《Access数据库实用教程》第二章课件.ppt

1、2.1 数据库的创建 要使用数据库首先要创建数据库，创建数据库一般有3种方式：直接创建空数据库、根据现有文件创建数据库、使用模板创建数据库。2.1.1 直接创建空数据库 直接创建空数据库是一种较为灵活的方法，即先建立一个空数据库，然后再在此空数据库中添加表、窗体、报表等数据库对象。下面我们以创建“学生管理”数据库为例讲解直接创建空数据库的步骤，具体操作步骤如下。（1）启动Access2003应用程序，在菜单栏上单击“文件”“新建”选项，如图2-1所示，或单击“数据库”工具栏上的“新建”按钮，弹出“新建文件”任务窗格。（2）在弹出的“新建文件”任务窗格中，包括“新建”、“模板”、“最近所用模板”

2、3个选项栏，如图2-2所示。单击“新建”栏中“空数据库”选项，弹出“文件新建数据库”对话框。（3）在弹出的“文件新建数据库”对话框中设置数据库的保存位置和名称，即在“保存位置”下拉列表框中选择要保存的位置，在“文件名”下拉文本框中输入要保存的数据库名字，如图2-3所示。（4）单击“创建”按钮，即创建了如图2-4所示的名称为“学生管理”的空数据库。2.1.2 根据现有文件创建数据库 有时候我们要创建的数据库可能与已经存在的文件构造相似，这时候就可以利用已有的文件创建数据库，而不必从头设计。（1）单击图2-2所示的“新建文件”任务窗格“新建”栏中的“根据现有文件”选项，弹出“根据现有文件新建”对话

3、框，如图2-5所示。（2）在弹出的“根据现有文件新建”对话框中查找现有数据库的位置，即在“查找范围”下拉列表框中选择现有数据库的位置。选定“学生管理”文件后，单击“创建”按钮，弹出“安全警告”对话框，如图2-6所示。单击“打开”按钮，则创建了如图2-7所示的名称为“学生管理1”的数据库。2.1.3 使用模板创建数据库 Access的“数据库向导”中提供了一些基本的数据库模板，利用它们可以迅速建立一个数据库，并且可以根据用户需求进行修改。利用“数据库向导”创建数据库，首先应从模板中找出与所建数据库相似的模版，然后用一步操作即可为所选数据库类型创建必需的表、窗体和报表。如果所选的数据库模版不满足条

4、件，可以选择一个比较相近的模版，然后进行修改。（1）启动Access2003应用程序，在菜单栏上单击“文件”“新建”选项，在“新建文件”任务窗格中单击“模板”栏中的“本机上的模板”选项，如图2-8所示。（2）在弹出的“模板”对话框中单击“数据库”标签，切换到“数据库”选项卡，在列表框中选择“讲座管理”模板选项，然后单击“确定”按钮，如图2-9所示。（3）弹出“文件新建数据库”对话框，在“保存位置”下拉列表框中选择数据库的存放位置，在“文件名”下拉文本框中输入数据库文件名，默认为“讲座管理1”，然后单击“创建”按钮，如图2-10所示。（4）弹出“数据库向导”对话框，里面包括了该数据库将存储的信息

5、，如“讲座信息”、“讲座参加者信息”、“讲座报名信息”等，然后单击“下一步”按钮逐步设定细节，如图2-11所示。（5）这时“数据库向导”对话框中显示要创建的数据库包含的表的名称，并且在“表中的字段”列表框中列出了所包含的字段名称，用户可根据需要选择字段，然后单击“下一步”按钮，如图2-12所示。（6）弹出“请确定屏幕的显示样式”对话框，在右侧的列表框中列举了多种显示样式，单击选择其中的一种后，可以在左侧看到其完成后的效果图。此处选择“水墨画”样式，然后单击“下一步”按钮，如图2-13所示。（7）弹出“请确定打印报表所用的样式”对话框，其中列举了“大胆”、“正式”、“组织”等多种样式，同样根据需

6、要选择样式，此处选择“随意”样式，然后单击“下一步”按钮，如图2-14所示。（8）弹出对话框，在“请指定数据库的标题”文本框中输入数据库的名称“讲座管理”若需要报表上添加图片，则选中“是的，我要包含一幅图片”复选框，如图2-15所示，然后单击“图片”按钮，按提示操作。若不需要图片，则不选择此复选框，直接单击“下一步”按钮。（9）弹出对话框提示使用向导构建数据库的过程已经完成，如果需要修改前面设置的信息可以单击“上一步”按钮，返回前面的操作界面，对信息进行修改。如果信息输入无误，则选中“是的，启动该数据库”复选框，然后单击“完成”按钮，完成数据库的创建。此时开始创建数据库，并在弹出的对话框中显示

