、金额在2 0005 000元之间的记账凭证，则查询条件可设置为：“会计科目”“等于”“1001”“且”“金额”“大于”“2 000”“且”“金额”“小于”“5 000”“或”“会计科目”“等于”“1002”“且”“金额”“大于”“2 000”“且”“金额”“小于”“5 000”。模块模块3 账务处理账务处

16、理从系统开发的角度看，软件常将记账凭证文件分为临时凭证文件和正式凭证文件两部分。记账凭证录入后先放置于临时凭证文件（库）内，待凭证过账后再转入正式凭证文件（库）内。临时凭证库中的数据可进行直接的修改或增删，而正式凭证库内的数据由于与各类账簿及辅助数据库相关联，通常不允许作直接的修改或增删。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点6记账凭证的修改（1）记账凭证的直接修改。在个别软件中也称作无痕迹修改，是指调出原已录入的凭证，直接修改其中的内容，而不留下任何曾经修改的痕迹或线索。凭证尚未审核，或审核未通过，可直接修改；凭证已审核但尚登记入账，应先取消审核，再进行修改。（2）记账凭证的间接修改。

17、在个别软件中也称作有痕迹修改，即以红字冲销或补充登记的方法来改正凭证中的错误。通常情况下，对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。红字冲销和蓝字补充而增加的凭证，应视同正常凭证进行后续处理。模块模块3 账务处理账务处理（1）一些软件为提高处理效率，提供自动生成红字冲账凭证的功能，使错账更正在操作上变得比较正确而便捷。当调用红字冲账功能时，系统将自动生成一张与原凭证内容相同但金额为负数的“红字”凭证，但冲账后的蓝字补充凭证还得由用户手工录入。（2）对于录入而未作后续处理的记账凭证，一般可进行直接修改；对于已审核或已由出纳员签字的记账凭证，则要求由原

18、审核签字人员取消签字后，由原录入人员对凭证进行修改；对于已登记入账的记账凭证，通常不允许对凭证进行直接修改，而应使用相应方法进行间接修改；若账务系统月末结账后发现凭证有错，则只能在下月做相应的调整处理。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点模块模块3 账务处理账务处理1凭证审核 记账凭证一般须经过审核人员的签章才允许作为记账依据。同时，作了审核标记的凭证是不可以随意更改的。如已审核凭证有错，则必须先清除已审核标记，然后才能修改。记账凭证审核一般采用屏幕显示逐张核对的方法。计算机自动为“审核员”签字。清单核对法（凭证审核的专用方法）：先将需审核的凭证打印输出，由审核员逐一审核，待审核完成后

19、，再在系统内使用成批签字功能予以一次性签章。审核员和凭证制单员始终应是不同的操作员，这是软件内在规则所体现的强制要求。模块模块3 账务处理账务处理2出纳签字对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，应该由出纳人员审核并签章。可通过“出纳凭证必须经出纳签字”复选项激活或略过这一功能。须在初始设置时为出纳员指定需签字的会计科目，一般为“库存现金”和“银行存款”。如果在系统环境选项中设置为凭证必经出纳签字，那么这一环节就成为凭证过账前的必要过程。模块模块3 账务处理账务处理根据会计内部控制的要求，凭证制单员和审核员不能为同一人，即任何用户都不能审核自己编制的凭证，也不能修改他人填制的凭证。所以，审

20、核员发现凭证有错误时，只能将其交与制单员处理，而不能（或没有权限）直接予以修改。实际控制中，由系统管理员授予不同操作员以不同的权限，以达到会计人员相互联系相互制约的目的。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点模块模块3 账务处理账务处理1账务系统记账原理从数据处理过程来看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总，并伴随有数据的各种运算。从机内数据性质上看，仅仅通过审核而未登记入账的凭证实际上并未正式成为合法有效的凭证，而只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成正式有效数据的一个关卡。模块模块3 账务处理账务处理2记账过程记账过程是由计算机自动完成的

