归档文件整理规则解读教培课件.ppt

1、归档文件整理规则归档文件整理规则解读解读 DA/T22-2015 2017.3 主要内容：主要内容：一、归档文件整理规则归档文件整理规则概述概述 二、整理前的准备工作二、整理前的准备工作 三、整理的一般要求三、整理的一般要求 四、纸质归档文件的修整、装订、编页四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架要求、装盒和排架要求 五、归档电子文件的整理要求五、归档电子文件的整理要求 一、归档文件整理规则归档文件整理规则 概述概述（一）修订的背景（一）修订的背景 归档文件整理规则归档文件整理规则是规范归档文件的整理是规范归档文件的整理流程和要求的行业标准，是机关档案档案工作的流程和要求的行业标准，

2、是机关档案档案工作的一项重大改革，一项重大改革，规则规则2000年由国家档案局发年由国家档案局发布。布。随着档案工作的不断发展和信息化技术的普随着档案工作的不断发展和信息化技术的普及，及，规则规则在实际执行中遇到了一些新情况、在实际执行中遇到了一些新情况、新问题。主要表现在：新问题。主要表现在：1、电子文件的整理问题。、电子文件的整理问题。2、档号编制问题。、档号编制问题。3、装订问题。、装订问题。4、页码问题。、页码问题。5、归档文件目录项目设置及填写问题。、归档文件目录项目设置及填写问题。除此之外，还有诸如盒号标注和盒内除此之外，还有诸如盒号标注和盒内是否放置归档文件目录的问题。是否放置归

3、档文件目录的问题。为了解决以上问题，为了解决以上问题，2015年对年对规则规则进进行了修订。行了修订。（二）修订思路（二）修订思路 指导思想指导思想 不颠覆不颠覆 不折腾不折腾 不遗漏不遗漏 遵循原则遵循原则 1 1、遵循文件形成规律，尊重既有整理方、遵循文件形成规律，尊重既有整理方法。法。2 2、坚持、坚持“简化整理、深化检索简化整理、深化检索”的理念的理念。3 3、符合现行文件、档案管理体制机制。、符合现行文件、档案管理体制机制。（三）修订内容（三）修订内容 1、标准的总体编排和结构按标准的总体编排和结构按GB/T1.1-GB/T1.1-20092009进行了修改；进行了修改；2 2、扩大

4、适用范围，将电子文件整理纳、扩大适用范围，将电子文件整理纳入其中；入其中；3 3、增加档号编制要求；、增加档号编制要求；4 4、明确装订要求；、明确装订要求；5 5、优化整理流程，细化操作指引；、优化整理流程，细化操作指引；6 6、统一室编件号、馆编件号；、统一室编件号、馆编件号；7 7、调整归档章和编目项目；、调整归档章和编目项目；8 8、增加页码编制要求。、增加页码编制要求。（四）（四）基本概念基本概念 归档文件：归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和和电子文件

5、电子文件材料。材料。整理整理：将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行组件组件、分类、排、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、订、编页编页、装盒、装盒、排架排架；电子文件还包括格式转换电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之使之有序化的过程。有序化的过程。是档案从无序到有序的转化。是档案从无序到有序的转化。件：件：归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。档号：档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件

6、的类别和排列顺序。码，以体现归档文件的类别和排列顺序。二、整理前的准备工作二、整理前的准备工作（一）文件材料的收集（一）文件材料的收集 文件材料的收集工作是机关档案工作的源头，文件材料的收集工作是机关档案工作的源头，也是开展其它档案工作的基础。也是开展其它档案工作的基础。1、收集要求：、收集要求：齐全完整、真实可靠和及时有效。齐全完整、真实可靠和及时有效。2、收集方法：、收集方法：（1）明确归档文件材料的收集范围。）明确归档文件材料的收集范围。（2）建立、完善收集归档工作的机制。）建立、完善收集归档工作的机制。一是做好平时文件材料的收集积累工作；一是做好平时文件材料的收集积累工作；二是做好年终

7、集中归档工作；二是做好年终集中归档工作；三是做好归档文件材料收集归档的监督指导；三是做好归档文件材料收集归档的监督指导；四是建立收集归档工作的奖惩制度。四是建立收集归档工作的奖惩制度。（3）把握好十类文件材料的收集工作）把握好十类文件材料的收集工作“红头文件红头文件”：如规定、条例、办法、决定、指示：如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等；、通知、报告、函、批复、批转文件等；“白头文件白头文件”：如会议文件、经验介绍、调查报告：如会议文件、经验介绍、调查报告等；等；公布性文件：如公告、通告、布告；公布性文件：如公告、通告、布告；内部使用文件：如会议记录、规章制度、计划

