某公司行政管理流程诊断书课件.pptx

1、1/60AMC-ITM-20061026-v.0012/60第一部分项目目标与工作计划第二部分流程管理介绍第三部分第 I 阶段工作：行政流程的梳理与分析第四部分讨论：行政流程现状及改进方向3/60 1.项目目标 2.工作计划 3.第 I 阶段工作及产出物4/60第 I 阶段KOA 系统诊断与应用推广第 II 阶段IT 管理流程初步规划第 III 阶段ERP选型工作建议报告p明确IT部门的定位。帮助IT部门完成对自身的组织和职能进行优化，建章立制，从而有效整合部门的有限资源，更好的为其它部门提供支持和服务。1.管理职能包括：规划、信息标准制定、项目审批和管理、采购审批、业务数据管理等；2.服务职

2、能包括：软件系统维护、系统开发、硬件维护、网络及安全管理、采购执行等。p从流程规范和绩效体系上帮助IT部门，以提高信息化建设和管理的效果。IT流程包括不定期流程和持续性流程。p帮助制定电话网络改造方案。p第 I-1 阶段：KOA系统的诊断与专家建议帮助梳理行政办公类流程，协助XXXXX实施OA流程导航工作，在推广KOA系统在行政管理中的应用提供咨询服务和专家建议。p第 I-2 阶段：技术资料管理梳理与诊断帮助构建技术资料管理，并基于KOA系统实现的过程中提供咨询服务和专家建议。p积极关注并参与XXXXX的ERP选型工作，并出具ERP工作建议报告。5/60已完成下一步6/60 I-1阶段详细工作

3、计划 行政管理访谈纪要 行政流程梳理与分析文档n 行政管理制度规范列表n 行政管理制度标杆借鉴n 流程列表n 关键流程现状描述n 改进后的流程n 流程图及表单n 基于IT实现的流程图（含KOA使用推广策略的建议）I-1阶段工作报告与汇报7/60第一部分项目目标与工作计划第二部分流程管理介绍第三部分第 I 阶段工作：行政流程的梳理与分析第四部分讨论：行政流程现状及改进方向8/60 1.流程的概念 2.流程管理的思路 3.流程管理的原则 4.流程管理怎么做？9/6010/60 1.流程的概念 2.流程管理的思路 3.流程管理的原则 4.流程管理怎么做？11/60具体方法具体方法步骤步骤12/60

4、1.流程的概念 2.流程管理的思路 3.流程管理的原则 4.流程管理怎么做？13/6014/60 1.流程的概念 2.流程管理的思路 3.流程管理的原则 4.流程管理怎么做？15/60 对业务流程按一定标准进行分类是识别和描述业务流程的重要方法。n 一级流程是什么？n 二级流程是什么？n 三级流程是什么？16/6017/6018/60 描述二级流程图：n 供应商：可以是外部或内部。向域提供关键信息，材料或其他资源的人或群体；n 输入物：供应商提供的东西；n 流程：在该域中，使输入物发生改变的一组步骤，每个步骤就是一个域过程；n 输出物：该域的最终产品；n 顾客：接受输出物的人、群体或其他域。1

5、9/60p 文本文本“销售部负责核查客户的信用度。销售部负责核查客户的信用度。”p 表格表格功能功能组织单元组织单元关系关系核查信用核查信用度度销售部销售部负责负责p 图形图形核查信用度核查信用度销售部销售部负责负责20/6021/6022/60在业务流程描述层次，我们采用当前的流程描述方法，分部门在业务流程描述层次，我们采用当前的流程描述方法，分部门/岗位和职能。岗位和职能。23/60第一部分项目目标与工作计划第二部分流程管理介绍第三部分第 I 阶段工作：行政流程的梳理与分析第四部分讨论：行政流程现状及改进方向24/60 1.现状与问题 2.行政流程框架图 3.行政流程梳理25/60行政管理

6、现状与问题行政管理现状与问题n参见访谈纪要1.行政管理部门内部没有明确责任，人员分工不清；2.人员结构不能适应行政管理工作的需要；3.行政管理制度不够完善；4.需要挖掘整理现有的行政管理流程；5.部分行政管理职权仍留在业务部门内部。“The voice of customers”26/60KOA 使用现状与问题使用现状与问题“The voice of customers”n参见访谈纪要1.OA系统定位不明确，需要界定KOA与其他业务系统的边界2.中层骨干对KOA推广工作不够重视，KOA综合项目小组推动作用力度不够，员工接受较慢3.目前在KOA上运转的行政流程太少4.KOA的模块设置不符合公司现