7、创建数据库的进度，如图2-17所示。（10）系统弹出对话框提示输入创建数据库的公司信息，单击“确定”按钮，弹出“我的公司信息”窗体，向其中输入信息后，如图2-18所示。（11）关闭窗体后，弹出“主切换面板”窗体，如图2-19所示，用户可根据需要选中复选框，然后进行数据输入，完成数据库的操作。2.2 数据库的基本操作 1数据库的打开 首先介绍数据库的4种打开方式：共享方式、独占方式、只读方式、独占只读方式。（1）共享方式：以此方式打开数据库，在同一时间多个用户可以同时读取和写入数据库。（2）独占方式：以此方式打开数据库，用户读取和写入数据库期间其他用户无法使用该数据库。（3）只读方式：以此方式打

8、开数据库，只能查看而无法编辑该数据库。（4）独占只读方式：以此方式打开数据库，其他用户只能以只读方式打开该数据库。打开数据库的方法主要有3种：1）通过“打开”命令打开 2）通过打开文件打开数据库 3）通过“开始工作”任务窗格打开 2数据库的关闭 关闭数据库的方法有如下几种：（1）单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。（2）双击数据库窗口左上角的图标。（3）单击数据库窗口左上角的图标，在弹出的下拉列表中选择“关闭”命令。（4）使用快捷键Alt+F4。2.2.2 查看数据库对象相关性 由于数据库对象常常是彼此交叉使用的，因此为了使用户可以准确掌握它们之间的关系，并避免误删某个被其他数据库对象使用的对

9、象，Access 2003提供了查看数据库对象之间的相关性的功能。（1）打开“图书馆管理系统”数据库，在数据库窗口的左侧单击“窗体”对象按钮，在右侧显示的窗体列表中找到“图书借阅”窗体，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“对象相关性”命令，如图2-24所示。（2）此时在数据库窗口的右侧即可看到如图2-25的“相关性”窗口。可以看到，此时的默认选中的是“从属对象”单选框，即查看的是有哪些其他的数据库对象依赖于它。（3）如果要查看“图书借阅”窗体依赖于哪些数据库对象，可以单击选中“引用对象”单选框，如图2-26所示。2.3 数据库的基本维护 在创建了数据库并对其完成输入后，还要对数据库进行基本的维护

10、，如压缩和修复数据库，备份数据库等，防止数据库发生数据损失的情况。2.3.1 数据库的压缩和修复 Access数据库可以修复以下损坏或丢失情况：表的损坏。窗体报表或模块的损坏。有关Access文件的VBA项目的信息丢失。打开特定窗体、报表或模块所需信息的丢失。下面以对“讲座管理1”的压缩和恢复为例介绍具体操作。（1）启动Access2003应用程序，在菜单栏上单击“工具”“数据库实用工具”“压缩和修复数据库”选项，如图2-27所示。（2）弹出“压缩数据来源”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择要压缩的数据库的位置，选定要压缩和修复文件“讲座管理1”后，单击“压缩”按钮，如图2-28所示。（3

11、）弹出“将数据库压缩为”对话框，在“保存位置”下拉列表框中选择要保存的位置，在“文件名”文本框中输入要保存的文件名“讲座管理2”后，单击“保存”按钮，这样数据库被压缩并被保存在指定位置。2.3.2 数据库文件的备份 对于数据库文件，要经常定期备份，以避免因硬件故障或误删等原因造成数据的丢失现象，因此数据库文件的备份非常重要，对于大型的共享数据库更是如此。（1）启动Access2003应用程序，再打开要备份的数据库文件“讲座管理1”，在菜单栏上单击“工具”“数据库实用工具”“备份数据库”选项，如图2-30所示，或单击“文件”“备份数据库”选项也可。（2）弹出“备份数据库另存为”对话框，在“保存位

12、置”选择要保存的位置，并在“文件”文本框中输入要备份后的数据库名称“讲座管理3”，然后单击“保存”按钮，如图2-31所示。（3）单击确定即可完成数据库的备份。2.3.3 数据库默认格式的更改 （1）打开要更改属性的数据库文件，在菜单栏上单击“工具”“选项”选项。（2）弹出“选项”对话框，打击“高级”标签，切换到“高级”选项卡，按需要进行各项的属性设置，如更改默认格式为Access2002-2003，然后单击“确定”按钮，如图2-32所示，这样就完成了属性的更改。如果只更改数据库的默认格式时可以在菜单栏上单击“工具”“数据库实用工具”“转换数据库”选项下面的“转为Access2002-2003文件格式”选项，如图2-33所示。