8、、总内部使用文件：如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等；结、登记表、统计表等；记载性文件：如大事记、工作日志、组织沿革等；记载性文件：如大事记、工作日志、组织沿革等；报道性文件；报道性文件；契约性文件：如协议、合同、意向书等；契约性文件：如协议、合同、意向书等；证明性文件：如介绍信存根、组织关系存根等；证明性文件：如介绍信存根、组织关系存根等；照片、音像、实物；照片、音像、实物；电子文件电子文件:包括与上述文件材料相对应的电子文件及包括与上述文件材料相对应的电子文件及其它各类电子文件等。其它各类电子文件等。（二）文件材料的价值鉴定二）文件材料的价值鉴定 1 1、鉴定的原则和标准、

9、鉴定的原则和标准 按照归档文件整理的原则要求，纳入归按照归档文件整理的原则要求，纳入归档范围的文件材料，必须区分不同价值。正档范围的文件材料，必须区分不同价值。正确判定文件材料的价值，准确划分保管期限确判定文件材料的价值，准确划分保管期限，是保证归档文件整理质量的重要因素。，是保证归档文件整理质量的重要因素。鉴定的原则：要根据本机关工作和为国鉴定的原则：要根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、全家积累历史文化财富的需要，用历史的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别保存价值，准确划分保管期限。别保存价值，准确划分保管期限。2 2、归

10、档和不归档范围、归档和不归档范围 机关文件材料归档的范围：机关文件材料归档的范围：一是一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；利用价值的文件材料；二是二是本机关工作活动中形成的在维护国家、集本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料关的文件材料；下级机关报送的重要文件

11、材料；四是四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。料。机关文件材料不归档范围机关文件材料不归档范围 一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免奖惩非本机关工作人员的文件理的文件材料，任免奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；材料，供工作参考的抄件等；二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办稿、各次校对

12、稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；材料，不需办理的抄送文件材料；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。反映，抄报或越级抄报的文

13、件材料。需要注意的：需要注意的：重要的法律、法规的历次修改稿、重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人修改意见和批示、指有党和国家领导人修改意见和批示、指示的稿本应当归档；示的稿本应当归档；文件的定稿，包括计算机打印出的文件的定稿，包括计算机打印出的定稿，即使定稿上没有机关领导人的签定稿，即使定稿上没有机关领导人的签批、审改意见，原则上也应纳入机关文批、审改意见，原则上也应纳入机关文件材料归档范围，与正本、文件处理单件材料归档范围，与正本、文件处理单一并归档。一并归档。3 3、保管期限的划分、保管期限的划分 按照国家档案局令第按照国家档案局令第8 8号，机关文书档案的保管期限划分为永号，

14、机关文书档案的保管期限划分为永久、定期两种。定期一般分为久、定期两种。定期一般分为3030年、年、1010年。年。永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材本机关召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构

15、演变、人事任免等文件材料；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：定期保管的文书档案主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开

16、会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计表等；一般性工作报告、总结、统计表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文

17、件材料；行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度以上计划、总结、统计、重要专题报下级机关报送的年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。告等文件材料。保管期限的划分应注意的问题：保管期限的划分应注意的问题：注意文件之间的联系，防止孤立地划分保管期限注意文件之间的联系，防止孤立地划分保管期限。如：请示与批复等。如：请示与批复等 考察文件的实际内容，防止仅依据形式判定保管考察文件的实际内容，防止仅依据形式判定保管期限。看文件内容的重要程度、

18、作用大小，不能机期限。看文件内容的重要程度、作用大小，不能机械的规定上级文件永久、本机和下级文件定期。械的规定上级文件永久、本机和下级文件定期。研究文件的作用，防止片面地判定保管期限。如研究文件的作用，防止片面地判定保管期限。如召开一次会议，形成很多文件，但其价值不同。召开一次会议，形成很多文件，但其价值不同。考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。有些考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。有些文件现实作用不大，但从长远考虑是有使用价值的文件现实作用不大，但从长远考虑是有使用价值的，如涉及单位和职工利益方面的权证、合同、协议，如涉及单位和职工利益方面的权证、合同、协议等。等。（三）整理工作的组织

