应用文写作行政公文写作知识课件.ppt

1、行政公文写作应用文的种类应用文的种类指指国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中所规定中所规定的文种。公文是国家机关、社会组织和团体的文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书。行使职权、办理公务所使用的法定文书。包括调查报告、工作总结、述职报告、简包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度和会议材料等。报、计划、规章制度和会议材料等。日记、读书笔记及各类信函日记、读书笔记及各类信函（一）通用类（一）通用类 指人们在办公或办事中普遍指人们在办公或办事中普遍使用的文书使用的文书 1、行政公文类：、行政公文类：2、日常事务类：、日常事务类：3、个人

2、事务类、个人事务类应用文的种类应用文的种类如毕业论文、学术论文、专利申请书、实验如毕业论文、学术论文、专利申请书、实验报告等。报告等。如市场预测报告、市场调查报告、招标书如市场预测报告、市场调查报告、招标书及经济合同等。及经济合同等。如诉状、辩护词、公证书和判决书；如诉状、辩护词、公证书和判决书；消息、通讯、特写和广告等。消息、通讯、特写和广告等。（二）专用类（二）专用类 指专业性较强的文书指专业性较强的文书 1、科技类、科技类 2、财经类：、财经类：3、司法类、司法类、传播类传播类公文的含义和分类公文的含义和分类公文的特点和作用公文的特点和作用公文的格式公文的格式行文规则行文规则 公文的语言

3、公文的语言公文的处理程序公文的处理程序 公文写作公文写作 行政公文的含义和分类行政公文的含义和分类 行政机关公文行政机关公文：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。”党的机关公文党的机关公文：“党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工布置和商洽工作，

4、请示和答复问题，报告和交流情况的工具。具。”法定公文党的机关公文党的机关公文行政机关公文行政机关公文决议决议、决定、决定、指示指示、意见、通知、通报、意见、通知、通报、公报公报、报告、请示、报告、请示、批复、批复、条例条例、规定规定、函、会议纪要函、会议纪要（1996年5月3日中共中央办公厅中国共产党公文处理条例）命令（令）、命令（令）、决定、决定、公告公告、通告通告、通知、通报、通知、通报、议案议案、报告、报告、请示、批复、意见、请示、批复、意见、函、会议纪要函、会议纪要 （2000年8月24日国务院国家行政机关公文处理条例）二行文关系行文关系 下级机关向所属上级机关的行文，如报告、请示等。

5、向同级机关或不相隶属的机关的行文，如函等。上级机关向所属下级机关的行文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。从处理要求上分，公文又可作多种划分：从处理要求上分，公文又可作多种划分：行政公文的特点和作用行政公文的特点和作用 一、公文的特点一、公文的特点(一一)鲜明的政治性鲜明的政治性 行政公文体现统治阶级的意志愿望，传达国家政策法令，反映统治阶级的立场观点和利益。(二二)作用的权威性作用的权威性 公文反映和传达法定作者的决策和意图，体现法定作者的意志和权力，在法定的时间和空间范围内，对受文者具有强制性和约束力，有关组织和个人必须

6、不折不扣地贯彻执行。(三三)体式的规范性体式的规范性 公文的体式，必须符合办法和国家行政机关公文格式规定的体式，即规范体式。(四四)制发的程序性制发的程序性 公文的制发程序：拟稿审核会签签发缮印校对盖印登记分发 公文送领导人签发之前，应由办公厅(室)做好审核工作。属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可据此印制文件正本。二、公文的作用二、公文的作用(一一)领导指导作用领导指导作用 上级机关传达贯彻党的方针政策、法律法规、决定决策的公文，必然要对下级产生领导作用，有些则对下级工作具有指导作用。(二二)

7、行为规范作用行为规范作用 相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。(三三)宣传教育作用宣传教育作用 传达贯彻党和国家的方针政策是公文担负的重要任务。在一般情况下，公文在规定人们应该怎样做时，还要说明为什么要这样做，更增加了它的宣传教育作用。(四四)联系知照作用联系知照作用 许多工作要通过公文进行联系、协调而得到及时处理。有许多信息资料通过公文获得。知照性公文，主要是告知对方有关事项，起知照作用。(五五)依据凭证作用依据凭证作用 公文反映制发机关的意图，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。有些公文，如会议纪要等，则具有凭证作用。公文不仅传达了发文机关的意图，同时