21、。记账处理过程包括以下操作步骤：（1）选择记账凭证。即通过选择范围来控制计算机系统的工作对象。（2）对所选记账凭证进行合法性检验。主要是检验是否存在不平衡的凭证或不符合会计规范的凭证。（3）输出记账凭证汇总表。对所选凭证进行汇总并输出汇总表。（4）正式记账。开始进行具体的数据传递和运算处理并形成新的数据信息。模块模块3 账务处理账务处理3记账过程中的数据处理模块模块3 账务处理账务处理记账临时记账凭证数据库记账凭证数据库科目汇总表数据库明细分类账数据库银行未达账数据库往来辅助账数据库部门个人辅助数据通用项目辅助账数据库（1）凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上直接修改。如果在记

22、账后发现有错误凭证，则应使用红字冲销或补充登记等间接修改方法予以更正。（2）在记账开始后，一般不能中断系统的运行，也不允许进行其他相关操作，以免干扰软件系统的正常运行而造成对数据文件的破坏。（3）所选范围内的凭证如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账，或在记账时自动剔除并在记账结束后给出报告。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点（4）多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能。一旦出现记账过程因断电、死机或其他原因而造成异常中断的情况时，可利用备份的数据恢复到记账前的状态。软件也会自动进行数据保护，意外中断时将自动恢复到记账前状态。（5）记账功能随时可运行，每

23、月可执行记账的次数是任意的。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点4记账凭证汇总用户可以汇总已记账凭证，也可以汇总未记账凭证，或汇总所有凭证，这也方便于用户在全部凭证未入账前，随时查看企业当前的财务状况和经营成果。凭证汇总不受时间和业务处理进度的约束。汇总凭证时一般允许用户输入月份、凭证类别、凭证编号、科目级次、业务日期等条件。输入并确认汇总条件后，系统自动对凭证进行汇总处理，并输出记账凭证汇总表。模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理（1）首部内容输入。参照输入凭证类型，自动产生顺序号，系统默认制单日期（可修改），手工直接填入附单据数。模块

24、模块3 账务处理账务处理（2）主体内容输入。直接输入摘要内容，输入会计科目，输入借方金额，回车至下一行自动复制上一行摘要内容。（3）银行辅助项录入。在银行科目栏回车后自动弹出“辅助项”对话框，或双击辅助信息区“票号”后空白区域，弹出“辅助项”对话框如图。在指定区域输入结算方式，票号，发生日期。模块模块3 账务处理账务处理（4）数量辅助项录入。在科目名称栏输入数量科目，回车后系统弹出数量核算“辅助项”对话框如图。在数量辅助项对话框输入产品数量，单价，“确认”退回。系统自动将数量与单价的乘积带入借方金额栏，单击空格键可使金额跳至贷方金额栏。模块模块3 账务处理账务处理（5）部门辅助项录入。在录入部

25、门业务记账凭证时，在会计科目栏输入部门辅助科目并回车时，系统弹出部门“辅助项”对话框如图。在部门文本框输入部门编码，或参照选择部门名称，单击“确认”命令返回。模块模块3 账务处理账务处理（1）记账凭证中的制单人、出纳员、审核人、记账人等都由系统自动签注。当凭证被另一操作员修改后，制单人签名也被系统自动修改。（2）凭证中的摘要内容需要与科目名称以及金额栏内容配合应用，即摘要栏内编写在科目名称与金额栏内未反映的内容。一张凭证中各行的摘要内容可以相同，也可以不同。编制凭证摘要是一项较具技术性的操作项目，高质量的摘要能够帮助阅读者准确理解凭证以及所涉及明细账的内容。（3）当凭证的借方金额之和与贷方金额

26、之和相等时，回车进入下一行将不再自动复制上一行的摘要内容。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点模块模块3 账务处理账务处理1 1记账凭证查询记账凭证查询在“总账”系统主窗口，选择“凭证”项下的“查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框如图。模块模块3 账务处理账务处理可根据列示项目编辑输入或点击选择多个查询条件。在基本条件查询窗口，输入或编辑相应查询项目后，单击“确认”，显示“查询凭证”列表窗口如图。双击其中任意凭证行，自动显示此记账凭证。模块模块3 账务处理账务处理（1）在“查询凭证”功能中既可以查询已记账凭证，也可以查询未记账凭证。而在填制凭证功能中只能查询到未记账凭证。（2）在“查