19、（三）整理工作的组织 1 1、建立健全制度、建立健全制度 归档文件材料整理及归档办法。内容包归档文件材料整理及归档办法。内容包括明晰工作职责、明确全宗及分类方案、括明晰工作职责、明确全宗及分类方案、确定整理方法、提出归档时间和要求。确定整理方法、提出归档时间和要求。机关文件材料归档范围和文书档案保管机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表期限表 需要注意的是：密切结合业务工作、便于需要注意的是：密切结合业务工作、便于操作、突出重点、注意账外文件。操作、突出重点、注意账外文件。2 2、确定主体责任、确定主体责任 机关档案工作条例机关档案工作条例规定：规定：“凡机关工作活动中形成的具凡机关工作活动

20、中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均有文书部门或业务部门进行财会等工作中形成的文件材料），均有文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档整理、立卷，并定期向档案部门归档”，将文件材料整理的责任，将文件材料整理的责任主体扩展为文书部门和业务部门，完善了文件材料的整理制度。主体扩展为文书部门和业务部门，完善了文件材料的整理制度。整理形式一般有集中式、分散式、混合式三种：整理形式一般有集中式、分散式、混合式三种：集中式。即归档文件整理工作由文书部门统一进行。这种集中式。即

21、归档文件整理工作由文书部门统一进行。这种形式一般适用于基层单位或规模较小的机关。形式一般适用于基层单位或规模较小的机关。分散式。即整理工作由形成文件的业务部门分散进行。适分散式。即整理工作由形成文件的业务部门分散进行。适用于较大的机关。用于较大的机关。注意：综合性会议文件和跨部门联合承办的文件的主体责任注意：综合性会议文件和跨部门联合承办的文件的主体责任要明确。要明确。混合式。即整理工作一部分集中在文书部门，一部分分散混合式。即整理工作一部分集中在文书部门，一部分分散在业务部门。具体做法是：行政、综合性文件集中在文书部门整在业务部门。具体做法是：行政、综合性文件集中在文书部门整理；人事、会计、

22、基建、科技以及其他业务文件由相关业务部门理；人事、会计、基建、科技以及其他业务文件由相关业务部门整理。整理。3、注重平时积累、注重平时积累 严格登记。收发文件的登记是文件来往的必经严格登记。收发文件的登记是文件来往的必经关口。做到家底清楚，有据可查是保证机关单位关口。做到家底清楚，有据可查是保证机关单位文件材料齐全完整的一项重要措施。文件材料齐全完整的一项重要措施。及时收集。及时收集是确保归档文件齐全完整及时收集。及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。如遇机构变化、人事变动、工作调整要的关键。如遇机构变化、人事变动、工作调整要及时收集。及时收集。认真检查。检查齐全、完整、准确情况。认真检查。检

23、查齐全、完整、准确情况。随办随整。可以随办随归，也可以做一些基础随办随整。可以随办随归，也可以做一些基础性的工作，如装订、盖章等。性的工作，如装订、盖章等。4 4、及时做好指导、监督和检查、及时做好指导、监督和检查 19991999年年6 6月发布的月发布的中华人民共和国档案法实中华人民共和国档案法实施办法施办法第九条规定：机关、团体、企事业单位第九条规定：机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构负有和其他组织的档案机构负有“指导本单位文件、指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作资料的形成、积累和归档工作”的职责。因此，的职责。因此，机关档案部门在做好保管、利用工作的同时，必机关档案部门

24、在做好保管、利用工作的同时，必须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监督和检查的职责。督和检查的职责。三、整理的一般要求三、整理的一般要求（一）执行时间：（一）执行时间：2016-06-012016-06-01（二）执行范围：二）执行范围：1 1、规定了作为文书档案保存的归档文件、规定了作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。的整理原则和方法。2 2、适用于各级机关、团体、企事业单位、适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企

25、其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。业单位有其他特殊规定的，从其规定。注意：对注意：对20162016年的文件材料整理按新规则执行年的文件材料整理按新规则执行。（三）整理原则与流程（三）整理原则与流程 整理原则：整理原则：1 1、归档文件整理应遵循文件的形成归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。规律，保持文件之间的有机联系。2 2、归档文件整理应区分不同价值，、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。便于保管和利用。3 3、归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机管理要求，便于计算机管理或计算机辅

26、助管理。辅助管理。4 4、归档文件整理应保证纸质文件和归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。电子文件整理协调统一。整理流程：整理流程：整理的一般流程包括组件、分类、排列、编号和整理的一般流程包括组件、分类、排列、编号和编目。编目。纸质文件整理流程包括组件、修整、装订、分类纸质文件整理流程包括组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。（四）组件（件的组织）（四）组件（件的组织）1 1、件的构成、件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要

27、文件的件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、

28、报告与批示、函与复函等文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。件。2 2、件内文件排序件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中