7、状，员工具体模块的功能还不够清楚5.KOA的运转缺乏具体务实的推动措施。27/60#制度名称目前状况1员工手册员工手册.doc2保密制度人事保密制度.doc；计算机网络安全管理规定.doc3公司纪律规定员工手册.doc4接待工作管理北京XXXXX前台管理规定（试行）.doc5计算机管理规定计算机设备管理规定.doc6办公用品采购北京XXXXX有限公司财务报销规定7办公设备管理北京XXXXX有限公司财务报销规定8固定资产管理北京XXXXX有限公司财务报销规定9费用报销规定北京XXXXX有限公司财务报销规定10车辆管理规定北京XXXXX有限公司车辆管理及使用规定28/60#流程名称流程名称目前状况

8、目前状况1规章制度审批有流程；无规章制度2公文审批（行政公告、产品技术信息、早礼记录、新闻）有流程；无规章制度3工作总结有流程；无规章制度4出差申请有流程；无规章制度5出差报告有流程；无规章制度6加班申请有流程；有规章制度北京XXXXX有限公司员工加班规定7普通请示或申请有流程；无规章制度（其他无法明确归属的请示或申请）8禀议传阅文件有流程；无规章制度9会议审批无流程，目前仅是通知发布；无规章制度10休/请假申请有流程；休假同三天以上请假流程；有规章制度员工手册时间管理11差旅费用报销无流程；有规章制度北京XXXXX有限公司财务报销规定12办公用品的采购申请无流程；有规章制度北京XXXXX有限

9、公司财务报销规定13固定资产的采购申请无流程（预算内、预算外）；有规章制度北京XXXXX有限公司财务报销规定14销售承兑汇票销售部使用；有流程；无规章制度15价格裁决审批销售部、业务部使用；无流程；无规章制度16部件故障报告流程制造部使用；有流程；无规章制度17车辆申请流程无流程，有制度北京XXXXX有限公司车辆管理及使用规定29/60 1.现状与问题 2.行政流程框架图 3.行政流程梳理30/60基础规范基础规范事务管理事务管理非生产物资管理非生产物资管理费用管理费用管理1.员工手册2.办公行为规范3.保密制度4.公司纪律规定5.会议管理制度6.档案管理规定7.印章（介绍信）管理办法8.图书

10、、报刊管理办法9.接待工作管理办法10.公司内刊的制定与发布管理规定11.计算机管理规定12.办公用品采购13.办公设备管理14.固定资产管理15.暂借款管理办法16.费用报销规定17.费用开支管理办法31/60公文处理公文处理内部工作单处理内部工作单处理事务处理事务处理 1.规章制度审批2.公文审批（行政公告、产品技术信息、早礼记录、新闻）3.合理建议4.工作计划审批5.工作总结6.出差申请7.出差报告8.加班申请9.普通请示或申请10.禀议传阅文件11.会议审批12.图书采购审批13.休/请假申请14.差旅费用报销15.暂借款管理流程16.名片印刷17.办公用品的采购申请18.固定资产的采

11、购申请19.销售承兑汇票20.价格裁决审批21.部件故障报告流程22.车辆申请 32/6033/60 1.现状与问题 2.行政流程框架图 3.行政流程梳理34/60#制度类别制度类别制度名称制度名称目前状况目前状况标杆标杆问题问题1基础规范员工手册员工手册.doc2基础规范办公行为规范无办公行为规范.doc3基础规范保密制度人事保密制度.doc；计算机网络安全管理规定.doc保密制度.doc现有的保密制度不完整4基础规范公司纪律规定员工手册.doc加入法律工作制度.doc 35/60#制度类别制度类别制度名称制度名称目前状况目前状况标杆推荐标杆推荐问题问题5事务管理会议管理无会议管理.doc6

12、事务管理档案管理规定无档案管理规定.doc7事务管理印章（介绍信）管理办法无公章、介绍信及执照管理规定.doc；印章管理办法.doc；用印.doc8事务管理图书、报刊管理办法无文档管理.doc9事务管理接待工作管理北京XXXXX前台管理规定（试行）.doc访客接待.doc接待管理.doc现有的接待管理规定不完整10事务管理公司内刊发布管理规定无大事记编辑制度.doc36/60#制度类别制度类别制度名称制度名称目前状况目前状况标杆推荐标杆推荐问题问题11非生产物资管理计算机管理规定计算机设备管理规定.doc12非生产物资管理办公用品采购北京XXXXX有限公司财务报销规定办公用品采购.doc办公室

13、物资管理条例.doc13非生产物资管理办公设备管理北京XXXXX有限公司财务报销规定办公设备管理.doc14非生产物资管理固定资产管理北京XXXXX有限公司财务报销规定固定资产管理.doc37/60#制度类别制度类别制度名称制度名称目前状况目前状况标杆推荐标杆推荐问题问题15费用管理规定暂借款管理办法无暂借款管理办法.doc16费用管理规定费用报销规定北京XXXXX有限公司财务报销规定费用报销规定.doc17费用管理规定费用开支管理办法无费用开支管理办法.doc38/60SI：现有流程现有流程(Systematic Redesign)IA：未明确流程未明确流程(Clean Sheet desi

