1、子项目四 会后工作相关知识相关知识 一、会场善后工作与安排与会人员离场一、会场善后工作与安排与会人员离场（一）会场善后工作（一）会场善后工作 1清理会场 2归还所借物品 3结算会议开支费用（二）安排与会人员离场（二）安排与会人员离场 1安排与会人员返程 2安排细节 3送客礼仪 二、会后文书工作二、会后文书工作（一）会务文书与会议案卷（一）会务文书与会议案卷（二）会后文书清退、收集工作（二）会后文书清退、收集工作（三）会议文件的立卷归档工作（三）会议文件的立卷归档工作 1立卷归档工作概述 2会议文件立卷方法 3会议文件立卷工作程序 三、会议总结三、会议总结（一）会议总结的概念（一）会议总结的概念
2、（二）会议总结的结构（二）会议总结的结构 四、会议经费的结算工作四、会议经费的结算工作（一）收款工作（二）付款工作 五、会议效果的评估方法五、会议效果的评估方法 （一）会议效果的影响因素（一）会议效果的影响因素（二）会议评估方法与常见表格编制工作（二）会议评估方法与常见表格编制工作 六、会后的催办、反馈与落实工作六、会后的催办、反馈与落实工作（一）会议决定事项的催办与登记（二）会议决定事项的反馈（三）会议的落实工作知识小结和课后练习题 1、知识教学要求：了解各类会议和商务活动类型、特点、程序；掌握会议策划的内容；掌握会前准备工作的内容；掌握会中服务的工作内容；掌握会后工作的程序。2、能力培养要
3、求：能参与并较好完成各类会议和活动的服务与初级管理工作中；能独立完成会议或活动的策划方案撰写；能选择合适的会场，对会场进行合理布置；具有会中与会后工作的处理技巧。能力训练能力训练一、案例分析（1）A旅行社从2001年初拓展了业务范围，从原本只经营旅行接待服务，扩展到承办各种规模的商务会议。在开拓市场之时，旅行社接了几个小型会议的承办工作，凭着旅行社得天独厚的条件，以相对较低的价格获得了客户的认可。2002年6月，旅行社接到了一个大型跨国商务会议的订单，根据主办方的要求，旅行社制作并提交了预算方案给对方。组织会议期间，旅行社遇到了许多以前没有遇到过的新问题。比如有的与会者要求卧室里每天都要摆上一
4、束鲜花；有的与会者希望在组织会间活动时能去游览一下城市周边的名胜古迹；还有的希望旅行社提供多一些资料册与会者要求不一而足，旅行社出于“创出品牌，打开大型商务会议市场”的目的，对各种要求都尽可能满足。于是会议出现明显超支，但由于旅行社没有建立系统的成本控制体系和监督体系，小幅超支的问题没有引起大家足够的重视，上级领导也没太在意。会议进行到第四天，一名外籍与会者突然病倒了，由于是旅行社全权承担的会务服务和会务费用，所以就由旅行社负责出人、出钱送他去医院急诊救治。这场医疗费一下就花掉了四五千元！大会组委会这才开始重视起经费预算问题来。只是与客户的合同已签，想要再协商修订时间也赶不及了 这一个大单做下
5、来，旅行社上上下下都觉得受益良多，各部门负责人纷纷召开工作评估会议，对工作中的经验、教训进行总结和反思。请分析：A旅行社此次操作的这个大订单，主要问题出在哪里？有哪些经验和教训？分析提示：此案例让每一个人都深刻认识到了一个残酷的事实：没有经费预算或经费预算不足，那么，再好的出发点都没有用，工作到最后可能是白干，甚至还得倒贴钱去干。这是有违商家运营的原则的。二、实践训练（1）如果你所在的班级近期要组织一次专题班会，请你做以下工作：议定主题班会名称。议定本次班会的主要议程。推选一至两名主持人，并说出推荐理由。推荐班会特邀的嘉宾名单，并说出理由。拟写一个班会通知，注意格式要规范。（2）举办一次真实的会议，做好会议的管理与服务工作。同时搜集信息，完成各类会议文件的归档工作，并做好会议评估与会议总结。