29、文本在前前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；，外文本在后；来文与复文作为一件时，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。复文在前，来文在后。有文件处理单或发有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。正本在前，发文稿纸和定稿在后。注意：来文与复文是不同年度的，归档时注意：来文与复文是不同年度的，归档时应归入各自年度。应归入各自年度。（五）分类（五）分类 1 1、立档单位应对归档文件进行、立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。类方案的一致性和稳定

30、性。2 2、归档文件一般采用年度、归档文件一般采用年度机机构（问题）构（问题）保管期限、保管期限、年度年度保管期限保管期限机构（问题）等机构（问题）等方法进行方法进行级分类。级分类。（1 1）按年度分类）按年度分类 将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度一般应以文件签发日期为准。a a、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。发日期判定所属年度。b b、跨年度形成的会议文件归入闭幕、

31、跨年度形成的会议文件归入闭幕年。年。c c、跨年度办理的文件归入办结年。、跨年度办理的文件归入办结年。d d、当形成年度无法考证时，年度为、当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。其归档年度，并在附注项加以说明。（2 2）按机构）按机构(问题问题)分类分类 将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构(问题问题)分类。分类。机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。选择其一适用，不能同时采用。a a、采用机构分类的，应根据文件形、采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归

32、档文件，归，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。入文件主办部门。b b、采用问题分类的，应按照文件内、采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分容所反映的问题对归档文件进行分类。类。（3 3）按保管期限分类）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。将文件按划定的保管期限分类。3 3、规模较小或公文办理程序不适于规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度可以采取年度保管期限等方法进保管期限等方法进行两级分类。行两级分类。xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图年度年度永久永久定期定期3030年年定期定期10

33、10年年 年度年度保管期限分类：保管期限分类：20162016年：永久、定期年：永久、定期3030年、定期年、定期1010年年 20172017年：永久、定期年：永久、定期3030年、定期年、定期1010年年 20182018年：年：xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图 年年 度度保管期限保管期限办公室办公室综合处综合处机关处机关处专业处专业处企业处企业处项目处项目处农业处农业处 年度年度保管期限保管期限组织机构分类组织机构分类 2016 2016年：永久年：永久办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期3030年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合

34、处、机关处、专业处 定期定期1010年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 2017 2017年：永久年：永久办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期3030年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期1010年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 2018 2018年：年：（六）（六）排列排列 1 1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。合事由排列。2 2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。同一事由中的文件

35、，按文件形成先后顺序排列。3 3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。可以如此理解排列规则：可以如此理解排列规则：在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列 同一事由的归档文件应集中排列在一起同一事由的归档文件应集中排列在一起 同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列 不同事由的归档文件应按照时间顺序排列不同事由的归档文件应按照时间顺序排列 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（七）编号（七）编号 1 1、归档文件

36、应依分类方案和排列顺序编、归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。、稳定性、扩充性、简单性原则。2 2、档号的结构宜为：全宗号档号的结构宜为：全宗号-档案门类代档案门类代码码年度年度-保管期限保管期限-机构（问题）代码机构（问题）代码-件件号。号。上、下位代码之间用上、下位代码之间用“-”连接，同一级代连接，同一级代码之间用码之间用“”隔开。隔开。如如：Z109-WSZ109-WS2011-Y-BGS-00012011-Y-BGS-0001 全宗号全宗号-档案门类代码档案门类代码年度年度-保管期限保管

37、期限-机构代码机构代码-件号件号 3 3、档号按照以下要求编制：、档号按照以下要求编制：Z109-WS Z109-WS2011-Y-BGS-00012011-Y-BGS-0001 （1 1）全宗号：）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，档案馆给立档单位编制的代号，用用4 4位数字或者位数字或者字母与数字的结合标识，按照字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994DA/T 13-1994编制。编制。（2 2）档案门类代码）档案门类代码年度：年度：归档文件档案门类代码由归档文件档案门类代码由“文书文书”2 2位汉语拼音首字母位汉语拼音首字母“WSWS”标识。标识。年度为文件形成年度，以年度为

38、文件形成年度，以4 4位阿拉伯数字标注公元纪年，如位阿拉伯数字标注公元纪年，如“20132013”。（3 3）保管期限：）保管期限：保管期限分为永久、定期保管期限分为永久、定期3030年、定期年、定期1010年，年，分别以代码分别以代码“Y Y”、“D30D30”、“D10D10”标识。标识。（4 4）机构（问题）代码：）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用机构（问题）代码采用3 3位汉语拼音位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGSBGS”等。归档文件未等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。按照机构（问题）分类的，应省略机