14、gn)SEA：内部通知内部通知公文处理公文处理规章制度审批（1）公文审批（2）合理建议（3）内部工作内部工作单处理单处理出差申请（6）出差报告（7）加班申请（8）普通请示或申请（9）工作计划审批（4）工作总结（5）事务处理事务处理禀议传阅文件（10）休/请假申请（13）销售承兑汇票（19）价格裁决审批（20）部件故障报告流程（21）会议审批（11）图书采购审批（12）差旅费用报销（14）暂借款管理流程（15）名片印刷（16）办公用品的采购申请（17）固定资产的采购申请（18）车辆申请（22）39/60注：p频率：流程在日常行政工作中的使用频率；p价值：流程在日常行政工作中的重要性、迫切性或使用

15、范围。统计范围：管理课4份问卷，IT顾问1份问卷。p根据权重，全选第一象限流程；p由优先级顺序确定第二 象限部分流程。40/60 E：以KOA系统的“内部沟通”模块代替以下工作流程：n 工作计划审批（4）n 工作总结（5）I：对分散的流程进行整合，以使流程顺畅、连贯，更好的满足管理活动，将现有的某些流程合并，并且对推动KOA的应用起到制度约束作用。n 出差报告（7）+差旅费用报销（14）=差旅费用报销（14-NEW）41/60第一部分项目目标与工作计划第二部分流程管理介绍第三部分第 I 阶段工作：行政流程的梳理与分析第四部分讨论：行政流程现状及改进方向42/60 第二次诊断n 1.现有流程n

16、2.未明确流程清除简化整合自动化过量产出活动间的等待不必要的运输反复的加工多余库存缺陷、失误活动重复活动的重组反复的检验跨部门的协调表格程序沟通物流活动团队顾客（流程上游方）供应商（流程下游方）脏活累活乏味的活数据采集数据分析数据传输43/60#名称名称流程图（现状）流程图（现状）改进方向改进方向19销售承兑汇票申请人-总经理审批-销售支持课课长核对-财务会计执行-抄送销售担当表单：自动化填写申请人（担当）？流程：核对环节是否必要？整合：将来可考虑与CRM系统集成，自动获得客户及信誉度信息，免除审批过程。软件：催办功能是否可用？20价格裁决审批裁决申请-业务部核算-总经理审批表单：销售部长签字

17、审批是否必要？流程：是否需要销售部长审批环节？是否需要时间期限？整合：将来可考虑与ERP系统集成，自动获得客户信息、产品配置，自动生成报价。软件：催办功能是否可用？10禀议传阅文件发起人-本部部长-副总经理-常务副总-总经理，所有返回都到发起人表单：取消董事长签字；财务部与管理部的签字职责是什么？文件管理部门的设置不明？流程：存档部门没有体现；各环节的转移是否需要声明时间期限？软件：催办功能是否可用？44/60#名称名称流程图（现状）流程图（现状）改进方向改进方向6出差申请北京总部：1.员工出差申请：申请人-申请人的领导（课长）-本部长或副部长、部长助理（并行）-抄送HR2.公司领导出差申请（

18、部长级）：申请人-总经理-抄送HR、主管经理各分公司办事处：3.分公司员工出差申请：申请人-申请人领导（主任、副主任并行）-抄送杨政平、HR4.分公司领导出差申请：申请人-主管经理-抄送HR、杨政平表单：人事部长不需要签字，可改为抄送人事部。设计不同的表单对应不同的出差申请。流程：抄送杨政平应为职务，即维修部部长。并行节点应加入判断，避免重复签字审批；或以通知/抄送的方式告知其他并行的负责人。是否必要抄送主管经理？审批期限的限制？“本部长或副部长、部长助理（并行）”环节是否必要？如不必要，可以将现有的4个流程简化为1个。软件：催办功能是否可用？45/60#名称名称流程图（现状）流程图（现状）改

19、进方向改进方向8加班申请北京总部-加班申请：申请人-申请人的领导（课长、本部长、副部长、部长助理）-抄送HR各分公司办事处-加班申请：申请人-申请人领导（主任、副主任并行）-抄送杨政平、HR表单：总（副）经理的签字有无必要；所属部长应明确为“直属领导”。“审核”的归属不明确（HR/直属领导）。流程：根据加班的性质确定是否需要填写申请（领导安排的加班/自主加班）？领导安排的加班直接由领导报送HR，自主加班应提出申请，并注明原因。未体现审核的环节。并行节点应加入判断，避免重复签字审批；或以通知/抄送的方式告知其他并行的负责人。软件：催办功能是否可用？46/60#名称名称流程图（现状）流程图（现状）