27、询凭证”功能中还可以查询“作废凭证”、“有错凭证”、某制单人填制的凭证、其他子系统传递过来的凭证以及一定日期区间、一定凭证号区间的记账凭证。（3）已记账凭证除了可以在查询凭证功能中查询之外，还可以在查询账簿资料时，以账证联查的方式查询。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点模块模块3 账务处理账务处理1 1记账凭证审核记账凭证审核在总账系统主窗口，双击“凭证”|“审核凭证”项，打开凭证审核条件设置窗口，选择凭证类别为“转账凭证”，默认凭证标志选项以及日期、月份等其他各项参数，点击“确定”命令，打开凭证审核列表窗口模块模块3 账务处理账务处理 双击要审核的凭证，或单击凭证行再单击“确定”，

28、进入“审核凭证”操作窗口 逐项检查凭证内的项目，确认无误后单击“审核”命令，“审核”签章处自动签上当前操作员姓名 模块模块3 账务处理账务处理（1）如果系统检测到凭证审核人员与填制人员为同一操作员，则拒绝接受审核签字命令。（2）对凭证审核员应首先在“系统管理”窗口的权限设置中进行授权，使其拥有审核凭证的权限；同时还要注意在总账系统的选项中是否设置了“凭证审核控制到操作员”的选项，如果设置了该选项，则应继续设置审核的明细权限，即“数据权限”中的“用户”权限，只有在“数据权限”中设置了某用户有权审核其他某一用户所填制凭证的权限，该用户才真正拥有了审核凭证的权限。（3）在凭证审核的功能中除了可以分别

29、对单张凭证进行审核外，还可以执行“成批审核”的功能，对符合条件的待审核凭证进行一次性的批量签字。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点2 2出纳签出纳签字字以出纳员身份登录“总账”主 窗 口，选 择“凭证”项“出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。模块模块3 账务处理账务处理单击“全部”单选按钮，输入月份，单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。双击某一需要签字的凭证，或选择某一行再单击“确定”命令，进入“出纳签字”的签字窗口。（1）出纳签字的操作既可在“凭证审核”后进行，也可以在“凭证审核”前进行。（2）要进行出纳签字的操作需满足以下三个条件：首先，在总账系统的“选

30、项”中已经设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”；其次，已经在会计科目中进行了“指定科目”的操作；再次，凭证中所使用的主要会计科目是已经在总账系统中设置为“日记账”辅助核算类别的会计科目。（3）会计科目设置中的“指定科目”操作，是指由操作员来指定“现金总账科目”和“银行存款总账科目”，以便软件系统将这些科目列为出纳业务处理对象。如果未进行“指定科目”操作，则出纳签字不能进行。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点3 3主管签主管签字字打开总账系统主窗口，双击“凭证”|“主管签字”项，打开主管签字条件设置窗口，默认各选 项 值，点 击“确定”命令打开主管签字凭证列表窗口模块模块3 账务处理账务

31、处理在主管签字操作窗口，单击“签字”命令，主管会计的红色印章即出现在凭证名称的右上角。（1）主管签字可以在出纳签字与审核凭证之后进行，也可以在出纳签字与审核凭证之前进行。（2）可以通过工具栏“批处理”|“成批主管签字”命令，对符合条件的待签字凭证进行一次性的批量签字。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点模块模块3 账务处理账务处理在记账范围栏输入本次记账的范围，或单击“全选”命令选中全部符合条件的记账凭证，单击“记账”命令，如果是第一次记账，则系统弹出窗口显示“期初试算平衡表”窗口；如果不是第一次记账，则系统开始记账并显示进程。模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理记

32、账结束后弹出窗口显示“记账完毕”的信息，单击“确定”命令，显示本次记账的科目汇总表（1）系统启用后首次执行记账功能时，由系统自动检查期初余额的平衡状况。如果期初余额试算不平衡，则不允许进行记账。所以，在期初余额录入完成前，可以录入并审核记账凭证，但不可以记账。只有当期初余额试算平衡后，才能将凭证登记入账。（2）若上月未结账，则本月不能记账；未审核的凭证不能记账，记账范围应小于或等于已审核范围；在记账过程中，非特殊原因不得中断退出；记账过程一旦断电或其他原因造成中断，系统会自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重复记账。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点模块模块3 账务处理账务处理