8、是证实这一意图的最好凭证。公文的以上作用是相互联系的。一种公文可同时兼有各种作用。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式 （国家质量技术监督局（国家质量技术监督局1999年年12月月27日日发布，发布，2000年年1月月1日起施行）日起施行）公文的结构公文的结构文文头头主主体体文文尾尾版头版头眉首眉首主主体体版版记记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码版头版头-头头主体主体-身身版记版记-脚脚一、文头部分一、文头部分 公文的文头，包括：文件名称、发文字号、签发人、

9、紧急程度、秘密等级、份号等项内容。文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。（一）发文机关标识（文件名称）（一）发文机关标识（文件名称）文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“省人民政府文件”、“公司文件”。1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 发文机关标志发文机关标志下一要素下一要素由发文机关全称或规范由发文机关全称或规范化简称后加化简称后加“文件文件”组组成；对一些特定的公文成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称可只标识发文机关全称或规范化简称。或规范化简称。发文机关标识推荐使用发文机关标识推荐使用小标宋体

10、字，用红色标小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定醒目美观为原则酌定，上边缘至版心上边缘为上边缘至版心上边缘为35mm 1 阿城市建设局阿城市建设局阿城市卫生局阿城市卫生局 阿市建发2006188号 发文机关标志发文机关标志联合行文格式联合行文格式下一要素下一要素文件文件联合行文时应使主办机关名联合行文时应使主办机关名称在前，称在前，“文件文件”二字置于二字置于发文机关名称右侧，上下居发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示多，必须保证公文首页显示正文。正文。（二）发文字号（二）发文字号 发文字号是

11、指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份、序号发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号的书写顺序是：发文字号的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字200614号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“”，不能用半圆括号“（）”。发文字号的作用：发文字号的作用：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。1 柳州市人民政府柳州市人民政府办公室文件办公室文件 柳政办发200627号 发文字号发文字号下一要素下一要素发文字号由发文机关代字、发

12、文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关年份和序号组成。发文机关标识下空标识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体号仿宋体字，居中排布字，居中排布 第一个层次是发文机关代字第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字办文件的部门的代字年份要用全称，不应简化，年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号年份应用六角括号“”括起括起 序号不编虚位，不加序号不编虚位，不加“第第”字字 （三）签发人（三）签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。1 000001秘秘 密一年密一年特特

13、急急绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200628号 签发人：高云燕高云燕 签发人签发人上报的公文需标识签上报的公文需标识签发人姓名，平行排列发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发于发文字号右侧。发文字号居文字号居左空左空1 1字字，签发人姓名签发人姓名居右空居右空1 1字字；签发人用；签发人用3 3号仿号仿宋体字，签发人后标宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用全角冒号，冒号后用3 3号楷体字标识签发号楷体字标识签发人姓名。人姓名。1 绥化市建设局绥化市建设局绥化市卫生局绥化市卫生局 绥市建发2006188号 多个签发人格式多个签发人格式文件文件签发人：曲志刚曲志刚 雪

14、格雪格拉提拉提 如有多个签发人，主如有多个签发人，主办单位签发人姓名置办单位签发人姓名置于第于第l l行，其他签发人行，其他签发人姓名从第姓名从第2 2行起在主办行起在主办单位签发人姓名之下单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线顺排，下移红色反线，应使发文字号与最，应使发文字号与最后一个签发人姓名处后一个签发人姓名处在同一行并使红色反在同一行并使红色反线与之的距离为线与之的距离为4mm4mm。多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。正文中的结构层次序数一、黑体(二)楷体3.仿宋(4)仿宋v(四）秘密等级（密级）四）秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密

15、程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为。如“机密5年”（五）紧急程度（急度）（五）紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 份号：一份文件在该文份号：一份文件在该文总印数中的顺序编号。总印数中的顺序编号。一般用一般用6 6位阿拉伯数字，位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角顶格编排在版心左上角第一行。绝密机密公文第一行。绝密机密公文需要标注份号。需要标注份号。公文份数序号 1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政