39、构（问题）代码。（5 5）件号：）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用的排列顺序号，用4 4位阿拉伯数字标识，不足位阿拉伯数字标识，不足4 4位的，前面用位的，前面用“0 0”补足，如补足，如“00260026”。4 4、归档文件应在首页上端的空白位置、归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。加盖归档章并填写相关内容。电子文件电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。等其他形式在归档文件上进行标识。5 5、归档章应将档号的组成部分，即全、归档章

40、应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录选择项（见附录A A 图图A1A1）。归档章中全）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照问题）按照3 3编制，页数用阿拉伯数字编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录标识（见附录A A 图图A2A2）。为便于识记，）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用归档章保管期限也可以使用“永久永久”“”“3030年年”“”“1010年年”简称标识，机构（简称标识，机构（问题）也可以用问题

41、）也可以用“办公室办公室”等规范化简等规范化简称标识（见附录称标识（见附录A A 图图A3A3）。）。（八）（八）编目编目 1 1、归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。、详细，便于检索。2 2、归档文件应逐件编目。、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。目应体现来文内容。归档文件目录设置归档文件目录设置序号、档号、序号、档号、文号、责任者、题名、日期、文号、责任者、题名、日期、密密级、级、页数、备注等项目。页数、备注等项目。（1 1）序号：填写归档

42、文件顺序号。）序号：填写归档文件顺序号。（2 2）档号：档号按照档号：档号按照3 3编制。编制。（3 3）文号：文件的发文字号。）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。没有文号的，不用标识。（4 4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。名者。（5 5）题名：文件标题。没有标题）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号内容外加方括号“”。（6 6）日期：文

43、件的形成时间，以国际标准）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如日期表示法标注年月日，如1999090919990909。（7 7）密级：文件密级按文件实际标注情况密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。填写。没有密级的，不用标识。（8 8）页数：每一件归档文件的页面总数。）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。文件中有图文的页面为一页。（9 9）备注：注释文件需说明的情况。）备注：注释文件需说明的情况。3 3、归档文件目录推荐由系统生成、归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表或使用电子表格进行编制。目录表格采用格采用

44、A4A4幅面，幅面，页面宜横向设置页面宜横向设置（见附录见附录B B 图图B1B1）。）。4 4、归档文件目录除保存电子版归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封成册的归档文件目录，应编制封面（见附录面（见附录B B 图图B2B2）。）。封面设置封面设置全宗号全宗号、全宗名称、年、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分

45、保管期限装订册，也可每年区分保管期限装订成册。成册。四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架要求四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架要求 （一）（一）、修整、修整 1 1、归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。、归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。2 2、归档文件已破损的，应按照、归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000DA/T 25-2000予以修复；字迹予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。模糊或易退变的，应予复制。3 3、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品

46、。或塑料装订用品。4 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提、对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。下进行折叠。（二）、（二）、装订装订 1 1、归档文件一般以件为单位装订。归档文件一般以件为单位装订。归档文件装归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。2 2

47、、应根据归档文件保管期限确定装订方式，装应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。同期限的装订方式应相对统一。3 3、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。材料进行装订。4 4、永久

48、保管的归档文件，宜采取线装法装、永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录订。页数较少的，使用直角装订（见附录C C 图图C1C1、图、图C2C2）或缝纫机轧边装订，文件较）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用厚的，使用“三孔一线三孔一线”装订。永久保管装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。的需要。5 5、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。或封套装订。6 6、定期保管的、需要向综合档案馆移交的、

49、定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照归档文件，装订方式按照4-54-5执行。定期保执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照件，装订方式可以按照4 4执行，也可以使用执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。不锈钢夹或封套装订。装订方式选择装订方式选择 装订方式装订方式 选择条件选择条件线装发线装发（“三三孔一线孔一线”装订装订、直角、直角装订、装订、缝纫机缝纫机轧边装轧边装订）订）不锈钢不锈钢订书钉订书钉装订装订浆糊浆糊装订装订不锈不锈钢夹钢夹装订装订封套封套装订装订永久保管，需移交永久保管，需移交永久保管，不移交永

50、久保管，不移交定期保管，需移交定期保管，需移交定期保管，不移交定期保管，不移交（三）、（三）、编页编页 1 1、纸质归档文件一般应以件为纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。单位编制页码。2 2、页码应逐页编制，宜分别标注、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。的空白位置。3 3、文件材料已印制成册并编有文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码页码相同的，可以保持原有页码不变。不变。（四）（四）装盒装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档