33、模块模块3 账务处理账务处理总账：总账的账簿格式通常有两种，一种是传统的借、贷、余三栏式总账，另一种是包含全部发生额与余额数据的“发生额及余额对照表”。三栏式总账：可以查询各个总账科目的年初余额、各月发生额合计数和月末余额，还可查询各级明细科目的年初余额、各月发生额合计数和月末余额；科目“发生额及余额对照表”用于查询统计各级会计科目的本期发生额、累计发生额和期初期末余额资料。为了节约成本，提高工作效率，一般认为可以用“发生额及余额对照表”来代替总分类账。模块模块3 账务处理账务处理明细账：信息化系统中不仅可输出三栏式明细账，还可根据对科目属性的定义，按特殊要求输出多种格式的明细账。可输出的明细

34、账包含三栏式、数量金额式、外币式、数量外币式等格式种类。数量金额式明细账是同时提供数量、单价与金额资料的明细账簿，适用于存货类科目；外币式明细分类账同时提供外币金额、汇率和本位币金额三个指标，需要在设置会计科目时指定其外币核算属性；数量外币式明细账则是同时提供数据与外币数据的明细账，其格式上可看作是对数量式明细账与外币式明细账的迭加。模块模块3 账务处理账务处理日记账：日记账一般要求严格按照业务发生的时间顺序来记载，同时，日记账中的记录每天都有一个结账记载。不同软件对日记账的处理方法稍有区别：用友软件将出纳管理的货币资金日记账与一般日记账区别开来，需要用户对出纳管理的货币资金日记账科目进行特别

35、设置，比如在会计科目设置模块中定义科目的出纳管理属性；从数据处理的复杂程度看，提供日记账只是增加一种系统内部数据传递或处理的形式，在采取输出时临时生成账簿数据模式情况下，并不会增加会计人员和软件系统的负担。模块模块3 账务处理账务处理输出总分类账、明细分类账、日记账一般程序：（1）用户选择确认所要输出的账簿的限定条件。（2）系统按设定条件输出所选范围内的会计账簿。（3）通过翻页键可查看上一页、下一页、首页、末页的页面。（4）通过账页格式切换键，显示其他账页格式。查询明细账时，有的系统还为用户提供了综合查询（条件组合查询）功能。方法与前述对记账凭证的综合查询大致相同。模块模块3 账务处理账务处理

36、（1）从会计原理上讲，总账科目（一级科目）登记总分类账，明细科目登记明细分类账，货币资金科目登记日记账。而在信息化系统中，各级科目所能提供的账簿种类不再有任何限制。只要用户需要，系统可输出任意级别科目的总分类账和明细分类账，也可输出任意一个科目的日记账。对不同账簿来讲，只有输出格式上的差别，而不再有适用科目级别上的差别。（2）通常，数量金额式、外币式等明细账相互间不具有兼容性，需要在设置会计科目时特别指定。所以，多数软件要求用户在设置会计科目时设置其明细账的输出格式。而总账、三栏式明细账、日记账等账簿格式则适用于任何一个会计科目，可在不进行特别设置的情况下随时予以输出。模块模块3 账务处理账务

37、处理知识要点知识要点模块模块3 账务处理账务处理多栏账是指多栏式明细账，主要用于对收入、费用、成本等类别科目的明细分类核算。在软件系统中，多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行定义的。凡是设有下级明细科目的科目，均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏账的格式输出账簿数据。例如，“材料采购”（1401）科目下设“X33薄钢板”（140101）、“菱形不锈钢管”（140102）和“水性树脂漆”（140103）三个二级科目，可将三个二级科目设置为借方栏目，以输出借方为三个项目加一个“合计”栏的多栏式明细账。一些软件提供多栏式账簿的自动设置功能，系统能针对用户选择的科目结合其下级科目结构（余额方向）

38、自动设置其多栏账格式。模块模块3 账务处理账务处理由于多栏式明细账放置在账簿输出环节进行处理，所以财务软件中的针对会计科目所设置的账簿格式中就不再有“多栏式”这一条目。对于希望以多栏账方式输出其账簿的科目，应该在设置会计科目时将欲开辟的栏目设置为下级科目，再利用账务输出的相应功能来定义和应用多栏式账簿格式。模块模块3 账务处理账务处理知识要点知识要点模块模块3 账务处理账务处理所谓账证联查，是指在查询账簿的时候，通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他表单，或者在输出系统内置表单时通过联动操作直接查询与当前表单相关的账簿与凭证。利用账证联查功能将大大减少查询操作的步骤，有效提高凭