16、办发200627号 秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用如需标识秘密等级，用3 3号号黑体字，顶格标识在版心黑体字，顶格标识在版心右上角第右上角第2 2行，两字之间空行，两字之间空l l字；秘密等级和保密期限字；秘密等级和保密期限之间用之间用“”隔开。隔开。密级分三类：绝密、密级分三类：绝密、机密、秘密机密、秘密机机 密五年密五年 1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发200627号 紧急程度紧急程度机密五年机密五年急急 件件 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左 上角；如需同时标 注份号、密级和保 密期限、紧急程度，按照

17、份号、密级和 保密期限、紧急程 度的顺序自上而下 分行排列。二、主文部分二、主文部分 二、主文部分：二、主文部分：包括标题、主送机关、正文、附件、发文包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文日期、附注等。机关、印章、成文日期、附注等。1 1、标题标题 三要素：发文机关名称发文事由三要素：发文机关名称发文事由 公文种类公文种类例：例：A A、完整式：、完整式：（三要素全具备）（三要素全具备）国家税务局关于加强批发扣税工作的请示国家税务局关于加强批发扣税工作的请示B B、省略式：、省略式：（事由文种）（事由文种）关于开展关于开展20072007年度科研课题立项申报工作的通知年度科研课题

18、立项申报工作的通知C C、特殊式：、特殊式：（发文机关文种）（发文机关文种）梅州市交通局通告梅州市交通局通告 1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发市政办发200620062727号号 公文标题公文标题关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 红色反线下空红色反线下空2 2行，行，用用2 2号小标宋体字，号小标宋体字，可分一行或多行居中可分一行或多行居中排布；回行时，要做排布；回行时，要做到词意完整，排列对到词意完整，排列对称，间距恰当。称，间距恰当。2 2、主送机关、主送机关公文的主要受理机关

19、公文的主要受理机关 如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，如“市府直属各单位”、“各系、室，各部门”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发绥市政办发200620062727号号 主送机关主送机关关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 标题下空标题下空l l行，左侧顶行，左侧顶格用

20、格用3 3号仿宋体字号仿宋体字标识标识，回行时仍顶格；最，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后一个主送机关名称后标全角冒号。如主后标全角冒号。如主送机关名称过多而使送机关名称过多而使公文首页不能显示正公文首页不能显示正文时，应将主送机关文时，应将主送机关名称移至版记中的主名称移至版记中的主题词之下、抄送之上题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。，标识方法同抄送。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门：1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发市政办发200620062727号号 公文正文公

21、文正文关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 主送机关名称下主送机关名称下l l行行，每自然段左空，每自然段左空2 2字字，回行顶格。数字、，回行顶格。数字、年份不能回行。年份不能回行。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门：现将现将绥化市绥化市20062006年创建中国优秀旅游城市年创建中国优秀旅游城市工作方案工作方案印发给你们，请认真遵照执行。印发给你们，请认真遵照执行。针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示；或用惯用语作

22、结。依据依据目的目的文种承启语文种承启语事项事项要求要求公文制作的背景、根据公文制发的目的承上启下的句子围绕主旨展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的措施公文正文基本内容模块及结构模式公文正文基本内容模块及结构模式关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定：（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（二）给予华师大

23、附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。广东省人民政府 一九九三年八月十五日4 4、附件、附件公文正文附属材料的顺序和名称的标公文正文附属材料的顺序和名称的标注。注。附件必须写明所附内容的标题或名称。附件必须写明所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如伯数码（如“附件：附件：”）。）。附件名称后不加标点符号。附件名称后不加标点符号。“附件附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。写在正文下一

24、行，左空两字，加冒号。1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发绥市政办发200620062727号号 附件附件关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 公文如有附件，在公文如有附件，在正文下空正文下空l l行左空行左空2 2字用字用3 3号仿宋体字标号仿宋体字标识识“附件附件”，后标，后标全角冒号和名称。全角冒号和名称。附件如有序号使用附件如有序号使用阿拉伯数码阿拉伯数码(如如“附附件：件：1 1”)；附件名称后不加；附件名称后不加标点符号。标点符号。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各