20、改进方向改进方向13休/请假申请北京总部：员工休/请假（三天以内）：申请人-申请人的领导-本单位部长、副部长（并行）-抄送HR员工休/请假（三天及以上）：申请人-申请人的领导-本单位部长、副部长（并行）-总经理-抄送HR公司领导休/请假：申请人-总经理-抄送HR、主管经理各分公司办事处：分公司员工休/请假（三天以内）：申请人-申请人领导（主任、副主任并行）-抄送杨政平、HR分公司员工休/请假（三天及以上）：申请人-申请人领导（主任、副主任并行）-总经理-抄送杨政平、HR分公司领导休/请假：申请人-主管经理-抄送杨政平、HR表单：设计不同的表单对应不同人员的申请。请假的性质与实际表单不符。缺少实

21、际准假字段。流程：抄送杨政平应为职务，即维修部部长。并行节点应加入判断，避免重复签字审批；或以通知/抄送的方式告知其他并行的负责人。实际准假应返回申请人，同时抄送HR。47/60#名称名称流程图（现状）流程图（现状）改进方向改进方向1规章制度审批财务制度：起草人-财务部部长、部长助理（并行）-管理课课长-管理部部长、副部长（并行）-总经理管理制度：起草人-管理课课长-管理部部长、总经理（并行）部门级规范制度：起草人-本课长-本部长、副部长、部长助理（并行）-抄送总经理、管理部部长表单：设计审批过程的表单流程：缺少发布环节，考虑抄送系统管理员进行发布。缺少存档环节。并行节点缺少讨论审核环节。审批

22、签字环节建议为正职负责人。“管理课课长-管理部部长、副部长（并行）”建议合并为一个环节。48/60 第二次诊断n 1.现有流程n 2.未明确流程原则：以结果为导向，重新设计49/60#名称名称流程（讨论稿）流程（讨论稿）14差旅费用报销将“出差报告（7）”合并到“差旅费用报销（14）”成为一个新流程，以促进积累知识（技术信息）。出差人-直接领导（审批出差报告和费用）-管理部专人费用审核（判断：超标、有交际费，转总经理签字）-报销人贴票-财务部执行。结合两种差旅报销单（维修业务专用报销单，非维修业务专用报销单）设计流程。15暂借款管理流程对因公出差：考虑与出差申请合并，在出差申请单中加入借款额度

23、。在出差申请中加入财务审批、执行（判断）环节。对零星购物借款（借款限额为2,000元，预算外）：由采购部门作出书面采购计划-经各级主管审查、审核、签批-财务部领款。对个人临时性借款（一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借）：借款人申请-.经各级主管审查、审核、签批-财务部审核-领款。借款单设计：注：讨论通过后根据流程规范绘制流程图及设计表单。50/60#名称名称流程（讨论稿）流程（讨论稿）17办公用品（2,000元以下）的采购申请使用部门提出需求申请-管理部审核-后勤课采购人员购买申请-部长、副部长审批-执行。表单设计：18固定资产的采购申请使用部门申请-禀议子流程

24、-管理部汇总-后勤课采购人员采购申请及借款-管理部部长、副部长审批-财务部审核-借款-具体采购人员执行。表单设计：注：讨论通过后根据流程规范绘制流程图及设计表单。51/6052/60生活中的辛苦阻挠不了我对生活的热爱。22.11.2322.11.23Wednesday,November 23,2022人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。9:22:599:22:599:2211/23/2022 9:22:59 AM做一枚螺丝钉，那里需要那里上。22.11.239:22:599:22Nov-2223-Nov-22日复一日的努力只为成就美好的明天。9:22:599:22:599:22Wednesday,

25、November 23,2022安全放在第一位，防微杜渐。22.11.2322.11.239:22:599:22:59November 23,2022加强自身建设，增强个人的休养。2022年11月23日上午9时22分22.11.2322.11.23精益求精，追求卓越，因为相信而伟大。2022年11月23日星期三上午9时22分59秒9:22:5922.11.23让自己更加强大，更加专业，这才能让自己更好。2022年11月上午9时22分22.11.239:22November 23,2022这些年的努力就为了得到相应的回报。2022年11月23日星期三9时22分59秒9:22:5923 November 2022科学，你是国力的灵魂；同时又是社会发展的标志。上午9时22分59秒上午9时22分9:22:5922.11.23每天都是美好的一天，新的一天开启。22.11.2322.11.239:229:22:599:22:59Nov-22相信命运，让自己成长，慢慢的长大。2022年11月23日星期三9时22分59秒Wednesday,November 23,2022爱情，亲情，友情，让人无法割舍。22.11.232022年11月23日星期三9时22分59秒22.11.23谢谢大家！谢谢大家！