39、证账簿查询的效率。账证联查的原理：通过在不同账簿格式与数据汇总方式信息资料间的跳转，实现多种会计信息输出界面的直接切换。模块模块3 账务处理账务处理账证联查一般可满足以下查询要求：（1）记账凭证中查看凭证其他信息。通过联查操作可以显示凭证的辅助核算项目内容以及与辅助项目相关联的其他内容。（2）查明细账（日记账）时联查凭证和总账。查询明细账或一般序时账时，可查看相应的凭证和该科目的总账。（3）查询总账时联查明细账（日记账）。在总账或“发生额及余额对照表”中，可联查当前科目的明细账（日记账）。在查询余额表时，可联查对应科目的辅助账余额表；在查看辅助项目总账时，可联查当前项目当前科目的明细账。（4）

40、科目汇总表中联查各类账表。输入凭证汇总条件后，系统即生成记账凭证（科目）汇总表，在此可通过相应的联查命令查询各科目的总账、明细账和日记账。模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理1 1总账查询输出总账查询输出在企业应用平台的业务工作主窗口，双击“财务会计”|“总账”|“账表”|“科目账”|“总账”项，弹出总账查询条件设置对话框模块模块3 账务处理账务处理手工输入或参照选择开始科目“1403”（原材料），输入结束科目“140305”（原材料自制半成品”，选择科目级次为“1-2”级，单击“确定”命令，显示总账模块模块3 账务处理账务处理通过“科目”下拉列

41、表框可选择查询其他会计科目的总账。在1403（原材料）科目总账显示窗口，单击第二行即“当前合计”行，单击工具栏的“明细”命令，显示1403（原材料）科目的明细账模块模块3 账务处理账务处理在1403（原材料）科目的明细账界面，单击选择第二行（“转0001”记录所在行），单击工具栏“凭证”命令调阅这一行记录所在的记账凭证模块模块3 账务处理账务处理在记账凭证界面，单击选择第一行“5101”（制造费用）科目所在行，单击工具栏“联查”|“联查明细账”命令，弹出制造费用科目的明细账模块模块3 账务处理账务处理在总账查询功能中，可以查询到三栏式总账的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可以查询到二至

42、四级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，还可以查询到明细账中每项明细资料对应的记账凭证。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点2 2明细账查询输出明细账查询输出在总账系统主窗口，双击“账表”|“科目账”|“明细账”项，弹出明细账查询条件设置对话框模块模块3 账务处理账务处理在明细账查询条件设置窗口，单击“月份综合明细账”单选框，选择科目“1403”（原材料单击“确定”命令，显示综合明细账模块模块3 账务处理账务处理软件提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其

43、有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账。多种明细账查询方式，能充分照顾到用户的阅读方式，满足用户各种不同的信息需求。模块模块3 账务处理账务处理技能要点技能要点3 3 余 额 余 额表查询输出表查询输出双击“账表”|“科目账”|“余额表”项，打开发生额及余额查询条件设置窗口，选择月份为“2014.07”，选择科目级次为“12”级模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理模块模块3 账务处理账务处理在总账系统主窗口，双击“账表”|“科目账”|“多栏账”项，打开多栏账列表窗口，单击“增加”按钮，打开多栏账定义窗口，单击核算科目栏下拉按钮，选择“222101”（应交税费应交增值税）科目，单击“自动编制”命令，出现栏目定义的内容模块模块3 账务处理账务处理在自动编制完成的多栏账定义对话框，单击“确定”命令，完成应交增值税多栏账的设置，退回到多栏账列表窗口模块模块3 账务处理账务处理在多栏账列表窗口，双击“应交增值税多栏账”项，弹出多栏账查询条件设置窗口，按默认月份和科目单击“确定”命令，显示应交增值税多栏式明细账谢谢，欢迎课内外交流作者电话：13757280058邮箱：QQ（仁皇阁下）：610891068