25、乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门：现将现将绥化市绥化市20062006年创建中国优秀旅游城市年创建中国优秀旅游城市工作方案工作方案印发给你们，请认真遵照执行。印发给你们，请认真遵照执行。附件：附件：1.1.创建中国优秀旅游城市工作责任创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表分解明细表 2.2.责任分工明细表责任分工明细表 1 附件页面附件页面下一要素下一要素附件应与公文正文一起装订附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第，并在附件左上角第1 1行顶行顶格标识格标识“附件附件”，有序号时，有序号时标识序号；附件的序号和名标识序号；附件的序号和名

26、称前后标识应一致。称前后标识应一致。附件：1.创建中国优秀旅游城市创建中国优秀旅游城市工作责任工作责任 分解明细表分解明细表博市政办发200627号附件：1.创建中国优秀旅游城市创建中国优秀旅游城市工作责任工作责任 分解明细表分解明细表如附件与公文正文不能一起如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第装订，应在附件左上角第1 1行顶格标识公文的发文字号行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件并在其后标识附件(或带序或带序号号)。5 5、发文机关、发文机关是公文的作者或发出单位。是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前

27、。若是联合行文，主办机关排列在前。6 6、印章、印章 除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。7 7、成文时间、成文时间 一般文件，以领导人签发的日期为准；一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；要用小写汉字，将年、月、日标全；要用小

28、写汉字，将年、月、日标全；“零零”写为写为“O”O”。不能用阿拉伯数字书写。不能用阿拉伯数字书写。附件：附件：1、2、二二00八年三月二日八年三月二日（）主题词：主题词：抄送：抄送：、省人民政府办公厅省人民政府办公厅 二二00八年八年月月日印发日印发 1 印章：单一发文印章：单一发文单一机关制发的公文在落款处单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空文日期。成文日期右空4 4字字 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空名称，只标识成文日期。成文日期右空4 4字；加字；

29、加盖印章应上距正文盖印章应上距正文1 1行之内，端正、居中下压成行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。加盖印章应上距正文加盖印章应上距正文1 1行之内，行之内，端正、居中下压成文时间，印端正、居中下压成文时间，印章用红色。章用红色。当印章下弧无文字时，采用下当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文套方式，即仅以下弧压

30、在成文日期上；日期上；当印章下弧有文字时，采用当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压中套方式，即印章中心线压在成文日期上。在成文日期上。1 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。名称。特殊情况说明特殊情况说明当联合行文需加盖两个印章时，应将当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空成文日期拉开，左右各空7 7字；主办字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或

31、相切，相距不超过印章间互不相交或相切，相距不超过3mm3mm。当联合行文需加盖当联合行文需加盖3 3个以上印章时，个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机为防止出现空白印章，应将各发文机关名称关名称(可用简称可用简称)按加盖印章顺序排按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最在其上。主办机关印章在前，每排最多排多排3 3个印章，两端不得超出版心；个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空

32、在最后一排印章之下右空2 2字标识成字标识成文时间。文时间。联合行文印章联合行文印章三、文尾部分三、文尾部分（三）文尾部分：（三）文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发机关、包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等。印发日期、页码等。1 1、主题词、主题词 是指标识公文主题、文件类别的经过是指标识公文主题、文件类别的经过规范化处理的名词或名词性词组。规范化处理的名词或名词性词组。（1 1）要掌握选词原则。）要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词

33、之间空1格，不写标点符号。如如:国务院关于加强水土保持工作的通知国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类，先标类别词别词“水利水利”，再标类属词，再标类属词“水土保持水土保持”，最后标上，最后标上文种名称文种名称“通知通知”。注意：注意：一份文件如有两个以上的主题内容，先集一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。内容进行标引。如：会议纪要听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类

34、属词“缉私”，最后标“会议纪要”。（2 2）要使用主题词表。要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的国务院公文主国务院公文主题词表题词表(1997(1997年年1212月修订月修订),由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次:第一层第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。2 2、抄送机关、抄送机关指除主送机

35、关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。3 3、印发机关、印发日期和印数、印发机关、印发日期和印数 印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数。（四）（四）公文格式以外的其他规定公文格式以外的其他规定规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。A4型纸公文用纸版心尺寸156mm225mm。公文用纸天头（上白边）：37mm1mm公文用纸订口（左白边）：28 mm1mm发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应

36、小于22 mm15mm(高宽)。一般每面排22行，每行排28个字。公文标题用2号小标宋体字，主题词用3号黑体字，秘密等级、紧急程度用3号黑体字，发文字号、签发人、正文、主送机关、抄送机关、附件、印发机关、附注等用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。文件文件 20051号 签发人：特急特急机密一年机密一年00001关于关于 请示请示 ：公文的字体字号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm（高宽）3号楷体字2号小标宋体字3号黑体字 。（发至 级）二三年二月五日主题词：抄送：，。办公室2005年4月20日印发23

37、号黑体字 3号仿宋体字 4号半角白体阿拉伯数码 3号仿宋体字 附件：1.2.0000001 机密1年 特 急文件文件20041号 关于关于的通知的通知：-0000001 机密1年 特 急文件文件20041号 关于关于的通知的通知：-份号秘密等级和保密期限发文机关标识发文字号 签发人：签发人公文标题主送机关公文正文 附件：1.2.-二OO一年一月一日（）主题词：抄送：、。2000年 月日印发 附件说明附注印发机关和印发时间抄送机关主题词 附件：1.2.-二 O O 一 年 一 月 一 日主题词：抄送：、。2000年 月日印发 两个两个机关机关联合联合行文行文公文公文末页末页版式版式 附件：1.2

38、.-二 O O 一 年 一 月 一 日主题词：抄送：、。2000年 月日印发 单位 单位 单位 单位 单位两个两个机关机关以上以上联合联合行文行文公文公文末页末页版式版式-1-7mm156mm210mm37mm 1mm天头28mm 1mm订口210mm225mm297mmA4A4型型公公文文用用纸纸页页边边及及版版心心尺尺寸寸-1-7mm156mm 行文规则行文规则行文规则行文规则 （国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第四章）第四章）1、行文应当确有必要，注重效用。2 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3 3、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下

39、一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。4 4、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。5 5、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。6 6、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理

40、。7 7、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。8 8、下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。9 9、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。1010、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。1111、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。公文的语言公文的语言 一、明晰一、明晰意思明白清楚，不

41、晦涩，无歧义。意思明白清楚，不晦涩，无歧义。1 1、选用含义确定、自己明白的词语。、选用含义确定、自己明白的词语。2 2、要选通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语。、要选通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语。二、准确二、准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。1 1、要认真分辨词类。、要认真分辨词类。2 2、要精心辨析词义。、要精心辨析词义。三、简朴三、简朴要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。杂，不浮华藻饰。1 1、实事求是，实话实说。、实事求是，实话实说。2 2、叙事说理，开门见山

42、、叙事说理，开门见山。四、庄重四、庄重端庄、郑重。端庄、郑重。1 1、一般不使用口语、方言、土语，要用规范的书面语。、一般不使用口语、方言、土语，要用规范的书面语。你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了 (来函收悉)专门写了这份函件答复你们(特此函复)攒钱（积累资金）太棒了（优秀、优异、优良）把钱装进自己腰包（中饱私囊）2 2、一般不用描写、抒情，不用比喻、夸张、反语、象征、借、一般不用描写、抒情，不用比喻、夸张、反语、象征、借代、婉曲。代、婉曲。欢呼雀跃、鸦雀无声（比喻色彩）莺歌燕舞、柳暗花明（比拟色彩）气贯长虹、怒发冲冠（夸张色彩）笑容可掬、热泪盈眶（描写色彩）袅袅娜娜、羞羞答答、糊里糊涂、呆里呆气（摹状描写色彩）叽叽喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦、稀里哗啦（摹声描写色彩）啊、哦、嘿、哎呀（感叹抒情色彩）3 3、恰当地使用专用语。、恰当地使用专用语。公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表 收文办理的程序收文办理的程序 行政公文的制发和处理程序行政公文的制发和处理程序发发文文流流程程图图主办部门起草文稿主办部门负责人草签有 关 部门 会 签办公室 审 核分管领导 审 签单位负责人签发办公室再审及编号、印制并分送将文稿及文件归档不 适宜 发文 的退 主办 部门不 合政 策要 求或 有重 大修 改的 退主 办部 门发文办理的程序发文办理的程序